1、程序文件流程文件的撰寫與調整文 件 號版 次 編 制審 核批 準共 頁第 1 頁日 期日 期日 期生效日期1 目的及適用范圍1.1 為了規范某對外經濟貿易有限公司進口業務操作程序，提高公司運作的規范性、高效性，確保運營質量，促進公司戰略計劃的實現，特制定本制度。1.2 本制度適用于某對外經濟貿易有限公司及下屬各公司。1.3 本制度由公司*部門負責擬定，其解釋權及修改權屬*部門。1.4 本制度從200 年 月 日起執行。2 職責2.1 總經理負責對制定新流程的建議進行審批；對是否根據流程需要調整相關管理制度進行決策；并對完稿的流程、程序文件及相關管理制度進行審定。若有必要，聽取法律及其他顧問意見

2、。2.2 某公司行政部負責對制定新流程的建議進行初審，向總經理提供有關意見或建議。在總經理授權下，組織相關部門人員就流程的制定開展討論、撰寫及修訂，并配合撰寫程序文件。對經總經理審定的流程、程序文件及可能的管理制度修訂稿負責備份存檔。2.3 各流程總責任人負責組織流程調整的討論及相關流程、程序文件與管理制度的撰寫或修正。在總經理審定后，負責新流程的實施推廣。并在實施一段時間后，向總經理匯報流程執行情況。2.4 各部門相關人員在行政部經理或流程總責任人的組織下，積極參與流程制定或修改的討論及有關撰寫工作，并認真執行新流程。3 流程撰寫、修改的目的、原則及方法3.1 撰寫或修改流程文件的原因主要有

3、兩類：1）新業務或新操作方式的出現；2）原有流程存在一定的缺陷。3.2 在選擇撰寫新流程或修改原有流程時，應權衡成本效益，以較簡單、有效的方式達到改善流程運作效率及工作質量的目的。3.3 流程的制定或修改應本著重視效果、提高操作性與可控性原則。并注意盡量與現有管理制度不相沖突。3.4 流程的制定或修改采用民主與集中相結合的方法，流程相關部門及人員應積極參與討論、制定工作，但必須服從總協調人（行政部經理或流程總責任人）的指揮及安排，最后成果應遞交總經理審核，經總經理審定后方能實施。3.5 流程文件的撰寫或修改應按公司統一的文件格式和寫作規定進行撰寫。3.6 文件的編寫應分清層次與步驟：3.6.1

4、 主流程及其相關的程序文件和核心管理制度文件先行編寫，次級程序文件和管理制度再配合撰寫。3.6.2 先完成流程的撰寫或修改，再配合撰寫或調整程序文件。若發現與現有管理制度相悖，應向總經理請示調整管理制度。得到批準后，對制度進行修正。若被否決，則應對流程及程序文件進行修改，使之符合管理制度要求。 4 新流程文件的撰寫程序4.1 公司員工在實際運作過程中發現流程問題后，應與流程相關人員就新流程的制定進行討論，提出建議。4.2 相關人員根據討論結果，提出撰寫新流程的書面建議，包括撰寫目的、主要環節、可能涉及的部門及人員等內容，并交行政部初審。4.3 行政部經理參照相關管理制度對建議的合理性及可行性進

5、行評判，提出書面初審意見，并一起交總經理審批。4.4 若審批不通過，由行政部下有關人員傳達審批意見。如有必要，相關人員可提出調整性建議再次報總經理審批。4.5 若審批通過，由行政部經理負責召集新流程可能涉及的部門及人員討論流程方案。討論時應明確步驟并統籌安排：4.5.1 確定流程總責任人、主要環節及負責人；4.5.2 各環節的具體運作程序、要求、涉及的表單或信息源等；4.6 根據討論結果，由總責任人負責撰寫流程，交相關人員傳閱，并作修改。4.7 若新流程與公司現有管理制度中原則性要求有所不符4.7.1 向總經理提出書面請示，說明主要問題、原因及可能的調整方案。4.7.2 總經理批準后，由流程總

6、責任人負責撰寫程序文件，并修改相關管理制度。4.7.3 若總經理否決，則流程相關人員需再次討論調整流程，并將修改結果交總經理審批，直至獲得許可。4.8 若新流程完全符合公司現有管理制度，則由流程總責任人負責撰寫程序文件。4.9 新流程、相關程序文件及可能修訂的管理制度統一交總經理審閱，總經理可視具體情況聽取法律顧問或其他顧問的意見。4.9.1 總經理批準后，由行政部負責存檔，并向流程相關部門提供文件副本。4.9.2 若總經理提出修改意見，由流程總責任人負責對相關文件進行修正，并再次交總經理審批。直至獲得批準。4.10 流程文件撰寫完成后，需試運行一個月，由總責任人負責督導執行。試運行期間微調由

7、總責任人負責實施。4.11 試運行結束后，總責任人向總經理匯報執行及微調情況。總經理確認簽字后，行政部對文件統一編號，并作為正式制度歸檔。同時向相關部門提供制度副本。并下達流程制度正式執行通知。5 流程文件的修改程序5.1 公司員工在實際運作過程中發現現有流程的問題后，應與流程相關人員進行討論，提出改善建議。5.2 相關人員根據討論結果，提出修改流程的書面建議，包括撰寫原因、主要修改內容、可能涉及的部門及人員等內容，并交流程總責任人審批。若流程總責任人否決修改建議，則執行原有流程。若流程總責任人提出修改建議，可在與相關人員討論后，直接確定是否進行修改。5.3 決定修改現有流程后，由流程總責任人

8、負責組織相關人員討論，確定具體修改方案，并完成流程的撰寫。5.4 若修改后的流程與公司現有管理制度中原則性要求有所不符5.4.1 向總經理提出書面請示，說明主要問題、原因及可能的調整方案。5.4.2 總經理批準后，由流程總責任人負責調整程序文件，并修改相關管理制度。5.4.3 若總經理否決，則流程總責任人再次組織討論與修改，并將修改結果交總經理審批，直至獲得許可。5.5 若新流程完全符合公司現有管理制度，則由流程總責任人負責撰寫程序文件。5.6 修改后的流程、相關程序文件及可能修訂的管理制度統一交總經理審閱，總經理可視具體情況聽取法律顧問或其他顧問的意見。5.6.1 總經理批準后，由行政部對文件統一編號及歸檔，并向流程相關部門