1、    航天企業數字檔案館建設的探索與實踐    劉婷摘要：在信息化、網絡化、數字化盛行的時代，數字檔案館的建設在我國檔案界也掀起了一片熱潮。本文對江蘇省數字檔案館的數字化工作現狀、管理體制、運行機制等進行深入探討與分析，為航天企業數字檔案館建設提供了有益的思路與借鑒。關鍵詞：航天企業;數字化;探索：實踐：g270 文獻識別碼：a ：1001-828x（2019）016-067-02數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。檔案作為一種不可再生的寶貴資源，在科研、生產、

2、生活、政治、經濟、文化等領域都起到了獨特顯著的作用。為保護檔案原件，提高檔案信息的普及性，國家大力推進數字檔案館建設。在高強密度研制發射的新常態下，航天企業檔案館以提升檔案信息化水平，提供更加高效便捷的檔案信息資源服務，提升檔案工作效率和管理水平來更好地服務科研生產為目標，對數字檔案館的建設進行了調研摸索。一、數字檔案館建設的前期準備工作（一）先行調研，摸索情況為了解如何建設數字檔案館，需要哪些規章制度，需要哪些設備，具體怎么操作怎么實施，筆者對江蘇省數字檔案館進行了初步的調研與考察。江蘇省數字檔案館制定了數字化加工現場管理制度、操作規范、保密制度等，并在門口設立“竊取、損毀國有檔案，違法必究

3、，請珍惜自己的前途和聲譽，切勿以身試法，以免追悔莫及”的告示牌，以保證工作安全、健康、有序地進行。目前該館主要對館藏及館外民國時期文件進行數字化加工工作。具體執行部門有修裱部、整理部、掃描部、信息部、辦公室，參與人員共四十多人。在制度、人員保障之外，檔案館也非常重視相關基礎設施的配套。以掃描部為例：該部配備有掃描a3、a4幅面圖紙的平板掃描儀，零邊距掃描儀、書刊掃描儀和大幅面的工程圖掃描儀等多種不同規格的專業掃描儀，以滿足不同掃描對象的需求。同時為保密起見，江蘇省檔案館只對非密文件進行數字化，統一在紫光軟件平臺完成。（二）立足現狀，建立架構在前期調研摸索的基礎上，結合航天特色及單位的實際情況，

4、建立了數字檔案館的架構。1_系統保障瀚海之星綜合檔案管理系統是專門管理檔案工作，是一個擁有多全宗、多門類、多權限的全文管理軟件，設置的模塊有：現行文件、預立案卷、檔案管理、借閱管理、專題打印、系統維護六部分。采用客戶機/服務器（c/s）和瀏覽器/服務器（b/s）管理模式。2.建立數據庫以用戶需求為導向，以便于利用為目標，以價值創造為原則，基于瀚海之星綜合檔案管理系統，對卷帙浩繁的檔案分門類分專業建立檔案目錄數據庫。（三）更新理念，系統集成經過與兄弟單位溝通學習，圍繞航天型號檔案中心工作和數字檔案館建設，開展了借閱、復制、編研等多形式的檔案資源開發利用工作。通過瀚海之星綜合檔案管理系統與avid

5、m系統、oa系統集成，完成電子文件跨庫歸檔，目前已實現主體型號技術文件的全文電子化管理，具備全文開放能力，極大提高檔案資源利用效率，提高檔案資源對所型號科研任務及日常管理工作的數據服務與支撐能力，并取得良好的檔案利用效果。二、數字檔案館的建設過程航天企業的文件以紙質居多，照片、磁帶、光盤等特殊載體的文件較少，所以航天企業數字檔案館的建設以紙質檔案數字化開展工作。（一）探索階段紙質檔案數字化是紙質與數字連接的絲路，也是檔案發展的必由之路。近幾年，航天企業數字檔案館建設經歷了試點開展、經驗總結到范圍擴大的實施過程，主要工作內容包括數字化前整理、歸檔文件統計分類、檔案數字化實施，以及數據存儲、匯總、

6、質檢、掛接、備份等。適當的數字化管理系統與軟、硬件配置是紙質檔案數字化處理的必要條件。由于效率高、質量好、投入小及標準化程度高等優點，航天企業紙質檔案數字化采用流程式的工廠化制作模式。非紙質檔案的載體形式多種多樣，保存時間不一，把這些非紙質載體上記錄的檔案信息通過數字化轉換后，可以向利用者提供安全可靠、方便快捷的服務。信息化牽引數字化，產品研制系統與檔案管理系統集成是檔案進行統一管理的必然趨勢，avidm與瀚海集成為數字化型號檔案全生命周期管理的實現提供了可能性。（二）建設階段通過不斷地發現問題、解決問題、反復討論，現對數字檔案館的建立有了初步的實施計劃。1.數字化對象的確立航天事業經過了六十

7、多年的發展，涵蓋了具有歷史悠久和長久保存價值的檔案，涉及了文書、經營、科研、航天產品、基建、設備等門類，以價值優先為原則，航天企業數字檔案館鎖定了數字化對象。2.數字化前期的整理登記確定了數字化對象后，查閱檔案庫房的檔案實體，制定出檔案出庫登記表，填寫每份檔案的檔號、文件編號、題名、密級、頁數、文件格式、轉換格式、版本、下載情況說明、處理情況說明、備注等信息，為后續檔案統計掃描做好準備。3.目錄數據庫的建立與數字化前期整理登記同步開展，制定統一著錄規則并按照檔案著錄規則，在瀚海之星綜合檔案管理系統核對檔案實體與電子著錄條目是否一致，如有問題及時補充完善。4.檔案掃描（1）航天企業檔案不僅有a4

8、幅面的文件也有a3以上的大幅面技術藍圖與工程圖紙，以保護檔案實體為原則，采用破壞性小的掃描設備，適用不同幅面的設備。（2）掃描后的文件確保圖像清晰、完整，分辨率不小于300dpi。（3）檔案應采用統一儲存格式，掛接到瀚海之星綜合檔案管理系統以pdf/cfd。（4）圖像的命名以檔號編制規則為基礎，先在本地建立文件夾，在總文件夾下以案卷為單位、以卷號及題名建立子文件夾，子文件夾中的每一份文件以實體的檔號、題名命名，并將其轉換為pdf保存。5.數據掛接將掃描好的檔案掛接到瀚海之星綜合檔案管理系統中，將其與目錄數據庫一一對應，導入到系統中。保證掛接的完整性、準確性、一致性，確定文件能否正常打開，一旦發

9、現錯誤及時糾正。6.移交入庫將數字化加工完成后的文件重新還原，不得損壞檔案實體，仔細核對出庫單，一一對應，核對無誤后辦理入庫。三、數字檔案館建設的實踐階段數字檔案館的價值在于開發利用，在于為用戶服務。經過持續推進，目前航天企業數字檔案館已初具規模。（一）基于數字檔案館，提升文件歸檔率在數字檔案館環境下，檔案管理系統與avidm系統、oa系統等集成，可以使文件實時全文跨庫歸檔，實行文件全生命周期管理。為企業提供圖文檔一體化的全面檔案管理工作，完善企業檔案資料信息化的需求，提升文件歸檔率。（二）依托數字檔案館，提高檔案利用率航天企業在瀚海之星綜合檔案管理系統已開通電子借閱模塊，實施檔案電子審批。申

10、請人可以在系統中對借閱的文件進行申請，審批通過后，可查看電子文件，在指定的有效期內查看到申請的電子文件。借閱到期的電子文件，系統會自動收回查閱權限。借閱到期的紙質文件，系統會以郵件方式自動發送催還單，節省設計人員借閱的時間，減輕了檔案人員的工作量，提高了工作效率。四、航天企業數字檔案館運行中注意的問題回顧近幾年的探索與建設經歷，航天企業數字檔案館在摸索中前進，在前進中創新。雖然我們進行了有益的嘗試和實踐，并取得初步的成效，同時也遇到了很多困難與問題，通過分析、總結明確了今后航天企業數字檔案館運行過程中需要注意的問題。（一）完善的制度建設鑒于航天企業檔案保密性較高，檔案工作人員需要認真學習檔案法

11、、國際標準及航業標準，依照標準來開展檔案數字化工作，建立數字化檔案館，嚴禁觸碰保密“紅線”。（二）有效的整體規劃數字檔案館需要與信息系統、保密系統同步規劃，才能實現功能最優化。具體包括電子檔案信息采集系統（包括數字化加工系統和電子檔案移交/接收系統）、電子檔案信息管理系統（含著錄、索引、目錄、鑒定等）、電子檔案信息利用系統（瀚海系統、oa系統、網站查詢）、檔案信息安全維護系統（含備份與恢復機制、病毒防治、訪問控制等）等四大部分，系統涉及的相關部門需整體聯動，同步實施。（三）有力的經費支持若規劃不到位，就會導致數字化工程前期硬件投入不足，加上后期維護經費多，沒有充足的經費支持，就無法實現數字檔案館的總體目標，數字化工作進展受到制約。（四）人才隊伍支撐檔案收集、處理與數據庫加工人才;數字檔案館系統運營與服務的管理人才。對人才隊伍業務素質的要求是具有較全面的知識結構以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應數字檔案館的建設和正常運行需要。（五）數字化成果上網及共享利用需要慎重檔案數字化是將以紙張為載體的傳統檔案進行掃描、縮微等處理，并通過網絡設備進行管理和利用。經數字化