1、Office 2007 應(yīng)用本文檔介紹了Outlook 2007 僅供：金龍聯(lián)合汽車一. 更改內(nèi)容及更改原因在 Outlook 2007 中，首次創(chuàng)建新郵件或打開收到的郵件時，您會看到功能區(qū)。它是橫跨窗口頂部的條帶。(見圖一)(圖一)Outlook 2007中最大的變化之一就是增加了功能區(qū)，它使 Outlook 2007的外觀煥然一新。但是當(dāng)您慢慢熟悉時，您會看到變化不止這些，它可以幫助您更輕松、更快捷地完成任務(wù)。 不只是有功能區(qū)。還有許多新功能可以幫助您更快、更高效地完成工作。待辦事項(xiàng)欄、日歷中的新導(dǎo)航和聯(lián)系人的新格式只是其中的幾個例子。注意 如果要查找有關(guān) Outlook 2007的所有新

2、功能的信息，或者要了解有關(guān) Outlook 2007的早期版本和此版本之間的差別的更多信息，請登陸微軟網(wǎng)站查詢1. 功能區(qū)簡介新電子郵件。功能區(qū)位于窗口頂部。(見圖二)(圖二)每次在 Outlook 2007中創(chuàng)建或編輯內(nèi)容時，功能區(qū)都可見。尤其是，當(dāng)您創(chuàng)建或修改電子郵件、日歷項(xiàng)目、聯(lián)系人、任務(wù)或日記條目時，您會遇到功能區(qū)。為什么我們轉(zhuǎn)向到此新系統(tǒng)？我們就人們在 Outlook 2007中如何使用命令進(jìn)行了大量研究。根據(jù)此研究，我們使某些命令更醒目，并將一些常見命令組織起來，以便這些命令按照易于查找和使用的方式進(jìn)行顯示和分組。注意 如果您已經(jīng)使用過 Microsoft Office Word

3、2007，則 Outlook 2007郵件的功能區(qū)對您來說會很熟悉。由于 Outlook 2007 編輯器是基于 Word 2007 的，因此當(dāng)您在 Outlook 2007中創(chuàng)建郵件時，可以使用 Word 中的許多命令和選項(xiàng)。2. 進(jìn)一步了解功能區(qū)為了更好地幫助您了解如何使用功能區(qū)，我們將介紹它的基本排列,見(圖三)(圖三) 選項(xiàng)卡：功能區(qū)由不同的選項(xiàng)卡組成。此處我們已經(jīng)介紹了“郵件”選項(xiàng)卡。每個選項(xiàng)卡都與您在 Outlook 2007中完成的特定種類的工作有關(guān)。您之前使用的命令和按鈕都在選項(xiàng)卡上。 組：每個選項(xiàng)卡都有幾個顯示相關(guān)項(xiàng)目的組。“基本文本”是一個組。 命令：“加粗”按鈕和“字體”

4、列表屬于命令，“字體”列表顯示宋體。命令是一個按鈕、用于輸入信息的框或菜單。最常用的命令，如“粘貼”命令，按鈕尺寸最大。3. 功能區(qū)顯示您所需的內(nèi)容正如前面提到的，當(dāng)您進(jìn)行某些操作時，會遇到功能區(qū)，例如創(chuàng)建郵件、日歷條目或聯(lián)系人，在此僅列出其中幾種您可能會在 Outlook 2007中執(zhí)行的操作。見(圖四)(圖四)功能區(qū)顯示與您要執(zhí)行的操作對應(yīng)的選項(xiàng)卡和命令。也就是說，功能區(qū)上的選項(xiàng)卡會因您使用的 Outlook 區(qū)域而有所不同。我們在圖片中顯示了其中的一些差異： 新郵件顯示“郵件”和“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，這些選項(xiàng)卡包含您在撰寫和發(fā)送郵件時將使用的組和命令。 新約會顯示“約會”選項(xiàng)卡，該選項(xiàng)卡包含處

5、理日歷條目時具體使用的組和命令。 新聯(lián)系人顯示“聯(lián)系人”選項(xiàng)卡，該選項(xiàng)卡包含有助于您使聯(lián)系人信息保持最新的組和命令。4. 這里提供的信息多得超乎您的想象組底部的小箭頭 意味著可以查看更多內(nèi)容。例如，要查看字體選項(xiàng)的完整列表，需要單擊新電子郵件“郵件”選項(xiàng)卡上“基本文本”組旁邊的箭頭。如(圖五)所示(圖五)5. 浮動工具欄在需要格式命令時，可以使用浮動工具欄快速訪問它們。在電子郵件正文中會用到格式命令。見(圖六)(圖六) 通過拖動鼠標(biāo)選擇文本，然后指向所選內(nèi)容。 浮動工具欄將以漸變樣式顯示。如果指向該工具欄，它將變?yōu)閷?shí)體，這時您可以單擊某個格式選項(xiàng)。6. 快速訪問工具欄快速訪問工具欄是位于功能區(qū)

6、上方的一個小工具欄。在這里很容易找到您所需的命令以及最常用的命令。(見圖七)(圖七)快速訪問工具欄包含哪些命令最合適？其上的內(nèi)容取決于您。也就是說，只需單擊右鍵即可向快速訪問工具欄中添加您常用的命令。在本課末尾的練習(xí)單元中，您將有機(jī)會執(zhí)行此操作。在課程末尾的課程摘要卡中，我們也包括了這些步驟。根據(jù)您使用的 Outlook 2007區(qū)域，您將看到并使用不同的快速訪問工具欄。例如，對您發(fā)送的郵件的快速訪問工具欄進(jìn)行的自定義不會顯示在聯(lián)系人的快速訪問工具欄上7. 鍵盤快捷方式如果您使用鍵盤快捷方式代替鼠標(biāo)或其他指示設(shè)備，則會注意到某些快捷方式是相同的，但其他一些快捷方式則發(fā)生了變化。在引入了功能區(qū)后

7、，命令的位置發(fā)生了變化，因此一些以Alt開頭的快捷方式可能與早期版本中的快捷方式不同。要查看快捷方式的用法，請先按Alt，然后按字母訪問所需的命令。見(圖八)(圖八)按Alt查看鍵盤快捷方式。按指示的鍵顯示正確的選項(xiàng)卡，然后按字母訪問所需的命令。使用Ctrl鍵的大多數(shù)鍵盤快捷方式都沒有發(fā)生變化，如Ctrl+N表示新建、Ctrl+C表示復(fù)制Ctrl+V表示粘貼。8. 了解您的選項(xiàng)是否看起來很眼熟？在Outlook2007中訪問程序選項(xiàng)的方法沒有發(fā)生變化.見(圖九)(圖九)Outlook2007提供了許多有助于您更改內(nèi)容的外觀和工作方式的選項(xiàng)。您設(shè)置Outlook2007所有選項(xiàng)的位置，如約會的標(biāo)

8、準(zhǔn)提醒時間或保存已發(fā)送郵件的默認(rèn)位置，沒有發(fā)生變化。仍然從Outlook主窗口內(nèi)單擊“工具”菜單上的“選項(xiàng)”，然后使用“選項(xiàng)”對話框。但選項(xiàng)的某些內(nèi)容已發(fā)生了改變。這就是我們接下來要討論的內(nèi)容。9. 有關(guān)選項(xiàng)的詳細(xì)信息剛才我們討論了“選項(xiàng)”對話框，但在Outlook2007中，您可以從幾個不同的位置設(shè)置選項(xiàng)。見(圖十)(圖十)撰寫電子郵件的選項(xiàng)如果要更改撰寫電子郵件的設(shè)置，例如使拼寫檢查器停止忽略大寫的單詞，則可以從“編輯器選項(xiàng)”對話框執(zhí)行此操作。您可以從創(chuàng)建一封新郵件開始，然后執(zhí)行以下操作：單擊“Office按鈕”。單擊“編輯器選項(xiàng)”。注意 某些設(shè)置在所有Office2007程序中共享，例如

9、在“編輯器選項(xiàng)”窗口的“個性化”區(qū)域中所設(shè)的那些設(shè)置即是如此。但是，在“編輯器選項(xiàng)”中進(jìn)行的大多數(shù)更改將僅應(yīng)用于 Outlook2007。發(fā)送電子郵件的選項(xiàng)當(dāng)您發(fā)送電子郵件時，您可以對有關(guān)如何發(fā)送該郵件做出選擇。例如，您可以選擇待發(fā)郵件的格式是純文本、HTML 還是 RTF。您還可以更改保存特定的已發(fā)送郵件副本的位置，或者可以指定是否保存該郵件的副本。您將從該郵件功能區(qū)上的選項(xiàng)卡設(shè)置這些類型的選項(xiàng)。10. 更多新增內(nèi)容：待辦事項(xiàng)欄待辦事項(xiàng)欄位于窗口的最右邊，無論您在哪里使用Outlook2007，都會顯示該欄，即您可以從郵件、日歷、聯(lián)系人等處看到它。待辦事項(xiàng)欄可以幫助您跟蹤近期任務(wù)和約會。在(

10、圖十一)中，我們已經(jīng)標(biāo)注了它的幾個關(guān)鍵元素：(圖十一)日期選擇區(qū)。近期日歷約會。通過鍵入輸入新任務(wù)的位置。· 您的任務(wù)列表。11. 日歷的新外觀我們希望當(dāng)您看到Outlook2007中日歷的新設(shè)計(jì)時，您會立即注意到查看內(nèi)容更容易。同時前后移動也更容易。下面是一些示例：見(圖十二)(圖十二)較大的按鈕更易于在日歷、周歷和月歷視圖之間快速切換。 使用“后退”和“前進(jìn)”按鈕，可以在日歷中快速轉(zhuǎn)到第二天、下周或下個月。 此外，還新增了“任務(wù)”區(qū)?？梢允褂么藚^(qū)域來跟蹤完成的任務(wù)：此列表中已完成的項(xiàng)目顯示為已劃掉并“截至”到這一天；未標(biāo)記為完成的任務(wù)將自動留到第二天，直到完成為止12. 聯(lián)系人的

11、新外觀“名片”視圖中顯示的聯(lián)系人.見(圖十三)(圖十三)在Outlook2007中，“電子名片”使聯(lián)系人易于查看和共享。單擊“聯(lián)系人”切換到Outlook的該區(qū)域后，您會首先注意到聯(lián)系人的新外觀。您可以通過電子郵件發(fā)送電子名片?？赡苄枰陔娮余]件簽名中包含您自己的電子名片。提示 另請注意，在此圖片中，“導(dǎo)航窗格”進(jìn)行了最小化，以顯示“聯(lián)系人”窗格的更多信息。通過單擊“最小化導(dǎo)航窗格”按鈕，您可以從Outlook的任何區(qū)域最小化“導(dǎo)航窗格”。二. 查找Outlook2007中的常用命令您已經(jīng)安裝了Outlook2007并且已經(jīng)花時間了解了它與早期版本之間的一些不同。現(xiàn)在，該開始操作了。完成您以前

12、在Outlook中完成的任務(wù)是否容易？接下來，我會讓您將了解到答案是肯定的。當(dāng)你了解后，您會發(fā)現(xiàn)實(shí)際上它是多么的容易。13. 創(chuàng)建一封新郵件假設(shè)該使用新的Outlook撰寫和發(fā)送您的第一封電子郵件了。您需要了解哪些內(nèi)容？見(圖十四)(圖十四)某些內(nèi)容沒有變化要了解的第一件事情是：您并不需要了解任何新內(nèi)容就可以開始。以前的開始方法依然有效：無論您喜歡使用“新建”按鈕還是按Ctrl+N，都只需要執(zhí)行您以前進(jìn)行的操作。在新郵件中，您需要了解功能區(qū)。您會看到頂部的“郵件”選項(xiàng)卡，它包含您每次創(chuàng)建和發(fā)送郵件時最可能使用的命令和按鈕。使用其他選項(xiàng)卡如果您查找某個命令或按鈕有困難，則可能需要使用其他選項(xiàng)卡。

13、例如，要插入一個圖片，以便它顯示在郵件的文本行中，而不是作為單獨(dú)的附件，需要切換到“插入”選項(xiàng)卡。注意 這不是全新的內(nèi)容，但需要注意：僅當(dāng)插入點(diǎn)位于電子郵件的正文中時，某些組和按鈕才可用。例如，當(dāng)插入點(diǎn)位于“收件人”字段或“主題”字段中時，“基本文本”選項(xiàng)卡上的格式命令將不可用；要使用這些命令，您需要將插入點(diǎn)移到郵件正文中。14. 使用通訊簿添加收件人您是否使用通訊簿向“收件人”、“抄送”和“密件抄送”字段中添加姓名？在“郵件”選項(xiàng)卡上可以找到“通訊簿”命令。見(圖十五)(圖十五)15. 顯示或隱藏“密件抄送”字段(圖十六)如果您希望直接在“收件人”和“抄送”框中鍵入電子郵件地址，則可能還需要

14、了解如何顯示“密件抄送”字段，以便在該字段中也能鍵入姓名。您可以使用“密件抄送”發(fā)送郵件而不會將收件人的姓名顯示給其他每個人，這是尊重收件人隱私的一種方法。 我們已在(圖十六)中說明了“顯示密件抄送”命令的位置。正如您看到的一樣，您會發(fā)現(xiàn)它在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡上。提示 您還可以通過向快速訪問工具欄中添加“顯示密件抄送”按鈕根據(jù)需要顯示或隱藏“密件抄送”字段。16. 包含簽名在Outlook的早期版本中，如果您在郵件末尾使用了個人電子郵件簽名，在您升級到Outlook2007時，您會很高興地發(fā)現(xiàn)該簽名仍然可用。見(圖十七)(圖十七)簽名看起來可能很復(fù)雜，或者您未能記住如何創(chuàng)建簽名或在哪里能夠找到簽名

15、，不論上述哪一種原因而使您沒有使用過簽名，您都會很驚奇地發(fā)現(xiàn)Outlook2007中使用簽名是多么容易。您可以通過單擊“簽名”命令下的箭頭來修改現(xiàn)有簽名或創(chuàng)建新簽名以及設(shè)置默認(rèn)簽名，如(圖十七)中所示：如果您以前創(chuàng)建了簽名，則會看到它們在此處列出。· 要創(chuàng)建新簽名、設(shè)置默認(rèn)簽名或者修改現(xiàn)有簽名，請單擊“簽名”。17. 使用標(biāo)志和提醒(圖十八)標(biāo)志和提醒可以幫助您和其他人記住執(zhí)行任務(wù)。要在創(chuàng)建郵件時添加標(biāo)志或提醒或者添加兩者，請通過單擊新電子郵件“選項(xiàng)”組中的“后續(xù)”開始。為自己添加后續(xù)標(biāo)志假設(shè)您向同事發(fā)送一封郵件，說“明天我要去您那里”。為確保您記住做這件事，請通過單擊“后續(xù)”，然后

16、單擊“明天”為您自己標(biāo)記郵件。一旦發(fā)送該郵件，它就會移到“已發(fā)送郵件”文件夾中。該郵件被標(biāo)記并且添加到“任務(wù)”列表中的“待辦事項(xiàng)列表”。它還會在您自己的待辦事項(xiàng)欄上顯示為一個項(xiàng)目。為收件人添加后續(xù)標(biāo)志您還可以通過使用“為收件人標(biāo)記”命令為收件人附加后續(xù)標(biāo)志。我們已在圖片中突出顯示了執(zhí)行此操作的命令。發(fā)送郵件之前，需要您指定時間以提醒收件人與您會面。正如您在圖片中看到的一樣，收到的郵件將包含一個標(biāo)志和響鈴圖標(biāo)，表明郵件包含提醒。只要收件人將郵件保留在他/她的Outlook 郵箱中提醒就會在您指定的時間顯示。請注意，該項(xiàng)不會被添加到收件人的待辦事項(xiàng)欄中，創(chuàng)建待辦事項(xiàng)列表實(shí)際上是一種個人選擇。18.

17、 響應(yīng)郵件電子郵件不只是發(fā)送，它還包括接收和答復(fù)。當(dāng)您從已打開的郵件進(jìn)行答復(fù)時，將使用功能區(qū)的“郵件”選項(xiàng)卡上“響應(yīng)”組中的按鈕。見(圖十九)(圖十九)您會注意到收到的郵件中功能區(qū)上的內(nèi)容與新郵件中功能區(qū)上的內(nèi)容不同。19. 哎呦！是否需要撤回郵件？假設(shè)您單擊了“發(fā)送”，馬上就意識到郵件中的關(guān)鍵細(xì)節(jié)有錯誤，例如，討論上次董事會的結(jié)果時，可能將“board”寫成了“bored”。如果您的電子郵件使用的是 Microsoft Exchange Server，則可以撤回您剛才發(fā)送的郵件。如果您在收件人讀取郵件之前執(zhí)行此操作，則撤回郵件將允許您向該用戶發(fā)送一封已更正的郵件，并且避免了可能的尷尬。以下是

18、您需要執(zhí)行的操作：見(圖二十)(圖二十)在“導(dǎo)航窗格”中，單擊“已發(fā)送郵件”切換到該文件夾。在“已發(fā)送郵件”文件夾中，雙擊要撤回的郵件將其打開。在已打開的郵件中，單擊“操作”組中的“其他操作”，然后單擊“撤回該郵件”。注意 如果您沒有看到“撤回該郵件”命令，則可能是因?yàn)槟碾娮余]件使用的不是 Microsoft Exchange Server。當(dāng)然您不用擔(dān)心這個問題,西安楊森用的就是Microsoft.Exchange Server20. 設(shè)置時間并提醒待辦事項(xiàng)Outlook 不只是能處理電子郵件。它還能在日歷中組織您的時間。在日歷中創(chuàng)建或打開某個項(xiàng)目時，您會看到功能區(qū)顯示適于幫助您管理時間的

19、組和命令。見(圖二十一)(圖二十一)創(chuàng)建任何類型的日歷條目時，都會自動設(shè)置提醒。要更改約會的提醒時間，請執(zhí)行以下操作： 在“約會”選項(xiàng)卡上，單擊箭頭打開“提醒”列表，然后選擇一個時間。 進(jìn)行更改后，單擊功能區(qū)最左側(cè)的“保存并關(guān)閉”。注意 您為所有約會設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)提醒時間的方法沒有發(fā)生變化。仍然可以通過單擊 Outlook 主窗口中“工具”菜單上的“選項(xiàng)”，然后在“首選參數(shù)”選項(xiàng)卡上的“日歷”下設(shè)置默認(rèn)時間來完成此操作。21. 是否要創(chuàng)建會議？邀請其他人會議包含其他人。單擊“邀請與會者”開始會議邀請。見(圖二十二)(圖二十二)約會只是對于您自己而言。如果涉及其他人，請創(chuàng)建會議：在“約會”選項(xiàng)卡上，單

20、擊“邀請與會者”。將出現(xiàn)“收件人”按鈕和框。直接在該框中鍵入姓名，或者單擊“收件人”按鈕通過從列表中進(jìn)行選擇來添加被邀請者。· 輸入所有會議詳細(xì)信息后，單擊“發(fā)送”將邀請發(fā)送給其他會議參與者。22. 使用聯(lián)系人當(dāng)您打開或編輯聯(lián)系人時，您將使用“顯示”組中的按鈕來顯示或隱藏有關(guān)聯(lián)系人的詳細(xì)信息。例如，如果要記錄聯(lián)系人的生日或紀(jì)念日，則可以通過單擊“詳細(xì)信息”按鈕，然后選擇“生日”或“紀(jì)念日”旁邊的相應(yīng)日期來完成此操作。見(圖二十三)(圖二十三)要編輯聯(lián)系人的電子名片，請單擊“聯(lián)系人”選項(xiàng)卡上的“編輯名片”按鈕。三. 發(fā)送和接收附件及圖片在 Outlook 2007 中發(fā)送和接收附件與以

21、往一樣容易，在某些方面甚至更容易。哪些方面更容易？當(dāng)您收到附加的圖片或 Microsoft Office 文件時，將可以使用“附件預(yù)覽器”直接在 Outlook“閱讀窗格”中預(yù)覽這些附件。這樣可以節(jié)省一些時間。如果您發(fā)送圖片，則功能區(qū)將幫助您按照所需方式進(jìn)行發(fā)送。23. 包含附件在郵件中包含附件比以前更容易。正如以前那樣，將從創(chuàng)建新郵件開始。然后將使用功能區(qū)上的“附加文件”命令。使用此命令可將文檔或圖片附加到郵件中。見(圖二十四)(圖二十四)在哪里可以找到“附加文件”由于包含附件是一項(xiàng)如此常見的活動，因此從“郵件”選項(xiàng)卡和“插入”選項(xiàng)卡均可找到“附加文件”。在圖片中，我們已經(jīng)在“插入”選項(xiàng)卡上

22、顯示了它。不能附加任何內(nèi)容Outlook 將阻止某些類型的文件附件。與早期版本相比，盡管此行為沒有變化，但您可能很想了解以前被阻止的某些文件類型現(xiàn)在允許了，以及某些新類型已被添加到阻止列表中。要查看阻止文件類型的完整列表以及閱讀有關(guān)如何避免附件被阻止的詳細(xì)信息，請參閱 Outlook 內(nèi)置幫助文檔。24. 在文本行中包含圖片在 Outlook 中，通過電子郵件文本行發(fā)送圖片而不是以單獨(dú)附件的形式進(jìn)行發(fā)送比較容易。要執(zhí)行此操作，您需要：單擊位于“插入”選項(xiàng)卡上的“圖片”命令。當(dāng)您按照此方法插入圖片時，您會看到郵件文本行中的圖片，如(圖二十五)所示。(圖二十五)注意 當(dāng)您將圖片插入郵件時，您是將其

23、作為嵌入對象添加到郵件中的。也就是說，它是郵件文本的一部分。要想看到圖片，接收郵件的用戶必須能夠接收 HTML 或 RTF 郵件。25. 描繪此：轉(zhuǎn)瞬即逝的選項(xiàng)卡既然我們在討論插入圖片，那么還需要告訴您有關(guān)功能區(qū)的另一方面：即僅當(dāng)您執(zhí)行特定任務(wù)時，某些選項(xiàng)卡才會出現(xiàn)。見(圖二十六)(圖二十六)例如，當(dāng)您執(zhí)行下列操作時：選擇已插入到郵件中的某張圖片您將看到“圖片工具”出現(xiàn)在功能區(qū)上?！案袷健边x項(xiàng)卡包含可用于在發(fā)送該圖片前對其進(jìn)行編輯的命令。單擊該圖片以外的位置時，“圖片工具”將消失。如果在郵件中包含圖表、繪圖、圖示或表格，則會看到類似的行為。26. 打開附件前進(jìn)行預(yù)覽與在早期版本的 Outlook 中一樣，您會在 Outlook 2007 中收到附件?，F(xiàn)在，某些附件可以直接從“閱讀窗格”中進(jìn)行預(yù)覽。見(圖二十七)(圖二十七)假設(shè)某人以附件的形式向您發(fā)了兩個 Microsoft Office Visio 圖示，但您只關(guān)心顯示大樓中新培訓(xùn)室的那個圖示。您如何快速決定要將哪個文件打開或者保存到硬盤上？正如我們在圖片中所示的那樣，附件預(yù)覽可能就是您的答案：要預(yù)覽附件，請單擊其圖標(biāo)。附件預(yù)覽將顯示在“閱讀窗格”中。使用附件預(yù)覽可以直接從 Outlook“閱讀窗格”中顯示某些文件類型的預(yù)覽。