1、財務管理解決方案3一、財務會計5SAP R/3財務會計子系統概述5總分類帳模塊9總分類帳科目9總分類帳科目記帳10計劃12結算14應收帳款模塊18概述18客戶主記錄19給客戶開發票21收款處理21特殊帳務22憑證和科目的處理23催款通知24信函24報表26客戶信貸管理27應付帳款模塊31概述31供應商主記錄31支付34特別總帳業務34憑證和帳戶的處理34對帳單35報表35固定資產會計核算36概述36折舊表及折舊范圍36資產分類36資產交易37財務信息系統40二、管理會計43一般費用管理44獲利分析會計57三、合并611.綜述612.集成性623.與其他系統的合并634.法定合并主要業務流程64

2、4.1合并報表項的維護644.2局部調整結帳664.3數據的采集684.4合并步驟695.管理合并主要業務流程715.1間接費用控制合并725.2獲利能力分析合并746.主要報表767.業務數據全方位的分析處理76附：集團公司會計合并基本功能77財務管理解決方案在現代企業制度中，財務管理扮演著一個十分重要的角色。當今的財務管理已經完全超越了計劃經濟體制下的核算的范疇，而是從更高的層次參預企業控制、企業經營和企業管理。財務管理的地位越來越被企業的決策者所重視。企業的最終目的是所有者權益最大化，滿足企業這個目的的最根本手段是“開源節流”，即增加企業的收入和降低企業的成本。從開源的角度，財務管理所面

3、臨的主要命題是如何加強資金運作；從節流的角度，財務管理所面臨的主要命題是如何有效的控制成本。這兩點都對企業的財務管理提出了更高的要求。信息技術的提高不僅優化和完善了企業內部管理機制，也使企業在以后的市場競爭中處于有利的位置。大唐電信作為中國的大型高科技企業，其業務范圍覆蓋整個中國，而財務管理相對集中。為了決策層能及時得到企業經營活動的信息并決策，集成性和實時性對大唐電信的財務管理顯得尤為重要。這就需要大唐電信在原有的財務管理計算機支持系統上，建立起一個全國的財務管理主干系統，該系統不僅能夠和原有的核算系統有效的協同工作，而且能夠全面的加強大唐電信的企業控制和管理，集成業務流程，提高資金運作的能

4、力。SAP R/3 系統提供包括所有財務與業務領域的集成的解決方案，完全能夠勝任大唐電信主干財務系統的要求。以下簡單介紹一下SAP財務會計子系統所具有的簡單特點：適用性因為財務會計管理的特殊性，采用的任何財會系統必須符合中華人民共和國的會計法規的有關規定。SAP公司保證其軟件系統符合中華人民共和國的要求。集成性現代財務系統要求有相當高的集成性，以減少工作量與由此而來的差錯，也使企業的活動更加緊密。SAP R/3 系統的集成性確保了會計信息能夠滿足自動更新的要求。當用戶在后勤模塊處理業務時，例如物料的收到和發運，這些業務所引起的財務上的變動將立即自動地記入會計系統。除了能夠將后勤子系統與財會子系

5、統集成之外，在財會子系統內，總分類帳同樣能夠與明細分類帳緊密連接。所有與明細分類帳中借方和貸方科目(包括固定資產模塊)有關的業務，均會同時反映到總分類帳和資產負債表上。因此，明細分類帳與總分類帳之間總是一致的實時性系統實時性確保了會計帳務信息的及時準確，便于及時決策。在SAP R/3系統中，當用戶發生業務活動時，如果該業務會對財務會計產生影響，那么相應的會計帳余額已被更新。以下我們將對大唐電信科技股份有限公司財務管理提出我們的全面解決方案。主要包括：l 財務管理l 固定資產l 管理會計l 資金管理l 企業合并一、財務會計SAP R/3財務會計子系統概述一個企業的會計核算體系是其組織機構的反映，

6、在系統中的組織機構設置必須與公司的組織機構相一致。這是比較高層次的框架。財務會計核算是基于這些框架來核算和考核各業務部門的經營活動。在系統中配置公司組織框架時，應考慮到現時與未來對公司財務會計核算處理的策略，把公司的組織機構用SAP R/3 財會子系統中的組織結構術語：集團公司、公司、公司代碼、業務部門、利潤中心等相對應。在最簡化的情況下，公司代碼就是一個會計實體，對外提供法定報表。在比較復雜的公司結構中，由于公司會有幾個層次的核算結構，不同層次有不同的法定要求，在核算和報告時也會有不同層次的要求。復雜的組織日益需要一個全景式的會計報表。與單獨的會計報表相比，集團公司會計報表顯得越來越重要。集

7、團公司可以細分為一些合并的單元。它們可以是象業務部門那樣基于法規要求的獨立的公司，也可以不是法規要求的獨立公司，但在一定層面上其操作相對獨立。對法定合并單位和集團公司進行重組的能力是國際性會計系統的基本要求。SAP 的系統滿足用戶對數據在法規方面的要求，這也包括滿足全國性的和地區性的分布式公司的要求。大唐電信科技股份有限公司的要求：SAP R/3 系統財務會計子系統中對組織結構定義的多樣性，能完全滿足大唐電信科技股份有限公司集團化、多層次的組織管理要求，合理地設置公司組織結構模式，并從地域、商品等多維角度對業務活動核算分析比較a) 會計科目表在 SAP 系統中，會計科目表有以下形式： 作為經營

8、需要的會計科目表。經營用的會計科目表包含了日常經營管理所需要的科目，也允許進行特殊的，在公司范圍內的業務處理。日常業務的記帳都在經營性的會計科目上的。財務會計和成本核算都使用同一個會計科目表。 作為地區性的會計科目表。地區性的會計科目表包含了為滿足當地有關法規而設的科目。記帳的數據是基于政府的規定和預先定義的一些規則而處理的，其項目和經營用的會計科目表有所區別。 作為集團公司的會計科目表。集團公司會計科目表包含了在集團公司內使用的所有科目，其記帳數據是基于外部集團公司會計的要求，集團公司會計科目表的項目與經營用會計科目表不同。SAP 系統提供定義不同的會計科目表的功能，使靈活多變的評估成為可能

9、。每個公司代碼都能同時擁有這三種會計科目表。日常的憑證是記帳到經營性會計科目表中的。通過不同科目表之間建立的聯系，同樣，用戶也能按某個國家的特定要求或按集團范圍進行會計評估合并。如果一個集團公司同時包括不同性質的分支機構，如國營公司和合資公司，SAP 的系統必須同時滿足跨國公司和特定國家的法規的要求，其經營性的會計表可以是不同的，但可以利用集團性的會計表來作整個集團的合并評估。根據大唐電信科技股份有限公司的情況可以采取經營性會計科目表與集團公司會計科目表的組織結構，滿足其對單位核算的要求。b) 會計憑證SAP R/3 的財會子系統遵循嚴格的財務會計憑證原則。所有的會計業務都以會計憑證方式記帳到

10、會計系統中。憑證是一個數據載體，它包含了能影響科目余額的數據，即行項目。每個憑證由憑證抬頭和行項目組成。憑證抬頭是憑證的重要組成部分。憑證抬頭包括憑證號碼和憑證日期等數據，憑證的主體是若干個行項目，它們都代表了特定的業務。行項目中記錄了業務金額、科目和附加的科目分配。1. 憑證的基本參數以下憑證的基本參數是用于標識每一個業務處理的： 憑證類型：憑證類型包含用于管理不同的憑證的控制數據；不同的憑證類型也決定了對它定義的憑證號碼間隔。 記帳碼(輸入類型)：記帳碼用于確定行項目記帳的方向，借記或貸記。它還確定了記帳科目的類型(總帳科目或明細分類帳帳戶)和記帳數據輸入的屏幕格式。 憑證號碼：每一張憑證

11、都有唯一的號碼，有的是系統自動分配，有的是用戶自定義。在任何情況下，SAP系統確保憑證號碼的唯一性。 科目內容和類型：包括付款條件和其他科目的指定。SAP 的財務會計模塊提供所有關于憑證管理方面的功能，包括在以前的會計期間記帳等。在憑證記帳后，其可以顯示、沖銷，歸檔和更改某些字段（不影響會計記帳的原則的字段）。整個憑證始終是一個單元，而憑證之間的聯系也始終存在。對暫記而并未記帳的憑證也可以刪除。2. 憑證審核和過帳憑證審核的主要目的是為了減少差錯。而 R/3 系統的集成性使得許多財務憑證按照業務活動的情況和事先的設置自動生成，這些自動生成的憑證大大的減少了差錯的可能性。因此在 R/3 系統中，

12、自動生成的財務憑證將在生成后自動過帳。手工錄入的憑證，可以利用暫記憑證的功能，然后審核記帳或觸發相應的工作流，按照指定的路線，對憑證進行審核和過帳。R/3 系統豐富的憑證處理功能，為大唐電信科技股份有限公司正確、及時的錄入財務憑證提供有力的保障。在 SAP R/3 系統中發生的所有業務都將依據憑證的有關規定記帳。憑證按系統內事先定義的憑證類型來分類，每一類代表其特定的業務類型，憑證號也會按憑證類型不同而在其定義的間隔內。這種規定將保證從資產負債表到每一張憑證的審計線索。c) 貨幣為了滿足許多國家對貨幣的法規的要求，SAP 系統允許用戶同時使用多達三種貨幣作為記帳的本位幣和支持定義世界上大部分的

13、貨幣作為業務結算貨幣。所有的業務處理均能以記帳本位幣、集團公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記入帳本。R/3系統的多幣種處理能力能夠完全滿足大唐電信對支持人民幣和美元乃至其他幣種會計處理要求。d) 在多種語言方面的靈活性R/3系統支持多種語言，只要指定所需要的語言代碼，系統的操作界面可以以該種語言出現。總分類帳模塊總分類帳科目每一個用于記帳的科目都在總分類帳中定義，它們包含了描述其功能的信息，這些信息是保存在每個科目的主記錄中的，它們控制著對該科目的記帳和對記帳數據的處理。a) 總帳科目主記錄的結構總帳科目主記錄包括兩部分的內容： 會計科目表層次的數據。這部分數據用于整個主記錄，如總帳科目號碼，科

14、目名稱，集團公司會計科目表相應科目號碼、確定科目是資產負債表科目還是損益表科目。 公司代碼層次的數據。這部分數據包含了如何控制業務數據的輸入與記帳的參數，如何管理科目的數據，以及其他與公司代碼相關的數據，b) 主記錄的處理SAP 系統可以將創建、修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。用戶可以對其雇員按照職責要求給予不同的權限。每一個新的主記錄都被分配到一個科目組中，科目組是以下列指標來對總帳科目進行分類的： 科目號碼的分配。對于有相同或相似用途的科目，如銀行存款科目等，用戶可以 為之預定義總帳科目號碼的數字范圍。 用戶界面的屏幕格式。用戶可以對總帳科目組指定一些強制性的或選擇性的輸入字段，不需要

15、的字段可以去掉。c) 行項目顯示行項目顯示的功能使用戶能得到某個科目中的未清項、已清項和暫記項目的概況，用戶能夠確定哪些項目應當顯示在屏幕上。用戶可以隨時從行項目清單切換到單個憑證的顯示。d) 科目余額只要當憑證記帳到某一個科目，該科目的余額就被更新。用行項目顯示的功能可以指出憑證中哪個行項目被記帳到相應的科目，用戶可以顯示科目余額和相應的憑證的行項目。科目余額按會計期間分借貸方向用戶顯示了與之相關的業務數據的概況。可用的分類指標包括科目號碼、公司代碼、會計年度、業務部門和幣種。在科目余額顯示中，用戶可以直接進入行項目顯示。R/3 系統總分類帳科目設置的方法和權限限制功能，能很好的幫助大唐電信

16、科技股份有限公司統一集團會計科目表，并且能在統一會計科目表層數據的前提下實現公司代碼層數據的靈活設置。總分類帳科目的行項目顯示和科目余額顯示功能，能滿足大唐電信科技股份有限公司的科目/帳簿設置/對帳處理/監控追蹤審計的會計處理要求。總分類帳科目記帳a) 集成性的總分類帳記帳總分類帳科目的記帳在大部分業務中是集成性產生的，即業務操作是在其它子系統中而在總分類帳是自動過帳的。對應關系如下：帶有各種資產和資產負債表科目的會計科目表為總帳和各明細分類帳之間建立了記帳的關聯。統馭科目的作用是當在明細分類帳中發生記帳業務時，其行項目將自動地記帳到相應的總分類帳科目 (統馭科目) 中，并且其結果將反映到資產

17、負債表上。對總帳科目余額的更新是自動地并且同時發生的，這就確保了： 總分類帳與明細分類帳始終是一致的； 集成的報表可以顯示在明細分類帳中記帳的具體憑證； 財會信息系統可以馬上使用所有與資產和損益相關的帳務； 財會信息系統可以馬上顯示所有與資產和損益相關的帳務。b) 附加的檢驗功能SAP 的財務會計模塊允許用戶對每個使用者和每一部分的信息定義附加檢驗，例如，可以對每個使用者在下列應用領域檢查其是否可以記帳： 一個科目 一個業務部門 一個公司代碼 一個成本中心 一個成本對象對在憑證中的關聯數據的有效性檢驗確保了在進行其它層次上的核算和出報告所要求的輸入數據的正確性和完備性。c) 未清項管理在每個總

18、分類帳科目中都可以使用未清項管理，這個功能使用戶可以根據往來帳所必須的清帳得以清晰并實現。使用未清項管理功能的科目可以在業務處理中查詢到每一筆吊帳并一一清除。計劃如果用戶需要一份有意義的資產負債表和損益表，那么資產負債表和損益表中不同形式的計劃和實際值的比較就很重要了。計劃功能在 SAP 系統的財務會計模塊中具有重要意義，因為： 計劃中包括了公司代碼、業務部門和總帳科目； 會計期間的詳細數據； 所有的相關參數； 以不同的形式保存的。在一個公司代碼中，用戶可以對科目或科目與業務部門的組合作計劃。計劃是基于資產負債表和損益表結構的。SAP 的標準系統包括一些以樹狀結構顯示的可更改的計劃模式，用戶可

19、以對以下方面輸入計劃值： 完整的資產負債表和損益表 業務部門 當計劃值輸入后，用戶能夠作以下工作： 自動分配 按期間分配 作為參考 結轉 復制計劃和實際數據的比較計劃：版本公司代碼會計期間科目計劃的資產負債表和利潤表：XXX ?XXX ?共享的中央數據庫實際數據：集成子系統的相關業務操作自動生成的財務憑證手工輸入的財務憑證在總分類帳中直接記帳在明細分類帳中記帳手工和自動生成的財務憑證資產負債表和利潤表：項目：實際數計劃數差異XXXXXXX?XXXXX?它們可以快捷地以不同的形式顯示并用于比較。在預定義有關參數和結構的前提下，財務會計模塊能自動處理計劃功能。另外，用戶可以方便地增加，改寫和選擇數

20、據，這就確保了在所有層次上進行計劃。SAP R/3的計劃功能對于大唐電信這樣的大型國企是必不可少的，基于多版本的計劃可以對實際結果靈活地作比較分析。 結算a) 在會計年度內的結算由于記帳是實時進行的，可以進行每天的結算。在一天的業務完成后，可查詢下列報表： 每天的準確無誤的科目余額以及憑證的行項目； 用戶指定日期和排序方式的憑證日記帳。憑證日記帳具有重要的檢驗和對帳功能，而且可以為期間結算提供精確的數據。用戶可以對每個公司代碼和科目定義兩個未結算的期間。財務會計模塊允許客戶用月結算來為年終結算作周期性的數據準備工作。用戶可以使用下列標準程序來處理結算： 用統馭項來更新余額審計線索； 建立一個完

21、整的、自定義的和可排序的日記帳； 對憑證和其總計金額進行對帳； 對憑證進行重新組織和歸檔處理。這些準備工作對那些在年終結算程序中要使用的科目和行項目進行了處理，此外，年終結算所使用的所有功能均可以用于月度或季度結算。每天和月度結算使用戶可以觀察和評估明細的盈虧數據。b) 年終結算年終結算可以基于月度結算的數據，但這并非必須要這么做。SAP 系統為年終結算提供一系列特定的功能，用于處理相應的科目和行項目。以下是對資產負債表作調整的重要步驟： 關閉記帳期間； 對未清項和總帳科目余額進行外幣評估； 按付款期限對包括未清項在內的客戶和供應商列出收付款清單； 確定客戶帳戶中的貸項和供應商帳戶中的借項；

22、對外幣評估、調整和待攤預提項記帳； 打印資產負債表和損益表。以下是一些實時性的工具，它們可以為最終的資產負債表和損益表作準備： 科目記帳的總金額 未清項余額審計線索 余額結轉其他標準報表，如關于未清項的報表，可以用于分析與監測，它們為當前的會計業務與年終結算建立了聯系。所有的報表均可以交互式地使用。由于年度結算是高度自動化的，因此有關報表的生成是非常快捷與可靠的。c) 評估的層次通常一個公司都有其資產負債表和經營組織結構的責任中心層次，前者是會計法規的要求，而后者則是內部管理的要求。上述的兩種層次結構是不同的。由于經營管理上的需要，與內部管理相關的會計結構 通常使用另一種層次結構。一個有效的報

23、表系統應當能結合這兩種層次結構來使用相關數據，這些數據一方面可以供資產負債表和損益表使用，另一方面又可為內部核算所用。這就意味著用戶可以選擇任何部分的業務數據來顯示業務部門的狀況，可以對一個跨公司代碼的業務部門作相應的評估。d) 報表結構財務會計模塊為結算提供了許多報表，它們使用戶可以直接從記帳數據中生成與評估報表，作為總分類帳的一個重要組成部分，資產負債表和損益表應當對所有業務定義。資產項與負債項或者是費用項與收入項應當在報表中分別定義。用戶可以自由設置以下幾個方面： 明細數據的層次和科目的分類 資產負債表和損益表中的項目與其子項目中科目的指定 文本信息的分配 是否顯示總金額SAP 系統允許

24、用戶使用許多種資產負債表和損益表，這種功能使用戶可以對現存的科目按以下考慮的方面來分析與評估： 商務和稅務方面的法規 集團公司的要求 經營管理的需要用戶還可以把成本從不同的會計科目表中匯總到一個報表里。系統允許用戶從不同的會計科目表中對公司代碼的科目產生不同類型的報表進行分析與處理。e) 資產負債表和損益表用戶可以隨時使用交互方式生成資產負債表和損益表，包括分期間、計劃值與實際值對以下數據進行比較： 不同的科目和記帳憑證的增加值； 通過明細分類帳查尋有關的行項目； 詳細的說明文本； 圖形化的處理； 數據評估與分析。此外，資產負債表和損益表的結構還具有以下幾個特點： 資產負債表和損益表明細可多達

25、 10 個層次； 不同類型數據的處理 到報表期間為止的累計值 余額結轉后的期初余額 用戶所選擇的任何期間段的會計數據 不同類型的價值 (計劃值與實際值)，不同期間 (當年與去年) 和不同形式的差異 (絕對值、百分比) 的比較 多種貨幣一個綜合的報表系統確保了對結算數據的準備工作。SAP R/3 系統的總分類帳模塊作為集成的中心，可以查詢到所有的會計科目各會計期間的余額、發生額、行項目和所有的財務會計憑證，并且出具財務會計報表。R/3 系統中所有的財務會計憑證記帳都能同時使用當地本位幣、兩種設定的平行本位幣和憑證交易貨幣記帳，期末可以針對不同的本位幣對外幣進行評估，因此能完全滿足大唐電信科技股份

26、有限公司涉外交易的外幣核算要求 。R/3 系統中與銷售有關的稅收，如增值稅、消費稅、營業稅等等都能按照設定自動計算。SAP R/3 系統中已定義了各主要工業國家 (包括中國在內) 的基本銷售稅收的計算方法和稅收代碼，實施過程中可以在此基礎上進行修改、擴充，并且設定各種稅收的記帳科目。 R/3 系統總分類帳模塊的報表功能，能很好的滿足大唐電信科技股份有限公司能適應對外報送報表的需要、生成符合當地需求的報表格式的要求，并且所有報表都能轉換成 EXCEL 文件格式，滿足用戶可將報表轉換到EXCEL下，進行預覽、修改及打印的要求。應收帳款模塊概述R/3 系統財務會計模塊中的應收帳款保有并管理客戶的會計

27、數據。它直接與銷售模塊集成。如果客戶的訂貨導致發貨，并開出發票，那么這些交易而產生的應收帳/銷售收入/銷售成本/庫存減少就自動地在會計系統中記帳。這個過程的不同階段都會實時地更新包括流動計劃變更在內的現金管理及預測。用戶可以使用科目分析、預警報表、到期日清單和一個靈活的催款系統來追蹤未清項目。與之相聯系的信函可為每個公司分別建立。這對付款通知、余額確認、對帳單或利息計算也同樣有效。進帳通過各種對用戶友好的功能由人工計入相應借項中，也可以 用 EDI 或電子對帳單來進行電子化操作。借項憑單程序和支付則用支付程序來實現自動化。應收帳款會計核算不僅僅是正常會計方法的一個基本要素，它還通過與銷售部分的

28、緊密聯系為有效的信貸管理提供數據。并通過它與現金管理及預測的聯系為流動規劃的最佳化提供信息。客戶主記錄客戶主記錄包含了公司與客戶的業務關系中所需的一切信息。這些數據控制著記帳過程以及后續的處理，如支付和催款等。客戶主記錄也為會計及銷售部分提供有關客戶的信息。客戶數據的記錄是集中地儲存于系統中，其數據記錄總是一致的，最新的，且沒有冗余。客戶主記錄有以下特點： 它在任何時刻都能提供一個客戶的全部數據的概況 它允許靈活地獲取這些數據 它形成一個控制自動催帳及自動支付交易的數據庫a) 結構主記錄的三部分式結構能靈活地描繪出一項作業中的不同組織結構：1. 一般性數據：這是與每一個公司代碼和公司中每一個銷

29、售部門都同樣有關的數據2. 公司代碼的數據：這是反映公司專有的，與客戶間協議的數據。3. 銷售數據：這是有關公司各銷售部門和銷售渠道的不同特性的數據。客戶一般數據：客戶編號：名稱：XXX有限公司公司代碼層數據：公司代碼：1000催帳程序：100銷售數據：銷售部門：0001定單處理：001公司代碼層數據：公司代碼：2000催帳程序：200銷售數據：銷售部門：0002定單處理：002客戶主記錄結構示意圖一般性數據包括地址、電信數據 (電話、電傳、傳真 )、有關客戶的一般資料 (工廠數、行業、集團歸屬 )以及銀行詳情。公司代碼數據包括支付條款和日期等各個公司各自與客戶間的協議數據，如： 用于自動支付

30、交易 (銀行托收 )的數據 用于信函的 (帳號及客戶所有地負責人 ) 的數據 用于自動催款過程的數據此外，總分類帳會計的統馭科目是在公司的層次上指明的。這個總分類帳科目的交易數字在客戶明細科目中記帳時自動更新，保持總分類帳和明細分類帳的一致。有關定單處理、裝運、及發票等資料可在銷售專用的數據中找到。這一點在關于銷售與分銷模塊的相應介紹中有詳盡得多的說明。客戶主記錄的結構能支持一致地、無冗余地使用會計及銷售數據。b) 編輯主記錄編輯客戶主記錄時分別有各種功能供使用，以便創建、更改和顯示。這些功能的授權是根據員工的責任范圍來批準的。每一個新的客戶主記錄都必須分配給一個客戶科目組。屬于同一客戶科目組

31、的客戶具有： 相同的編號范圍和方法：每一個客戶主記錄都由系統 (內部編號) 或用戶 (外部編號) 賦給一個唯一的編號。該編號在該客戶科目組的編號范圍內。無論用哪一種方法系統都保證每個科目編號只被指定一次。 相同的界面布置：當處理客戶主記錄時用戶可決定哪些資料必須或可以被輸入，而不必需的資料可以從用戶界面中清除。當用戶建一個新的客戶主記錄時，系統將顯示該客戶所在的客戶科目組的界面布置。用戶只需要輸入公司需用于處理交易的那些資料。給客戶開發票集成地使用SAP的銷售及財務會計系統，開票系統就能準備好發票，并生成財務憑證將它記帳。來自另一個 R/3 開票系統的發票也可以通過接口轉至會計，然后這些發票就

32、被記帳。只有不是在 R/3 系統中創建的發票才必須人工輸入。向客戶開票的功能將在 R/3 系統銷售與分銷模塊詳細闡述。收款處理收到客戶的貨款，應作清應收款處理。根據該筆貨款的參考信息（如日期發票號等）在該客戶的所有未清項內找到相應的應收款并清帳處理。如果沒有客戶的明確指示，收款所清結的未清發票可以由系統自動地選擇 (不用輸入查尋條件 )。系統確定那些最接近支付金額的行項目，或者用另一種辦法，按項目的到期日將金額加以分配。系統會為收取的費用自動生成一個分開的收款憑證行項目。人工收款可以用任何一種貨幣進行。任何匯率的差異都自動記帳。收款結算可以包含定金，也可以把即是客戶又是供應商的到期未清應付行項

33、目考慮進去。如果一張發票將只部分地被支付，R/3 系統提供有兩種方法以供選擇： 剩余法：該發票將被結清，同時生成一個新的未清項目，該未清項目的金額為該發票的未清余額。 部分收付法：該發票不被結清，部分收款記帳之后，在發票上保留一個仍須付款的標記。付款通知單付款通知單是客戶在付款時出具的，告知收款方該筆付款將支付那些未清發票的通知。使用付款通知單，就允許在收款結清時自動尋查未清發票項目并自動賦值。付款通知單在 SAP系統中是以幾種不同的方式生成的： 已經以書面形式存在的付款通知單可用人工輸入。 在處理對帳單、支票存入業務、或鎖箱數據等時均會自動生成一個支付通知單。如果由于有差值而不可能直接結清未

34、清項目，它就保存詳細資料。 作為接受付款的一部分，由人工處理未清項目的時候，項目的當前處理狀態可用付款通知單的形式加以表明。 付款通知單可以用 EDI (電子數據交換接口 ) 轉入SAP系統。不同于選取資料然后處理未清項目，只需要指出付款通知單號碼。如果付款通知單和未清項目之間存在差異，系統就自動生成剩余項目和帳面付款。特殊帳務有時侯對于該客戶的某些帳務是需要特別處理的，如預收款和應收票據等，它雖然與該客戶相關，但在財務會計總分類帳記帳中并不是記在客戶主記錄所連接的標準統馭科目（如應收帳款）中，而應記入預收款或應收票據的總帳科目中 這些特殊業務在 R/3 系統中用一個特殊總分類帳標記指出。用戶

35、可以與客戶的一般應收項目一起處理特殊的總分類帳業務，也可以單獨處理它們。系統有合適的功能以處理 R/3 財務會計應收帳款會計核算中的特殊會計業務(定金、匯票、擔保)。這些功能保證了資產負債表的準確性。用戶可以添加特殊業務的種類，并對所有特殊業務的記帳和處理進行設置。R/3 系統的特殊業務功能能幫助大唐電信科技股份有限公司對特殊帳務進行管理。計提個別壞帳準備也是特殊交易的一種。計提個別壞帳準備是在逐筆分析應收帳款時對個別應收帳款計提的有針對性的壞帳準備。在對客戶余額進行分析的時候，可以清楚知道為該客戶計提的壞帳準備的金額。憑證和科目的處理當業務往來被記帳到一個科目，系統就自動更新科目余額。系統也

36、記下憑證中的哪些項目已被記帳到這個科目中。因此，任何科目的科目余額和各行項目均可以檢查。科目余額科目余額提供一個按期間、分成借方或貸方的交易數字概況。與此類似，每個期間的營業額和特殊的總分類帳業務如定金及該會計年度的應付匯票等均可一目了然。這里，用戶就可以直接進入行項目的顯示。行項目顯示行項目顯示提供一個科目的未清和已結清項目的概況。用戶可以指定各個項目的哪些資料出現在屏幕上。例如，一位用戶可能對支付條款有興趣。而另一位可能對行項目的催帳數據更感興趣。在行項目顯示中可以使用范圍廣泛的合計和選擇功能。例如，可使用合計功能對每一種憑證類型計算合計值，以分別顯示每種憑證類型的行項目；可使用尋查功能，

37、使不必要的項目不顯示。用于科目分析的其它選項包括： 欠款天數 (按過期的天數 ) 凈值/現金折扣概況 顯示支付行為 顯示信貸限額單科目顯示使用戶能快速、高效地找到全部所需的憑證。催款通知經常有客戶不能及時支付到期的貨款，此時就應發出催款通知提醒他們有未清的債務。催款由催款程序自動處理。該程序決定： 將被催款的客戶和到期項目 該客戶的催款等級 基于催款等級的催款通知信函同催款通知一道，其它類型的信函也可以由系統生成。這包括以下寄給客戶的標準報告： 收款通知 信件形式的對帳單和未清項目清單 一般信件 余額確認書 憑證摘要 匯票手續費結算單 利息計算處理客戶和憑證時用戶可以提出信函申請。信函可以在某

38、些指定環節自動生成，或者由人工啟動。a) 收款通知系統自動生成收款通知，告訴客戶哪些未清項目已收到他們的付款并已結清。如果結清時出現差值，則要求業務伙伴澄清或為之付款。如果已經收款而尚未結清相關未清項目，則要求客戶說明該項付款將結清哪些未清項目。b) 對帳單和未清項目清單用戶對帳單用于對帳，并為客戶提供以下信息： 結轉的余額 所選期間的全部項目 科目的期末余額未清項目清單是對帳單的特殊形式。它是為對帳或提供信息目的而寄給客戶的。有時候，這個清單也用作催款單。直到要求的到期日之前的未清項目都可從這個清單中看出。如果分支機構數據包括在致總部的信函中，則它們的地址將列在信函末尾。c) 一般信件一般信

39、件包括個別信件和標識信件。個別信件允許客戶輸入個別的文本。文本是分別保存的。系統自動決定屬于客戶的信息，如地址。標準信件能使用預先定義的文本，系統自動決定地址等屬于客戶的資料。例如，用戶可以發一封標準信件客戶，通知客戶用戶會計部門中有的人事變動。d) 余額確認書余額確認書用于在審計過程中與客戶的對帳。例如，可以首先決定那些余額最多的客戶，為這些客戶生成余額確認書；然后可以用選擇和隨機選擇等方式在剩余客戶中選出數量有代表性的一批客戶，為他們生成余額確認書。e) 憑證摘要用憑證摘要，用戶可以告知你的客戶某一特別的行項目 (例如，貸項憑證)。系統會記錄下哪些憑證行項目曾被選擇。f) 匯票手續費結算單

40、如果客戶用匯票支付了發票，則生成一個匯票手續費結算單，同時自動生成信函，告知客戶被收取了哪些費用。g) 利息計算可生成前有關利息數據的信函。該數據涉及： 行項目利息計算：向已經超期的行項目，或者凈支付在到期日后才付完的項目，收取利息。 科目利息計算：利息由科目余額中收取。例如可以用這種方法計算雇主借款科目的利息。在這兩種情況下，都生成有結算信息的附信，系統配備有為此目的的信件，用戶可以對它進行修改。h) 內部憑證內部憑證使用戶能夠生成具有全部已輸入系統的字段的完整憑證。如果沒有原始憑證的話，這種內部憑證可以用作內部使用的憑證。報表R/3 應收帳款模塊提供大量關于客戶的標準報表，這些報表可以打印

41、出來，或者直接在屏幕上顯示。原則上，報表系統是這樣的設定：所有報表都可以并行地運行。打印時，用戶可以選擇先將此信息存儲在一個暫存文件中。此后，用戶可以決定該數據是否要，以及在何處進行物理輸出。a) 主記錄清單主記錄清單是查詢客戶主記錄資料的標準報表，并有許多選擇條件。選擇條件包括按郵政編碼的報表，或按統馭科目的報表。用戶可以指定將打印到清單中的字段。例如，可以生成只有客戶地址信息的清單，或包括銀行信息的清單。用戶也可以得到一個包括客戶主記 錄中全部字段的清單。b) 客戶分析客戶分析是分析客戶行項目的標準報表。例如，對于任何指定到期日都可以制出一個未清項目的清單。對于未清項目還能做各種分析，例如

42、帳齡分析。R/3 系統應收帳款模塊的憑證和帳戶查詢功能以及報表功能使大唐電信科技股份有限公司可從不同角度、多個側面查詢債權掛帳及收款信息，可進行帳齡分析，還可查詢每筆業務明細以及客戶欠款余額等，生成靈活、豐富的報表財務 。客戶信貸管理客戶信貸管理提供了一種選擇，根據對客戶信用程度的評估，決定是否接受訂貨。這是通過信貸限額來實行的。這個限額在財務會計和已記帳銷售中檢查，如果超過了這個限額，系統就發出一個警告或一個差錯信息，這決定于系統的設置。憑證可以被記帳，其它的操作可以繼續。信貸限額可定為不同的等級。信貸限額利用“信用控制區域”來分配和監測。一個信用控制區域由一個或多個公司代碼組成。如果已經設

43、置了一個信用控制區域，而且已為客戶規定了預值，那么在設置客戶主記錄時信貸數據就被自動設置。a) 分配信貸限額可以對特定客戶或若干客戶分配一個信貸限額。為了將客戶按業務風險分類并啟動相應的檢查，用戶可以為客戶設定風險等級。風險等級規定了在訂貨過程中要進行哪些檢查。此外，客戶可以按行業、國別合并成組。單個信用限額：區域A4,000區域B5,000區域C4,000區域D6,000總體信用限額：10,000最大單個信用限額：7,000客戶信用限額示例客戶：XXXXX信用控制區域對任何一個客戶可以設不同層次的信用限額： 總體信用限額。該客戶在所有信用控制區域中所得到的信貸總數不能超過此總體信用限額。 最

44、大單個信用限額。該客戶在任何一個信用控制區域中所得到的信貸金額不能超過最大單個信用限額。 單個信用限額。單個信用限額規定了該客戶在單個信用控制區域中的信用限額。假設該示例客戶在信用控制區域 A、B、C 中已分別獲得信貸金額 3,000、4,000、2,000，當它希望再在信用控制區域 D 中獲得信貸金額 3,000 時，系統將提示該客戶已超出總體信用限額。b) 監控信貸限額對信用控制區中的每一個客戶，系統計算并顯示以下數據： 來自銷售的未驗明有爭議的應收款 來自特殊交易的與信貸限額有關的應收款，例如定金 定單 價值，由未清單、未清發貨、和未清發票組成 總負債 (其它的總和 )所顯示的總負債當發

45、票被記帳時自動增加而當收到付款時就減少。如果總負債超過了信用控制區中客戶的信貸限額，系統就提供一個警告。但是，仍然可以輸入發票。信貸 限額被超過的日期由系統記錄。信貸限額以控制區域單獨信貸限額貨幣維護。該貨幣與本位幣無關。系統將金額加以換算以更新信貸限額。這并不影響交易額更新與記帳。c) 顯示及分析功能系統用各種功能來支持信貸限額的監測。在任何時候用戶都可了解當前的概況。用戶可以顯示關于一個客戶的下列數據： 主記錄中的變動 帳齡最長的到期未清項目 客戶的定單價值，分為未清單、未清發貨和未清發票 最后一次付款 行項目 催款和付款數據為了使反應迅速靈活，系統提供了多種分析選擇。客戶可以按營業額和付

46、款行為來分 析。用戶可以從信貸管理進入財務信息系統。可以進行到期日分析、對付款行為的進一步評價、或者DSO指標 (日銷售未清指標 )的計算。數據可以隨意壓縮或擴展 (從未清項目顯示到客戶的信貸管理數據 )。評估也可以用圖形來準備和描述。為了資料或文檔的目的，可以從行項目顯示、科目分析、及信貸管理開始，建立信貸記錄表。這個表包含以下數據： 地址和通信數據 信貸限額，上次通知客戶的日期 來自信貸管理主記錄的字段 未清發貨、發票及定單的合計 余額、欠款天數、客戶的稅款、以及付款行為 集成使用會計和銷售，就可以從信貸管理中顯示和編輯銷售憑證。d) 定單接收和發貨中的信貸控制為了確保用戶的信貸限額不被超

47、過，在收到定單的當時和以后臨發貨之前，都有必要進行信貸檢查。集成地使用銷售及分銷子系統，就能進行自動信貸審核，其中也可以描述復雜的生效規則。根據客戶被指定的風險等級，實行下列檢查： 統計的信貸限額檢查 考慮到發貨截止日和到期日的動態信貸限額檢查 其它信息可作為信貸審查用的附加輸入值，包括： 憑證價值 支付條款等關健性字段的變化 超期項目的結構 大唐電信科技股份有限公司的要求R/3 系統的客戶信貸管理功能，結合其他功能，可以完全滿足大唐電信科技股份有限公司可對客戶信用分析處理要求。應付帳款模塊概述R/3 財務會計模塊應付帳款會計核算保存和管理所有供應商的會計數據，它直接與采購系統集成。當業務部門

48、作發票校驗或收貨時，系統自動產生會計憑證。應付帳款會計核算實時地同總分類帳集成。所有對供應商帳戶的記帳也將同時被記入總分類帳。交易更新各個總帳科目 (如應付款及定金 )。靈活的科目分析功能和到期日預測為用戶提供了單個供應商科目現狀的概覽。在信函方面，系統允許用戶將余額確認書、利息結算及其它通知等按不同的公司個別處理。該系統與現金管理和預測系統的直接連接是流動規劃的一個有價值的工具供應商主記錄供應商主記錄包含公司與供應商的業務關系所需要的全部數據。這些數據控制著記帳業務也控制著記帳數據的處理。會計部門和采購部門都需使用這個主記錄。供應商主記錄在系統中是集中存儲的。這就保證了數據了一致性、實時性和

49、無冗余。供應商記錄提供： 某些供應商全部數據的概況 靈活的數據獲取 用于控制支付業務并表現業務過程的基準數據 (初始發票記帳 )供應商主記錄是管理與供應商的業務聯系的一種靈活的方法，供應商主記錄的靈活設計能很好地適應特殊需要 (如一次性交易 )。a) 結構每一個主記錄都包含三類數據。它幫助用戶說明特定操作中的不同組織結構： 一般數據：對每個公司代碼及公司采購部門都同樣適用的數據 公司代碼數據：反映各個公司與供應商間特殊安排的數據 采購部門數據：隨各個公司的采購部門的不同而不同的數據。一般數據包括地址和電信數據 (電話、傳真及電傳的資料 )、供應商的一般資料 (集團 公司、行業分支 )，也包括銀

50、行詳情。公司代碼數據包括公司關于支付業務。催款程序和信函資料等規定。這一數據包括達成協議的支付條款和支付方法 (用支票、電匯、或者匯票 )。此外，通過統馭科目建立起與總帳的連接。這個總分類帳科目中的余額在記帳到供應商明細科目時就會自動更新。采購部門數據包括查詢、定單、及發票核查等資料。只有當使用 SAP 系統的采購功能時用戶才會需要這些數據。這些數據可以在用戶需要的任何時候加入或修改。關于這個功能的詳細資料請見有關物料管理系統模塊的介紹。在已經集成了 SAP 財務會計和物料管理模塊的系統中，用戶可以單獨建立供應商主記錄中的各類數據，也可同時建立供應商主記錄的所有數據。它們可以如下進行： 在公司

51、代碼層次上分別完成 在采購區域層次上分別完成 同時在公司代碼和采購區域的層次上集中地完成。供應商一般數據：供應商編號：名稱：XXX有限公司公司代碼層數據：公司代碼：1000付款方式：支票采購數據：采購部門：0001定單處理：001公司代碼層數據：公司代碼：2000付款方式：銀行轉帳采購數據：采購部門：0002定單處理：002供應商主記錄結構示意圖按照用戶的組織結構，這個特點使用戶能集中保存供應商的數據。用戶可以允許采購部門和會計部門都能處理供應商主記錄的一般數據，而其他數據由各部門分別處理。供應商主數據的格式有助于保證采購和會計部門所使用的供應商數據是一致的并且無冗余。b) 處理主記錄為了處理

52、供應商主記錄，系統提供了創建、更改、和顯示功能。用戶可以根據員工的職責處理這些功能的授權。例如，一組指定的員工將只能顯示數據，另一組則允許 創建和更改數據。創建供應商主記錄由于有多層共享數據，所以它的創建可以在多個層次上。采購部門創建并維護總體數據和大量的采購數據，財務部門則維護會計數據。當然也可以一次性創建。更改數據用戶決定哪些字段可以在以后更改。例如，可以設置統馭科目不能被更改。用戶隨時都可以直接進入用戶想更改的區域。系統會記下所有作過的更改，所以用戶任何時候都能看到更改過程的一個概況。顯示數據顯示功能也使用戶能夠只進入那些用戶感興趣的區域。用戶可從顯示轉入更改功能，也可以調出另一個主記錄

53、來顯示或更改。可設置的、易于使用的用戶界面使用戶能方便快捷地編輯和管理主記錄。R/3系統能根據用戶的工作分配設置不同的授權來控制對主記錄的創建/更改/顯示，使系統內的數據信息既正確又安全SAP R/3 系統應付帳款模塊既能完全滿足大唐電信科技股份有限公司對供應商自然情況、歷史往來情況及債務余額等情況進行綜合管理和分類管理的要求，又可以幫助大唐電信建立有效的采購數據庫。支付在SAP 系統中可以有二種支付方式：a) 自動付款如果用戶與銀行可以實行連接，可以讓系統運行自動付款程序。自動對應付帳搜索，把到期的應付款付出并產生支付會計憑證。如果未與銀行實行連接，可以運行自動付款程序，產生付款建議書，系統

54、會把到期的應付款列成清單，用戶再安排付款。b) 人工付款用戶也可以人工逐筆付款，并輸入付款憑證。特別總帳業務在對供應商的付款業務中，會有預付款，定金，應付票據等業務，它與供應商相關，但此類業務的金額與供應商標準項下的應付帳款（主記錄中的統馭科目）在資產負債表中屬于不同性質的或不同類別的。這些特殊業務在 R/3 系統中用一個特殊總分類帳標記指出。憑證和帳戶的處理a) 供應商科目余額供應商科目余額表示出每一指定期間與該供應商交易數字的概況，它分成借項和貸項。用戶可以容易地看到各期間的營業額，也可以看到整個會計年度的特殊營業額 (定金、匯票等)。用戶可以立即進入屏幕上所顯示的項目。b) 供應商科目行

55、項目用戶可以按用戶喜歡或要求的方式設置供應商科目行項目的顯示。這使用戶可以按照一定的標準將項目范圍限制到一個更易管理的數量。用戶可以顯示個別項目或者顯示總計。系統還備有對查功能，它使用戶能夠顯示清單的某些部分。對帳單系統提供多種方式來分析供應商帳戶。例如，用戶可以產生信件形式的對帳單和未清項清單帳戶確認書，供應商對帳單用于對帳，或者用來獲得業務伙伴的信息。對帳單指出起始余額、選定時段內的所有項目、以及最終余額。內部憑證使用戶將已輸入系統的憑證完整地輸出。當用戶沒有原始憑證時，或者需要內部流通的憑證時，都可以使用內部憑證。報表雖然用戶可以進行多種在線評估，但即使在 R/3 財務會計系統中用戶也會需要制作某些報表復制件。用戶可以在線運行所有報表。用戶將報表輸出送入屏幕或者打印機。如果用戶將輸出送入打印機，用戶可將報表保存在一個暫存文件中， 并商定以后是否要輸出，和向哪里輸出。a) 主記錄清單系統提供若干主記錄信息評估和選擇條件，這包括按郵政編碼和按統馭科目評估。用戶可以指定該清單中打印的字段數目。在調出報表時，用戶也可以在一