1、第三章第三章 秘書的一般能力與特殊能力秘書的一般能力與特殊能力 秘書的一般能力 能力概述 秘 書 的 觀 察 力 秘書的注意力 秘 書 的 記 憶 力 秘書的想象力 秘書的思維力 導引案例導引案例 在職業活動中，秘書應該具有觀察透徹、記憶牢固、反應靈敏、 注意力集中、表達流暢、理解深刻、判斷準確、思維高超的良好素質。 做秘書工作，要隨時準備回答領導提出的問題。要達到領導的要求， 得靠平時的不斷積累和及時的學習充實。 周恩來的秘書紀東在回憶錄中曾說，總理那樣的高齡，對 有些文件的原文，特別是一些數據，他看過后，都能記住、背下來。 全國2000個縣的名稱、地理位置，都清楚地印在他的腦海里。世界上，

2、 那個地方出了事情，他禮記會想到這個地方的地理環境、周邊情況等。 總理說：“對地圖不僅要看，更要讀，遇事經常查，這樣就記得牢。” 憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員 必須善于認人、記人、記事。這就要求秘書人員強記博取，應付自如。 討論： 1、你認為秘書人員需要具備什么樣的能力？ 2、秘書人員怎樣才能培養這樣的能力？ 第一節第一節 能力概述能力概述 一、什么是能力一、什么是能力 能力是直接影響活動的效率，使活動 順利完成的個性心理特征。 二、能力與知識、技能 （1） 知識是人類社會歷史經驗的總和和概括它是 以思想內容的方式為人們所掌握。 技能是一種操作技術，是以行為方式為人們所

3、掌握。 （2）能力、知識和技能是有所區別的。 能力作為一種心理活動過程，對于人們掌握知識 技能起著一種調節支配作用。它可以強化人們的活動，起 著一種推動作用。能力影響著人么掌握知識技能的快慢、 深淺、難易和鞏固程度，而知識技能的發展又會導致能力 的提高。但是，能力與知識技能的發展并不完全一致。掌 握了同樣知識、技能的人其能力不一定相同，具有相同能 力水平的人也不一定能獲得同等水平的知識技能。 1、能力 的類型差 異 2、能力 的發展水 平差異 3、能力 表現的早 晚差異 三、能力三、能力 的個別差的個別差 異異 四、影響能力四、影響能力 形成和發展的形成和發展的 因素因素 1、先天素質 的影響

4、 2、早期環境 和經驗的影 響 3、教育和社 會實踐活動 的影響 4、勤奮與愛 好的影響 （一）因素構成理論 1.斯皮爾曼二因素說 2.塞斯頓群因素說。 （二）吉爾福特三維 結構模型 （三）弗儂層 次結構理論 （四）斯騰伯 格三元智力理 論 （五）加德納 多元智力理論 五、能力結構五、能力結構 理論理論 六、能力測驗 心理測驗：能力測驗、成就測驗、人格測驗。 普通能力測驗（智力測驗）：斯坦福比內智力量 表、韋氏智力量表、瑞文標準推理測驗； 特殊能力測驗：音樂、美術、體育、機械、飛行 等方面的特殊才能測驗 第二節第二節 秘書的觀察力秘書的觀察力 一、什么是觀察力 觀察力是人們有意識地對事物進行知

5、 覺感受的能力，是人們認識事物的必要前 提。 二、秘書觀 察力的基本 要求 （一） 觀察 的客 觀性 （二）觀察 的全面性 （三） 觀察 的敏 銳性 （1）觀察的客觀性：正確地反映客觀事物的真實面貌，避 免主觀臆測、武斷偏見、假象迷惑等，是能否獲得正確認 識的關鍵，是能否為領導提供正確信息的關鍵。 （2）觀察的全面性：是對事物認識、判斷的基本前提。要 多層次、多角度地看問題，系統地觀察問題，避免以偏概 全，先入為主的片面性看問題。 （3）觀察的敏銳性：迅速抓住那些反映事物本質而又不易 察覺的現象。秘書觀察敏銳才能及時而準確地捕捉那些新 穎的不易察覺的信息，才能發現事物的新苗頭、新趨勢， 發現別

6、人沒有發現的新東西和不尋常的意義，使秘書工作 做在前面，這樣才能真正為領導當好參謀與助手。同時能 夠幫助秘書正確恰當地處理各種復雜的人際關系。 案例：地圖的另一面案例：地圖的另一面 一天早上，一位貧困的牧師，為了轉移哭鬧不止 的兒子的注意力，將一幅色彩繽紛的世界地圖撕成許多細 小的碎片，丟在地上，許諾說：“小約翰，你如果能拼起 這些碎片，我就給你兩角五分錢。”牧師一位這件事會使 約翰花費上午的大部分時間，但沒有十分鐘，小約翰便拼 好了。牧師說：“孩子，你怎么拼得這么快？”小約翰很 輕松地說：“在地圖的另一面是一個人的照片，我把這個 人的照片拼在一起，然后把它反過來。我想，如果這個 人是正確的，

7、這個世界也就是正確的。”牧師微 笑著給了兒子兩毛五分錢。 從這個案例中你得到什么啟示？ 三、秘書觀察力在秘書活動中的作用 1、秘書良好的觀察力是收集信息、發現問題的重要條件。 2、秘書良好的觀察力可以幫助秘書更深刻地認識事物，形 成正確的觀念 四、秘書的觀察力的培養 1、做好觀察的準備，明確觀察的目的，培養觀察的興趣和 意向。 2、掌握正確的觀察方法，做到有序、有系統地進行觀察 3、以正確的思想做指導，以一定的知識為前提。 案例：國際心理學會議上的槍聲案例：國際心理學會議上的槍聲 在一次國際心理學會議正在舉行的時候，突然從外面沖 進來一個村夫，后面一個黑人在追趕，手中揮舞著手槍。兩人嚇死會 場

8、中追逐著，突然“砰”的一聲槍響，兩人又一起沖出門去。事情發 生的時間前后不超過20秒鐘。在與會者的驚慌情緒尚未平息的時候， 會議主席卻笑嘻嘻地請所有與會者寫下他們目擊的經過。原來這是一 位心理學教授請求做關于“觀察”的實驗。結果，在上交的40篇報告 中，沒有一個人的描述是完全正確的。其中只有一篇的錯誤率少于 20%，有14篇的錯誤率為20%40%，12篇的錯誤率為40%50%，13篇 的錯誤率在50%以上。而且許多報告的細節是臆造出來的。雖然很多 人都注意到兩人之中有一人是黑人，然而40人之中只有4人報告說黑 人是光頭，符合事實。其余有的說他戴了一頂便帽，有些甚至替他戴 上高帽子。關于他的衣服

9、，雖然大多數都說他傳一件短衣，但有的 人說這件短衣是咖啡色的，有的說是紅色的，還有人說是條紋的。而 事實上，他穿的是一條白褲子，一件黑短衫，系一條大而紅的領帶。 從這個案例中分析，為什么人們的描述存在差異？ 第三節第三節 秘書的注意力秘書的注意力 一、什么是注意 所謂注意，是指人的心理活動對一定對象的指向和 集中。所謂“指向”，是指在每一個瞬間把我們的心理活 動有選擇地朝向一定的事物。所謂“集中”，是指把我們 的心理活動貫 注意分兩種：一種是無意注意：沒有目的、不需意志 努力； 一種是有意注意：自覺，有目的，需要有意志力， 是種高級注意形式。 二、秘書注意力的基本要求 定義：注意力，是指人們有

10、意注意的能力， 是一個人按z一定對象的能力。 秘書注意秘書注意 力的基本力的基本 要求要求 （一）注意 的廣闊性 （二）注意 的穩定性 （三）注意 的分配性 （四）注意 的轉換性 （1）注意的廣闊性：注意的廣闊性：也叫注意的范圍，是指人們在同一時間內能清楚地把握 對象的較多數量。如一目十行等。注意的廣闊性對于秘書迅速地收集有價值 的資料，提高工作效率有著重要影響 ，秘書人員要有迅速閱讀，通覽文章 的能力。 （2）注意的穩定性注意的穩定性：即注意的持久性，是指能夠把注意保持在穩定的對象或 活動上。作為秘書工作者，其注意的穩定性主要是指能夠長時間地把注意力 集中在自己的工作上，不分心，不動搖。能夠

11、反注意力集中到工作中的重要 問題上，而不是東一下、西一下。 （3）注意的分配性：注意的分配性：是指在同一時間內注意分配到兩種或幾種不同的對象上 。一個秘書在工作中，有時是邊看文件邊聽電話，在做會議記錄時要既能聽 清每個人的發言，又能迅速準確地作出記錄，這些活動都需要有分配自己注 意的能力。注意的分配不是注意的分散。 （4）注意的轉換性：注意的轉換性：是指有目的地、及時地把注意從一個對象轉移到另一個 對象上。當我們處理完畢一件事情之后，必須將注意轉移到一個新的事情上 去，以便能夠適應接受或處理新的事物。注意的轉換性反映了一個人處理問 題的機動性，表現出一個的應變能力的高低。 三、秘書注意力對秘書

12、活動的影響 四、秘書注意力的培養 （1）興趣； （2）意志力即提高自制能力； （3）發現事物或工作中的規律和特征。 案 例 英國駐華大使館文化教育處文化參贊助理曹薇說，她一直在做涉外 秘書，她的感受是做高級秘書英文要很好，包括所有的聽、說、讀、 寫。 曹薇說：“有的時候，我需要陪老板去開會，兩個小時的會上， 其他參加會議的人累了，可以發一下呆，如果對某個話題不感興趣， 也不是你負責的，就不用專心地聽。可我不行，不管什么，我都要記 下來，回去還要分析，因為那個記錄你是要形成文件下發給所有同事 的，但有些信息是不能隨便公布的，這就考驗你的判斷力了。” 秘書良好的注意力注意力有助于秘書集中精力去解決

13、工作中的主要問題， 以提高工作效率，幫助秘書充分地利用時間。作為秘書，必須善于控 制自己的注意力，有選擇地、有目的地去完成那些適時而又緊迫的事 情。 第四節第四節 秘書的記憶力秘書的記憶力 一、什么是記憶 記憶是指人腦對過去感知過、經歷過的事物的反 應。 補充材料 英國駐華大使館文化教育處文化參贊助理曹薇認為，她需要有能力 知道、領會老板的意思，要有應變能力，有時可能老板自己都不知道 他真的想做什么，需要秘書提醒該做什么。再高級的秘書也應該很人 性化。她剛做秘書時曾經認識了一個很資深的秘書，他告訴自己：“ 要記住你老板說的每一句話，不要與他爭論，或者告訴他你的看法， 你要做的是記住他的每一句話

14、。你要能夠讓他省下很多精力，放在主 要的工作上面。” 記憶的作用 1、儲存感知的形象和理性的知識 2、儲存已經形成的智力和操作技能 3、重現已經發生過的情感 4、積累個人實踐過的直接經驗 5、鞏固學習前人的間接經驗 二、秘書記憶力的基本要求 （一）記憶的敏捷性 指記憶的速度特征。秘書工作中有許多時效性很強的工作，如領 導臨時交辦的事項，聽取口頭匯報時的觀點，數字、材料，由于時間 條件所限，不容許花太長的時間去記憶，須迅速把它們記住，這就需 要記憶有敏捷性。 （二）記憶的精確性 要求秘書能夠準確而精細地記住識記對象，使獲取的各種信息準確 無誤，而不能模糊猜測 （三）記憶的持久性 記憶有適時記憶和

15、長時記憶，秘書記憶的持久性對于處理日常工作 是極為重要的，有時不允許臨時去查資料 三、秘書記憶力的培養 （一）重視秘書記憶力的培養（一）重視秘書記憶力的培養 1、秘書工作者應該培養有意記憶的能力。 2、加深理解，融會貫通，增加意義記憶的能力。 3、掌握一定的記憶規律，積極同遺忘做斗爭。 喚起興趣記憶法 上海有一位話務員，將記憶電話號碼與“寧肯自己苦十分，也要讓 用戶方便一分”的信念掛靠在一起，為了滿足用戶準和快的需要，對 背記電話號碼產生了志趣。這位話務員進行了卓有成效的實踐，樂于 用12個小時千方百計將3000多個傳呼中的電話號碼循環背誦一遍，然 后適時地采用適合于自己的方法重復背記，終于達

16、到了對答如流的境 界 中國藝術大師愈振飛在3歲喪母后，不管是怎樣哭鬧，只要父親一哼 著昆曲，就安靜下來，聽著聽著也就睡著了。有一天，父親發現他能 很熟練地唱著這首昆曲，很是驚訝，不知道是誰教的。實際上，這位 教唱的老師就是他自己！恰應了張載之言：“勿謂小兒無記性，所歷 事皆能不忘。” 集中注意力記憶法 自我獎勵自我獎勵是變干擾因素為刺激因素，使注意力由分散趨于集中的重 要手段： 當需要記憶，腦子里卻浮現出看電視、洗澡、喝茶等雜念的時 候，可以把這些雜念作為到達某一記憶目標之后的獎品，這樣一來， 足以妨礙記憶的雜念，反而成為刺激記憶的最佳誘導劑。如記下一段 課文，可以喝杯茶并休息15分鐘；要是記

17、下兩段課文，就可以洗個澡 ；要是完成了對三段課文的背誦，就可以去看一場喜歡的電影。像這 樣，把自己的雜念由小到大逐次排列起來，并把最先的雜念放到最后 去對付，表面上看像是一種哄騙小孩子的把戲，卻有促進記憶的效果 。 注意力分配記憶法 列寧有控制和分配注意力的超常能力。據說有時候他能一心四用：主 持會議；聽人發言；研究材料；就某些問題給人民委員會寫便函 要學會記憶，首先要學會分配注意力，將散向的注意力集中到學記的 生疏難重內容上。 不同的注意力對同一事物會留下不同的烙印，從而產生不同的記憶效 果。 合理運籌時間記憶法 合理運籌時間記憶法，主要是依據生物鐘的不同節律 安排不同的記憶內容讓時間佳度與

18、記憶內容對等，即 ：在最佳記憶時間里記憶最難記憶的；在中等佳度的時間 里記憶中等難度的；在不佳時間里記憶簡單的知識與經驗 分散（頭尾）記憶法 計劃用1小時來背誦一篇文章，對這1小時的安排可以有 兩種方法： 一是集中法，就是在1小時之內，不斷地反復地背， 直到記住為止； 二是采用分散法，就是把背誦的時間分在幾次進行 ，如每天背20分鐘，在3天背完，總的背書時間還是1個小 時。 檢查記憶的效果，發現分散法的效果明顯優于集中 法。 第五節 秘書的想象力 一、什么是想象和想象力 想象想象是在頭腦中對已有表象進行加工改造而創造新 形象的過程。人們在通過對事物的感知，在頭腦中形成許 多形象，這就是表象，是

19、想象的基本材料。經過想象而創 造出業的形象與表象是不同的，它是在表象的基礎上再創 造的結果。想象出的新東西可以是世界上還不存在或根本 不可能存在的事物，但仍然是以客觀現實為基本依據的。 想象力想象力是人的一種認識能力，主要指人們有意想象的 能力，特別是指人們進行創造性想象的能力。 有一天早晨，鋼鐵大亨史威伯的私人汽車剛在他的貝泰鋼鐵工廠 的停車場上停下來，當他從車上下來時，一名年輕的速記員就立刻迎 上前去。這位速記員說，他之所以立刻趕上前來，只是希望如果史威 伯先生有任何信件或電報要寫的話，他能夠立即提供服務。沒有任何 人吩咐這位年輕人一定要在場，但他有足夠的想象力想象力，使他可以看出 ，他這

20、樣做對自己的前途并沒有任何壞處。從那一天起，這位年輕人 就“注定”要踏上成功之路了。史威怕先生之所以獨獨看中這位年輕 人，是同為他做了貝泰公司其余十幾名速記員可以去做但一直沒做的 事。在今天，這位年輕人已是世界上最大規模的一家藥品公司的總裁 。 案例案例 案 例 幾年以前，拿破侖希爾接到了一位年輕人的來信，他剛從 商學院畢業，希望到拿破它希爾的辦公室工作。他在信中夾了一張嶄 新的從未折疊過的10元新鈔。這封信的內容是這樣寫的： “我剛剛從一家第一流的商學院畢業，希望能進人你的辦公室 服務。因為我了解到一個剛剛展開他的商業生涯的年輕小伙子，能夠 幸運地在象你這樣的人的指揮下從事了作，實在太有價值

21、了。隨函附 上的10元鈔票，足以償付你給我第一周指示所花的時間，我希望你能 收下這張鈔票。在第一個月里，我愿意免費替你工作，然后，你可以 跟據我的表現，而決定我的薪水。我希望能獲得這項工作，渴望的程 度超過我一生當中對任何事情的熱望，為了獲得這項工作，我愿意作 任何合理的犧牲。”這位年輕人終于進人拿破侖希爾的辦公室工作了 。他的想象力想象力使他獲得了他所希望得到的機會。 在他工作的第一月即將屆滿時，一家人壽保險公司的總裁知 道了這件事，立即請這位年輕人去當他的私人秘書秘書，薪水相當高，今 天，他已是世界上最大一家人壽保險公司的重要干部。 二、秘書培養想象力的意義 1、豐富的想象力是秘書進行創造

22、性工作的基礎； 2、秘書的想象力對于自我發展也有十分重要的意義，它可 以幫助秘書尋求最佳活動方式，不斷鼓舞秘書克服困難， 去追求新的理想和更加完美的生活方式，想象可以成為秘 書工作的一種內部動力。 3、想象力對于秘書處理各種復雜的人際關系具有重要意義。 三、秘書想象力的基本要求 1、要有再造想象再造想象的能力； 再造想象就是根據語言的描述或圖樣的示意，在頭腦中形成相應的 新形象的過程。秘書要想理解別人的意圖，就必須具有根據別人的描 述再造出接近原形的形象的能力，這與人閱歷和經驗有關。 2、要有創造性想象創造性想象的能力； 創造想象是一種不依據現存的其他材料，獨立地創造出新形象的 過程。這是秘書

23、創造性工作的基礎。 3、要具備憧憬的意向憧憬的意向。 憧憬屬于一種對自我追求的未來的想象，即一種指向未來并與個人 的愿望相聯系的想象。追求理想的動力。 四、秘書想象力的培養 1、秘書必須豐富自己的各種知識，擴大自己的經驗； 2、秘書應該深入到各項工作中做細致的觀察，豐富頭腦中 的各種表象； 3、秘書培養想象力還必須同提高思維力結合起來。 案例 美國最好的一位雕刻師，以前是位郵差。有一天，他搭上一輛電車，不 幸發生車禍，使他的一條腿因此被切掉。電車公司付給他5000美元， 賠償他的損失。他拿了這筆錢上學，終于成為一名雕刻師。他雙手制 成的產品，加上他想象力想象力，比他利用他的雙腳當一名郵差所能賺

24、到的 錢更多。由于電車發生車禍，他必須改變他的努力目標，結果他發現 了自己原來也具有想象力想象力。 自古以來，許多成功者都曾自覺或個自覺地運用了“正確想象”和“排 練實踐”來完善自我，獲得成功。拿破侖在帶兵橫掃歐洲之前，曾經 在內心想象中“演習”了多年的軍事，韋伯和摩爾根在充分利用人 生一書中告訴我們，“拿破侖在上學的時候所做的閱讀筆記，在付 印時竟達滿滿400頁之多。他把自己想象成一個司令，畫出科西嘉島 的地圖，經過精確的數學計算后，標出他可能布防的各種情況。” 世界旅館業巨頭康拉德希爾頓在擁有一家旅館之前，很早就想象自己在 經營旅館。當他還是一個小孩子的時候，就常常“扮演”旅館經理的 角色

25、。成功后的希爾頓便將他的連鎖店發展到世界各地，成為享譽全 球的旅館大王。亨利凱瑟爾說過，事業上的每個成就實現之前，他都 在想象中預先實現過了。 （一）“邏輯想象”與成功 即借助邏輯上的變換，從已知推出未知，從現在推出將來。著名的詩 句“冬天已經到了，春天還會遠嗎”就是典型的邏輯想象。邏輯想象 的運用，在經營中不乏許多極富啟示性的實例。 漢斯是個德國農民，他因愛動腦筋，常常花費比別人更少的力氣而獲 得更大的收益，當地人都說他是個聰明人。到了土豆收獲季節，德國 農民就進人了最繁忙的工作時期，他們不僅要把土豆從地里收回來， 而且還要把它運送到附近的城里去賣。為了賣個好價錢，大家都要先 把土豆按個頭分

26、成大、中、小三類。這樣做，勞動量實在太大了，每 人都只有起早摸黑地干，希望能快點把土豆運到城里趕早上市。漢斯 一家與眾不同，他們根本不做分撿土豆的工作，而是直接把土豆裝進 麻袋里運走。漢斯一家“偷懶”的結果是，他家的土豆總星最早上市 ，因此每次他賺的錢自然比別家的多。 原來，漢斯每次向城自選土豆時，沒有開車走一般人都經過的平坦公 路，而是載著裝土豆的呼袋跑一條顛簸不平的山路。二英里路程下來 ，因車子的不斷顛簸，小的土豆就落到麻袋的最底部，而大的自然留 在了上面，賣時仍然是大小能夠分開。由于節省了時間，漢斯的土豆 上市最早，自然價錢就能賣得更理想了。 農民漢斯這種巧妙利用自然條件進行邏輯想象的方

27、法，看起來并不驚 天動地，但卻能開啟我們的人腦。如果你具有這樣的邏輯想象能力， 就司以在自己的成功過程中做得更好了。 同樣是運用邏輯想象力想象力，日本明治糕點公司卻更為巧妙。某日，該公司 在東京各大報紙同時刊出了一份“致歉聲明”，大意是說，因操作疏 忽，最近一批巧克力豆中的碳酸鈣含量超出了規定標準，請購買者向 銷貨點退貨，公司將統一收回處理，特表歉意云云。聲明刊出以后， 人們對該公司認真負責的精神人加贊賞、其實，該公司早就預見到碳 酸鈣多一點對人體并無多大的影響，不會有多少人為此區區小事專門 跑路去要求退貨，但這種興師動眾的宣傳，卻可以使明治公司聲名鵲 起，給顧客留下良好印象。這實在是一種十分

28、微妙的廣告策劃，確實 從此以后，顧客更愿意購買明治的商品了。 在市場營銷及廣告策劃中，巧妙地運用邏輯想象，不僅可以產生非凡 的宣傳效果，拓展市場，有時還可以緩解營銷者與消費者之間的矛盾 ，提高自己的信譽。 第六節 秘書的思維力 一、什么是思維和思維力 思維思維是人腦對客觀現實的反應，他所反映的是客觀事 物的共同的本質的特征和內在聯系。 思維具有兩個顯著的特征：一是間接性；二是概括性。 所謂間接性，是指通過其他事物的媒介來認識客觀事 物，即借助于已有的知識經驗來理解和把握那些沒有直接 感知過的或者根本不可能感知到到事務。 思維的概括性不僅表現在它反映某一類客觀事物的共同 的、本質的特征上，也表現

29、在它反映了事物與事務間的內 在聯系和規律上。 思維能力思維能力是指人們在思維過程中所表現出來的認識能 力，也是人們在思維活動中所表現出來的重要心理品質 二、秘書培養良好思維能力的意義 秘書人員培養良好的思維能力，對于高效地完成各項工 作具有十分重要的意義。 1、秘書良好的思維能力是其認識問題、解決問題的重要前 提； 2、秘書良好的思維能力使其創造性地進行工作的重要條件。 三、秘書思維能力的基本要求 （1）思維的廣闊：思維的廣闊：在思維活動中能夠抓住問題的全面，而又不忽視主要細節的 能力。既突出重點，又顧及全面。 （2）思維的精確思維的精確：在思維活動中考慮細致嚴密、準確充分。是秘書作風嚴謹的

30、重要體現。 （3）思維的邏輯思維的邏輯：提出問題清晰、明確，層次分明、有條不紊。 （4）思維的深刻思維的深刻：秘書要能善于從繁雜的事物現象中看到事物的本質，善于尋 找事物的內在聯系及其發展變化的規律。反應秘書的洞察力水平。 （5） 思維的敏捷思維的敏捷：在思維的過程中思維的速度快，當機立斷，能夠及時解決問 題。處理信息、處理各種緊急情況需要敏捷的思維能力。 （6）思維的靈活思維的靈活：思維過程中能夠根據具體情況隨機應變，相機而行。不能教 條主義。 （7）思維的創造性思維的創造性：思維追求獨立見解，尋找新的突破。 四、秘書良好思維品質的培養 首先，秘書人員應該不斷充實自己的知識經驗； 其次，秘書

31、人員要養成自覺思考的習慣，勤于動腦，善 于動腦。 一則秘書招聘：一則秘書招聘： 招聘職位： 總經理秘書 工作地區：深圳市 工作職責: 1、總經理日常行程的協調、安排； 2、協助起草總經理日常公文、報告等相關文書資料；促進相關工作的推進等 3、接待公司重要來訪的客戶； 4、負責公司會務的組織安排，會議紀要的編寫，并對決議事項進行催辦和落實； 5、負責處理總經理臨時交辦的其他工作。 基本要求: 招聘類別：全職 年齡要求：25歲-35歲 崗位類別：秘書 性別要求：不限 專業要求：管理、法律、英語、金融投資專業 工作經驗:3年以上相關工作經驗 要求學歷：本科以上 外語：英語（優秀） 招聘人數：1人 綜

32、合素質要求 1、良好的團隊合作精神、職業操守，活躍的思維、廣闊的視野； 2、工作主動、細致、嚴謹，文字、口頭表達能力強，突出的學習創新能力； 3、出色的信息收集、整理、分析、判斷能力和項目評估、策劃、決策能力； 4、良好的組織、執行、溝通、協調、談判、公關能力； 5、文字能力強，具備基本文秘素質、熟悉公文寫作，英語聽說寫能力強（良好的口語），熟練 運用辦公軟件；熟悉外貿操作流程；具有較強的獨立工作能力，有法律、秘書工作經驗者優先錄 用。 由這招聘廣告中可知，秘書的綜合素質要求主要反應在秘書的能力方面的要求：秘書需要 哪些基本能力和專業能力？ 案例：老總悶悶不樂時 這天早晨老總眉頭緊鎖，一言不發

33、地進了自己的辦公室，秘書于雪 跟他打招呼“早上好！”他也愛理不理的。老總平時和藹可親，常常跟 下屬開玩笑。于雪心想老總肯定遇到煩心的事了。 面對這種情況，于雪應該如何做比較合適？請說明理由？面對這種情況，于雪應該如何做比較合適？請說明理由？ 有這么幾種選擇，請作出評價： a、既然老總心煩，他肯定需要一個人獨自呆會兒，所以先不去管他。 b、心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等他決定，所以拿上 一疊文件到老總辦公室找老總批閱。 c、翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會安排。 d、泡上一杯濃茶送給老總，問他是不是要先休息一會兒。 e、馬上跟著老總進去，問老總出了什么事。 較好地處理這種情況反

34、應出秘書的哪些能力？較好地處理這種情況反應出秘書的哪些能力？ 參考： 本題的最佳選擇是d。 如果對方不是于雪的上司，僅僅是和她關系一般朋友，那么，選a應 該說是不錯的。但于雪現在畢竟是老總的助手，雙方之間至少還有工 作關系，所以，采取不聞不問的態度有些不合適。 選b肯定是不合適的，那樣表明于雪一點也不體諒上司的心情。 選c也不對，因為秘書畢竟只是秘書，無權代替老總作出任何決策。 c是一種典型的越俎代庖行為，是這幾種選擇中是最壞的一種選擇。 選e也很不妥當。老總不管是因為什么原因而心煩，他都沒有義務告 訴秘書；雖然秘書的熱情值得贊許，但她忘了自己僅僅是個秘書。 選擇d表明于雪恰到好處地把握了分寸

35、。作為秘書，對自己上司的煩 惱不可能不聞不問，因此給他泡上一杯濃茶體現了自己的關心；同時 在送茶時又僅僅是問上司需不需要休息，既沒有去探究上司的隱私， 更沒有自作主張地來安排上司的工作。在這種情況下，一個優秀的秘 書應該能憑直覺知道老總為什么悶悶不樂：也許工作壓力太大？也許 是為孩子的事操心？也許久等的客戶沒來？也許是昨晚與太太吵架了 知道老總為什么心煩，就可以作好相應的準備。（反映出秘書的 觀察力、注意力，想象力，思維力等）。 秘書的特殊能力 教學目的： 知識點：了解特殊能力與一般能力的關系；理解組建科學合理的能力結 構的重要意義；掌握秘書人員應該具備的能力結構。 能力點：知道秘書人員各種特

36、殊能力的基本要求；會用職業能力方法檢 驗自己的特殊能力；掌握秘書人員各種特殊能力的培養方法。 教學重點與難點： 秘書人員的能力結構、秘書各種特殊能力的基本要求和培養方法。 教學方法：案例分析、學生討論與教師講授相結合。 教學內容： 1、秘書的能力結構； 2、秘書的表達能力； 3、秘書的信息處理能力； 4、秘書的活動能力； 5、秘書的應用能力； 6、秘書的創造能力； 秘書的特殊能力秘書的特殊能力 秘書 的能 力結 構 秘書書 的表的表 達能 力 秘書 的信 息處 理能 力 秘書 的活 動能 力 秘書 的應 用能 力 秘書 的創 造能 力 秘書 的職 業能 力測 驗 第一節 秘書的特殊能力結構 表

37、達能力 信息處理能力 活動能力 應用能力 創造能力 口頭表達能力 書面表達能力 收集、整理、 加工、提供 交際能力 組織管理能力 協調能力 書寫能力 操作技能 預測能力、應變能力、 評估能力 探尋能力、創新能力 秘 書 的 特 殊 能 力 結 構 參考：本題的最佳選擇是c。 選a之所以不合適，主要是沒有考慮到對方的感受。對方會想：既然你們孫總在公 司，只不過是在開會，那為什么就不能抽幾分鐘來接個電話呢？你們不是經常高喊“ 用戶就是上帝”的口號嗎，為什么在這個時候你開會的事就一定比我的事重要呢？對 方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語氣委婉，態度謙恭，但她這樣的回答仍 然是不合適的。 選b也

38、不合適。對方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點鐘，那心里肯定 不是滋味。 選d明顯不合適，因為公司有規定，領導人開會時一般不接電話，于雪未經孫總同意 就答應對方，那不僅違反了公司規定，而且是非常草率的，如果孫總不來接電話，那 她又如何答復客戶呢？ 選e也是不合適的，于雪這樣回答多少會讓對方覺得孫總是不愿意接他的電話或者 是在有意回避他。如果對方出現猜疑，那就不利于雙方今后的合作。 選c是比較合適的，因為當于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向孫總悄悄匯 報，聽取他的指示，如果孫總認為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這 樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知孫總上哪兒去了，回頭

39、見著孫總，我們就給 您去個電話，您看這樣可以嗎？”如果孫總愿意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總 。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進退自如。 第二節 秘書的表達能力 一、表達能力的涵義 秘書的語言表達能力是秘書的一項重要能力，也是一種基本功。語 言能力反映人的思維能力、社交能力、以及性格、風度。一個人在工 作組織會議、參謀獻策、撰寫文件，上傳下達工作指令，接待來訪， 參加社交活動，發表演講和個別交談都需要語言表達能力。 二、表達能力的作用 案例：業務經理的非難 市場部要求元旦搞促銷的報告由秘書于雪送到總經理那里已經有三 四天了，但由于馬上要召開董事會，總經理根本沒時間批復。這天上 午市場部的副

40、經理來到于雪的辦公室，質問她辦事為什么這么拖拉， 不趕緊總經理把報告批了。 面對市場部副經理的話，于雪應該如何回答？ 現在于雪有這么幾種選擇： a、“您沒看老總天天在開會嗎？他哪有時間！” b、“好，我幫您催催！” c、“我早就把文件送過去了！” d、“我又不是老總我怎么知道？” e、“您要是急您自己去找老總呀！” 對于以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適？這個 過程中最能突出秘書的哪種特殊能力？ 參考：本題的最佳選擇是b。 選a不能說錯，因為它如實反映了事情的真相，但作為一個職業秘書，這樣 做對自己的要求又太低了：一是不能用這種冷淡的態度對待別人，更何況對 方的職位比你高；二是對待這種比較緊

41、急的文件，作為秘書應該想辦法讓老 總急件急批，沒有做到這一點，也可以說是種失職。 選c是種典型的敷衍塞責行為，因為這樣僅僅是把自己當作簡單的“傳聲筒 ”或“郵差”。 選d是一種態度比較惡劣的行為，用這種態度說話，不僅忘了自己的職責， 更重要的是這種無形的優越感遲早會讓自己在公司面臨四面楚歌。 選e與選擇d差不多，只是態度更加惡劣一些罷了。 選b之所以最合適，是因為于雪在對方有明顯誤解甚至不太友好的情況下， 沒有與對方“對著干”；態度積極，不僅可以在無形中化解對方的怨氣，而 且也給了對方的面子，因此，至少可以保證矛盾不會激化，維持了雙方和諧 的關系。至于能不能讓老總盡快把文件批下來，那是另外一回

42、事。 三、秘書的表達能力及基本需求 秘書工作者的表達能力也是有其職業的特定要求的。一個優秀的秘書人員 的表達能力要符合下列要求： 要準確準確：秘書人員無論是說話還是起草公文，都必須做到準確。在表達中 不論是選字用詞、判斷推理、多種綜合，還是闡釋觀點、表述意見、引用材 料，以至語氣的把握，標點的使用，格式的安排，都必須準確無誤、無懈可 擊 要嚴密嚴密：秘書的表達要做到嚴謹周密，不能出現遺漏，丟三落四。秘書要 充分了解表達對象的特征，準確把握對方的意圖和需求，充分認識語言表達 的環境，講究表達的時機和方式。 要簡明：簡明：善于抓住實質性的東西，在準確嚴密的基礎上，用簡短的語言敘 述出來。無論是口頭

43、表達還是書面表達，都要力求用最精練的語言，表達出 最必要的內容，做到“文約而意豐”，“言簡而理周”。羅嗦冗長，是秘書 表達的大忌。 要迅速迅速：秘書活動時效性強，在寫作時要練就“出手成章”、“出手一篇 稿”的快速寫作能力。口頭表達也同樣需要口齒伶俐、流暢清晰、應對及時 。 四、秘書良好的語言表達能力具體表現在哪些方面 一個人的語言能力主要表現在語言的分量、語言的邏輯性和語言的幽默 感三個方面。 語言的分量是由詞意和態度兩因素構成。詞意是指語言的本意，態度 是指表達時的輕重緩急和所持的表情、情緒。語言的詞意要求語言能準確的 表達思想，不要詞不達意，廢話連篇。一個人需要注意語言分量，貶意的語 言分

44、量過重，容易令人傷心，背上思想包袱；如果過輕，則達不到啟發人、 震動人、教育人的目的。反過來，褒意的語言過重，容易使人驕傲自滿；過 輕則對人起不到鼓舞作用，也許會令人失望。 語言的邏輯性，就是要使語言嚴謹、有條有理，無懈可擊、令人信服 ，要做到前后呼應，因果聯系緊密，這樣就能緊扣聽眾的心弦；否則，就會 顯得羅嗦，冗長，言之無物，東扯西拉，令人乏味。 語言的幽默感，能使一個人更好地團結群眾，造成親松、愉快的氣氛， 促進與被一個人的思想，感情的交流，使群眾更容易接受自己的 五、秘書表達能力的培養 （一）必須學習語言，掌握語言 （二）必須進行實踐 第三節 秘書的信息處理能力 一、信息及其特性 信息是

45、一個社會概念，它是社會共享的人類一切知識 、學問以及從客觀現象提煉出來的各種消息總和。 一、一、秘書處理信息秘書處理信息的重要性的重要性 （1）秘書處理信息可以維持一個單位正常運轉 （2）秘書處理信息可以全面掌握情況，及時發現問題 （3）秘書處理信息是當好參謀與助手，為領導決策服務的 一種有效方法。 二、二、 秘書收集信息的作用秘書收集信息的作用 (1)廣泛、周密、經常地收集情況和資料(信息)，起領導的 耳目作用。 (2)協助領導制定工作規劃、計劃以及各種政策、法令，起 到領導的參謀作用。 (3)協助領導宣傳貫徹領導機關的各項決策，督促檢查決策的 執行情況，起到領導的喉舌作用和信息反饋作用。

46、(4)協助領導與各方面取得工作聯系，起到橋梁作用。 (5)協助領導處理各種事務性工作，起到領導的助手作用。 三、秘書處理信息的基本要求 （1）信息的收集方面，秘書人員不應該坐在辦公室里被動地接受 信息、等信息，而應該積極主動地去收集信息。 （2）信息的歸納整理方面，秘書將收集整理來的信息進行歸納分 類，即要根據信息自身的特征將同一種類的信息集中在一起，這 是信息加工的初級階段。 （3）信息篩選鑒定方面，秘書人員必須能夠對各種信息進行分析 加工、概括和總結，這是信息處理的重要環節。 （4）信息的提供利用方面，秘書人員收集信息、加工處理信息， 七目的就是為了利用信息，為領導服務，為上下級機關服務，

47、為 群眾服務。 四、秘書信息處理能力的培養 1、增強信息管理意識 2、掌握科學的信息處理方法 案例：部門經理之間的矛盾 李明是公司銷售部總經理，劉峰是市場部的副總經理。公司剛成立的時候 ，他倆都在銷售部，是工作上的搭檔。但他們兩個人工作作風完全不同，李 明在工作上一向大刀闊斧，而劉峰則精益求精。由于兩人性格上的差異，再 加上一些個人之間的恩怨，所以幾年來他倆一直不和，這在公司內部幾乎是 公開的秘密。老總剛從集團總部調來不久，想打開歐洲市場。于是準備派李 明和劉峰去參加下個月的萊比錫國際博覽會，同時考察歐洲市場。秘書于雪 在與老總接觸過程中無意中知道了老總的這個想法。 面對這種情況，于雪應該如何

48、處理？ 現在于雪有這么幾種選擇： a、如果老總問自己派他們兩人帶隊去歐洲是否合適，就說自己不清楚。 b、 主動向老總報告：聽銷售部于娜說，劉峰與李明曾在飯堂動手打過架。 c、如果老總問自己劉峰與李明的關系如何，就說他們兩人因為性格等方面的原 因，在工作中確實有些矛盾。 d、如果老總不問自己就不說這件事。 e、 如果老總問自己，就說他倆性格有些合不來，但并不影響他們一起帶隊去歐 洲。 參考：本題的最佳選擇是c。 選項a不太合適。對于秘書來說，不卷入公司管理人員的是非恩怨的漩渦之中去是對 的，這是秘書做人的一條基本原則。但是，在老總問起這件事之后，對一件“公開的 秘密”仍裝聾作啞，明哲保身，不以公

49、司利益為重，則是一種不負責任的行為。這種 秘書不配稱之為“上司的助手”。 選項b則是走向了另一個極端。作為秘書，為上司收集信息是一項主要工作；在給上 司提供信息的時候，既不能掐頭去尾，也不能添油加醋。所以，對“道聽途說”的“ 打架”事件，就不應該匯報給上司。 選項d也不適合。如果沒有上司安排這兩人去歐洲這件事，作為秘書來說的確沒有必 要去主動匯報這種事，因為上司每天要接受那么多信息，如果再把這種管理人員個人 之間的糾紛匯報給上司，那實際上就是對上司進行“信息污染”。但是，在得知上司 的這種意圖后，這種“雞毛蒜皮”的事就不再是無足輕重的了，它可能影響這次歐洲 之行的實際效果，所以，知情不報是一種

50、不負責任的行為。 選項e錯就錯在秘書在代替上司作判斷。讓上司了解這兩人性格不合是對的，但是， 會不會影響這次歐洲之行，應該讓上司自己去作判斷。秘書越俎代庖、自作聰明往往 是最讓上司討厭的。在一般情況下，1加1是等于2；但作為秘書，你只要告訴上司“1 加1”這個事實就行了，至于結果是2還是10，由上司自己去判斷。 選c之所以正確，是因為秘書作為助手向上司提供了一條有助于上司決策的信息。至 于上司根據所提供的信息如何作出決策，那是上司自己的事情。對秘書來說，應向上 司提供有用而且是必需的決策信息。 第四節 秘書的活動能力 一、秘書活動能力的主要內容 （一）人際交往的能力 （二）組織管理能力 （三）協調能力 二、秘書活動能力的基本要求 （一）人際交往的能力 1、要主動 2、要熱情 3、要禮貌 （二）組織管理能力