13.項目工程文件資料管理標準項目工程文件資料管理標準1 范圍1.1 本標準規定了風電項目部工程文件資料管理的有關內容。1.2 本標準適用于項目部工程資料文件的管理。2 工作依據2.1科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T11822-20082.2國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范DA/T28-2002（本條是針對屬國家重大建設項目的工程）2.3重大建設項目檔案驗收辦法（國檔發20062號）2.4電力工程達標投產考核標準（2006版）（工程檔案篇）2.5電力工業企業檔案分類規則及分類表（國家電力公司2002版）2.6照片檔案整理規范GB/11821-20022.7電子文件歸檔與管理規范GB/T18894-20022.8電力工程竣工圖文件編制規定DL/T5229-20053 管理內容3.1 文件和資料收集的范圍3.1.1 國家標準、部頒標準、規范及相關質量標準。3.1.2 工程設計文件：包括設計施工圖、廠家圖紙、設計修改通知單、設計變更聯系單及與工程有關的資料。3.1.3 工程安裝文件：包括施工任務手冊、施工組織設計、施工現場臨時建筑設計文件、施工機具資料、施工作業指導書、工作聯系單。3.1.4 工程驗收文件：包括工程安裝記錄、質量驗收單、驗收簽證書、竣工資料。3.1.5 管理性文件：包括質量手冊、程序文件、涉及產品質量和技術管理性文件。3.1.6 合同文件：包括施工合同、分包合同、訂貨合同、招投標文件。3.1.7 其他資料：包括施工過程中的見證資料、聲像資料、工程總結等。3.1.8 注意技術文件資料的保密性。即對外復印或拷貝時應請示主管領導，防止技術資料的商用價值的損失。3.2 文件和資料歸口部門承建工程歸檔文件劃分表序號歸檔文件責任部門協作部門備注1工程設計資料項目工程部-2工程建設文件項目工程部-3工程監理；質量監督文件項目安全質量部-4會議紀要項目工程部各形成部門5工程階段性匯報、考核項目安全質量部-6工程合同；協議公司市場經營部項目經營部7招投標文件公司市場經營部項目經營部8工程概決算；工程概預算；工程定額公司市場經營部9施工組織設計公司工程部項目工程部10開、竣工報告項目工程部-11技術要求；施工圖會審；施工記錄項目工程部項目安全質量部12施工勘測；土巖試驗報告項目工程部項目安全質量部13基礎處理項目工程部項目安全質量部14焊接記錄；試驗報告項目工程部項目安全質量部15調試、校記錄；調試報告調試單位項目安全質量部16質量驗評項目安全質量部-17事故、缺陷記錄和處理報告項目安全質量部-18原材料、構件和設備出廠證明書項目工程部-19原材料抽檢理化試驗報告項目安全質量部-20設計變更；材料設備代用記錄項目工程部項目安全質量部21分部試運和整套啟動調試運行記錄調試單位-22竣工圖各專業部門項目工程部23竣工驗收文件項目工程部24工程總結項目工程部-25工程創優評定項目安全質量部項目工程部26光盤、照片和聲像資料項目工程部項目安全質量部4 管理內容與要求4.1 整理與歸檔要求4.1.1 應遵循項目文件的形成規律和成套性的特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。4.1.2 施工文件以單位工程為單位進行整理，按分部或分項工程次序依次組卷。4.1.3 案卷及卷內文件不應有重份，不同保管期限的文件為一卷時，期限從長；不同載體的文件分別組卷。4.1.4 編制聲像檔案時，應進行著錄。即附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內容。4.1.5 所有工程文件資料應如實反映，不得擅自修改、偽造或事后補做。4.2 質量要求4.2.1 歸檔文件必須字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續完備。4.2.2 打印件字體、字號必須統一，符合字跡的耐久要求。4.2.3 歸檔的施工文件應為原件，應有責任人親筆簽名，不能以蓋章和打印代之，并要注明日期。4.2.4 電子文件的制作應使用不可擦寫型光盤。4.2.5 竣工檔案案卷的裝訂、制成材料和卷皮規格必須符合科學技術檔案案卷構成的一般要求。4.3 工程文件資料的管理程序4.3.1 施工作業指導書、施工技術措施的編制、審核工作由項目工程部歸口管理。施工作業指導書、施工技術措施由各專業工程師編制。工程部組織相關部門會簽，經批準后配置，發放至相關單位，原件存資料室（原件必須是統一規定的打印件，原件內容不得用筆隨意更改或添加）工程完畢后整理歸檔。4.3.2 備料計劃由施工單位編制，工程部審核，總工批準，發送至風電公司本部資產管理部采購，資料室留存備查。4.3.3 其它與工程有關的文件、會議紀要、記錄、合同、協議、傳真等由經辦部門送交一份給資料室存檔。4.3.4 廠家設備開箱由工程管理部歸口，開箱后的廠家資料原則上由業主方檔案室歸口。若有多份原件資料，由業主方提供1份原件資料給施工方資料室；僅一份原件資料，由業主方提供復印件給施工方資料室。4.3.5 各級技術人員應做好施工原始記錄工程師（質檢員）日志。記錄應詳細，要具體到每一個項目的工作內容、土建交安情況、工程量、進度及工日、人員、技術、質量、材料、機具使用的各方面情況，做到有據可查，重要的施工項目原始記錄必須進入竣工檔案資料內，統一由資料室歸口，整理成檔交公司檔案室。施工技術人員的原始記錄待工程完畢必須上交項目部資料室歸檔。4.3.6 工程部專業工程師應將本專業范圍內各方面重要情況做好記錄，包括對外（設計）相關因素、環境因素均應記錄，對重要工序的進展及存在的問題（缺陷）提出申請并協同攝影人員做好工程攝錄像，并對錄像和照片進行整理歸檔。4.3.7 聲像電子實物分別由項目工程部、安全質量部及綜合經營管理部歸口管理，各自負責分管范圍內的進度（各主要控制點）、質量、安全及現場文明施工等方面的照片、底片及聲像電子材料收集整理工作。聲像材料必須詳細記錄時間、地點、人物、攝錄人。聲像資料的收集要完整，各種文字說明要準確。歸檔的聲像材料必須是原版、原件。工程竣工后，由項目資料室整理成檔移交公司資料檔案室。4.3.8工程大事記是一個工程整體的體現，大事記內包含具體工作內容、日期、氣候、氣溫、設計、土建、設備、材料、質量、安全等其它問題。要求工程部、指定專人每天作好記錄，各單位工程大事記每月及時返饋回資料室保存。工程施工完畢由工程部整理作為工程資料存檔。4.3.9 各部門和施工單位管理好科技檔案的同時也應做到電子版本的拷貝、匯總和整理工作。CMIS服務器中所有數據在項目竣工時用不可擦寫光盤制作交公司檔案室保存。4.4 工程資料管理流程（見附圖）5 竣工檔案資料的移交5.1 根據重大建設項目檔案驗收辦法組成3-5人的項目檔案驗收組。5.2 項目部應根據工程檔案整理情況向公司總經理工作部申請檔案驗收并填寫建設項目檔案驗收申請表（見附錄C）；項目檔案驗收應在項目竣工驗收3個月之前完成。5.3 項目檔案驗收以召集驗收會議的形式進行。5.4 檢查項目檔案，采用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式。抽查檔案的數量應不少于100卷（指重大建設工程），或按1000卷以上按15%、1000卷以下按30%的比率抽查；抽查重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等。5.5 工程全部竣工后，經驗收合格，向業主方和公司檔案室移交。5.6 移交時間：項目投產后1.5個月內移交業主或建設方；2個月內移交公司檔案室。5.7 移交業主或建設方為一式二份（原件）或按合同規定；移交公司檔案室為一份原件。6 施工技術資料的使用6.1 施工技術資料的使用，必須建立健全的借閱制度，根據不同密級，履行相應的審批手續，借閱人員必須辦理借閱、抄錄、復制等手續。施工技術資料一般不向外單位借出，若外單位需借閱或對外交流，則必須經項目總工程師批準。6.2 科技資料管理人員對借閱或歸還的技術資料，應詳細檢查、登記（或注銷）。7 作廢文件資料的管理7.1 經修改的文件、資料由歸口管理的職能部門發放到持有原文件的單位，并應及時收回原文件。7.2 文件（圖紙）作局部修改時，以“該文已局部修改見：”或“該圖已局部修改見：”標識，并在冒號后標注其修改的來源。7.3 經文件發放的主管部門回收的作廢文件應進行統一處置。需保留用作備查或參考的作廢文件，必須在封面蓋上“該文件已作廢”印章。8 信息化管理8.1 由于計算機的普及和信息化管理的要求，各管理部門必須切實作好項目部內部局域網的建設和規劃工作，所有上網信息必須及時更新，并加強電子版本的拷貝工作。8.2 科技檔案中都附帶相應的電子版本，特別是竣工資料，內容必須與電子版本一一對應，項目部工程管理部負責做電子版本的拷貝、匯總和整理工作。8.3 工程竣工檔案的每一條信息都要進入CMIS系統，圖紙、相片可進行掃描后作為附件存入系統，工程檔案的移交必須在CMIS系統中完成。9 技術標準及專業圖書等管理工程管理部負責有關國家標準、部頒標準、規范及專業圖書等的訂購、發放、回收。資料室存放一套完整的，以便各管理部室的借閱。借閱者使用一段時間后應及時歸還。孤本書不外借。附圖：工程資料管理流程圖編 目保 管提供利用移交公司檔案室做好發放、借用（歸還）、查閱、復制記錄發 放由主管領導對工程資料進行配置后再發放借用歸 檔查閱復制根據湖南省火電建設公司檔案管理標準進行編目登 記整 理分 類根據國家電網（6-9大類）總文檔200229號火電企業檔案分類表進行分類按照科學技術檔案案卷構成的一般要求GB