1 公關公司全套詳細活動策劃執行方案公關公司全套詳細活動策劃執行方案 一 活動策劃執行流程圖一 活動策劃執行流程圖 一 接洽流程接洽流程 2 2 二 策劃流程策劃流程 3 3 三 管控流程管控流程 3 3 四 標準管控工具 標準管控工具 甘特圖表甘特圖表 4 4 二 活動策劃執行詳細方案二 活動策劃執行詳細方案 TOCTOC o o 1 3 1 3 h h z z u u 一 前期準備 4 4 1 1 前期準備的宣傳類 前期準備的宣傳類 5 2 2 前期準備的物品類 前期準備的物品類 6 3 3 前期準備的其他 前期準備的其他 6 二 活動現場 8 8 三 后期工作總結流程 一 活動策劃執行流程圖一 活動策劃執行流程圖 2 項目接洽項目接洽 項目接洽流程項目接洽流程 策劃方案策劃方案 項目策劃流程項目策劃流程 項目籌備項目籌備 項目執行項目執行 執行總結執行總結 人員分組 物料準備 現場臺本 活動策劃 宣傳策劃 預算 物料申請 審物料申請 審 核流程核流程 現場照片 媒體剪報 客戶評價 執行人員評估 執行管控流程執行管控流程 開拓 整合資源 規范 專業執行 構建 完善模式 一 接洽流程 一 接洽流程 3 任務分工任務分工準備工作準備工作主要工作要求及內容說明 主要工作要求及內容說明 洽談重點洽談重點參與人員參與人員聯系方式聯系方式完成時間完成時間備注備注 初步接觸 初步接觸 公司宣傳冊及相關資料 本公司自有優勢資源 活動經驗 了解項目規模 場地及其可操作性 了解合作方關鍵人物 組織機構 合作意向 資金條件 了解對方的想法和建議 1 細節洽談 多次 細節洽談 多次 自有資源 案例介紹 PPT 文檔 項目初步策劃案框架 包括 活動主題 形式 主要內容建議 執行流程安排 大體 預算 討論策劃案 獲取客戶對活動的具 體要求及意見 獲知項目的著重點及難點 客戶的傾向性 2 項目匯報項目匯報 根據客戶意見修改后的策劃案 包含策劃 執行方案 宣傳策劃案 詳細預算 準備匯報用投影儀 手提電腦 方案 PPT 文檔 策劃文案打印 裝訂成冊 匯報流程安排 開場人員 主要講述人員 答疑人員 項目匯報 合同條款認定 二 策劃流程 二 策劃流程 任務分工任務分工參與部門參與部門討論重點討論重點會后工作會后工作備注備注 初次策劃會議聯絡人 活動策劃 執行統籌 活動部負責 人 項目背景 需求 是否值得繼續跟進 活動概念和形式 撰寫初步策劃案 報策劃總監與分管副總 談判后 協調會議 聯絡人 活動策劃 執行統籌 活動部負責 人 制作統籌 設計師 信息專員 媒介負 責人 客戶意見 策劃案大體框架 形式和內容設計 項目基本成本 宣傳炒作重點 撰寫策劃執行方案初稿 含策 劃方案 宣傳方案 預算方案 方案由設計師進行精包裝 細節談判后聯絡人 活動策劃 執行統籌 活動部負責 客戶意見 撰寫策劃執行方案定稿 包括 4 協調會議人 制作統籌 設計師 信息專員 媒介負 責人 部門總監 內容 執行細節確定 現場效果圖 宣傳方案確定 物料方案 預算方案 成本 報價 活動內容 執行流程 人員分工 宣傳計劃及預算 擬定合作協議 確定需外包工作并開始聯絡 演藝 制作 場地等 確定執行工作組 合同簽訂后 協調會議 執行工作組成員 項目分解及完成時間圖表 甘特圖 安排各項工作 項目正式立項 落實各項資源 外包 執行管控 三 管控流程 三 管控流程 管控環節管控環節主要工作要求及內容說明 主要工作要求及內容說明 洽談重點洽談重點參與人員參與人員聯系方式聯系方式完成時間完成時間備注備注 時間管控 時間安排表和節點控制 活動進行的時間是不可更改的 時間管理必須根據活動進行 的時間來倒推 供應管控 要是指對活動的服務 設備及物質資料的供應的管理 對外包服務的管理 比如在活 動執行過程中會涉及到食宿 交通 燈光 音響 舞臺 服裝 道具 特技 錄制等 這些對專業活動運營公司大都采取外包的模式 那就需要對外包的供應商進行有效管 理 人力管控 活動現場負責人 團隊的人員配置和管理 甚至包括現場志愿者的管理 四 標準管控工具 甘特圖表 四 標準管控工具 甘特圖表 任務 任務 把活動管理各個區域的工作分解成為一個個易于管理的任務或活動 5 時間段 時間段 對每一個任務設置一個時間段 需要考慮的因素是開始和結束的時間 優先順序 優先順序 設定任務的優先順序 節點 節點 因為此表是用來監控活動的進展情況的 所以對于那些特別重要的任務要指定為節點 并在圖表中標記出來 分工 分工 每一個任務對應參與的人員 節點處找第一負責人 二 活動策劃具體執行詳細方案二 活動策劃具體執行詳細方案 一 前期準備一 前期準備 任務分工任務分工主要工作要求及內容說明主要工作要求及內容說明負責人負責人聯系方式聯系方式完成時間完成時間備注備注 一 前期準備的宣傳類 一 前期準備的宣傳類 1 活動策劃書 要籌備一次活動我們都會先有初步的計劃 這樣我們就需要先做一份比較完整的 活動策劃書 這樣比較方便接下來活動的開展 更重要的是要讓上級認可這份策 劃書 策劃書最主要的是目的意義 活動內容方式及經費預算等 2 正式發文 一次活動能否成功的完成還需要得到更多單位的支持和配合 這樣就少不了一份 正式的發文 這也是一個很好的宣傳方式 發文要規范 如文號 主題詞 抄送 單位等 3 懸掛條幅 張貼海報 設置氣拱門 電子屏 要完成以上這些宣傳形式還是有一定的程序的 首先這些宣傳形式的文字內容都 要由上級確認 并通過相關部門的審查 然后在校園內宣傳 4 幕布 目前的活動一般都有背景幕布 我們需要事先量好尺寸大小在經過設計 最后懸 掛 如操場邊鐵絲網寶麗布廣告最大的是長 3 米 高 3 米 學生活動中心條幅 長 9 米 高 0 8 米等 5 借用展板展板是用于活動的宣傳 張貼海報等 6 制作邀請函和節目單 一場活動我們為了擴大宣傳都會邀請領導和嘉賓蒞臨現場 這樣我們先制作好要 邀請函并進行派發 現在最流行的恐怕是學生自己設計的正面是邀請函背面是節 目單 并卷成圓筒形綁細綢帶紅色 A4 或 B5 大小的紙張 這樣做一來可融入創意 6 二來也還美觀 三來節約 這點特別讓許多領導肯定 7 演示文稿 PPT 現在越來越多的活動需要用到多媒體 PPT 就是其中一項 例如座談會 講座等之 類的這些活動都會經常用上 所以演示文稿我們要事先準備好 當然還有投影儀 和電腦 這點要注意的一是要有組織的標志 二是要考慮到現場播放出來的效果 就是說背景顏色與文字的對比要比較明顯 三是內容的規范 8 聯系校內外媒體 要做到三化 聯系常規化 經過多次與一個記者聯系 就會建立感情 以后報道 就容易了 接待程序化 如要到宣傳部審批入校手續 由專門的工作人員進行接 待 準備相關材料 新聞通稿格式化 給媒體的新聞共三段 第一段寫時間地點 主題參與人員 第二段寫活動過程 形式 第三段寫意義 同學反應 這樣寫可 以減輕我們的壓力 也方便媒體朋友找出他們各自的興趣點 9 領導及嘉賓發言稿 一般活動的開場或是總結我們還會邀請主要的領導嘉賓發言 有些領導和嘉賓對 我們的具體活動還不是十分了解 所以我們最好先準備好一份領導及嘉賓的發言 稿 以備不時之需 領導發言是一個活動的靈魂 因為對活動的肯定 活動的意 義 對青年學生提出的希望都要由領導講出來 當然了 這個發言稿一定要由這 個組織的最高指導者定稿 10 主持稿 為了使主持人能夠對節目進行順利的銜接 為了讓所有工作人員對整個活動具體 流程都了解 提前把主持稿寫出來是很必要的 11 準備拍攝相機 攝影 機 這個環節每個組織都會強調 但我有幾個建議 一是如果很重要的活動 最好邀 請專業的人士 二是如果場面很大 最好準備廣角照像機 三是要同時準備多臺 12 獎狀設計及制作要注意規范 美觀和時尚 13 熱氣球 彩旗 有些活動需要營造出熱烈 喜慶的氣氛 這樣熱氣球與彩旗就是最好的選擇 不 但可以營造氣氛還可以擴大宣傳 當然 這個視活動的經費而定了 二 前期準備的物品類 二 前期準備的物品類 1 水 無論是活動前期的籌備還是活動的現場我們都要準備好足夠的水給工作人員及領 導與嘉賓 2 地毯 無論是晚會舞臺上的還是會議道路門口上的 現在很多的活動我們都需要鋪上地 毯 3 燈光 音響等設備現在的活動特別是室外的活動我們都要用到燈光和音響 而這些設備通常我們都 7 沒有 所以要先去租借 一個原則 夠用就可以了 不要增加一些花樣 沒有什 么大作用 4 準備簽到本 中性筆 毛筆 現在的許多活動都有簽到這一環節 特別是會議這種類型的 所以我們事先要準 備好簽到表和簽到筆 如果是畫展則需要準備好簽到本與毛筆 5 花 許多活動的場景布置都需要用到鮮花 例如 會議桌上 致詞臺上 茶幾上 還有就是上臺獻的花環或是花束 這些花都要按照不同場合提前準備好 6 禮花炮 很多晚會等類型的活動在開場或是結束的時候都會放禮花炮 所以在舉辦這些活 動時我們要準備好 同時要安排好放禮花炮的人員 當然了 這個也是能省則省 7 水果盤 水果 現在的社會越來越人性化 所以許多活動的桌上我們都會擺放水果 不一定要貴 但一定要對 如新鮮 易食用等 這個環節也要注意擺放抽式紙巾 8 桌椅 許多的活動都需要用到桌椅 特別是室外的一些活動 這些桌椅我們都要事先借 好擺放好 條件允許還要增加桌布 感覺更正式 9 觀眾座位安排表制作 及張貼 事先就要劃分好區域 在座位貼上座位表 10 領導座位簽 牌 正式會議的桌前 晚會的領導以及嘉賓席等都需要事先擺放好座位簽 牌 11 帳篷 一些在室外的活動我們要考慮到天氣變化的問題提前準備好帳篷 主要用于音響 燈光和工作人員的避雨 12 預定工作餐 重大活動和長時間的活動要提供工作餐 因為實在是太辛苦了 當然 這只是組 織的一種心意 不用吃得好 但要吃得飽 13 觀眾服裝 有部分的活動需要觀眾的服裝的統一的 我們要按照活動的需求事前制作或是租 借 14 哨子 熒光棒 如果是晚會這一類型的活動我們為了活躍現場的氣氛可以事先準備好哨子和熒光 棒 活動之前分發給觀眾 小商品批發市場可以用很便宜的價錢買到 15 小禮品 如果是游園活動或是晚會一般會有互動環節 我們自然還要準備些小禮品送給積 極參與的觀眾 16 提示板 若是訪談這一類型的活動 我們為了保持隨時和主持人的聯系還應該準備好提示 板 17 借用禮儀服 鞋子 禮儀盤 許多的活動現場都需要用到禮儀 比如座談會或是頒獎典禮等活動 我們則需要 聯系好禮儀隊 并事先要準備好禮儀服 鞋子 禮儀盤等 8 三 前期準備的其他 三 前期準備的其他 1 確定到場的領導及嘉 賓 活動之前要確定好會到場的領導及嘉賓 這樣我們方能準確的做好座位簽 牌 安排好座位 2 邀請評委如果是賽事性質的活動我們還要提前預約好評委 3 確定主持人 所有的活動在開始之前我們都要先與主持人溝通 商量好一些細節的東西 主持 人的選擇要很慎重 性質不同的活動就要選擇風格不同的主持人 4 活動場地借用 無論是室內還是室外的活動 都需要活動場地 為了保證活動能夠如期開展我們 一定要之前就審批好場地 5 管弦樂隊 背景音樂 會議 座談會 頒獎儀式 講座之類的我們一般要先準備好管弦樂隊和背景音樂 以營造現場氣氛 6 特殊用電 活動基本都需要用電 特別是室外的活動 我們都要事前提出申請 審批好電 如果需要電纜 則要提前聯系好 7 擺放節目單 礦泉水 等 在許多時候 領導會要求我們把節目單與礦泉水擺放規范 如橫豎都成一條線等 8 活動前現場衛生清掃活動開始之前要把衛生清掃一遍 重點包括洗手間 抽屜等 9 確定禮儀及頒獎順序 如果活動包含頒獎儀式我們則需要提前確定禮儀的頒獎順序 這樣方能更好的保 證會議的順利進行 對于這一點 只有經過彩排才能保證質量 在許多時候 彩 排了還是不能很好的完成 因為變數實在太多了 如領導 臨時調整等因素 10 安排基本觀眾 許多的活動到場的觀眾是不能保證人數的 為了活動的需要有時我們需安排基本 觀眾 要強調的一點是最好能找到喜歡這種活動的人來參加 否則他們出去就會 四處進行活動的負面宣傳 11 更衣間 化妝間 化 妝人員 化妝物品 如果是室外的活動 例如晚會 游園會這些類型的在租借活動場地之時我們要一 起準備好更衣室與化妝間 當然化妝人員和化妝物品也自然不可少 聽說這點有 許多化妝公司都喜歡幫忙 12 后勤人員安排 現場 秩序維護人員 催場人員 晚會 游園會等這些活動的現場一般會比較的混亂 所以在之前我們要先安排好 后勤人員 現場秩序維護人員和催場人員 13 互動環節發問的問題 及發問人員的準備 在講座 訪談和座談會議上一般會有互動提問環節 我們為了確保場面不冷場還 應該提前準備好相關的問題 如果實在是沒有人提問 那就由我們安排好的人來 提問 9 14 路標制作及擺放 如果我們活動的現場比較不容易找到或是有邀請校外的嘉賓我們還需要事先做好 路標 方便大家到場的時間 如果是重大活動 就需要一些有明顯服裝標志的志 愿者站在重要地點 如學校大門口 轉彎處等舉著指示牌來引導 二 活動現場二 活動現場 1 現場停車位安排 如若活動是比較大型的 我們還要與保衛處取得聯系 準備好停車場地 安排好 停車引導人員 2 貴賓室 校園相對簡單 但許多時候 領導來早了 總要有地方讓他先休息一下吧 這就 是貴賓室 我們的布置不一定很高檔 但水 水果 紙巾 講究衛生等還是少不 了的 3 現場全程拍攝為了做好后期工作的宣傳和總結我們要安排人員全程拍攝 4 簽到 禮儀迎接領導 嘉賓及合影 當領導和嘉賓到來時我們要讓禮儀進行迎接 獻花 如果有需要我們還要合影留 作紀念 然后禮儀引導領導及嘉賓入席 5 司掌員為了保證現場的氣氛我們最好先前安排好司掌員 6 維持現場秩序 安全 員 為了保持整場活動的秩序 我們要讓負責安全人員在現場維持秩序 最主要的是 確保在突發情況下 現場不慌亂 一般情況下 安全員主要負責不要讓觀眾在領 導前面不停的走動 所有人員均從后排走動 包括拍照 攝像 要適可而止 7 現場話筒傳遞當到了互動環節需要觀眾發言時 我們要事先安排好禮儀專門傳遞話筒 8 觀眾的調整 如果活動開始前觀眾還沒坐滿 就要迅速將后面幾排的觀眾調整至前面 保證活 動場面 9 記者接待要保證記者的座位 行動的自由等 10 活動的開始 一定要由總負責人說的算 不是一定要按照原計劃的時間開始的 可能會根據現 場的實際情況提前或者推后 11 領導介紹 許多領導不是提前