文件管理與文書書寫規范 三級醫院評審系列培訓2018年4月 院辦公室 王翠英 01 醫院文件管理 文件是實現醫院管理體系建設的基礎 醫院根據國家和行業有關法律法規標準 或針對醫院運行中存在的重要缺陷制定的相關制度或規范 以統一全體員工的行為并做到一致性 醫院管理文件是醫院管理所有文件的總和 包括制度 流程 職責及其他操作性文件等 醫院設文件編寫領導小組 對各科室制定擬下發的各種文件進行編碼 確定系統框架 提出編寫意見等 北辰醫院文件編寫領導小組組長 許建輝成員 梁萍方貴龍張毅宏趙寶蓮于軍王翠英文件編寫領導小組辦公室設在院辦公室 文件的管理機構 一 各科室指定專人或成立文件編寫小組負責本科室文件的制定和管理 二 院級文件各職能科室根據國家衛生行政管理的法律法規 結合醫院實際運作情況編寫和修改 在文件編寫和修改過程中職能科室要征求相關科室意見 文件的編寫 一 文件確定初稿后交科主任初步審核 二 審核要點如下 1 符合國家法律 法規與地方行政部門管理要求 2 與現行標準相符 3 具有可行性 4 簡練 確切 易懂 沒有兩種以上的解釋 5 同已生效的其他文件沒有相悖的含義 6 文件的完整性 邏輯性 清晰程度等 三 文件編寫人根據審核反饋意見修改相關內容 四 文件經初步審核 交文件編寫辦公室主任審核簽字后 逐級報副院長 院長批準 批準人在相應位置簽名 并確定生效日期 文件的審核與批準 一 管理文件生效后 根據具體情況決定發放范圍 一般由文件制定科室選擇公開范圍 院辦公室執行并保管文件原件和電子文件 二 新的或修改后的管理性文件發布后 由職能科室組織學習和培訓 三 管理文件發布后 職能科室要監督各科室執行 在執行過程中遇到困難的 要及時報告分管領導 或反饋到文件編寫辦公室 對于確實需要重新調整或修改文件的 可根據實際情況充分調研后做出修改 文件的發放與執行 外來文件的處理方法 凡是醫療行業衛生行政主管部門或其他行政管理機構臨時下達的涉及醫院日常運作的政策性文件 由各職能科室根據文件內容組織實施 需要長期執行的宜納入到醫院統一管理 貫徹執行 文件的發放與執行 外來文件處理 北辰區衛生計生系統辦公平臺 一 醫院管理文件定期 2年 由院辦公室組織相關職能科室對本部門相關文件進行一次回顧和修改 修改要根據運作過程中發現的問題進行 修改后文件不但要滿足實際工作需要還要符合質量管理標準及國家的法律 法規 二 修訂文件的審核和批準程序同前 三 修訂文件批準后 舊版本即行廢止 文件編寫辦公室及時更新修改文件 填寫 文件審查修改控制頁 記錄改動情況 文件的回顧和修改 一 對于不適應實際情況的文件 如果無法通過修改解決問題時應及時廢除 二 文件廢除由各職能科室通過OA系統提交請示報告至院辦公室 由院辦公室遞交醫院文件編寫領導小組核準 三 對核準廢除的文件由醫院文件編寫領導小組辦公室在廢除文件上做廢除標記 院長簽字后封存長期保留 四 院辦公室對廢除的文件向全院公告 文件的廢除 一 醫院管理文件是醫院的受控文件 任何員工不得將其泄漏 泄漏文件行為一經發現 醫院將視其情節輕重追究責任 必要時將通過法律途徑追究責任 信息科要監管好科室計算機的軟驅 USB按口功能 防止醫院管理文件以電子文件形式流失 二 醫院管理文件的原件由院辦公室負責統一歸檔保存 并電子備份 文件的保密 流程回顧 02 醫院制度匯編 制度的設計與編碼規則 根據 中國醫院評審實務 ISBN978 7 5091 6359 7 第3章第三節 醫院管理方略策劃 文件控制 中的相關規定 我院文件管理編碼規則如下 一 文件編碼規則 文件編碼由英文字母與數字組成 分為4部分 均以 連接 分別代表 文件歸類 文件分類 文件序號 版本號 二 所有已通過審批的文件 由文件編寫辦公室按照文件編碼規則進行編碼登記 制度的設計與編碼規則 文件歸類 文件分類 文件序號 版本號 例如XZGL ZD 013 03 代表 行政管理文件 制度 第十三個文件 第三版 一 規章制度結構包括 標題 目的與適用范圍 政策 定義 制度內容 附錄等 二 規章制度格式編排見右側 制度的編撰格式規范 標題 居中 3號黑體 15字以內概括 03 黨政機關公文處理 黨政機關公文分類 黨政公文 是人類在治理社會 管理國家的公務實踐中所使用的具有法定權威和規范格式的應用文 分類如下 一 法定公文 通報 通知 批復 法定性公文主要有13類 請示 命令 令 決定 公告 通告 議案 報告 函 意見 12 會議紀要 二 規章制度公文 辦法 章程 細則 制度 規程 守則 規則 規章制度公文主要有7類 三 事務性公文 事務性公文主要有14類 計劃 規劃 總結 簡報 布告 大事記 調查報告 工作匯報 工作要點 須知 聲明 啟事 介紹信 證明信 四 公務禮儀公文 公務禮儀公文主要有29類 政務信 公開信 感謝信 慰問信 表揚信 批評信 推薦信 自薦信 致敬電 信 賀信 電 喜報 歡迎詞 歡送詞 答謝詞 祝 賀 詞 祝酒詞 保證書 意向書 建議書 號召書 倡議書 邀請書 申請書 聘書 解聘書 請柬 訃告 唁電 函 悼詞 公文擬制格式要求 黨政機關公文處理工作條例 第九條公文一般由份號 密級和保密期限 緊急程度 發文機關標志 發文字號 簽發人 標題 主送機關 正文 附件說明 發文機關署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送機關 印發機關和印發日期 頁碼等組成 公文格式要求 北醫院辦字 2015 68號 文號 3號 仿宋GB 2312 六角括號 標題 2號 標題宋 倒梯形排列 美觀即可 關于調整北辰醫院質量與安全管理委員會的通知 正文 3號 仿宋 GB2312 附件名稱 字體字號同正文 位于正文下一行左空2個全角空格 如有多個附件 使用阿拉伯數字標注順序號 附件名稱后無標點 名稱較長需回行時 應與上一行附件名稱的首字對齊 各科室 為進一步提高我院質量XXXXX 一 組織成員二 工作制度 一 XXXXX1 XXXXXXX 1 XXXX XXXXXXX附件 1 2 2015年12月3日 一級標題 序號為 一 3號黑體 獨占行 末尾無標點 二級標題 序號為 一 與正文字體號碼相同 若獨占行 末尾無標點 三級以下標題序號分別為 1 1 與正文字體字號相同 若獨占行 末尾無標點 注 所有內容均不加粗 日期 阿拉伯數字 右對齊 空4個全角空格 一般與正文最后一行之間空3行 公文格式要求 關于附件格式的說明 正文