廣西分散采購管理辦法一、引言親愛的各位同事，在我們日常的工作運營中，采購環節至關重要。而分散采購作為采購的一種重要形式，在廣西地區有著特定的背景和要求。廣西地域廣闊，各部門、各業務單元的需求多樣且分散，為了確保采購工作既滿足各部門實際需求，又能合規、高效、經濟地開展，我們制定了本《廣西分散采購管理辦法》。希望大家認真學習并遵循本辦法，共同做好公司的采購工作，為公司的發展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于公司在廣西地區開展的所有分散采購活動。這里所說的分散采購，是指公司各部門、各業務單元在規定限額以下，依照本辦法自行組織的采購活動。我們鼓勵各部門在開展采購活動前，仔細確認是否屬于本辦法適用范圍，確保采購活動合規有序進行。三、采購原則1.合規性原則：所有的分散采購活動必須嚴格遵守國家法律法規以及廣西地區相關的采購政策和規定。這不僅是我們企業的責任，也是保障公司合法運營的基礎。希望大家時刻牢記，在采購過程中，任何違反法律法規的行為都將給公司帶來嚴重的后果。2.公平公正原則：在采購活動中，要確保所有供應商都能在公平的環境下參與競爭。我們要避免任何形式的歧視和偏袒，對待每一個供應商都要一視同仁。無論是大型企業還是小型企業，本地企業還是外地企業，都應該有平等的機會參與我們的采購項目。3.效益原則：采購活動要注重經濟效益，在保證采購產品或服務質量的前提下，盡量降低采購成本。我們鼓勵大家在采購過程中，通過合理的談判、比價等方式，爭取最優惠的價格和條款。同時，也要考慮采購產品或服務的長期使用成本和效益。4.誠實信用原則：公司與供應商之間要秉持誠實信用的原則進行交易。無論是在采購文件的編制、合同的簽訂還是履行過程中，都要做到誠實守信，不得欺詐、隱瞞或誤導對方。這不僅有助于建立良好的商業合作關系，也有利于公司的長期發展。四、職責分工1.采購部門負責制定和完善分散采購相關的制度和流程，并對各部門的采購工作進行指導和監督。我們希望采購部門能夠充分發揮專業優勢，為各部門提供及時、準確的采購指導，確保采購工作的順利進行。收集、整理和發布廣西地區的供應商信息，建立和維護供應商庫。采購部門要定期對供應商庫進行更新和評估，確保供應商信息的準確性和可靠性。協助各部門處理采購過程中的爭議和糾紛，協調解決相關問題。當各部門在采購過程中遇到困難時，采購部門要積極主動地提供幫助，共同尋求解決方案。2.各需求部門負責提出本部門的采購需求，并對采購需求的合理性、必要性進行論證。各需求部門要結合實際工作需要，認真分析采購需求，避免不必要的采購。按照本辦法的規定，組織實施本部門的分散采購活動，包括編制采購文件、選擇供應商、簽訂合同等。在采購過程中，各需求部門要嚴格按照流程操作，確保采購活動的合規性。負責對采購產品或服務進行驗收，并及時反饋驗收情況。各需求部門要認真履行驗收職責，確保采購的產品或服務符合要求。如果發現問題，要及時與供應商溝通解決，并向采購部門反饋。3.財務部門負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排和使用。財務部門要嚴格把關采購預算，避免超預算采購的情況發生。參與重大采購合同的審核，對合同中的財務條款進行審查和確認。在合同審核過程中，財務部門要重點關注付款方式、結算周期等財務條款，防范財務風險。負責辦理采購資金的支付手續，確保資金支付的及時、準確。財務部門要優化資金支付流程，提高支付效率，為采購工作提供有力的支持。4.審計部門負責對分散采購活動進行審計監督，檢查采購活動是否符合本辦法及相關法律法規的要求。審計部門要定期或不定期地對采購項目進行審計，發現問題及時提出整改建議。對采購過程中的違規行為進行調查和處理，追究相關人員的責任。審計部門要嚴肅查處采購過程中的違規行為，維護公司的利益和采購制度的嚴肅性。五、采購流程1.采購需求申報各需求部門應根據實際工作需要，提前制定采購計劃，并填寫《采購需求申報表》。在填寫申報表時，要詳細說明采購項目的名稱、規格型號、數量、預算金額、需求時間等內容。希望各部門能夠認真對待采購需求申報工作，確保申報信息的準確和完整。《采購需求申報表》需經部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。采購部門對申報的采購需求進行匯總和初審，對于不符合要求的采購需求，及時反饋給需求部門進行修改。2.采購方式確定根據采購項目的性質、金額及市場情況，確定合適的采購方式。常見的采購方式包括詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。采購部門要結合實際情況，合理選擇采購方式，確保采購活動的公平、公正和高效。對于金額較小、市場供應充足的通用貨物或服務，一般采用詢價采購方式。詢價采購時，要向至少三家供應商發出詢價單，要求供應商在規定時間內報價。我們鼓勵各部門在詢價過程中，多了解市場行情，爭取獲得更優惠的價格。對于技術復雜、規格難以統一或者市場競爭不充分的采購項目，可以采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購時，要成立談判小組，與供應商進行談判，確定最終的供應商和采購價格。符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式時，要嚴格按照相關規定進行審批。3.供應商選擇通過公開渠道發布采購信息，吸引供應商參與。采購部門要在公司內部網站、廣西地區相關采購平臺等渠道發布采購信息，確保信息的公開透明。對參與的供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的營業執照、稅務登記證、相關資質證書、業績情況等。只有通過資格審查的供應商，才能參與后續的采購活動。希望大家在資格審查過程中，嚴格把關，確保供應商的資質符合要求。根據采購方式的不同，選擇合適的供應商。在選擇供應商時，要綜合考慮供應商的報價、產品質量、售后服務等因素，選擇最符合公司需求的供應商。4.采購文件編制采購文件應包括采購項目的詳細要求、供應商資格條件、采購程序、評標標準、合同條款等內容。采購文件的編制要清晰、準確、完整，避免出現歧義。采購部門要組織相關人員認真編制采購文件，確保采購文件符合法律法規和公司的要求。采購文件編制完成后，要組織相關部門進行審核。審核通過后的采購文件，方可正式發布。希望各部門在審核采購文件時，認真負責，提出合理的意見和建議，確保采購文件的質量。5.采購評審按照采購文件規定的評審方法和標準，對供應商的響應文件進行評審。評審過程要嚴格保密，確保評審結果的公平、公正。評審小組由采購部門、需求部門、技術專家等相關人員組成，評審人員要具備相應的專業知識和經驗。評審小組根據評審結果，推薦中標候選人，并編寫評審報告。評審報告要詳細說明評審過程、評審結果及推薦理由。希望評審人員在評審過程中，客觀公正地評價供應商的響應文件，為公司選擇最合適的供應商提供依據。6.合同簽訂確定中標供應商后，采購部門或需求部門應在規定時間內與中標供應商簽訂采購合同。合同的內容要與采購文件和中標供應商的響應文件一致，明確雙方的權利和義務。合同簽訂前，要組織相關部門對合同條款進行審核，確保合同條款合法、合規、合理。合同簽訂后，要及時將合同副本分發給相關部門，如財務部門、需求部門等，以便各部門做好后續的工作。希望大家重視合同簽訂工作，確保合同的順利履行。7.采購驗收需求部門負責對采購的產品或服務進行驗收。驗收時，要按照采購合同的要求，對產品的數量、質量、規格等進行檢查，對服務的質量、效果等進行評估。驗收過程中，要做好記錄，形成驗收報告。希望需求部門能夠認真履行驗收職責，確保采購的產品或服務符合要求。如果驗收發現問題，需求部門應及時與供應商溝通解決。對于不合格的產品或服務，要按照合同約定進行處理，如退貨、換貨、要求供應商整改等。如果問題無法解決，要及時向采購部門和相關領導匯報，尋求解決方案。8.采購資金支付財務部門根據采購合同和驗收報告，辦理采購資金的支付手續。支付前，要對采購發票、合同等相關資料進行審核，確保資料齊全、合規。財務部門要優化資金支付流程，提高支付效率，及時支付采購資金。在支付過程中，如果發現問題，如發票不符合要求、合同條款變更等，要及時與相關部門溝通協調，解決問題后再進行支付。希望財務部門能夠嚴格把關資金支付環節，確保公司資金的安全。六、供應商管理1.供應商準入供應商應向公司提交準入申請，包括企業基本信息、營業執照、稅務登記證、相關資質證書、業績證明等資料。采購部門對供應商提交的資料進行審核，符合要求的供應商，納入供應商庫。我們歡迎符合條件的供應商加入我們的供應商庫，共同開展合作。對于首次合作的供應商，采購部門可以組織實地考察，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系等情況。實地考察后，要形成考察報告，作為供應商準入的重要依據。2.供應商評價建立供應商評價機制，定期對供應商進行評價。評價內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格水平等方面。采購部門要組織需求部門等相關部門，根據供應商的實際表現，對供應商進行客觀、公正的評價。根據評價結果，對供應商進行分類管理。對于評價優秀的供應商，可以給予優先合作、增加采購份額等獎勵；對于評價不合格的供應商，要及時進行溝通整改，整改仍不合格的，要從供應商庫中刪除。希望通過供應商評價機制，激勵供應商不斷提高自身的服務質量和水平。3.供應商溝通與合作加強與供應商的溝通與合作，定期召開供應商座談會，聽取供應商的意見和建議，共同解決合作過程中存在的問題。我們鼓勵供應商積極參與公司的發展，為公司提供更好的產品和服務。在合作過程中，要尊重供應商的合法權益，遵守合同約定，按時支付貨款。同時，也要要求供應商遵守公司的相關規定，誠信經營。希望通過良好的溝通與合作，建立長期穩定的合作關系。七、監督與檢查1.內部審計監督審計部門定期對分散采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規、采購文件是否完整、采購合同是否履行等情況。審計部門要制定詳細的審計計劃，確保審計工作的全面、深入。對審計發現的問題，及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。對于違反本辦法的行為，要按照公司的相關規定進行處理，追究相關人員的責任。希望審計部門能夠充分發揮監督作用，保障公司采購活動的規范運行。2.日常監督檢查采購部門要加強對各部門分散采購活動的日常監督檢查，及時發現和糾正采購過程中的不規范行為。采購部門可以通過定期檢查、隨機抽查等方式，對各部門的采購工作進行監督。各部門要