展廳展品借用管理辦法一、引言親愛的同事們，我們的展廳是公司形象展示與文化傳播的重要窗口，其中的展品承載著公司的歷史、技術(shù)與理念。隨著業(yè)務(wù)的拓展，展品借用的情況日益增多。為了確保展品的安全、有序使用，同時(shí)保障展廳的正常運(yùn)營，我們制定了這份《展廳展品借用管理辦法》。希望大家認(rèn)真閱讀并遵守，共同維護(hù)展廳展品的良好狀態(tài)與合理使用。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、外部合作單位以及因特殊原因需借用展廳展品的個(gè)人或團(tuán)體。三、借用申請(qǐng)流程（一）內(nèi)部部門借用1.填寫申請(qǐng)表：內(nèi)部部門如有展品借用需求，需提前[X]個(gè)工作日填寫《展廳展品借用申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明借用展品的名稱、數(shù)量、借用目的、借用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。例如，如果是市場部為了參加行業(yè)展會(huì)借用展品，就需在申請(qǐng)表中明確展會(huì)名稱、展會(huì)時(shí)間等相關(guān)信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表填寫完成后，提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人需根據(jù)借用目的及工作安排，判斷借用的必要性與合理性。若審批通過，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.展廳管理部門審核：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的申請(qǐng)表，流轉(zhuǎn)至展廳管理部門。展廳管理部門會(huì)核實(shí)展品的庫存情況、當(dāng)前展覽安排等因素。若展品可借且不影響展廳正常運(yùn)營，予以審核通過，并在申請(qǐng)表上簽字蓋章。（二）外部合作單位借用1.提交借用函：外部合作單位需以正式公函的形式向公司提出展品借用申請(qǐng)。借用函應(yīng)包含合作單位的基本信息、借用展品的詳細(xì)清單、借用目的、借用時(shí)間、歸還時(shí)間以及保證展品安全歸還的承諾等內(nèi)容。比如，合作單位為舉辦聯(lián)合活動(dòng)借用展品，借用函中要說明活動(dòng)的主題、形式、預(yù)計(jì)參與人數(shù)等。2.業(yè)務(wù)對(duì)接部門初審：公司與該合作單位的業(yè)務(wù)對(duì)接部門收到借用函后，對(duì)合作單位的資質(zhì)、借用目的的真實(shí)性與合理性進(jìn)行初步審核。若初審?fù)ㄟ^，業(yè)務(wù)對(duì)接部門負(fù)責(zé)人在借用函上簽署意見，并提交至展廳管理部門。3.展廳管理部門與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：展廳管理部門收到經(jīng)業(yè)務(wù)對(duì)接部門初審的借用函后，進(jìn)行進(jìn)一步審核，同時(shí)提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)綜合考慮公司與合作單位的合作關(guān)系、展品的重要性等因素做出審批決定。若審批通過，展廳管理部門通知合作單位辦理后續(xù)借用手續(xù)。（三）特殊個(gè)人或團(tuán)體借用1.特殊情況說明：對(duì)于因特殊原因需借用展品的個(gè)人或團(tuán)體（如學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)、公益組織等），需提交詳細(xì)的借用申請(qǐng)說明。說明應(yīng)包括個(gè)人或團(tuán)體的基本情況、借用展品的原因、研究或活動(dòng)計(jì)劃、借用時(shí)間及歸還承諾等。2.多部門聯(lián)合審核：申請(qǐng)說明提交后，由展廳管理部門牽頭，聯(lián)合法務(wù)部門、公關(guān)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門會(huì)從法律風(fēng)險(xiǎn)角度進(jìn)行評(píng)估，公關(guān)部門會(huì)考慮對(duì)公司形象的影響等。各部門審核通過后，提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。若審批通過，方可辦理借用手續(xù)。四、展品評(píng)估與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）展品價(jià)值評(píng)估1.定期評(píng)估：展廳管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、技術(shù)專家等，定期（每[X]年）對(duì)展廳展品進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括展品的市場價(jià)值、歷史文化價(jià)值、技術(shù)價(jià)值等。對(duì)于一些具有特殊意義或價(jià)值較高的展品，可邀請(qǐng)外部專業(yè)評(píng)估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估。2.動(dòng)態(tài)調(diào)整：當(dāng)展品的市場行情、技術(shù)更新或其他因素導(dǎo)致其價(jià)值發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估與調(diào)整。例如，某件科技展品因新技術(shù)的出現(xiàn)，其原有技術(shù)優(yōu)勢(shì)降低，價(jià)值也相應(yīng)調(diào)整。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：在收到借用申請(qǐng)后，展廳管理部門聯(lián)合相關(guān)部門對(duì)借用過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別。常見風(fēng)險(xiǎn)包括展品損壞、丟失、延誤歸還、展品信息泄露等。2.防控措施制定：針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的防控措施。對(duì)于展品損壞風(fēng)險(xiǎn)，要求借用方繳納一定金額的押金，并在借用合同中明確損壞賠償責(zé)任；對(duì)于展品丟失風(fēng)險(xiǎn)，要求借用方購買相應(yīng)的保險(xiǎn)；對(duì)于延誤歸還風(fēng)險(xiǎn)，在合同中約定逾期歸還的違約責(zé)任；對(duì)于展品信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，要求借用方簽署保密協(xié)議。五、借用合同簽訂1.合同模板制定：法務(wù)部門制定統(tǒng)一的《展廳展品借用合同》模板。合同模板應(yīng)包含雙方基本信息、借用展品清單、借用目的、借用時(shí)間、歸還時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)、展品損壞丟失賠償責(zé)任、違約責(zé)任、保密條款等內(nèi)容。2.合同簽訂：借用申請(qǐng)審批通過后，展廳管理部門與借用方簽訂借用合同。內(nèi)部部門借用，由部門負(fù)責(zé)人代表部門簽訂；外部合作單位、個(gè)人或團(tuán)體借用，由法定代表人或授權(quán)代表簽訂。合同簽訂后，雙方各執(zhí)一份。六、展品交接與運(yùn)輸1.展品交接：在借用起始時(shí)間，展廳管理部門與借用方進(jìn)行展品交接。交接過程中，雙方需對(duì)展品的外觀、數(shù)量、功能等進(jìn)行詳細(xì)檢查，并填寫《展廳展品交接清單》。清單應(yīng)包含展品名稱、編號(hào)、規(guī)格、交接時(shí)間、交接雙方簽字等信息。例如，借用一件大型機(jī)械設(shè)備展品，需詳細(xì)記錄設(shè)備的外觀有無劃痕、零部件是否齊全、設(shè)備能否正常運(yùn)行等情況。2.運(yùn)輸安排：借用方負(fù)責(zé)展品的運(yùn)輸。若展品具有特殊運(yùn)輸要求（如易碎、易損、需恒溫運(yùn)輸?shù)龋?，展廳管理部門應(yīng)提前告知借用方，并提供相應(yīng)的運(yùn)輸指導(dǎo)。借用方需選擇具有專業(yè)資質(zhì)和良好信譽(yù)的運(yùn)輸公司，并購買足額的運(yùn)輸保險(xiǎn)。在運(yùn)輸過程中，借用方應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，確保展品安全。七、借用期間管理1.使用監(jiān)督：借用方應(yīng)按照借用合同約定的用途使用展品，不得擅自改變用途。展廳管理部門有權(quán)對(duì)展品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。若發(fā)現(xiàn)借用方違規(guī)使用展品，展廳管理部門有權(quán)要求其立即改正，情節(jié)嚴(yán)重的，可提前收回展品，并追究借用方的違約責(zé)任。2.維護(hù)保養(yǎng)：借用方在借用期間應(yīng)妥善保管展品，按照展品的維護(hù)保養(yǎng)要求進(jìn)行定期維護(hù)保養(yǎng)。對(duì)于一些需要專業(yè)技術(shù)人員維護(hù)的展品，借用方應(yīng)提前告知展廳管理部門，由展廳管理部門協(xié)助安排專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)。例如，對(duì)于一件高精度的儀器展品，借用方應(yīng)按照操作手冊(cè)的要求定期進(jìn)行清潔、校準(zhǔn)等維護(hù)工作。3.信息保密：借用方應(yīng)對(duì)展品所涉及的公司技術(shù)、商業(yè)秘密等信息予以保密。未經(jīng)公司書面同意，不得向任何第三方披露。若發(fā)現(xiàn)借用方有信息泄露行為，公司將依法追究其法律責(zé)任。八、展品歸還1.歸還申請(qǐng)：借用方應(yīng)在借用合同約定的歸還時(shí)間前[X]個(gè)工作日，向展廳管理部門提交《展廳展品歸還申請(qǐng)》。申請(qǐng)中應(yīng)說明展品的當(dāng)前狀態(tài)、是否存在損壞等情況。2.歸還驗(yàn)收：展廳管理部門收到歸還申請(qǐng)后，安排專人與借用方進(jìn)行展品歸還驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括展品的外觀、數(shù)量、功能等是否與交接時(shí)一致。若展品無損壞、丟失等情況，雙方在《展廳展品歸還清單》上簽字確認(rèn)，展廳管理部門退還借用方押金（如有）。若展品存在損壞或丟失情況，按照合同約定進(jìn)行賠償處理。3.逾期處理：若借用方未在約定時(shí)間內(nèi)歸還展品，展廳管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出催還通知。若催還后仍未歸還，按照合同約定追究借用方的違約責(zé)任。同時(shí)，將該借用方列入公司借用黑名單，限制其今后的展品借用申請(qǐng)。九、獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰1.獎(jiǎng)勵(lì)措施：我們鼓勵(lì)借用方愛護(hù)展品、按時(shí)歸還。對(duì)于在展品借用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的借用方（如展品保存完好、積極配合管理、提出合理建議等），公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于頒發(fā)榮譽(yù)證書、在公司內(nèi)部通報(bào)表揚(yáng)、給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。希望大家都能積極爭取，為展廳展品的良好管理貢獻(xiàn)自己的力量。2.懲罰措施：對(duì)于違反本管理辦法的借用方，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰。懲罰措施包括警告、扣除押金、要求賠償損失、限制借用資格