空調租賃合同管理制度一、總則（一）目的為規范公司空調租賃業務的管理，確保租賃業務的順利進行，保障公司及租賃雙方的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門因工作需要租賃空調的相關活動，包括空調租賃的申請、審批、簽訂合同、使用管理、費用結算及合同終止等全過程。（三）基本原則1.合法性原則嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，確保空調租賃合同的簽訂、履行等行為合法合規。2.效益性原則在滿足公司業務需求的前提下，合理控制租賃成本，提高資源使用效益。3.規范性原則明確各部門及相關人員在空調租賃業務中的職責和工作流程，確保租賃業務操作規范、有序。二、空調租賃申請與審批（一）申請部門及條件1.各部門因辦公場所新增、裝修改造、業務拓展等原因，現有空調設備無法滿足工作需求時，可申請空調租賃。2.申請部門應提前評估空調租賃的必要性和合理性，確保租賃空調確實用于公司正常業務開展，不得用于非公司業務目的。（二）申請流程1.申請部門填寫《空調租賃申請表》，詳細注明申請租賃空調的原因、規格型號、數量、預計租賃期限、使用地點等信息。2.將填寫完整的申請表提交至本部門負責人審核。部門負責人應認真審核申請內容，核實申請的必要性和合理性，簽署審核意見后報行政部門。3.行政部門收到申請表后，對申請信息進行初步審查，包括申請部門的需求合理性、現有空調資源情況等。如申請符合要求，行政部門將申請表轉至財務部門進行預算審核。4.財務部門根據公司預算管理制度，對空調租賃費用進行預算審核。審核通過后，在申請表上簽署意見并返回行政部門。5.行政部門將經過部門負責人、財務部門審核通過的申請表提交至公司分管領導審批。分管領導根據公司整體情況及業務需求，做出最終審批決定。（三）審批權限1.租賃費用預算在[X]元以下的，由部門負責人審核，行政部門審查，分管領導審批。2.租賃費用預算在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人審核，財務部門預算審核，行政部門審查，分管領導審批。3.租賃費用預算在[X]元以上的，由部門負責人審核，財務部門預算審核，行政部門審查，公司總經理審批。三、空調租賃合同簽訂（一）合同簽訂主體經審批通過后，由行政部門作為公司代表與空調租賃供應商簽訂租賃合同。行政部門應確保合同條款符合公司利益和審批要求。（二）合同條款審核1.行政部門在簽訂合同前，應仔細審核合同條款，重點關注以下內容：租賃空調的規格型號、數量、質量標準等是否與申請表一致。租賃期限、租金支付方式及時間節點是否明確合理。設備的交付、安裝、調試、維修保養等服務內容及責任劃分。違約責任、爭議解決方式等條款是否清晰明確。2.對于合同中的重要條款或涉及法律風險的條款，行政部門可征求法務部門或專業法律顧問的意見，確保合同合法有效、風險可控。（三）合同簽訂流程1.行政部門與空調租賃供應商就合同條款達成一致后，起草正式的空調租賃合同。2.將起草好的合同文本提交至行政部門負責人審核，審核通過后加蓋公司合同專用章。3.行政部門將簽訂好的合同副本分別送財務部門、申請部門存檔備案，原件由行政部門妥善保管。四、空調使用管理（一）使用部門職責1.負責租賃空調在本部門使用范圍內的日常管理，確保空調設備的正常運行和安全使用。2.教育本部門員工正確使用空調設備，不得隨意更改設備設置、拆卸零部件或進行其他違規操作。3.如發現空調設備出現故障或異常情況，及時通知行政部門安排維修，并配合維修人員進行維修工作。（二）行政部門職責1.定期對租賃空調設備進行巡查，檢查設備的運行狀況、維護保養情況等，及時發現并解決存在的問題。2.負責協調空調租賃供應商的維修保養服務，確保設備按照合同約定得到及時有效的維修。3.根據公司實際情況和業務需求，合理安排空調設備的調配，提高設備使用效率。（三）使用規范1.空調的使用應根據季節和實際需求合理設置溫度，提倡節約能源，夏季室內溫度設置不得低于[X]℃，冬季室內溫度設置不得高于[X]℃。2.使用空調時應保持門窗關閉，避免室內外冷熱空氣交換，降低能源消耗。3.長時間不使用空調時，應及時關閉電源，拔掉插頭，節約用電。4.不得在空調設備上覆蓋物品，以免影響散熱，導致設備損壞。五、空調租賃費用結算（一）費用核算1.財務部門根據空調租賃合同約定的租金支付方式和時間節點，對租賃費用進行核算。2.核算內容包括租金金額、租賃期限、已支付金額、未支付金額等，確保費用核算準確無誤。（二）支付流程1.財務部門在租金支付到期前，向行政部門發送租金支付提醒通知。2.行政部門收到通知后，核對租賃合同及相關費用核算情況，確認無誤后填寫《空調租賃費用支付申請表》，提交至財務部門。3.財務部門對《空調租賃費用支付申請表》進行審核，審核通過后按照公司資金支付流程安排付款。4.財務部門在支付租金后，及時進行賬務處理，并將支付憑證復印件送行政部門存檔備案。（三）費用調整1.在空調租賃期間，如因租賃設備規格型號變更、租賃期限調整、服務內容變化等原因導致租金費用發生變動，行政部門應及時與空調租賃供應商協商簽訂補充協議，并將補充協議副本送財務部門備案。2.財務部門根據補充協議對租賃費用進行相應調整，并按照調整后的費用進行核算和支付。六、空調租賃合同變更與終止（一）合同變更1.在空調租賃合同履行期間，如因公司業務調整、設備使用需求變化等原因需要變更合同條款，行政部門應及時與空調租賃供應商協商溝通。2.經雙方協商一致后，簽訂合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、生效時間、雙方權利義務等事項，并作為原租賃合同的補充文件存檔備案。3.行政部門將合同變更協議副本送財務部門，財務部門根據變更協議對租賃費用等相關事項進行調整。（二）合同終止1.空調租賃合同期滿，如公司不再續租，行政部門應提前通知空調租賃供應商，并在合同期滿前完成設備的清理、交接等工作。2.因公司業務調整、租賃設備損壞無法修復等原因提前終止合同的，行政部門應按照合同約定與空調租賃供應商協商處理相關事宜，包括租金結算、設備返還、違約責任承擔等。3.合同終止后，行政部門負責對租賃設備進行清查盤點，確保設備完好無損并返還給空調租賃供應商。財務部門負責對租賃費用進行最終結算，確保費用結清。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司審計部門定期對空調租賃業務進行審計監督，檢查租賃合同的簽訂、履行、費用結算等情況是否符合公司制度和相關法律法規要求。2.行政部門應定期對各部門空調使用管理情況進行檢查，發現問題及時督促整改，確保空調設備的正常使用和安全運行。（二）供應商監督1.行政部門負責對空調租賃供應商的服務質量進行監督，如發現供應商未按照合同約定提供設備、維修保養服務不到位等情況，及時與供應商溝通協商解決。2.對于供應