對資料痕跡管理制度總則目的為加強公司資料管理，規范資料痕跡管理行為，確保公司各類資料的完整性、準確性、可追溯性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位涉及的各類紙質及電子資料的痕跡管理。基本原則1.真實性原則：資料痕跡應真實反映業務活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋資料從產生到歸檔或銷毀的全過程，確保資料無缺失。3.可追溯性原則：能夠通過資料痕跡清晰追溯業務活動的來龍去脈及相關責任人。4.保密性原則：涉及公司機密的資料痕跡應嚴格保密，防止信息泄露。資料分類與定義行政類資料包括公司文件、會議紀要、工作計劃與總結、行政辦公表單等。人事類資料員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利文件等。財務類資料會計憑證、財務報表、審計報告、預算資料等。業務類資料合同協議、項目文檔、銷售記錄、采購訂單、生產報表等。其他類資料根據公司實際情況確定的其他特殊類別資料。資料痕跡管理職責各部門職責1.資料產生部門負責本部門各類資料的及時、準確生成，并確保資料痕跡的清晰、完整。按照規定的流程和要求對資料進行初步整理和分類。配合其他部門對涉及本部門的資料查詢、核實等工作。2.資料使用部門合理使用所獲取的資料，不得擅自修改、損壞資料痕跡。在使用過程中發現資料問題及時反饋給資料產生部門或相關管理部門。3.資料保管部門負責對指定類別的資料進行集中保管，建立完善的保管制度。確保資料存儲環境安全，防止資料丟失、損壞、霉變等。按照規定的期限和程序對資料進行歸檔、銷毀等處理。檔案管理部門職責（如有）1.統籌規劃：制定公司資料痕跡管理的整體規劃和年度計劃。2.制度建設：完善資料痕跡管理制度，并監督制度的執行情況。3.業務指導：為各部門提供資料痕跡管理方面的業務指導和培訓。4.檔案管理：負責重要資料檔案的集中管理和維護，確保檔案的完整性和可查閱性。各級管理人員職責1.部門負責人對本部門資料痕跡管理工作負總責，確保部門資料管理符合制度要求。協調解決部門內資料管理工作中的問題，督促下屬員工做好資料痕跡管理。2.分管領導指導和監督分管部門的資料痕跡管理工作，對重要資料管理進行審核把關。協調跨部門資料管理工作中的重大事項。3.公司領導對公司整體資料痕跡管理工作進行決策和指導，確保資料管理工作服務于公司戰略目標。資料生成與收集資料生成要求1.規范填寫：資料填寫應使用規定的格式和字體，內容完整、清晰、準確，不得有空項、漏項。2.簽字蓋章：涉及簽字、蓋章的資料，必須由相關責任人按規定簽署，確保簽字蓋章清晰可辨、真實有效。3.電子留痕：對于電子資料，應采用有效的電子簽名、版本控制等技術手段確保資料痕跡的完整性和可追溯性。資料收集流程1.定期收集：各部門按照規定的時間周期，如每周、每月等，收集本部門產生的各類資料。2.臨時收集：對于因特殊業務需求產生的資料，應及時進行收集，確保資料不遺漏。3.審核匯總：收集后的資料由專人進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性，然后進行分類匯總。資料整理與分類整理原則1.相關性原則：將與同一業務活動相關的資料集中整理在一起。2.時間順序原則：按照資料產生的時間先后順序進行排列。3.重要性原則：根據資料對業務決策、管理等方面的重要程度進行排序。分類方法1.按部門分類：先按公司部門劃分，再在部門內按資料類別細分。2.按業務流程分類：根據公司業務開展的流程，將資料分為不同階段的類別。3.混合分類：結合部門和業務流程進行分類，以提高資料查找和使用效率。標識與編號1.標識：對整理好的資料類別進行明顯標識，可采用標簽、文件夾封面標注等方式。2.編號：為每一類資料或重要資料個體賦予唯一編號，編號應具有邏輯性和擴展性，便于資料的管理和查詢。資料存儲與保管紙質資料存儲1.文件柜存儲：根據資料類別和重要性，選擇合適的文件柜進行存放，文件柜應標識清晰。2.檔案盒存放：將資料按類別裝入檔案盒，檔案盒應注明資料類別、起止時間、保管期限等信息。3.存放環境：保持存儲場所干燥、通風、溫度適宜，防止紙質資料受潮、發霉、蟲蛀等。電子資料存儲1.服務器存儲：重要的電子資料存儲在公司服務器的指定文件夾中，設置嚴格的訪問權限。2.磁盤存儲：對于常用的電子資料，可備份存儲在移動硬盤等外部存儲設備上，定期更新。3.云存儲：根據公司實際情況，可選擇安全可靠的云存儲服務進行部分資料的存儲，但要確保數據安全和訪問控制。4.存儲備份：定期對電子資料進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，防止數據丟失。保管期限1.短期保管：一般為13年，適用于一般性的業務資料，如月度報表等。2.中期保管：310年，用于重要業務過程中的資料，如項目階段性報告等。3.長期保管：10年以上，包括涉及公司核心業務、重大決策、法律糾紛等方面的資料，如公司章程、重要合同等。保管責任人1.紙質資料：由檔案管理部門或指定的部門專人負責保管，明確具體保管人員名單。2.電子資料：服務器存儲資料由系統管理員負責維護，外部存儲設備由專人保管。資料查閱與借閱查閱權限1.內部查閱：公司員工因工作需要可查閱相關資料，查閱時需填寫查閱申請表，經部門負責人批準后到資料保管部門查閱。2.特定查閱：涉及公司機密或特殊業務的資料，需經更高層級領導批準方可查閱。查閱流程1.申請：查閱人填寫查閱申請表，注明查閱資料的名稱、目的、預計查閱時間等信息。2.審批：申請表依次提交部門負責人、分管領導（如有需要）進行審批。3.查閱：審批通過后，查閱人在資料保管部門指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出保管場所。4.登記：資料保管部門對查閱情況進行詳細登記，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、資料名稱等。借閱權限1.內部借閱：因工作需要借閱資料的，需填寫借閱申請表，經部門負責人和資料保管部門負責人批準。2.外部借閱：原則上不允許外部單位借閱公司資料，如確有必要，需經公司高層領導批準，并簽訂保密協議。借閱流程1.申請：借閱人填寫借閱申請表，說明借閱資料的用途、歸還時間等。2.審批：申請表按權限依次提交審批。3.借閱：審批通過后，借閱人到資料保管部門辦理借閱手續，領取資料。4.歸還：借閱人應在規定時間內歸還資料，資料保管部門對歸還資料進行檢查，如無損壞、缺失等情況，辦理歸還手續。資料流轉與傳遞流轉流程1.部門間流轉：資料在部門間流轉時，應填寫流轉申請表，注明流轉原因、資料名稱、接收部門等信息，經轉出部門和接收部門負責人批準后進行流轉。2.流轉記錄：資料保管部門對流轉情況進行詳細記錄，包括流轉時間、流轉雙方部門、資料名稱等，確保資料流轉可追溯。傳遞方式1.紙質傳遞：通過專人送達、郵寄等方式進行紙質資料傳遞，確保資料安全、及時送達。2.電子傳遞：利用公司內部郵件系統、即時通訊工具等進行電子資料傳遞，傳遞時應確保資料格式正確、內容完整，并在郵件主題或通訊記錄中注明資料名稱和傳遞目的。資料變更與修訂變更原因1.業務調整：因公司業務范圍、流程等發生變化，導致相關資料需要變更。2.政策法規變化：國家法律法規、行業政策調整，要求公司資料進行相應修訂。3.錯誤修正：發現資料存在錯誤或不準確信息，需要進行更正。變更流程1.提出申請：資料產生部門或相關責任人提出資料變更申請，說明變更內容、原因及影響范圍。2.審核：申請提交給部門負責人、分管領導進行審核，評估變更的必要性和合理性。3.修訂：審核通過后，由專人對資料進行修訂，修訂過程應保留痕跡，注明修訂時間、修訂人等信息。4.審批：修訂后的資料再次提交審批，確保變更后的資料符合要求。5.更新發布：審批通過后，對涉及的紙質和電子資料進行同步更新，并及時通知相關部門和人員。資料銷毀銷毀條件1.超過保管期限：資料保管期限屆滿，且已無留存價值。2.資料失效：因業務結束、政策調整等原因，資料已不再具有實際用途。3.保密需求：涉及公司機密的資料，在確保安全銷毀后可進行處理。銷毀流程1.申請：資料保管部門提出銷毀申請，注明擬銷毀資料的名稱、數量、保管期限等信息。2.審批：申請經部門負責人、分管領導批準后進行銷毀操作。3.銷毀方式紙質資料：采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保資料無法恢復。電子資料：通過專業的數據擦除軟件對存儲設備進行多次擦除，或采用物理銷毀存儲設備的方式。4.記錄：對銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、執行人員等信息。監督與檢查監督機制1.內部審計：公司內部審計部門定期對資料痕跡管理情況進行審計，檢查制度執行的有效性和資料管理的合規性。2.日常檢查：各部門負責人對本部門資料管理工作進行日常檢查，及時發現和糾正問題。3.專項檢查：根據公司實際情況，不定期開展資料痕跡管理專項檢查，針對重點問題進行深入排查。