紙質辦公日常管理制度一、總則（一）目的為規范公司紙質辦公流程，提高工作效率，確保文件資料的安全與有效管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在日常工作中涉及的紙質文件、資料、表單等的處理與管理。（三）基本原則1.高效原則：簡化紙質辦公流程，減少不必要的環節，提高工作效率。2.規范原則：明確各環節的操作標準和要求，確保紙質辦公的規范化、標準化。3.安全原則：保障紙質文件資料的安全，防止丟失、損壞和泄密。4.節約原則：合理使用紙張等辦公耗材，降低辦公成本。二、文件的起草與審批（一）起草1.各部門根據工作需要起草紙質文件，文件內容應準確、清晰、簡潔，符合公司相關政策和規定。2.起草人應注明文件的標題、主送部門、抄送部門、正文、附件、起草日期、起草人等信息。（二）審批1.文件起草完成后，按照公司的審批流程進行審批。審批人應認真審核文件內容，提出修改意見或簽署審批意見。2.審批通過的文件，由起草人負責將審批意見反饋給相關部門或人員，并按照要求進行修改完善。三、文件的打印與復印（一）打印1.需要打印文件時，應提前檢查文件內容是否準確無誤，排版是否合理。2.根據文件的重要性和緊急程度，選擇合適的打印方式和紙張規格。一般文件可使用A4紙打印，重要文件或正式文件可根據需要選擇其他紙張規格。3.在打印前，應設置好打印參數，如打印份數、打印范圍、打印質量等，避免浪費紙張。4.打印完成后，應及時整理文件，將打印件與電子文檔進行核對，確保內容一致。（二）復印1.如需復印文件，應填寫《復印申請表》，注明復印文件的名稱、份數、用途等信息，并經部門負責人審批。2.復印時，應選擇清晰、整潔的復印件，避免出現模糊、重影等問題。3.復印完成后，應及時將復印件交給申請人，并將《復印申請表》存檔。四、文件的發放與簽收（一）發放1.文件起草部門或綜合管理部門負責文件的發放工作。發放文件時，應填寫《文件發放登記表》，注明文件名稱、文號、發放部門、發放日期、發放份數等信息。2.文件發放應采用專人送達、郵寄或內部郵件等方式，確保文件及時、準確地送達收件部門或人員。3.對于重要文件或緊急文件，應優先安排發放，并確保文件的保密性和安全性。（二）簽收1.收件部門或人員收到文件后，應在《文件發放登記表》上簽字確認，并注明簽收日期。2.如發現文件有缺失、損壞等情況，應及時與發放部門聯系，核實情況并進行處理。3.收件部門或人員應妥善保管收到的文件，按照文件要求及時處理相關工作。五、文件的傳閱與存檔（一）傳閱1.需要傳閱的文件，由文件發放部門或綜合管理部門負責組織傳閱。傳閱文件時，應填寫《文件傳閱登記表》，注明文件名稱、文號、傳閱部門、傳閱人、傳閱日期等信息。2.傳閱文件應按照規定的順序進行，確保文件能夠及時、有效地傳達給相關人員。傳閱人應在規定的時間內將文件傳遞給下一個傳閱人，并在《文件傳閱登記表》上簽字確認。3.如遇緊急情況或需要相關人員盡快處理的文件，傳閱人應優先處理，并及時將文件反饋給文件發放部門或綜合管理部門。（二）存檔1.文件處理完畢后，應按照公司的檔案管理制度進行存檔。存檔文件應包括紙質文件和電子文檔，確保文件的完整性和可查性。2.各部門應指定專人負責本部門文件的存檔工作，定期將文件整理歸檔，并填寫《文件存檔登記表》。3.綜合管理部門負責公司文件的集中存檔管理，定期對存檔文件進行檢查和清理，確保文件的安全與完整。六、文件的借閱與歸還（一）借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱部門、借閱人、借閱日期、歸還日期等信息，并經部門負責人審批。2.借閱文件應在規定的時間內歸還，如需延長借閱時間，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞文件。如因保管不善造成文件丟失、損壞等情況，借閱人應承擔相應的責任。（二）歸還1.借閱人歸還文件時，應確保文件的完整性和準確性，并在《文件借閱申請表》上簽字確認。2.文件管理人員應認真核對歸還的文件，如發現文件有缺失、損壞等情況，應及時與借閱人聯系，核實情況并進行處理。3.文件歸還后，應按照檔案管理制度進行整理歸檔。七、文件的保密與銷毀（一）保密1.公司員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等重要文件資料予以保密。2.在處理紙質文件時，應注意文件的保密性，避免在非工作場合隨意談論文件內容或泄露文件信息。3.對于涉及公司機密的文件，應按照公司的保密規定進行處理，如采取加密存儲、專人保管等措施。（二）銷毀1.文件在使用完畢或超過保存期限后，應按照公司的檔案管理制度進行銷毀。銷毀文件應填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、文號、數量、銷毀原因等信息，并經部門負責人審批。2.文件銷毀應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件信息無法恢復。銷毀過程中，應安排專人負責監督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.文件銷毀后，應在《文件銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息，并將申請表存檔。八、表單的使用與管理（一）表單的設計與制作1.各部門根據工作需要設計和制作表單，表單內容應簡潔明了、易于填寫和統計。2.表單設計完成后，應提交綜合管理部門審核，審核通過后方可正式使用。（二）表單的填寫與提交1.員工應按照表單的要求認真填寫相關信息，確保信息的真實性、準確性和完整性。2.填寫完成的表單應及時提交給相關部門或人員，提交方式可采用紙質報送、電子報送或其他指定方式。（三）表單的審核與存檔1.接收表單的部門或人員應認真審核表單內容，如發現問題應及時與填寫人溝通并要求修改。2.審核通過的表單應按照檔案管理制度進行存檔，以便日后查閱和統計分析。九、辦公耗材的管理（一）采購1.綜合管理部門負責辦公耗材的統一采購工作，根據公司的實際需求制定采購計劃。2.采購辦公耗材時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，并簽訂采購合同。（二）發放1.辦公耗材由綜合管理部門統一發放，各部門應指定專人負責領取辦公耗材。2.領取辦公耗材時，應填寫《辦公耗材領取登記表》，注明領取日期、領取部門、領取人、領取物品名稱、數量等信息。（三）使用與節約1.員工應合理使用