紙質文檔存儲管理制度總則目的為了規范公司紙質文檔的存儲管理，確保文檔的完整性、安全性和可查閱性，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工形成的紙質文檔的存儲管理。基本原則1.集中管理原則：公司設立專門的文檔存儲區域，對紙質文檔進行集中統一管理。2.分類存放原則：按照文檔的類別、年份、部門等進行分類存放，便于查找和管理。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保文檔的安全，防止文檔丟失、損壞和泄露。4.定期清理原則：定期對文檔進行清理，及時銷毀過期、無用的文檔。文檔分類與編號文檔分類1.行政類：包括公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結、報告、通知、通報等。2.人事類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。3.財務類：財務報表、賬目、憑證、審計報告等。4.業務類：合同、訂單、報價單、項目文檔、市場調研資料等。5.技術類：技術方案、圖紙、說明書、測試報告等。6.其他類：不屬于以上分類的其他文檔。編號規則1.文檔編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。2.年份：用四位數字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據文檔分類，用兩位字母表示，如“行政類”用“XZ”表示。4.順序號：從“001”開始依次編號，如“2023XZ001”。文檔收集與整理收集要求1.各部門應指定專人負責本部門紙質文檔的收集工作，確保文檔及時、完整地收集。2.文檔形成后，應在規定時間內提交給文檔管理人員，不得積壓。3.對于重要文檔，應進行備份，確保文檔的安全性。整理要求1.文檔管理人員收到文檔后，應及時進行整理，按照分類和編號規則進行分類編號。2.對文檔進行裝訂、編頁碼、填寫目錄等，確保文檔的整齊、規范。3.對于破損、缺失的文檔，應及時進行修復或補充。文檔存儲存儲區域1.公司設立專門的文檔檔案室，用于存放紙質文檔。2.文檔檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。3.文檔檔案室應劃分不同的區域，分別存放不同類別的文檔。存儲方式1.文檔應存放在檔案柜中，檔案柜應按照類別和編號順序排列。2.對于重要文檔，應存放在專用的保險柜中。3.文檔應直立存放，避免折疊、彎曲。存儲期限1.各類文檔的存儲期限按照國家法律法規和公司相關規定執行。2.對于超過存儲期限的文檔，應按照規定進行銷毀。文檔查閱與借閱查閱規定1.公司員工因工作需要查閱紙質文檔，應填寫《文檔查閱申請表》，經部門負責人批準后，到文檔檔案室查閱。2.查閱文檔時，應在文檔管理人員的陪同下進行，不得擅自翻閱、涂改、抽取文檔。3.查閱完畢后，應及時將文檔歸還文檔管理人員，并在《文檔查閱登記表》上簽字確認。借閱規定1.公司員工因工作需要借閱紙質文檔，應填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經部門負責人和文檔管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的文檔，不得轉借他人，不得在文檔上涂改、抽取、損壞。4.借閱人員歸還文檔時，應確保文檔的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應照價賠償。文檔保密保密措施1.文檔管理人員應嚴格遵守公司的保密制度，對文檔的內容嚴格保密。2.文檔檔案室應設置門禁系統，限制無關人員進入。3.對于涉及公司機密的文檔，應采取加密存儲、專人保管等措施。保密責任1.所有接觸公司紙質文檔的人員都應承擔保密責任，不得泄露文檔內容。2.如因工作失誤或故意泄露公司機密文檔，將按照公司相關規定進行嚴肅處理。文檔銷毀銷毀范圍1.超過存儲期限且無保存價值的文檔。2.已完成項目且不再需要的文檔。3.因其他原因需要銷毀的文檔。銷毀程序1.由文檔管理部門提出文檔銷毀申請，填寫《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的類別、數量、銷毀原因等。2.經部門負責人和文檔管理部門負責人審核批準后，方可進行銷毀。3.文檔銷毀應在文檔管理人員的監督下進行，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文檔內容無法恢復。4.銷毀完成后，應填寫《文檔銷毀登記表》，注明銷毀日期、銷毀方式、監銷人員等。文檔備份備份要求1.對于重要的紙質文檔，應進行電子備份，備份數據應與紙質文檔內容一致。2.電子備份應存儲在安全可靠的介質上，如硬盤、光盤等，并定期進行檢查和維護。3.備份數據應按照文檔分類進行存儲，便于查找和管理。備份期限1.電子備份數據的存儲期限應與紙質文檔的存儲期限一致。2.對于超過存儲期限的備份數據，應按照規定進行刪除。文檔管理人員職責崗位職責1.負責公司紙質文檔的收集、整理、存儲、查閱、借閱、保密、銷毀等管理工作。2.建立文檔管理臺賬，記錄文檔的分類、編號、存儲位置、查閱借閱情況等信息。3.定期對文檔進行盤點，確保文檔的完整性和安全性。4.協助各部門做好文檔管理工作，提供必要的支持和服務。工作要求1.具備良好的責任心和保密意識，嚴格遵守公司的各項規章制度。2.熟悉文檔管理業務，掌握文檔分類、編號、整理、存儲等技能。3.具備一定的計算機操作技能，能夠熟練使用辦公軟件和文檔管理系統。4.定期參加公司組織的文檔管理培訓，不斷提高業務水平。監督與檢查監督機制1.公司設立文檔管理監督小組，負責對公司紙質文檔存儲管理工作進行監督檢查。2.監督小組定期對文檔檔案室進行檢查，發現問題及時督促整改。檢查內容1.文檔的收集、整理、存儲、查閱、借閱、保密、銷毀等管理工作是否符合本制度的規定。2.文檔管理臺賬是否建立健全，記錄是否準確、完整。3.文檔檔案室的安全設施是否完好，是否存在安全隱患。考核與獎懲1.對在文檔管理工作中表現突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.對違反本制度規定的部門和個人，公司