研發(fā)費用歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強公司研發(fā)費用的管理，規(guī)范研發(fā)費用的歸檔工作，確保研發(fā)費用相關資料的完整性、準確性和可追溯性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及研發(fā)費用的項目及相關部門。（三）基本原則1.真實性原則：歸檔資料應如實反映研發(fā)活動的實際情況。2.完整性原則：涵蓋研發(fā)費用發(fā)生過程中的各類文件、憑證等，確保無遺漏。3.準確性原則：資料內容準確無誤，數(shù)據(jù)計算清晰。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標準進行整理和歸檔。5.及時性原則：在研發(fā)項目完成或相關費用發(fā)生后及時歸檔。二、研發(fā)費用的范圍及核算（一）研發(fā)費用的范圍1.人員人工費用：包括直接從事研發(fā)活動人員的工資薪金、基本養(yǎng)老保險費、基本醫(yī)療保險費、失業(yè)保險費、工傷保險費、生育保險費和住房公積金，以及外聘研發(fā)人員的勞務費用。2.直接投入費用：研發(fā)活動直接消耗的材料、燃料和動力費用；用于中間試驗和產品試制的模具、工藝裝備開發(fā)及制造費，不構成固定資產的樣品、樣機及一般測試手段購置費，試制產品的檢驗費；用于研發(fā)活動的儀器、設備的運行維護、調整、檢驗、維修等費用，以及通過經(jīng)營租賃方式租入的用于研發(fā)活動的儀器、設備租賃費。3.折舊費用與長期待攤費用：用于研發(fā)活動的儀器、設備的折舊費；研發(fā)設施的改建、改裝、裝修和修理過程中發(fā)生的長期待攤費用。4.無形資產攤銷費用：用于研發(fā)活動的軟件、專利權、非專利技術（包括許可證、專有技術、設計和計算方法等）的攤銷費用。5.設計費用：新產品設計費、新工藝規(guī)程制定費、新藥研制的臨床試驗費、勘探開發(fā)技術的現(xiàn)場試驗費。6.裝備調試費用與試驗費用：工裝準備過程中研究開發(fā)活動所發(fā)生的費用，包括研制特殊、專用的生產機器，改變生產和質量控制程序，或制定新方法及標準等活動所發(fā)生的費用；為大規(guī)模批量化和商業(yè)化生產所進行的常規(guī)性工裝準備和工業(yè)工程發(fā)生的費用不能計入。新藥研制的臨床試驗費、勘探開發(fā)技術的現(xiàn)場試驗費。7.委托外部研究開發(fā)費用：企業(yè)委托境內外其他機構或個人進行研發(fā)活動所發(fā)生的費用（研究開發(fā)活動成果為委托方企業(yè)擁有，且與該企業(yè)的主要經(jīng)營業(yè)務緊密相關）。8.其他費用：與研發(fā)活動直接相關的其他費用，如技術圖書資料費、資料翻譯費、專家咨詢費、高新科技研發(fā)保險費，研發(fā)成果的檢索、分析、評議、論證、鑒定、評審、評估、驗收費用，知識產權的申請費、注冊費、代理費，差旅費、會議費等。此項費用一般不得超過研發(fā)總費用的20%，另有規(guī)定的除外。（二）研發(fā)費用的核算1.公司應按照國家財務會計制度的要求，對研發(fā)費用進行單獨核算，準確記錄研發(fā)項目的各項費用支出。2.設立專門的研發(fā)費用輔助賬，詳細記錄每個研發(fā)項目的費用發(fā)生情況，包括費用明細、發(fā)生時間、憑證號等信息。3.財務部門應定期對研發(fā)費用進行歸集和匯總，確保費用核算的準確性和一致性。三、研發(fā)費用歸檔資料的分類及內容（一）項目立項資料1.項目立項申請書：包括項目背景、研究目標、技術路線、預期成果等內容。2.項目可行性研究報告：對項目的技術可行性、經(jīng)濟可行性、市場前景等進行分析和論證。3.項目立項審批文件：如公司內部的立項審批決議、上級主管部門的批復等。（二）預算資料1.研發(fā)項目預算表：明確各項研發(fā)費用的預算金額及預算明細。2.預算調整申請及審批文件：記錄預算調整的原因、調整內容及審批過程。（三）費用支出憑證1.發(fā)票：包括購買研發(fā)所需材料、設備、服務等的發(fā)票。2.報銷單：詳細記錄費用支出的事由、金額、報銷人等信息。3.合同協(xié)議：與研發(fā)項目相關的采購合同、委托研發(fā)合同、技術服務合同等。4.付款憑證：如銀行轉賬記錄、支票存根等。（四）人員人工費用資料1.研發(fā)人員名單及工資明細：包括姓名、部門、崗位、工資發(fā)放金額等。2.社保及公積金繳納記錄：證明研發(fā)人員社保和公積金的繳納情況。（五）直接投入費用資料1.材料領用記錄：詳細記錄研發(fā)活動中材料的領用時間、數(shù)量、用途等。2.燃料及動力費用分攤計算表：說明燃料及動力費用在不同研發(fā)項目中的分攤依據(jù)和計算方法。3.設備購置發(fā)票及清單：用于研發(fā)活動的儀器、設備的購置憑證及相關明細。4.設備運行維護記錄：包括設備的維護時間、維護內容、維修費用等。5.租賃協(xié)議及租賃費支付憑證：研發(fā)活動中租賃儀器、設備的相關協(xié)議和支付記錄。（六）折舊費用與長期待攤費用資料1.固定資產折舊計算表：明確用于研發(fā)活動的儀器、設備的折舊計算方法和折舊金額。2.長期待攤費用分攤計算表：說明研發(fā)設施改建、改裝、裝修等長期待攤費用的分攤依據(jù)和計算方法。（七）無形資產攤銷費用資料1.無形資產清單：包括軟件、專利權、非專利技術等無形資產的名稱、入賬價值、攤銷期限等信息。2.無形資產攤銷計算表：計算無形資產的攤銷金額。（八）設計費用資料1.設計合同及費用支付憑證：與新產品設計、新工藝規(guī)程制定等相關的合同及付款記錄。2.設計圖紙、方案等文件：記錄設計過程和成果的相關資料。（九）裝備調試費用與試驗費用資料1.工裝準備費用明細及相關憑證：包括研制特殊、專用生產機器等工裝準備過程中的費用支出憑證。2.臨床試驗報告、現(xiàn)場試驗報告等：新藥研制的臨床試驗報告、勘探開發(fā)技術的現(xiàn)場試驗報告等相關資料。（十）委托外部研究開發(fā)費用資料1.委托研發(fā)合同：明確委托方、受托方、研發(fā)項目內容、費用金額等條款。2.受托方的研發(fā)成果報告：證明受托方完成研發(fā)任務并交付成果的文件。3.費用支付憑證：支付給受托方的研發(fā)費用的相關憑證。（十一）其他費用資料1.技術圖書資料費、資料翻譯費等相關發(fā)票及清單。2.專家咨詢費的專家信息、咨詢合同及費用支付憑證。3.高新科技研發(fā)保險費的保險合同及支付憑證。4.研發(fā)成果檢索、分析、評議、論證、鑒定、評審、評估、驗收等費用的相關報告及支付憑證。5.知識產權申請費、注冊費、代理費的相關票據(jù)及申請文件。6.差旅費、會議費的報銷憑證及相關會議通知、行程安排等資料。四、研發(fā)費用歸檔流程（一）費用發(fā)生部門1.研發(fā)項目實施過程中，各費用發(fā)生部門應及時收集和整理本部門產生的研發(fā)費用相關資料。2.對收集到的資料進行初步審核，確保資料的真實性、完整性和準確性。3.將審核后的資料按照規(guī)定的分類進行整理，并填寫資料交接清單，于每月[具體日期]前將資料交接給財務部門。（二）財務部門1.財務部門收到各部門交接的研發(fā)費用資料后，進行再次審核。2.對審核無誤的資料進行編號、裝訂，并按照檔案管理的要求進行存放。3.定期將研發(fā)費用資料進行歸檔，建立電子檔案和紙質檔案，確保檔案的安全和可查詢。（三）檔案管理部門1.檔案管理部門負責研發(fā)費用檔案的統(tǒng)一管理。2.制定檔案管理制度，明確檔案的保管期限、借閱流程、銷毀程序等。3.對研發(fā)費用檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。五、研發(fā)費用檔案的保管期限（一）會計憑證1.涉及研發(fā)費用的會計憑證保管期限為[X]年。2.在保管期限內，應確保憑證的安全和完整，便于查閱和審計。（二）其他資料1.項目立項資料、預算資料、費用支出憑證等其他研發(fā)費用相關資料保管期限為[X]年。2.對于具有重要價值或涉及法律糾紛的資料，應適當延長保管期限。六、研發(fā)費用檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱研發(fā)費用檔案的，應填寫《研發(fā)費用檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應的檔案資料，并安排專人陪同查閱，查閱人員不得擅自涂改、復印、拍照檔案資料。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱研發(fā)費用檔案的，借閱人應填寫《研發(fā)費用檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人、財務部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管檔案資料，不得轉借他人，不得在檔案資料上亂寫亂畫，確保檔案資料的安全和完整。借閱期滿后，應及時歸還檔案資料。七、研發(fā)費用檔案的銷毀（一）銷毀條件1.研發(fā)費用檔案保管期限屆滿，且不再具有保存價值的，可以進行銷毀。2.因公司改制、重組等原因，需要銷毀部分研發(fā)費用檔案的，應按照相關規(guī)定進行審批。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出研發(fā)費用檔案銷毀申請，填寫《研發(fā)費用檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)財務部門負責人、公司分管領導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應安排專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人應在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀清單應作為檔案資料妥善保存，以備查考。八、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對研發(fā)費用的核算和歸檔情況進行審計。2.審計內容包括研發(fā)費用的支出是否符合規(guī)定范圍、核算是否準確、歸檔資料是否完整等。3.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，