藥廠庫房臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強藥廠庫房管理，規范庫房臺賬的記錄與管理，確保藥品存儲、出入庫等信息的準確、及時、完整，保障藥品質量安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于藥廠庫房所有藥品及相關物資的臺賬管理工作，包括庫房管理人員、采購人員、銷售人員等涉及庫房業務操作的人員。（三）職責分工1.庫房管理人員負責庫房藥品及物資的收、發、存臺賬的日常記錄與更新，確保臺賬信息與實物一致，并定期進行盤點核對。2.采購人員協助庫房管理人員做好采購入庫藥品及物資的臺賬登記工作，提供準確的采購信息，包括藥品名稱、規格、數量、供應商等。3.銷售人員配合庫房管理人員做好銷售出庫藥品的臺賬記錄工作，提供銷售訂單相關信息，確保出庫信息準確無誤。4.財務人員定期對庫房臺賬進行審核，監督庫房物資的出入庫情況，確保賬實相符，為財務核算提供準確的數據支持。5.質量管理人員檢查庫房臺賬記錄的規范性、完整性，確保藥品出入庫符合質量管理要求，對臺賬記錄中涉及的質量問題進行跟蹤和處理。（四）基本原則1.準確性原則臺賬記錄應如實反映藥品及物資的實際情況，數據準確無誤，確保賬實相符。2.及時性原則各項業務發生后，應及時進行臺賬記錄，不得拖延，保證信息的時效性。3.完整性原則臺賬應涵蓋庫房管理的各個環節，包括藥品及物資的采購、入庫、存儲、出庫、盤點等，記錄詳細完整。4.規范性原則臺賬記錄應按照規定的格式、內容和流程進行操作，保證記錄的規范性和一致性。二、臺賬設置（一）入庫臺賬1.記錄內容藥品及物資的名稱、規格、劑型、批準文號、生產廠家、數量、批次、生產日期、有效期至、供應商名稱及聯系方式等詳細信息。入庫日期、入庫單號、來源（采購、退貨、調撥等）、質量狀況（合格、不合格、待驗）。2.記錄方式采用電子表格或專門的庫房管理軟件進行記錄，入庫時應逐筆錄入上述信息，確保記錄準確。（二）庫存臺賬1.記錄內容藥品及物資的名稱、規格、劑型、批準文號、生產廠家、庫存數量、批次、生產日期、有效期至等。存放位置、貨位編號、庫存狀態（正常庫存、滯銷庫存、近效期庫存、過期庫存）。2.記錄方式根據每日出入庫情況實時更新庫存臺賬，確保庫存數量與實物一致。定期對庫存進行盤點，將盤點結果與庫存臺賬進行核對，如有差異及時查找原因并調整。（三）出庫臺賬1.記錄內容藥品及物資的名稱、規格、劑型、批準文號、生產廠家、數量、批次、生產日期、有效期至、銷售訂單號、客戶名稱等。出庫日期、出庫單號、去向（銷售、退貨、調撥等）、領用部門或人員等。2.記錄方式依據銷售訂單或其他出庫憑證，及時記錄出庫信息。對于銷售出庫，應詳細記錄銷售訂單號及客戶信息，以便跟蹤銷售情況。（四）盤點臺賬1.記錄內容盤點日期、盤點范圍、盤點人員、藥品及物資的名稱、規格、劑型、實際盤點數量、賬面數量、盤盈盤虧數量及金額等。盤盈盤虧原因分析、處理措施及結果記錄。2.記錄方式在每次盤點工作結束后，及時整理盤點數據，形成盤點臺賬。對盤盈盤虧情況進行詳細分析，提出處理意見，并跟蹤處理結果，確保盤點問題得到妥善解決。（五）不合格品臺賬1.記錄內容不合格藥品及物資的名稱、規格、劑型、批準文號、生產廠家、數量、批次、不合格原因、發現日期、處理情況（退貨、銷毀、返工等）。處理部門、處理人員及相關審批記錄。2.記錄方式發現不合格品后，立即記錄相關信息，詳細描述不合格情況及處理過程。對不合格品的處理結果進行跟蹤反饋，確保不合格品得到有效控制，防止其再次流入市場。三、臺賬記錄要求（一）記錄規范1.臺賬記錄應使用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的筆書寫。2.字跡應清晰、工整、規范，不得隨意涂改。如有錯誤需要更正，應在原記錄上劃紅線注銷，并在旁邊填寫正確內容，同時由更正人員簽字或蓋章確認。3.各項記錄應按規定的格式填寫完整，不得遺漏重要信息。（二）數據錄入與審核1.庫房管理人員應及時、準確地將藥品及物資的出入庫等信息錄入臺賬系統。錄入完成后，應進行自我核對，確保數據準確無誤。2.財務人員或指定的審核人員定期對庫房臺賬進行審核，重點審核數據的準確性、完整性以及業務流程的合規性。如發現問題，應及時通知庫房管理人員進行更正，并跟蹤整改情況。（三）備份與存檔1.電子臺賬應定期進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，如硬盤、光盤等，并分別存放于不同的地點，以防止數據丟失。2.紙質臺賬應按月或按季裝訂成冊，妥善保管。保管期限按照國家相關法律法規及公司檔案管理制度執行，期滿后按規定進行銷毀處理。四、臺賬管理流程（一）入庫管理流程1.采購人員在藥品及物資到貨前，應將采購訂單信息提前傳遞給庫房管理人員，包括藥品名稱、規格、數量、供應商等。2.藥品及物資到貨時，庫房管理人員依據送貨單、發票等原始憑證，對實物進行驗收，核對藥品及物資的名稱、規格、數量、質量等與采購訂單一致后，辦理入庫手續。3.庫房管理人員按照入庫臺賬的記錄內容，在系統中逐筆錄入入庫信息，并打印入庫單，入庫單需經庫房負責人簽字確認后，一聯留存庫房作為入庫憑證，一聯交采購人員核對，一聯交財務部門記賬。（二）庫存管理流程1.庫房管理人員應定期對庫存藥品及物資進行巡查，檢查藥品的存儲條件是否符合要求，如溫度、濕度、光照等，確保藥品質量穩定。2.根據庫存動態，及時調整庫存臺賬，對于近效期藥品應進行標識和預警，提醒相關部門及時處理。3.每月末，庫房管理人員應進行庫存盤點前的準備工作，包括整理庫存物資、核對賬目等。盤點工作應在財務人員或其他指定人員的監督下進行，確保盤點結果真實可靠。4.盤點結束后，庫房管理人員應根據盤點結果編制盤點報表，詳細記錄盤盈盤虧情況，并分析原因。對于盤盈盤虧的處理，應按照公司相關規定履行審批手續后進行調整。（三）出庫管理流程1.銷售部門根據客戶訂單情況，開具銷售出庫單，銷售出庫單應詳細填寫藥品及物資的名稱、規格、數量、銷售訂單號、客戶名稱等信息。2.庫房管理人員收到銷售出庫單后，按照出庫單內容進行備貨，核對實物與出庫單信息一致后，辦理出庫手續。3.庫房管理人員在系統中錄入出庫信息，并打印出庫單，出庫單需經庫房負責人簽字確認后，一聯留存庫房作為出庫憑證，一聯交銷售部門核對，一聯交財務部門記賬。對于銷售退回藥品，應按照退貨管理流程辦理入庫手續，并在臺賬中進行相應記錄。（四）不合格品管理流程1.在藥品及物資驗收、儲存或銷售過程中，如發現不合格品，質量管理人員應立即通知庫房管理人員進行隔離存放，并填寫不合格品報告。2.庫房管理人員根據不合格品報告，將不合格品信息詳細記錄在不合格品臺賬中，注明不合格原因、發現日期等。3.質量管理人員組織相關部門對不合格品進行評審，確定處理方式，如退貨、銷毀、返工等。處理方式經批準后，庫房管理人員按照規定進行處理，并在不合格品臺賬中記錄處理情況及相關審批信息。五、監督與檢查（一）內部審計監督1.公司內部審計部門定期對庫房臺賬管理進行審計檢查，重點審查臺賬記錄的準確性、完整性、規范性以及業務流程的合規性。2.審計人員通過查閱臺賬資料、實地盤點、與相關人員訪談等方式進行審計，對于發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保庫房臺賬管理符合公司規定和相關法律法規要求。（二）日常監督檢查1.庫房負責人應定期對庫房臺賬管理工作進行檢查，檢查內容包括臺賬記錄情況、庫存物資管理情況、出入庫手續辦理情況等。2.質量管理人員在日常工作中對庫房臺賬涉及的質量信息進行監督檢查，確保藥品出入庫符合質量管理要求，對發現的質量問題及時督促整改。3.對于檢查中發現的問題，應責令相關責任人及時整改，并記錄整改情況。對違反臺賬管理制度的行為，應按照公司相關規定進行嚴肅處理。六、培訓與考核（一）培訓1.人力資源部門定期組織庫房臺賬管理制度培訓，培訓對象包括庫房管理人員、采購人員、銷售人員、財務人員、質量管理人員等相關崗位人員。2.培訓內容包括臺賬管理制度的目的、適用范圍、職責分工、臺賬設置、記錄要求、管理流程、監督檢查等方面的內容，確保相關人員熟悉并掌握臺賬管理工作的要求和操作方法。3.培訓方式可采用集中授課、現場演示、案例分析等多種形式，提高培訓效果。培訓結束后，應對培訓人員進行考核，考核合格后方可上崗。（二）考核1.建立庫房臺賬管理工作考核機制，對庫房管理人員及相關崗位人員的臺賬管理工作進行定期考核。2.考核指標包括臺賬記錄的準確性、及時性、完整性，庫存管理的規范性，出入庫手續的合規性，盤點工作的質量等方面。3.根據考核結果，對表現