貨代公司收款管理制度一、總則1.目的為規(guī)范貨代公司收款行為，加強財務(wù)管理，確保公司資金及時、足額回收，降低經(jīng)營風(fēng)險，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及收款業(yè)務(wù)的部門和員工，包括但不限于銷售部門、客服部門、操作部門等。3.收款原則合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度，確保收款行為合法有效。及時準確原則：及時跟進業(yè)務(wù)款項回收情況，準確記錄收款信息，避免延誤和差錯。責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在收款過程中的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人。風(fēng)險控制原則：對收款過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行有效識別、評估和控制，保障公司資金安全。二、收款流程1.業(yè)務(wù)承接與合同簽訂銷售部門在與客戶洽談業(yè)務(wù)時，應(yīng)明確告知客戶公司的收款政策和付款方式。簽訂業(yè)務(wù)合同前，銷售部門應(yīng)確保合同中關(guān)于費用金額、付款方式、付款期限等收款條款清晰明確，避免產(chǎn)生歧義。合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門備案。2.費用核算與賬單生成操作部門在完成業(yè)務(wù)操作后，應(yīng)及時與客戶核對費用明細，確保費用計算準確無誤。財務(wù)部門根據(jù)操作部門提供的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及合同約定，生成賬單并發(fā)送給客戶。賬單內(nèi)容應(yīng)包括費用明細、應(yīng)付金額、付款期限等信息。3.收款通知與提醒客服部門負責(zé)在賬單到期前[X]個工作日向客戶發(fā)送收款通知，提醒客戶按時付款。收款通知可通過郵件、短信或電話等方式發(fā)送。對于逾期未付款的客戶，客服部門應(yīng)定期進行催款跟進，記錄催款情況，并及時反饋給銷售部門和財務(wù)部門。4.款項回收與入賬客戶付款后，財務(wù)部門應(yīng)及時確認收款信息，核對款項金額、付款方式等是否與賬單一致。確認收款無誤后，財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度及時進行入賬處理，并更新客戶應(yīng)收賬款臺賬。對于現(xiàn)金收款，財務(wù)部門應(yīng)在收到款項后立即開具收款收據(jù)，并妥善保管相關(guān)憑證。三、收款職責(zé)分工1.銷售部門負責(zé)業(yè)務(wù)的開拓與客戶關(guān)系維護，確保合同收款條款的合理性和可操作性。協(xié)助財務(wù)部門和客服部門進行收款工作，及時向客戶溝通收款事宜，了解客戶付款計劃和困難，協(xié)調(diào)解決收款過程中出現(xiàn)的問題。對逾期未付款的客戶進行跟進，分析原因，采取相應(yīng)的催款措施，必要時配合公司法律事務(wù)部門進行追款工作。2.客服部門按照財務(wù)部門提供的賬單信息，及時向客戶發(fā)送收款通知和催款提醒，確保客戶了解付款要求和期限。記錄客戶反饋的付款問題和意見，及時轉(zhuǎn)達給銷售部門和財務(wù)部門，并跟進問題解決情況。協(xié)助財務(wù)部門核對客戶付款信息，確保收款數(shù)據(jù)的準確性。3.操作部門準確記錄業(yè)務(wù)操作過程中的各項費用明細，及時與客戶核對費用，確保費用計算準確無誤。在業(yè)務(wù)操作完成后，及時將相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)提交給財務(wù)部門，協(xié)助財務(wù)部門生成賬單。配合銷售部門和客服部門解決因業(yè)務(wù)問題導(dǎo)致的收款困難，提供必要的業(yè)務(wù)支持和解釋。4.財務(wù)部門負責(zé)制定公司收款管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。準確核算業(yè)務(wù)費用，及時生成賬單并發(fā)送給客戶，確保賬單信息清晰、準確。負責(zé)收款款項的確認、入賬和賬務(wù)處理，定期核對客戶應(yīng)收賬款臺賬，確保賬實相符。對收款數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，及時向管理層匯報收款情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。協(xié)助銷售部門和客服部門進行收款工作，提供財務(wù)專業(yè)意見和建議，參與重大收款問題的決策和處理。四、收款方式及相關(guān)規(guī)定1.常見收款方式銀行轉(zhuǎn)賬：客戶應(yīng)將款項匯至公司指定的銀行賬戶，并在付款備注中注明業(yè)務(wù)單號或客戶名稱等相關(guān)信息，以便財務(wù)部門準確核對收款。支票：客戶開具的支票應(yīng)確保票面信息清晰、準確，背書完整。財務(wù)部門收到支票后，應(yīng)及時進行查驗，確保支票真實性和有效性，并在規(guī)定時間內(nèi)到銀行辦理入賬手續(xù)。現(xiàn)金：對于金額較小的業(yè)務(wù)款項，可接受現(xiàn)金收款。財務(wù)部門應(yīng)在收到現(xiàn)金后立即開具收款收據(jù)，并在收據(jù)上加蓋財務(wù)專用章。收款收據(jù)應(yīng)妥善保管，作為收款憑證。2.收款賬戶管理公司應(yīng)指定專門的銀行賬戶用于收款，并確保賬戶信息的安全性和保密性。財務(wù)部門應(yīng)定期核對銀行賬戶余額，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。如有需要變更收款賬戶，財務(wù)部門應(yīng)提前通知銷售部門和客服部門，并確保新賬戶信息及時傳達給客戶。同時，應(yīng)妥善處理原賬戶的未結(jié)清款項，確保資金順利過渡。3.收款票據(jù)管理財務(wù)部門負責(zé)收款票據(jù)的購買、保管、開具和核銷工作。收款票據(jù)應(yīng)按照編號順序使用，確保每一張票據(jù)的真實性和完整性。開具收款票據(jù)時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定填寫票面信息，確保內(nèi)容準確無誤。收款票據(jù)存根聯(lián)應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司財務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。定期對收款票據(jù)進行盤點和核銷，確保票據(jù)使用情況與財務(wù)記錄一致。如有票據(jù)遺失或損壞，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。五、逾期收款管理1.逾期定義客戶未在合同約定的付款期限內(nèi)支付款項，即視為逾期收款。2.逾期收款預(yù)警財務(wù)部門應(yīng)建立逾期收款預(yù)警機制，定期對客戶應(yīng)收賬款進行梳理，對于即將逾期或已逾期的款項，及時向銷售部門和客服部門發(fā)出預(yù)警通知。預(yù)警通知應(yīng)包括客戶名稱、逾期金額、逾期期限等信息。3.逾期收款處理流程銷售部門在收到逾期收款預(yù)警通知后，應(yīng)立即與客戶取得聯(lián)系，了解逾期原因，并制定相應(yīng)的催款措施。催款措施可包括發(fā)送催款函、電話溝通、上門拜訪等。對于多次催款仍未付款的客戶，銷售部門應(yīng)及時將情況反饋給財務(wù)部門和管理層，并配合公司法律事務(wù)部門進行追款工作。追款方式可包括發(fā)送律師函、提起訴訟等。在逾期收款處理過程中，財務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注款項回收情況，及時更新客戶應(yīng)收賬款臺賬，并對逾期收款產(chǎn)生的壞賬風(fēng)險進行評估。如預(yù)計可能產(chǎn)生壞賬損失，應(yīng)按照公司財務(wù)制度計提壞賬準備。4.逾期收款責(zé)任追究對于因工作失誤或失職導(dǎo)致逾期收款的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。責(zé)任追究方式包括但不限于批評教育、績效扣分、經(jīng)濟處罰等。如因銷售人員在業(yè)務(wù)洽談過程中未明確收款條款或未有效跟進客戶付款情況導(dǎo)致逾期收款，將對銷售人員進行相應(yīng)的績效扣分和經(jīng)濟處罰。如因客服人員未及時發(fā)送收款通知或催款提醒導(dǎo)致逾期收款，將對客服人員進行批評教育，并要求其采取措施盡快收回款項。如造成公司經(jīng)濟損失，將承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、收款監(jiān)控與考核1.收款監(jiān)控財務(wù)部門應(yīng)定期對公司收款情況進行監(jiān)控和分析，包括收款金額、收款進度、逾期收款情況等。通過數(shù)據(jù)分析及時發(fā)現(xiàn)收款過程中存在的問題，并提出改進措施和建議。建立收款情況報告制度，財務(wù)部門每月應(yīng)向管理層提交收款情況報告，匯報公司收款總體情況、各部門收款工作進展、逾期收款原因及處理措施等內(nèi)容。2.收款考核指標收款及時率：考核公司在規(guī)定時間內(nèi)收回款項的比例，計算公式為：收款及時率=按時收回款項金額/應(yīng)收回款項金額×100%。逾期收款率：考核公司逾期未收回款項的比例，計算公式為：逾期收款率=逾期未收回款項金額/應(yīng)收款項總額×100%。壞賬率：考核公司因客戶原因?qū)е碌膲馁~損失比例，計算公式為：壞賬率=壞賬損失金額/應(yīng)收款項總額×100%。3.考核方式與獎懲措施公司將收款考核指標納入各部門及相關(guān)人員的績效考核體系，定期對收款工作進行考核評價。對于收款工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員，給予相應(yīng)的獎勵，包括績效加分、獎金、榮譽證書等。對于收款工作未達標的部門和人員，按照績效考核制度進行相應(yīng)的處罰，包括績效扣分、扣發(fā)獎金等。如因收款工作不力給公司造成重大經(jīng)濟損失的，將追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、保密規(guī)定1.公司員工在收款工作過程中涉及到的客戶信息、收款數(shù)據(jù)等屬于公司商業(yè)秘密，應(yīng)嚴格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對收款數(shù)據(jù)的安全管理，采取必要的安全措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制等，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。3.如因工作需要查閱或使用收款相關(guān)信息，必須經(jīng)過公司授權(quán)，并按照規(guī)定的程序進行操作。查閱或使用后，應(yīng)及時歸還并妥善保管相關(guān)資料，不得擅自復(fù)制或留存。4.對于違反保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞