診所通知形式管理制度總則目的為了規范診所的通知形式管理，確保各類信息能夠及時、準確、有效地傳達給相關人員，提高診所的工作效率和管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于診所全體員工、患者及其他與診所相關的人員。基本原則1.準確性原則：通知內容應準確無誤，避免出現歧義或錯誤信息。2.及時性原則：根據信息的重要程度和緊急程度，及時發布通知，確保相關人員能夠及時了解。3.規范性原則：通知的格式、語言表達等應符合規范要求，保持一致性和嚴肅性。4.可追溯性原則：所有通知應進行記錄，以便于查詢和追溯。通知形式分類及要求書面通知1.適用情況：重要政策、制度的發布。涉及員工薪資調整、績效評估等重要人事變動。與患者或合作單位簽訂的重要協議、合同等。2.格式要求：標題：應簡潔明了地概括通知的主要內容，字體一般為二號黑體，加粗，居中。編號：如有需要，可對通知進行編號，編號一般為[年份][序號]，如[2023]01號，位于標題右下方，字體為小四號宋體。正文：內容應條理清晰，分段表述，字體一般為四號宋體，行距為1.5倍。開頭應明確通知的對象，結尾應注明發布部門和發布日期。附件：如有附件，應在正文后注明附件名稱及數量，并按照順序編號，附件內容應與正文相關，格式應規范。落款：發布部門應加蓋公章，發布日期應明確到具體年月日，位于正文右下方。3.審批流程：起草人完成書面通知初稿后，交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，如需相關領導審批，提交至相應領導審批。經審批后的通知，由起草人負責按照格式要求進行排版和發布。電子通知1.適用情況：一般性工作安排、事項提醒等。面向全員的通知，如診所活動通知、節假日放假通知等。緊急情況下需要快速傳達的信息。2.渠道及要求：診所內部辦公系統：標題應準確概括通知主要內容，字體一般為加粗的小四宋體。正文內容簡潔明了，字體為小四宋體，行距為1.2倍。通知發布應選擇合適的板塊，并明確通知的對象范圍。如有附件，可直接上傳至辦公系統，在正文中注明附件名稱及下載路徑。電子郵件：郵件主題應簡潔準確，體現通知核心內容，例如“關于[具體事項]的通知”，字體為宋體加粗小四。正文開頭應明確稱呼收件人，內容表述清晰，語言規范，字體為宋體小四，行距為1.2倍。結尾注明發件人姓名和部門。如有附件，按照附件命名規范上傳，并在正文中說明附件內容。即時通訊工具（如微信工作群等）：通知內容應簡潔，避免長篇大論。重要通知需再次強調關鍵信息，確保接收人員理解。發送通知時應@相關人員，確保其知曉。對于一些重要信息，可要求接收人員回復確認收到。3.審批流程：起草人在相應電子平臺起草電子通知后，交部門負責人審核。部門負責人如無修改意見，確認發布；如有修改，反饋給起草人修改后再次審核，審核通過后發布。口頭通知1.適用情況：在工作現場需要及時傳達的簡單信息，如某項工作的臨時調整、患者的緊急需求等。與個別員工進行工作溝通、任務安排等。2.要求：傳達人應確保口頭通知內容準確、清晰，避免模糊或歧義表述。對于重要的口頭通知，接收人可要求傳達人進行重復或記錄，以確保信息準確接收。涉及多人的口頭通知，可先集中傳達，再進行個別溝通，確保每個人都清楚了解通知內容。通知發布流程起草1.相關部門或人員根據工作需要，確定通知內容，明確通知的目的、對象、事項等關鍵要素。2.按照通知形式的要求進行起草，確保內容詳實、語言規范。對于重要通知，起草人應進行充分調研和溝通，確保信息準確無誤。審核1.書面通知和電子通知起草完成后，交由部門負責人進行審核。部門負責人應重點審核通知內容是否符合診所政策、制度，是否與其他相關工作協調一致，語言表達是否清晰準確等。對于涉及多個部門的通知，應組織相關部門進行會審，確保通知內容全面、合理，避免出現矛盾或遺漏。2.在審核過程中，如發現問題，部門負責人應及時與起草人溝通，提出修改意見，起草人應根據意見進行修改完善。審批（如需）1.對于重要的書面通知或涉及重大事項的通知，在部門負責人審核通過后，需提交相關領導審批。領導應從診所整體利益出發，對通知內容進行全面審查，包括是否符合診所發展戰略、是否會對診所運營產生重大影響等。領導審批通過后，通知方可進入發布環節；如審批未通過，起草人應根據領導意見進行修改，重新提交審核和審批。發布1.書面通知：經審批后的書面通知，由起草人按照規定格式進行排版、打印。根據通知對象的范圍，通過張貼公告欄、發放給相關人員等方式進行發布，并做好發放記錄。2.電子通知：起草人在相應電子平臺（辦公系統、電子郵件、即時通訊工具等）按照要求發布通知。在發布即時通訊工具通知時，應注意選擇合適的群組或人員進行發送，避免誤發或不必要的干擾。發布后，可通過查看已讀回執、詢問接收人員等方式確認通知是否被有效接收。通知接收與反饋接收要求1.員工、患者及其他相關人員應及時關注診所發布的各類通知，通過指定的渠道（書面公告欄、辦公系統、電子郵件、即時通訊工具等）獲取通知信息。2.對于重要通知，接收人員應認真閱讀通知內容，理解其含義和要求，如有疑問應及時向發布部門或相關負責人咨詢。反饋機制1.針對員工：對于涉及員工個人權益、工作任務等方面的通知，員工如有意見或建議，可在規定時間內以書面形式反饋給部門負責人或人力資源部門。在工作安排類通知中，如員工因特殊情況無法執行通知要求，應提前向直屬上級說明原因，并提出合理的替代方案或建議，經上級批準后方可調整工作安排。2.針對患者：對于與患者相關的通知，如就診時間變更、醫療服務調整等，患者如有疑問或意見，可通過電話、現場咨詢等方式向診所客服部門或相關科室反饋。診所應及時回復患者的反饋，解答疑問，并根據患者意見對通知內容或相關工作進行優化調整。3.反饋處理流程：接收反饋信息的部門或人員應及時對反饋內容進行記錄，并進行整理分析。對于一般性反饋，能當場答復的應立即答復；不能當場答復的，應在規定時間內（一般不超過[X]個工作日）給予回復。對于涉及多個部門或重大事項的反饋，應組織相關部門進行專題研究，共同商討解決方案，并及時向反饋人反饋處理結果。通知存檔與查詢存檔1.對于所有發布的書面通知，應進行紙質存檔。存檔文件應按照通知編號或發布時間順序進行整理，妥善保管在診所的文件檔案室。2.電子通知應在相應的電子平臺進行備份存檔。辦公系統中的通知應定期進行數據備份；電子郵件應按照郵件主題、日期等分類進行歸檔保存；即時通訊工具中的重要通知記錄可進行截圖保存，并整理成文檔進行存檔。3.存檔內容應包括通知的原件（書面通知）、發布記錄（如電子平臺的發送記錄等）、反饋記錄（如有）等相關資料，確保通知的完整性和可追溯性。查詢1.員工因工作需要查詢相關通知時，可向所在部門的綜合管理員提出申請，綜合管理員根據權限在相應的存檔資料中進行查找，并提供給員工查閱。2.對于涉及患者的通知查詢，患者或其家屬可向診所客服部門提出申請，客服部門核實身份后，按照規定流程協助查詢相關通知信息。3.診所內部審計、檢查等工作需要查詢通知存檔資料時，相關部門或人員應按照規定程序進行申請，經批準后可查閱所需通知文件。查閱過程應做好記錄，確保存檔資料的安全和完整。通知的變更與撤銷變更1.如通知發布后，因客觀情況發生變化需要對通知內容進行變更，發布部門應及時起草變更通知。2.變更通知的起草、審核、審批、發布流程與原通知相同，但應在變更通知中明確說明變更的原因及具體變更內容，并標注原通知的相關信息。3.發布變更通知后，應及時通過適當方式告知所有原通知接收人員，確保其了解通知內容的變更情況。撤銷1.在某些情況下，如通知內容錯誤、工作安排調整不再需要執行等，發布部門應及時起草撤銷通知。2.撤銷通知的起草應明確說明撤銷的通知名稱、編號及撤銷原因，審核、審批、發布流程與原通知一致。3.撤銷通知發布后，應告知所有原通知接收人員該通知已被撤銷，避免造成誤解或錯誤執行。違規處理對于通知發布部門1.如因通知起草人疏忽導致通知內容錯誤、關鍵信息遺漏等，給診所工作造成不良影響或損失的，視情節輕重給予起草人批評教育、績效扣分等處理。2.未經審核、審批擅自發布通知的，責令發布部門立即糾正，并對相關責任人給予警告處分；造成嚴重后果的，給予相應的紀律處分。對于通知接收人員1.員工無故不關注診所發布的通知，導致