電商租賃過程管理制度總則目的為規范公司電商租賃業務流程，加強租賃過程管理，保障公司資產安全，提高租賃業務的經濟效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有電商租賃業務，包括但不限于辦公場地租賃、設備租賃等。基本原則1.合法性原則：租賃業務應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益性原則：在確保租賃業務合法合規的前提下，追求經濟效益最大化。3.風險可控原則：對租賃過程中的各類風險進行有效識別、評估和控制，確保公司利益不受損失。4.權責明晰原則：明確租賃業務各環節的職責和權限，避免職責不清導致的工作失誤和風險。租賃業務流程需求提出1.使用部門根據業務發展需要，填寫《租賃需求申請表》，詳細說明租賃物品的名稱、規格、數量、租賃期限、用途等信息，并提交至部門負責人審核。2.部門負責人對申請表進行審核，確認需求的合理性和必要性，簽署審核意見后提交至資產管理部門。需求評估1.資產管理部門收到《租賃需求申請表》后，會同財務部門等相關部門進行需求評估。評估租賃物品的市場供應情況，確保能夠及時獲取所需租賃物品。結合公司財務狀況，評估租賃成本與購置成本的差異，分析租賃的經濟性。考慮租賃物品的使用頻率、使用期限等因素，判斷租賃是否為最優選擇。2.評估完成后，資產管理部門出具評估報告，明確是否同意租賃申請，并提交至公司領導審批。供應商選擇1.經公司領導審批同意租賃申請后，資產管理部門負責尋找合適的供應商。通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，篩選標準包括供應商的信譽、資質、產品質量、價格水平、售后服務等。2.組織相關部門對篩選后的供應商進行實地考察。考察內容包括供應商的生產經營狀況、生產設備、技術能力、質量管理體系等。與供應商進行溝通交流，了解其服務水平和合作意愿。3.根據考察結果，綜合評估各供應商的優勢和劣勢，選擇至少三家供應商作為候選對象，并向其發送《租賃詢價函》。4.供應商收到《租賃詢價函》后，在規定時間內回復報價。資產管理部門對各供應商的報價進行比較分析，結合其產品質量、服務水平等因素，選擇最優供應商，并與其簽訂《租賃合同》。合同簽訂1.《租賃合同》由資產管理部門負責起草，合同內容應明確租賃物品的名稱、規格、數量、租賃期限、租金及支付方式、租賃物品的交付與返還、雙方的權利義務、違約責任等條款。2.《租賃合同》起草完成后，提交至公司法務部門審核。法務部門對合同條款的合法性、完整性進行審核，提出修改意見。資產管理部門根據法務部門的意見對合同進行修改完善。3.修改后的《租賃合同》經公司領導審批后，由資產管理部門與供應商簽訂合同。簽訂合同過程中，應確保合同雙方的簽字蓋章真實有效，合同文本一式多份，雙方各執一份，公司財務部門、資產管理部門等相關部門留存備份。租賃物品交付1.供應商應按照《租賃合同》約定的時間、地點和方式交付租賃物品。交付時，雙方應對租賃物品的數量、規格、質量等進行清點和驗收，并填寫《租賃物品交付清單》。2.資產管理部門負責組織相關部門對租賃物品進行驗收。驗收合格后，由使用部門接收租賃物品，并在《租賃物品交付清單》上簽字確認。如發現租賃物品存在質量問題或數量短缺等情況，應及時與供應商溝通協商解決。租金支付1.財務部門根據《租賃合同》約定的租金支付方式和時間，及時編制租金支付計劃，并通知資產管理部門。2.資產管理部門負責跟蹤租金支付情況，確保租金按時足額支付。如因特殊原因需要延期支付租金，應提前與供應商溝通協商，并辦理相關延期支付手續。3.租金支付完成后，財務部門應及時進行賬務處理，并將支付憑證復印件提交至資產管理部門備案。租賃物品使用與維護1.使用部門負責租賃物品的日常使用和維護，應按照租賃物品的使用說明書和操作規程正確使用，定期進行檢查和保養，確保租賃物品的正常運行。2.如發現租賃物品出現故障或損壞，使用部門應及時通知資產管理部門。資產管理部門根據故障情況，聯系供應商進行維修或更換。維修或更換租賃物品所產生的費用，按照《租賃合同》約定執行。3.資產管理部門應定期對租賃物品的使用情況進行檢查和監督，確保使用部門按照規定使用租賃物品，避免因不當使用導致租賃物品損壞或丟失。租賃物品返還1.租賃期限屆滿或《租賃合同》提前終止時，使用部門應按照《租賃合同》約定的時間和方式將租賃物品返還給供應商。返還時，雙方應對租賃物品的數量、規格、質量等進行再次清點和驗收，并填寫《租賃物品返還清單》。2.如發現租賃物品存在損壞或丟失等情況，使用部門應按照《租賃合同》約定承擔相應的賠償責任。賠償金額由資產管理部門與供應商協商確定，并報公司領導審批。3.租賃物品返還后，資產管理部門應及時與供應商辦理相關結算手續，結清租金及其他費用。同時，對租賃業務進行總結評估，分析租賃過程中存在的問題和不足，提出改進措施和建議。風險管理風險識別1.資產管理部門應定期對租賃業務進行風險識別，分析租賃過程中可能面臨的各類風險，如市場風險、信用風險、操作風險、法律風險等。2.風險識別可采用多種方法，如問卷調查、案例分析、專家咨詢等。通過對租賃業務流程的梳理和分析，找出可能導致風險發生的因素和環節。風險評估1.對識別出的風險進行評估，確定風險發生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，如風險矩陣、層次分析法等。2.根據風險評估結果，對風險進行分類排序，確定重點關注的風險領域和風險點。風險應對1.針對不同類型的風險，制定相應的風險應對措施。市場風險：密切關注市場動態，及時調整租賃策略，優化租賃方案，降低市場波動對租賃業務的影響。信用風險：加強對供應商和客戶的信用管理，建立信用評估體系，對信用狀況不佳的供應商和客戶謹慎合作。在簽訂合同前，對供應商和客戶的信用狀況進行調查核實，必要時要求提供擔保或保證金。操作風險：完善租賃業務流程，加強內部控制，規范操作行為，提高員工的風險意識和業務水平。建立健全租賃業務檔案管理制度，確保業務資料的完整和可追溯。法律風險：加強對法律法規的學習和研究，確保租賃業務合法合規。在簽訂合同前，充分征求法務部門的意見，對合同條款進行嚴格審核，避免法律風險。2.定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，根據實際情況及時調整和完善風險應對策略，確保風險得到有效控制。監督與考核監督檢查1.公司內部審計部門定期對租賃業務進行監督檢查，檢查內容包括租賃業務流程的執行情況、合同簽訂與履行情況、租金支付情況、租賃物品管理情況等。2.審計部門應制定詳細的審計計劃，明確審計范圍、審計方法、審計時間等。審計過程中，應收集充分的審計證據，對發現的問題進行深入分析，提出審計意見和建議。3.資產管理部門及相關部門應積極配合審計部門的工作，及時提供所需的資料和信息。對審計部門提出的問題，應認真整改落實，并將整改情況及時反饋給審計部門。考核評價1.建立租賃業務考核評價機制，對資產管理部門及相關部門在租賃業務中的工作表現進行考核評價。考核評價指標包括租賃業務完成情況、經濟效益、風險管理、服務質量等方面。2.考核評價周期為年度。每年末，資產管理部門應提交年度租賃業務工作報告，總結全年租賃業務工作情況，分析存在的問題和不足，提出下一年度的工作計劃和目標。3.公司根據考核評價結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對未完成工作任務或出現重大失誤的部門和個人進行批評