礦山文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強礦山文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準確性、系統性和安全性，提高文件資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于礦山企業內部各部門、各崗位涉及的文件資料管理工作。（三）管理原則1.集中統一管理原則：礦山文件資料由專門的部門或人員進行集中管理，確保文件資料的完整性和一致性。2.分類分級管理原則：根據文件資料的性質、用途和重要程度進行分類分級管理，便于查找和使用。3.及時準確原則：文件資料的形成、傳遞、處理和歸檔要及時、準確，確保信息的時效性和可靠性。4.安全保密原則：加強文件資料的安全保密工作，防止文件資料的泄露、丟失和損壞。二、文件資料的分類與編號（一）分類1.行政文件：包括礦山企業的規章制度、工作計劃、工作總結、會議紀要、通知、通報等。2.技術文件：包括礦山開采設計方案、地質勘探報告、安全技術措施、操作規程、技術標準等。3.生產文件：包括生產計劃、生產報表、生產調度記錄、設備運行記錄等。4.安全文件：包括安全生產許可證、安全評價報告、安全檢查記錄、隱患排查治理記錄等。5.財務文件：包括財務預算、財務報表、成本核算資料、資金管理文件等。6.人事文件：包括員工檔案、招聘文件、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利文件等。7.其他文件：包括與礦山企業相關的合同協議、對外聯絡文件、宣傳資料等。（二）編號1.文件資料編號采用“年份+類別代碼+順序號”的方式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政文件類別代碼，“001”表示順序號。2.類別代碼如下：行政文件：XZ技術文件：JS生產文件：SC安全文件：AQ財務文件：CW人事文件：RS其他文件：QT三、文件資料的形成與收集（一）形成1.各部門、各崗位應按照工作職責和工作流程，及時形成各類文件資料。文件資料應內容完整、表述準確、格式規范。2.文件資料的起草應使用統一的稿紙或電子文檔模板，注明文件名稱、編號、起草部門、起草人、日期等信息。（二）收集1.文件資料形成后，起草部門應及時將文件資料收集整理，并移交至文件資料管理部門。2.文件資料管理部門應定期對各部門移交的文件資料進行檢查，確保文件資料的完整性和準確性。3.對于外來文件資料，如上級部門文件、政府部門文件、合作單位文件等，由相關部門負責收集，并及時移交至文件資料管理部門。四、文件資料的審核與審批（一）審核1.文件資料起草完成后，應由起草部門負責人進行審核。審核內容包括文件資料的內容是否符合法律法規和企業規章制度的要求，是否與企業的發展戰略和工作目標相一致，是否具有可操作性等。2.對于重要文件資料，還應組織相關部門和人員進行會審，廣泛征求意見，確保文件資料的科學性和合理性。（二）審批1.文件資料審核通過后，應按照企業的審批流程進行審批。審批人應認真審查文件資料的內容，簽署審批意見。2.對于涉及重大事項、重要決策的文件資料，需經企業領導班子集體研究決定，并由企業法定代表人簽署審批意見。五、文件資料的印發與傳遞（一）印發1.文件資料經審批通過后，由文件資料管理部門負責印發。印發前應認真核對文件資料的內容和格式，確保印刷質量。2.文件資料的印發數量應根據實際需要確定，避免浪費。印發后的文件資料應及時發放至相關部門和人員，并做好發放記錄。（二）傳遞1.文件資料的傳遞應采用安全、快捷、有效的方式，確保文件資料能夠及時、準確地送達收件人。2.對于紙質文件資料，可通過專人送達、郵寄等方式進行傳遞；對于電子文件資料，可通過電子郵件、企業內部網絡等方式進行傳遞。傳遞過程中應注意文件資料的保密性和完整性，防止文件資料的泄露和丟失。六、文件資料的使用與借閱（一）使用1.各部門、各崗位應按照文件資料的使用范圍和權限，合理使用文件資料。使用文件資料時應注意愛護，不得隨意涂改、損壞、丟失。2.文件資料管理人員應定期對文件資料的使用情況進行檢查，發現問題及時處理。（二）借閱1.因工作需要借閱文件資料的，應填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件資料的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并經部門負責人簽字同意后，方可到文件資料管理部門辦理借閱手續。2.文件資料管理部門應對借閱申請表進行審核，審核通過后，向借閱人發放文件資料，并做好借閱登記。借閱登記內容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、文件資料名稱、編號、借閱期限等信息。3.借閱人應按照借閱期限及時歸還文件資料，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。逾期未還的，文件資料管理部門應及時催還，并視情節輕重給予相應的處罰。4.借閱人在借閱期間應妥善保管文件資料，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播文件資料內容。如因保管不善造成文件資料損壞、丟失的，借閱人應承擔相應的賠償責任。七、文件資料的歸檔與保管（一）歸檔1.文件資料辦理完畢后，應按照歸檔范圍和歸檔要求及時進行歸檔。歸檔文件資料應齊全完整、分類準確、編目規范。2.文件資料管理部門應定期對歸檔文件資料進行整理和編目，編制歸檔文件目錄，建立歸檔文件數據庫，便于查詢和利用。（二）保管1.文件資料應存放在專門的檔案室或文件柜中，確保存放環境安全、干燥、通風。檔案室應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，保證文件資料的安全。2.文件資料管理部門應定期對文件資料進行清查盤點，核對歸檔文件目錄與實際存放的文件資料是否一致，發現問題及時查找原因并進行處理。3.對于電子文件資料，應定期進行備份，并存儲在不同的介質上，防止數據丟失。同時，應建立電子文件資料的存儲和管理制度，確保電子文件資料的安全和保密。八、文件資料的保密與銷毀（一）保密1.礦山企業應加強文件資料的保密工作，明確保密責任，采取必要的保密措施，防止文件資料的泄露。2.涉及國家機密、企業商業秘密和個人隱私的文件資料，應嚴格按照保密法律法規和企業保密制度的要求進行管理，限制知悉范圍，確保文件資料的安全。3.文件資料管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露文件資料內容。在文件資料的形成、傳遞、處理、存儲和銷毀過程中，應采取相應的保密措施，防止文件資料的泄露。（二）銷毀1.文件資料保管期限屆滿或已失去保存價值的，應按照規定進行銷毀。銷毀前應填寫《文件資料銷毀申請表》，注明銷毀文件資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，并經部門負責人簽字同意后，報文件資料管理部門審核。2.文件資料管理部門應對銷毀申請表進行審核，審核通過后，組織專人對文件資料進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀日期、銷毀文件資料名稱、編號、數量、銷毀方式等信息。3.文件資料的銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數據刪除等方式，確保文件資料無法恢復。對于涉及重要信息的電子文件資料，應采用專業的數據刪除軟件進行多次覆蓋刪除，防止數據恢復。九、文件資料的信息化管理（一）建立文件資料管理系統1.礦山企業應建立文件資料管理系統，實現文件資料的電子化管理。文件資料管理系統應具備文件資料的上傳、下載、查詢、借閱、審批、歸檔、銷毀等功能，提高文件資料管理的效率和準確性。2.文件資料管理系統應與企業內部其他信息系統進行集成，實現信息共享，為企業的決策和管理提供支持。（二）數據錄入與維護1.文件資料管理部門應安排專人負責文件資料管理系統的數據錄入和維護工作，確保數據的及時、準確、完整。2.在文件資料形成、傳遞、處理、歸檔等過程中，應及時將相關信息錄入文件資料管理系統，實現文件資料的全過程信息化管理。3.定期對文件資料管理系統的數據進行備份，防止數據丟失。同時，應建立數據維護機制，及時清理過期、無效的數據，保證系統數據的質量。十、監督與考核（一）監督檢查1.礦山企業應定期對文件資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括文件資料的形成、收集、審核、審批、印發、傳遞、使用、借閱、歸檔、保管、保密、銷毀等環節的工作情況。2.監督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式進行。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.建立文件資料管理工作考核評價機制，對各部門和相關人員的文件資料管理工作進行考核評價。考核評價內容包括文件資料管理工作