紙質文檔保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司紙質文檔的保密管理，確保公司機密信息的安全，防止公司信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及涉及公司紙質文檔處理的外部人員。（三）基本原則1.預防為主原則建立健全保密防護措施，加強員工保密教育，提高保密意識，預防信息泄露事件的發生。2.分級管理原則根據文檔的重要性和敏感性，對紙質文檔進行分級管理，采取相應的保密措施。3.誰使用、誰負責原則使用紙質文檔的人員對文檔的保密安全負責，嚴格遵守本制度的各項規定。二、保密文檔的定義與分類（一）保密文檔的定義涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等，一旦泄露可能給公司造成經濟損失、聲譽損害或其他不利影響的紙質文檔。（二）保密文檔的分類1.絕密級文檔公司核心技術資料、未公開的產品研發計劃、關鍵工藝文件等。公司財務戰略、年度預算、重大投資決策等財務信息。公司高層會議紀要涉及重大決策、人事任免等關鍵內容的。客戶的核心商業機密、特殊需求及未公開的合作協議等。2.機密級文檔重要技術文檔、產品設計方案、技術改進措施等。公司重要業務數據、銷售數據、市場調研報告等。公司內部管理制度、流程規范、組織架構等涉及公司運營的重要文件。與合作伙伴簽訂的重要合同、協議等，涉及雙方重要權利義務的。3.秘密級文檔一般性技術資料、產品說明書、操作手冊等。公司一般性業務數據、統計報表等。部門內部工作文件、會議紀要等不涉及公司核心機密但仍需保密的文檔。三、文檔的產生與收集（一）文檔的產生1.各部門在工作過程中產生的紙質文檔，應明確專人負責記錄、整理和保管。2.員工在撰寫文檔時，應根據文檔內容確定密級，并在文檔首頁左上角標明相應密級標識。3.嚴禁在未采取保密措施的情況下，在公共場所討論、起草涉及公司保密信息的文檔。（二）文檔的收集1.各部門應定期對本部門產生的紙質文檔進行收集、整理，確保文檔的完整性和準確性。2.對于涉及多個部門的協作項目產生的文檔，由牽頭部門負責統一收集，并按照規定進行分類、整理和保管。3.收集過程中，應嚴格檢查文檔的密級標識是否正確，對于標識不清或未標識的文檔，應及時與文檔產生人員核實并補充標識。四、文檔的存儲與保管（一）存儲場所1.公司設立專門的保密文檔存儲室，配備必要的安全設施，如門禁系統、監控設備、防火防盜設備等，確保存儲場所的安全性。2.保密文檔存儲室應保持干燥、通風良好，溫度和濕度應符合文檔存儲要求。3.不同密級的文檔應分區存放，絕密級文檔應存放在專門的保險柜或加密存儲設備中，并設置雙人管理。（二）保管人員1.保密文檔存儲室應指定專人負責保管，保管人員應具備良好的保密意識和責任心，經過嚴格的背景審查和保密培訓。2.保管人員應定期對存儲的文檔進行盤點、核對，確保文檔數量準確、存儲狀態良好。3.保管人員不得擅自將保密文檔帶出存儲室，如有特殊情況需要帶出，應經過嚴格的審批流程，并采取必要的保密措施。（三）存儲方式1.紙質文檔應按照分類、編號順序進行存放，便于查找和管理。2.對于重要的保密文檔，應進行備份存儲，備份存儲介質應與原始文檔分開存放，并采取相應的保密措施。3.存儲的文檔應建立詳細的電子臺賬，記錄文檔的名稱、密級、存儲位置、出入庫時間、借閱情況等信息，以便于查詢和追溯。五、文檔的借閱與使用（一）借閱申請1.公司員工因工作需要借閱保密文檔，應填寫《紙質文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、密級、借閱用途、預計歸還時間等信息。2.《紙質文檔借閱申請表》應經部門負責人審批，對于絕密級文檔，還需經公司分管領導審批。（二）借閱審批1.審批人員應根據借閱申請的內容，嚴格審查借閱的必要性和安全性，對于不符合借閱條件的申請，應予以駁回。2.審批通過后，借閱人員應到保密文檔存儲室辦理借閱手續，保管人員應根據審批意見，將借閱的文檔發放給借閱人員，并在文檔借閱臺賬上進行登記。（三）借閱期限1.保密文檔的借閱期限應根據工作需要合理確定，一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。2.借閱人員應在規定的期限內歸還借閱的文檔，如因特殊原因不能按時歸還，應提前向保管人員說明情況，并辦理延期手續。（四）使用要求1.借閱人員應妥善保管借閱的保密文檔，不得擅自復印、掃描、拍照、傳播或轉借他人。2.使用保密文檔時，應在符合保密要求的場所進行，不得在公共場所隨意擺放或使用。3.使用完畢后，借閱人員應及時將文檔歸還保管人員，并在文檔借閱臺賬上簽字確認。（五）歸還與注銷1.借閱人員歸還保密文檔時，保管人員應認真檢查文檔的完整性和保密性，如發現文檔有損壞、丟失或泄露等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。2.文檔歸還后，保管人員應在文檔借閱臺賬上注銷該文檔的借閱記錄。六、文檔的傳遞與郵寄（一）內部傳遞1.公司內部部門之間傳遞保密文檔，應通過專門的機要通道進行，如機要文件交換站或專人送達。2.傳遞保密文檔時，應填寫《紙質文檔傳遞登記表》，注明傳遞文檔的名稱、密級、傳遞部門、接收部門、傳遞時間等信息。3.傳遞人員應嚴格遵守保密規定，確保文檔在傳遞過程中的安全，不得擅自將文檔交予無關人員。（二）外部郵寄1.如需通過郵寄方式傳遞保密文檔，應選擇具有保密資質的快遞公司，并采取加密包裝等保密措施。2.在郵寄保密文檔前，應填寫《紙質文檔郵寄申請表》，注明郵寄文檔的名稱、密級、收件人信息、郵寄用途等，經部門負責人和公司分管領導審批后，方可辦理郵寄手續。3.郵寄人員應妥善保管郵寄憑證，以備查詢和追溯。同時，應跟蹤郵件的投遞情況，確保文檔安全送達收件人。七、文檔的銷毀（一）銷毀申請1.對于已失去保存價值的保密文檔，由使用部門提出銷毀申請，填寫《紙質文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、密級、數量、銷毀原因等信息。2.《紙質文檔銷毀申請表》應經部門負責人審批，對于涉及重要信息的銷毀申請，還需經公司分管領導審批。（二）銷毀審批1.審批人員應根據銷毀申請的內容，審查銷毀的必要性和安全性，確保銷毀過程符合保密要求。2.審批通過后，方可組織實施文檔銷毀工作。（三）銷毀方式1.保密文檔的銷毀應采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行，確保文檔信息無法恢復。2.銷毀過程應進行現場監督，由專人負責記錄銷毀文檔的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并形成銷毀記錄。3.銷毀記錄應保存[X]年以上，以備查詢和審計。八、保密監督與檢查（一）監督部門公司設立保密管理工作小組，負責對公司紙質文檔保密管理制度的執行情況進行監督檢查。保密管理工作小組辦公室設在[具體部門]，負責日常監督檢查工作的組織和協調。（二）檢查內容1.保密制度的執行情況，包括文檔的產生、收集、存儲、保管、借閱、使用、傳遞、郵寄、銷毀等環節是否符合規定。2.保密設施設備的配備和運行情況，如門禁系統、監控設備、保險柜等是否正常運行。3.員工的保密意識和保密行為，是否存在違規操作或泄露公司機密信息的情況。（三）檢查方式1.定期檢查：保密管理工作小組定期對公司各部門的紙質文檔保密管理情況進行全面檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：保密管理工作小組不定期對部分部門或重點環節進行抽查，及時發現和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對公司重要項目、重大活動或出現的保密問題，開展專項檢查，確保保密工作落實到位。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，保密管理工作小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對存在的問題，制定具體的整改措施，并在規定的期限內完成整改。整改完成后，應向保密管理工作小組提交整改報告。3.對于違反保密制度的行為，公司將根據情節輕重，給予相應的紀律處分；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。九、培訓與教育（一）培訓計劃公司人力資源部門應制定年度保密培訓計劃，將紙質文檔保密管理知識納入培訓內容，定期組織員工進行培訓。（二）培訓內容1.保密法律法規和公司保密制度，使員工了解保密工作的重要性和相關規定。2.紙質文檔保密管理的流程和方法，包括文檔的分類、標識、存儲、保管、借閱、使用、傳遞、郵寄、銷毀等環節的操作規范。3.保密意識和保密技能的培養，提高員工的保密防范能力。（三）培訓方式1.內部培訓：由公司保密管理工作小組成員或邀請外部專家進行授課，對員工進行集中培訓。2.在線學習：通過公司內部網絡平臺，提供保密培訓課程，供員工自主學習。3.案例分析：選取典型的保密案例進行分析講解，使員工深刻認識保密工作的嚴肅性。十、獎勵與處罰（一）獎勵1.對于在紙質文檔保密管理工作中表現突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、獎金等。2.獎勵標準根據實際貢獻大小確定，具體獎勵辦法由公司另行制定。（二）處罰1.對于違反紙質文檔保密管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應