考評資料安全管理制度總則目的為加強公司考評資料的安全管理，確保考評資料的真實性、完整性和保密性，維護公司正常的考評秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及員工考評資料的收集、整理、存儲、使用、傳遞、保管和銷毀等環節。基本原則1.保密性原則：嚴格保護考評資料的機密信息，防止資料泄露。2.真實性原則：確保考評資料所反映的內容真實、客觀，不得弄虛作假。3.完整性原則：保證考評資料的全面性和系統性，避免資料缺失。4.合法性原則：所有考評資料的管理活動必須符合國家法律法規和公司相關規定。考評資料的范圍1.員工績效考評資料：包括績效目標設定、績效評估過程記錄、績效結果反饋等相關文件。2.員工能力考評資料：如專業技能測試成績、培訓表現評估、崗位勝任能力評價等。3.員工職業素養考評資料：涵蓋工作態度、團隊協作、職業道德等方面的評價記錄。4.其他與員工考評相關的資料：如考評申訴記錄、特殊貢獻表彰材料等。考評資料的收集與整理收集職責1.各部門負責人：負責組織本部門員工考評資料的收集工作，確保資料的及時、準確提交。2.人力資源部門：對各部門提交的考評資料進行匯總、審核，并負責收集其他相關部門提供的涉及員工考評的信息。收集要求1.各部門應按照公司規定的考評周期和要求，按時收集員工的考評資料，不得拖延。2.考評資料應內容完整、字跡清晰、數據準確，相關人員簽字確認。3.對于電子文檔形式的考評資料，應確保格式規范、存儲安全，并注明日期和責任人。整理規范1.人力資源部門：對收集到的考評資料進行分類整理，按照員工姓名、考評周期、考評類型等建立清晰的索引目錄。2.對每份考評資料進行編號，以便于查詢和管理。3.將整理好的考評資料裝訂成冊或存儲在電子文件夾中，確保資料的有序存放。考評資料的存儲存儲方式1.紙質資料：設立專門的文件柜，按照類別和編號順序存放，確保易于查找。2.電子資料：存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，建立加密文件夾，并設置不同權限的訪問級別。存儲期限1.員工績效考評資料：一般保存[X]年，以便進行績效追溯和分析。2.員工能力考評資料：根據員工職業發展規劃和崗位需求，保存[X]年至[X]年不等。3.員工職業素養考評資料：長期保存，作為員工綜合評價的重要依據。存儲安全1.紙質資料存儲區域：應保持干燥、通風，配備防火、防潮、防蟲等設施，防止資料損壞。2.電子資料存儲設備：定期進行數據備份，防止數據丟失。設置防火墻和殺毒軟件，防止病毒入侵和數據泄露。對存儲設備進行定期檢查和維護，確保其正常運行。考評資料的使用使用權限1.人力資源部門：有權查閱、分析和使用所有員工的考評資料，用于制定人力資源規劃、薪酬調整、培訓與發展計劃等。2.各部門負責人：在本部門范圍內，可查閱和使用本部門員工的考評資料，以便進行績效輔導、團隊管理和人員調配。3.員工本人：有權查閱自己的考評資料，但需提前向人力資源部門提出申請，經批準后在指定地點查閱。使用規范1.使用考評資料時，應遵循保密原則，不得向無關人員透露資料內容。2.對于涉及員工個人隱私的考評信息，未經員工本人同意，不得擅自公開或傳播。3.利用考評資料進行決策時，應綜合考慮多方面因素，確保決策的科學性和公正性。考評資料的傳遞內部傳遞1.當需要在公司內部不同部門之間傳遞考評資料時，應填寫《考評資料傳遞申請表》，注明傳遞原因、資料內容、接收部門和預計歸還日期等信息。2.經申請部門負責人和接收部門負責人簽字確認后，由專人負責將考評資料傳遞給接收部門。接收部門應在規定時間內歸還資料，并在《考評資料傳遞登記表》上簽字確認。外部傳遞1.如因特殊原因需要向公司外部傳遞考評資料，必須經過公司高層領導批準，并嚴格按照國家法律法規和公司相關規定進行操作。2.在傳遞前，應對考評資料進行加密處理，并與接收方簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務。考評資料的保管保管責任1.人力資源部門：負責考評資料保管制度的制定和監督執行，指定專人負責考評資料的日常保管工作。2.資料保管人員：應嚴格遵守本制度，確保考評資料的安全存放和妥善保管，不得擅自離崗或委托他人代管。保管措施1.定期對考評資料進行清查盤點，核對資料的數量、完整性和準確性，如發現問題及時報告并處理。2.對存放考評資料的場所進行安全檢查，確保防火、防盜、防潮、防蟲等設施完好有效。3.當保管人員發生變動時，應及時辦理交接手續，填寫《考評資料保管交接清單》，確保資料交接清楚、責任明確。考評資料的銷毀銷毀條件1.考評資料已超過規定的存儲期限，且無繼續保存價值。2.因公司業務調整、機構合并等原因，相關考評資料不再需要。3.考評資料存在嚴重損壞、丟失或其他無法修復的情況，經確認后可進行銷毀。銷毀程序1.由資料保管人員提出考評資料銷毀申請，填寫《考評資料銷毀申請表》，詳細說明銷毀資料的名稱、數量、存儲期限、銷毀原因等信息。2.經人力資源部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可進行銷毀操作。3.銷毀考評資料時，應至少有兩名專人在場監督，并在《考評資料銷毀記錄》上簽字確認。4.對于電子資料，應采用專業的數據擦除工具進行徹底刪除，確保數據無法恢復。對于紙質資料，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。監督與檢查監督機制1.公司設立考評資料安全管理監督小組，由人力資源部門負責人擔任組長，成員包括各部門相關人員。2.監督小組定期對考評資料的收集、整理、存儲、使用、傳遞、保管和銷毀等環節進行檢查，發現問題及時督促整改。檢查內容1.考評資料的收集是否及時、完整，整理是否規范。2.存儲設備是否安全，存儲期限是否符合規定。3.使用權限是否嚴格控制，使用過程是否規范。4.傳遞手續是否齊全，資料是否按時歸還。5.保管措施是否落實，資料是否妥善保管。6.銷毀程序是否合規，銷毀記錄是否完整。違規處理1.對于違反本制度的行為，視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等