設備材料采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司設備材料采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障公司生產經營的正常運轉，降低采購成本，提高采購效率和質量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有設備材料的采購活動，包括生產設備、辦公設備、原材料、輔助材料、零部件等的采購。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓浪費。質量優(yōu)先原則：確保所采購的設備材料符合國家相關標準和公司規(guī)定的質量要求，優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。價格合理原則：在保證質量的前提下，通過市場調研、招標、詢價等方式，選擇性價比高的供應商和采購價格，降低采購成本。公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，保障供應商合法權益，杜絕不正當交易行為。廉潔自律原則：參與采購活動的人員應嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益。二、采購組織與職責1.采購決策機構公司成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議和決策重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。2.采購部門職責負責制定采購計劃和預算，組織實施采購活動，確保采購任務按時完成。開展市場調研，收集供應商信息，建立和維護供應商檔案，評估供應商的綜合實力和信譽，選擇合格的供應商。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協調解決合同履行過程中的問題。負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作，對采購物資的質量、數量、價格等進行審核和控制。定期統計采購數據，分析采購成本和效益，提出改進采購工作的建議和措施。人員配備采購部門應根據公司業(yè)務需求配備相應的采購人員，采購人員應具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識和業(yè)務能力，熟悉采購流程和相關法律法規(guī)。3.需求部門職責根據公司生產經營計劃和實際需求，提出設備材料采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、質量要求、交貨時間等。參與采購項目的技術談判和驗收工作，提供技術支持和質量標準，協助采購部門確保采購物資符合要求。負責采購物資的使用和保管，對采購物資的質量和性能進行跟蹤和反饋，及時發(fā)現和解決問題。人員配備需求部門應指定專人負責采購申請的提交和與采購部門的溝通協調工作，相關技術人員應積極配合采購部門開展技術談判和驗收工作。4.質量部門職責制定采購物資的質量檢驗標準和驗收規(guī)范，參與采購合同中質量條款的審核。負責對采購物資進行質量檢驗和驗收，出具質量檢驗報告，確保采購物資符合質量要求。對采購物資的質量問題進行調查和分析，提出處理意見和改進措施，跟蹤整改情況。人員配備質量部門應配備專業(yè)的質量檢驗人員，質量檢驗人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉質量檢驗標準和方法。5.財務部門職責負責審核采購預算和采購合同，安排采購資金，確保采購資金的合理使用和安全。按照公司財務制度和采購合同的約定，辦理采購付款手續(xù)，對采購付款進行審核和控制。定期對采購成本進行核算和分析，提供采購成本數據和財務報表，為采購決策提供依據。人員配備財務部門應配備專業(yè)的財務人員，財務人員應熟悉財務管理制度和采購業(yè)務流程，具備較強的財務分析和核算能力。三、采購計劃與預算1.采購計劃編制依據采購計劃應根據公司生產經營計劃、設備維護計劃、庫存狀況、市場需求等因素編制。需求部門應在每年末或每季度末向采購部門提交下一年度或下一季度的采購需求預測，采購部門結合公司實際情況，綜合考慮各種因素，編制采購計劃。內容采購計劃應包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、預計采購時間、采購方式等內容。對于重大采購項目，應單獨編制采購項目計劃，明確項目的具體要求、實施進度、責任人等。審批采購計劃編制完成后，應報采購決策委員會審批。采購決策委員會應根據公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況、市場情況等因素對采購計劃進行審議和決策，批準后的采購計劃作為采購活動的依據。2.采購預算編制依據采購預算應根據采購計劃、市場價格走勢、歷史采購數據等因素編制。采購部門應結合公司財務預算要求，對采購計劃中的各項采購物資進行成本估算，編制采購預算。內容采購預算應包括采購物資的預計采購金額、采購費用（如運輸費、保險費、稅費等）、資金支付計劃等內容。采購預算應細化到具體的采購項目和月份，確保采購資金的合理安排。審批采購預算編制完成后，應報財務部門審核，經公司高層管理人員審批后執(zhí)行。財務部門應根據公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行審核，確保采購預算的合理性和可行性。四、采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營需要，填寫《設備材料采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、質量要求、交貨時間、用途等信息，并提交相關技術文件和資料。采購申請表應經部門負責人審核簽字后，報采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請后，對采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性進行審核。對于金額較小的采購申請，由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，采購部門應組織相關部門進行會審，提出審核意見，報采購決策委員會審批。3.供應商選擇與評估供應商選擇采購部門根據采購物資的特點和要求，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，篩選出潛在的供應商名單。采購部門應組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，了解供應商的生產能力、質量控制、售后服務、價格水平等情況。根據考察結果，對潛在供應商進行綜合評估，選擇合格的供應商。供應商評估采購部門應建立供應商評估機制，定期對供應商的表現進行評估。評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作態(tài)度等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。4.采購談判與合同簽訂采購談判采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購物資的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協商。采購談判應遵循公平公正、互利共贏的原則，確保雙方的利益得到保障。在采購談判過程中，采購部門應充分了解供應商的報價構成和成本情況，爭取有利的采購價格。同時，應明確采購物資的質量標準和驗收方法，確保采購物資符合要求。合同簽訂采購談判達成一致后，采購部門應起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方法、付款方式、違約責任等條款。采購合同起草完成后，應報法律部門審核，經雙方簽字蓋章后生效。采購部門應負責跟蹤合同執(zhí)行情況，確保合同的順利履行。5.采購執(zhí)行與跟蹤采購執(zhí)行采購部門根據采購合同的約定，向供應商下達采購訂單，明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。供應商應按照采購訂單的要求組織生產和發(fā)貨，確保采購物資按時、按質、按量交付。采購跟蹤采購部門應建立采購跟蹤機制，定期對采購訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查。及時了解供應商的生產進度、發(fā)貨情況、運輸情況等，協調解決采購過程中出現的問題。對于可能影響交貨期的問題，應及時與供應商溝通協商，采取相應的措施確保采購物資按時交付。6.驗收與入庫驗收采購物資到貨后，采購部門應及時通知質量部門進行驗收。質量部門應按照質量檢驗標準和驗收規(guī)范對采購物資進行檢驗，出具質量檢驗報告。對于驗收合格的采購物資，質量部門應在檢驗報告上簽字確認；對于驗收不合格的采購物資，質量部門應出具不合格報告，說明不合格原因，并提出處理意見。入庫采購物資驗收合格后，采購部門應辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應根據驗收報告和采購訂單，對采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、質量等進行核對，無誤后辦理入庫登記，并將采購物資存放至指定倉庫。7.付款審核采購部門應在采購物資驗收合格并入庫后，根據采購合同的約定，填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關憑證，報財務部門審核。財務部門應按照公司財務制度和采購合同的約定，對付款申請進行審核，確保付款的合理性和合規(guī)性。支付財務部門審核通過后，按照公司資金安排和付款審批流程，辦理采購付款手續(xù)。付款方式應根據采購合同的約定執(zhí)行，如支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。財務部門應及時記錄采購付款情況，確保采購資金的安全和準確。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、質量問題、交貨延遲等。根據風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行評估和排序，確定重點關注的風險領域。2.風險應對措施針對識別和評估出的風險，采購部門應制定相應的風險應對措施。例如，對于市場價格波動風險，可以通過簽訂長期合同、套期保值等方式進行規(guī)避；對于供應商違約風險，可以加強供應商管理，增加備用供應商，簽訂違約責任條款等；對于質量問題風險，可以加強質量檢驗和驗收，要求供應商提供質量保證承諾等；對于交貨延遲風險，可以建立供應商預警機制，加強溝通協調，提前采取應對措施等。3.風險監(jiān)控與預警采購部門應建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估。及時發(fā)現風險的變化情況，對可能出現的風險提前發(fā)出預警信號。對于預警信號，采購部門應及時采取措施進行處理，避免風險的擴大和惡化。六、采購績效評估1.評估指標設定采購部門應建立采購績效評估指標體系，對采購工作的績效進行全面、客觀、公正的評估。評估指標應包括采購成本、采購質量、采購效率、供應商管理、合同執(zhí)行等方面。具體指標如下：采購成本：采購物資的實際采購價格與預算價格的差異率、采購費用占采購金額的比例等。采購質量：采購物資的合格率、退貨率、質量問題投訴率等。采購效率：采購訂單的處理周期、采購物資的交貨及時率等。供應商管理：供應商的按時交貨率、產品質量合格率、售后服務滿意度等。合同執(zhí)行：采購合同的執(zhí)行率、合同變更率、合同糾紛發(fā)生率等。2.評估方法采購績效評估應采用定量與定性相結合的方法。定量評估主要通過對各項評估指標的數據進行分析和計算，得出具體的評估結果；定性評估主要通過對采購工作的過程、效果、團隊協作等方面進行綜合評價，得出定性的評估意見。采購績效評估可以采用定期評估和不定期評估相結合的方式。定期評估一般每季度或每年度進行一次，對采購部門的整體績效進行全面評估；不定期評估可以根據采購項目的特點和實際需要，對特定的采購項目或采購環(huán)節(jié)進行專項評估。3.評估結果應用采購績效評估結果應作為采購部門和采購人員績效考核、獎懲、晉升等的重