秘密載體文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司秘密載體文件的管理，確保公司信息安全，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及全體員工在處理和使用秘密載體文件過程中的管理活動。（三）定義1.秘密載體文件：指公司在經營管理活動中產生或獲取的，涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密、人事秘密等，依照國家法律法規和公司規定需要保密的各類文件、資料、圖表、數據、記錄等信息載體。2.密級劃分：根據秘密載體文件的重要性和保密程度，分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密：是公司最重要的秘密，一旦泄露會使公司的權益遭受特別嚴重的損害。如公司核心技術資料、重大投資決策方案、尚未公開的上市計劃等。機密：是公司重要的秘密，泄露會使公司的權益遭受嚴重的損害。如關鍵業務數據、重要客戶信息、內部財務報表等。秘密：是公司一般的秘密，泄露會使公司的權益遭受一定的損害。如一般性業務文件、普通人事檔案等。（四）管理原則1.嚴格保密原則：對秘密載體文件采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.分級管理原則：按照密級不同，實行分級負責、歸口管理。3.確保安全原則：確保秘密載體文件在制作、傳遞、使用、存儲、保管、銷毀等各個環節的安全。4.方便工作原則：在確保安全保密的前提下，兼顧工作效率，合理簡化手續，方便文件的流轉和使用。二、秘密載體文件的制作（一）起草與審核1.秘密載體文件的起草應根據工作需要，由相關部門或人員負責。起草過程中要嚴格按照保密要求，對涉及的敏感信息進行妥善處理。2.起草完成后，應提交部門負責人審核。審核內容包括文件內容是否準確、完整，格式是否規范，密級確定是否恰當等。對于涉及多個部門的文件，應組織相關部門進行會審。3.審核通過后的文件，由起草人按照規定格式進行排版，并標注密級和保密期限。（二）編號與登記1.秘密載體文件應進行統一編號，編號規則由公司保密管理部門制定。編號應具有唯一性，便于文件的識別和管理。2.對每份秘密載體文件進行詳細登記，登記內容包括文件編號、名稱、密級、保密期限、起草部門、起草人、審核人、印發部門、印發日期、份數、發放范圍等。登記記錄應妥善保存，以便查詢和追溯。（三）印制與校對1.秘密載體文件應指定具有保密資質的印刷單位進行印制。印刷單位應與公司簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務，確保印刷過程中的信息安全。2.印制過程中，要嚴格控制印刷數量，多余的印版、校樣、半成品等應及時銷毀。印刷完成后，應對印刷設備進行清理，防止殘留信息泄露。3.校對人員應認真校對文件內容，確保文件準確無誤。校對完成后，在文件上簽字確認。如發現文件存在問題，應及時與起草部門溝通修改。三、秘密載體文件的傳遞（一）傳遞方式1.秘密載體文件應通過專人傳遞、機要通信、加密電子郵件等安全可靠的方式進行傳遞。嚴禁通過普通郵政、快遞、互聯網公共平臺等易造成信息泄露的方式傳遞。2.對于絕密級文件，必須由專人專程傳遞，傳遞人員應具備可靠的保密意識和責任心，并采取必要的安全防護措施，確保文件安全送達。（二）傳遞過程中的保密要求1.傳遞秘密載體文件時，傳遞人員應妥善保管文件，不得擅自將文件交予無關人員或在公共場所暴露文件內容。2.在傳遞過程中，如遇文件丟失、被盜、被搶等情況，傳遞人員應立即向本部門負責人報告，并采取措施盡量挽回損失。同時，應及時通知保密管理部門，協助進行調查處理。3.接收秘密載體文件時，接收人員應認真核對文件的編號、名稱、密級、份數等信息，確認無誤后簽字接收。如發現文件存在問題，應及時與傳遞人員溝通解決。四、秘密載體文件的使用（一）使用范圍秘密載體文件僅限在規定的范圍內使用，未經批準，不得擅自擴大使用范圍。使用部門應根據工作需要，嚴格控制文件的查閱和借閱人員。（二）查閱與借閱1.查閱因工作需要查閱秘密載體文件的，應填寫《秘密載體文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、密級、查閱原因等信息，經部門負責人審批后，到保密管理部門指定的地點查閱。查閱人員必須嚴格遵守保密規定，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播文件內容。查閱完畢后，應及時將文件歸還保密管理部門，并在《秘密載體文件查閱登記表》上簽字確認。2.借閱因工作需要借閱秘密載體文件的，應填寫《秘密載體文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、密級、借閱期限、借閱用途等信息，經部門負責人審核，分管領導審批后，到保密管理部門辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或帶出公司規定的范圍。借閱期滿后，應及時歸還保密管理部門，并在《秘密載體文件借閱登記表》上簽字注銷。（三）使用過程中的保密措施1.使用秘密載體文件的場所應具備必要的保密條件，如安裝保密設備、限制無關人員進入等。2.在使用秘密載體文件過程中，如發現文件損壞、丟失或被盜等情況，使用人員應立即向本部門負責人報告，并采取措施防止信息進一步泄露。同時，應及時通知保密管理部門，協助進行調查處理。3.工作結束后，使用人員應將秘密載體文件妥善保管，不得隨意放置或丟棄。對于不再使用的文件，應按照規定及時歸還保密管理部門或進行銷毀。五、秘密載體文件的存儲（一）存儲場所1.秘密載體文件應存儲在專門的保密場所，如保密檔案室、保密文件柜等。保密場所應具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等安全防護設施，并安裝監控設備，確保文件存儲安全。2.保密檔案室應實行專人管理，管理人員應具備較強的保密意識和責任心，嚴格遵守保密制度。未經批準，無關人員不得進入保密檔案室。（二）存儲方式1.秘密載體文件應按照密級分類存放，不同密級的文件應分開存儲，避免相互混淆。2.存儲的秘密載體文件應排列整齊，便于查找和管理。同時，應建立文件索引，注明文件的編號、名稱、密級、存放位置等信息，方便快速查詢。3.對于電子秘密載體文件，應存儲在加密的存儲設備中，并設置訪問權限。存儲設備應定期進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在不同的物理位置，并采取相應的保密措施。六、秘密載體文件的保管（一）保管責任1.各部門負責人為本部門秘密載體文件的保管責任人，負責本部門秘密載體文件的日常保管和監督檢查。2.保密管理部門負責對公司秘密載體文件的保管情況進行定期檢查和不定期抽查，確保文件保管安全。（二）保管要求1.保管責任人應定期對所保管的秘密載體文件進行清查核對，確保文件數量準確、內容完整、存儲安全。如發現問題，應及時報告并采取措施進行處理。2.秘密載體文件應存放在干燥、通風、安全的地方，避免文件受潮、發霉、損壞或丟失。對于易損的文件，應采取特殊的保護措施。3.嚴禁在秘密載體文件上涂改、標記、批注無關內容。如因工作需要進行必要的標注，應經保密管理部門批準，并采取相應的保密措施。4.保管秘密載體文件的場所應保持清潔衛生，嚴禁吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。七、秘密載體文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保密期限且無保存價值的秘密載體文件。2.因工作失誤、變更或其他原因導致不再需要的秘密載體文件。3.被依法撤銷、廢止或宣布失效的秘密載體文件。（二）銷毀審批1.秘密載體文件的銷毀應填寫《秘密載體文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、編號、密級、數量、銷毀原因等信息，經部門負責人審核，分管領導審批后，報保密管理部門備案。2.對于絕密級文件的銷毀，必須報公司主要領導批準。（三）銷毀方式1.秘密載體文件的銷毀應采用粉碎、焚燒、電子數據擦除等安全可靠的方式進行，確保文件信息無法恢復。2.嚴禁將秘密載體文件作為廢品出售或隨意丟棄。3.銷毀秘密載體文件時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程符合規定要求。監銷人員應在銷毀記錄上簽字確認。（四）銷毀記錄1.對秘密載體文件的銷毀情況進行詳細記錄，記錄內容包括銷毀文件的名稱、編號、密級、數量、銷毀時間、銷毀方式、監銷人員等信息。2.銷毀記錄應妥善保存[X]年，以備查詢和追溯。八、監督與檢查（一）監督檢查部門公司保密管理部門負責對秘密載體文件管理制度的執行情況進行監督檢查。各部門應積極配合保密管理部門的工作，自覺接受監督檢查。（二）監督檢查內容1.秘密載體文件的制作、傳遞、使用、存儲、保管、銷毀等環節是否符合本制度的規定。2.各部門對秘密載體文件的管理責任是否落實到位。3.保密措施是否有效執行，保密設備是否正常運行。4.員工的保密意識和保密行為是否符合要求。（三）檢查方式1.定期檢查：保密管理部門每年至少組織一次全面的秘密載體文件管理情況檢查，對各部門的文件管理工作進行評估和總結。2.不定期抽查：保密管理部門不定期對各部門的秘密載體文件管理情況進行抽查，及時發現和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對特定時期或特定事項，保密管理部門組織開展專項檢查，確保秘密載體文件管理工作的安全和規范。（四）問題處理1.對于監督檢查中發現的問題，保密管理部門應及時下達《整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對存在的問題，制定