小公司發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)文管理，確保公司文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高文件處理效率，保證文件的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部單位之間的文件往來。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式符合要求，語言表達(dá)清晰、簡潔。2.及時(shí)高效原則：文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間要求進(jìn)行，確保文件及時(shí)處理，不延誤工作。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件的保密管理，防止文件泄露。二、發(fā)文種類（一）公司文件1.公司決定：用于傳達(dá)公司的重要決策、工作部署等。2.公司通知：用于發(fā)布公司的各項(xiàng)通知、通報(bào)、通告等。3.公司通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況等。4.公司報(bào)告：用于向上級(jí)主管部門或其他相關(guān)部門匯報(bào)工作、反映情況等。5.公司請(qǐng)示：用于向上級(jí)主管部門或其他相關(guān)部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)等。6.公司批復(fù)：用于對(duì)下級(jí)部門的請(qǐng)示作出答復(fù)。（二）部門文件1.部門通知：用于部門內(nèi)部傳達(dá)工作安排、事項(xiàng)通知等。2.部門報(bào)告：用于部門向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展、存在問題等。3.部門請(qǐng)示：用于部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求批準(zhǔn)、支持等事項(xiàng)。（三）會(huì)議紀(jì)要用于記錄公司內(nèi)部各類會(huì)議的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。三、發(fā)文流程（一）文件起草1.由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)文件的起草工作。起草人應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和目的，認(rèn)真收集資料，進(jìn)行充分的調(diào)查研究，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，包括標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、正文、附件、落款等。標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容；文號(hào)應(yīng)按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則編寫；主送單位應(yīng)明確文件的發(fā)送對(duì)象；正文應(yīng)條理清晰，邏輯嚴(yán)密，語言通順；附件應(yīng)與正文相關(guān)，且應(yīng)注明附件名稱和順序號(hào)；落款應(yīng)注明發(fā)文部門和發(fā)文日期。（二）文件審核1.起草完成的文件應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件的內(nèi)容、格式、語言等方面，確保文件符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策、對(duì)外發(fā)布等文件，應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)文件進(jìn)行全面、深入的審核，提出修改意見和建議。（三）文件簽發(fā)1.審核通過的文件應(yīng)提交公司總經(jīng)理進(jìn)行簽發(fā)。總經(jīng)理應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況和工作需要，對(duì)文件進(jìn)行最終審批，并簽署意見。2.對(duì)于涉及公司重大事項(xiàng)、重要決策等文件，應(yīng)提交公司董事會(huì)或股東會(huì)進(jìn)行審議和批準(zhǔn)。（四）文件編號(hào)1.經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后的文件，由公司辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.文件編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在文件的首頁右上角，格式為“[公司簡稱][年份][序號(hào)]”，如“[XX公司][20XX][001]”。（五）文件排版與印制1.文件編號(hào)完成后，由公司辦公室負(fù)責(zé)按照公司統(tǒng)一規(guī)定的排版格式進(jìn)行排版。排版應(yīng)做到頁面布局合理、字體規(guī)范、字號(hào)適中、行距適當(dāng)，確保文件的美觀和易讀性。2.文件排版完成后，由公司辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行印制。印制應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的印刷廠家，確保文件的印刷質(zhì)量。文件印制完成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（六）文件發(fā)放1.文件印制完成后，由公司辦公室負(fù)責(zé)按照文件的主送單位和抄送單位進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放應(yīng)采用專人送達(dá)、郵寄、電子郵件等方式，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。2.文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄文件的發(fā)放日期、發(fā)放對(duì)象、文件名稱、文號(hào)等信息，并由收件人簽字確認(rèn)。（七）文件存檔1.文件發(fā)放完成后，由公司辦公室負(fù)責(zé)將文件的原件及相關(guān)資料進(jìn)行存檔。存檔應(yīng)按照公司規(guī)定的檔案管理辦法進(jìn)行，確保文件的安全和完整。2.文件存檔時(shí)，應(yīng)建立文件檔案目錄，注明文件的名稱、文號(hào)、日期、來源、去向等信息，便于查閱和管理。四、發(fā)文格式（一）頁面設(shè)置1.紙張大小：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下、左、右頁邊距均為2.5cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司名稱，頁腳一般為頁碼，頁碼居中顯示。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般采用二號(hào)宋體加粗，居中顯示。2.文號(hào)：一般采用三號(hào)仿宋體，居右顯示。3.主送單位：一般采用三號(hào)仿宋體，頂格書寫。4.正文：一般采用三號(hào)仿宋體，行距一般為固定值28磅。5.附件：一般采用三號(hào)仿宋體，附件名稱后應(yīng)注明附件順序號(hào)。6.落款：一般采用三號(hào)仿宋體，注明發(fā)文部門和發(fā)文日期，發(fā)文日期應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，如“20XX年XX月XX日”。（三）段落格式1.正文段落首行應(yīng)縮進(jìn)2個(gè)字符。2.各級(jí)標(biāo)題應(yīng)按照“一、”“（一）”“1.”“（1）”等順序依次排列，標(biāo)題序號(hào)后應(yīng)空一個(gè)字符再書寫標(biāo)題內(nèi)容。（四）頁碼頁碼應(yīng)位于頁面底部居中位置，格式為“第X頁共X頁”。五、發(fā)文審批（一）審批流程1.部門文件由部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司文件由相關(guān)部門起草后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最后提交公司總經(jīng)理審批。3.涉及公司重大事項(xiàng)、重要決策等文件，應(yīng)提交公司董事會(huì)或股東會(huì)進(jìn)行審議和批準(zhǔn)。（二）審批意見1.審批人應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，對(duì)文件的必要性、可行性、準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行全面審查，并簽署明確的審批意見。2.審批意見應(yīng)包括同意、不同意、修改后再報(bào)等內(nèi)容，并注明審批日期和審批人姓名。六、發(fā)文保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要信息的文件。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外公開的文件。（二）保密措施1.文件起草人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行保密。2.文件審核人、簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真履行保密職責(zé)，對(duì)文件內(nèi)容嚴(yán)格保密。3.文件印制過程中，應(yīng)選擇具有保密資質(zhì)的印刷廠家，并與印刷廠家簽訂保密協(xié)議，確保文件在印制過程中的安全。4.文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照文件的主送單位和抄送單位進(jìn)行發(fā)放，不得擅自擴(kuò)大發(fā)放范圍。5.文件存檔時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的檔案管理辦法進(jìn)行保管，確保文件的安全和完整。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得查閱、借閱、復(fù)印公司文件。七、發(fā)文監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司發(fā)文管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件起草、審核、簽發(fā)、編號(hào)、排版、印制、發(fā)放、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、規(guī)范、完整，是否符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求。3.文件的保密管理是否到位，是否存在文件泄露等問題。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司辦公室定期對(duì)公司發(fā)文管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果以書面形式通報(bào)各部門。2.不定期抽查：公司辦公室不定期對(duì)公司發(fā)文管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公