iso記錄管理制度一、總則（一）目的為加強公司記錄管理，確保記錄的完整性、準確性、可追溯性，滿足公司內部管理及外部審核要求，依據ISO相關標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內各部門在質量管理、環(huán)境管理、職業(yè)健康安全管理等活動中所產生的各類記錄。（三）職責1.行政部負責制定、修訂和完善公司記錄管理制度。指導、監(jiān)督各部門記錄管理工作。負責記錄的集中歸檔、保管和定期銷毀工作。2.各部門負責本部門記錄的收集、整理、標識、存儲和保管。按照規(guī)定的格式和內容要求及時填寫記錄，并確保記錄的真實、準確、完整。定期將本部門的記錄移交行政部歸檔。二、記錄的分類與編號（一）記錄分類1.質量管理記錄：如合同評審記錄、設計開發(fā)記錄、生產過程記錄、檢驗檢測記錄、不合格品處理記錄等。2.環(huán)境管理記錄：如環(huán)境監(jiān)測記錄、污染防治設施運行記錄、環(huán)境事故處理記錄等。3.職業(yè)健康安全管理記錄：如職業(yè)健康檢查記錄、安全培訓記錄、安全檢查記錄、事故調查處理記錄等。4.其他記錄：如行政文件記錄、人力資源記錄、財務記錄等。（二）記錄編號1.記錄編號采用統(tǒng)一格式，由部門代碼、記錄類別代碼、年份代碼、順序號組成。2.部門代碼：按照公司組織架構確定各部門的兩位代碼。3.記錄類別代碼：根據記錄分類確定相應的兩位代碼。4.年份代碼：取年份的后兩位數字。5.順序號：按照記錄產生的先后順序編制三位數字。例如：行政部2023年第5份文件記錄編號為XG0123005。三、記錄的填寫要求（一）字跡清晰記錄應使用藍黑墨水、碳素墨水或中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆（紅色除外）等易褪色的筆書寫，確保字跡清晰、工整，易于辨認。（二）內容完整準確1.記錄應按照規(guī)定的格式和內容要求填寫，不得遺漏重要信息。2.填寫的內容應真實、準確、客觀，不得隨意涂改、偽造或編造記錄。（三）及時填寫1.記錄應在相關活動發(fā)生時或完成后及時填寫，不得拖延。2.對于時效性較強的記錄，如檢驗檢測記錄、環(huán)境監(jiān)測記錄等，應在規(guī)定的時間內完成填寫。（四）簽字確認1.記錄填寫完畢后，應由填寫人簽字確認，并注明日期。2.如果記錄涉及多個人員，相關人員應依次簽字確認。四、記錄的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責記錄的收集工作，確保記錄及時、完整地收集到本部門。2.收集記錄時，應檢查記錄的填寫是否符合要求，如有問題應及時反饋給填寫人進行更正。（二）整理1.收集到的記錄應按照類別、時間順序進行整理，確保記錄的有序存放。2.對于零散的記錄，應進行分類裝訂或粘貼，使其成為一個完整的記錄單元。3.整理記錄時，應去除無關的附件和空白頁，確保記錄簡潔明了。五、記錄的標識與存儲（一）標識1.各部門應在記錄上加蓋本部門印章或使用專用標識，以表明記錄的來源和責任部門。2.對于重要的記錄或有特殊要求的記錄，應在記錄上標注“機密”、“受控”等字樣，并采取相應的保密措施。（二）存儲1.記錄應存放在安全、干燥、通風的場所，防止記錄受潮、損壞、丟失或被盜。2.存儲記錄的場所應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保記錄的安全。3.記錄應按照類別、年份等進行分類存放，并建立相應的索引目錄，便于查找和檢索。4.對于電子記錄，應進行備份存儲，并定期進行數據維護，確保數據的完整性和可用性。六、記錄的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱記錄時，應填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱的記錄名稱、編號、查閱目的等信息，經部門負責人批準后，到行政部查閱。2.行政部應按照申請表的要求提供記錄，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。3.查閱記錄時，應在指定的場所進行，不得擅自將記錄帶出公司或轉借他人。4.查閱人員應愛護記錄，不得在記錄上涂改、標記、損壞或丟失記錄。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱記錄時，應填寫《記錄借閱申請表》，注明借閱的記錄名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，經部門負責人和行政部負責人批準后，方可借閱。2.行政部應按照申請表的要求提供記錄，并做好借閱登記工作，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱期限、歸還時間等信息。3.借閱記錄的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的記錄，不得擅自復制、傳播或泄露記錄內容，不得將記錄轉借他人或用于非工作目的。5.借閱人員歸還記錄時，行政部應檢查記錄的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞、丟失或涂改等情況，應及時追究借閱人員的責任。七、記錄的保存期限（一）質量管理記錄1.合同評審記錄、設計開發(fā)記錄等應保存至產品交付后[X]年。2.生產過程記錄、檢驗檢測記錄等應保存至產品質量追溯期結束后[X]年。3.不合格品處理記錄應保存至不合格品處置完畢后[X]年。（二）環(huán)境管理記錄1.環(huán)境監(jiān)測記錄、污染防治設施運行記錄等應保存[X]年。2.環(huán)境事故處理記錄應保存至事故處理完畢后[X]年。（三）職業(yè)健康安全管理記錄1.職業(yè)健康檢查記錄、安全培訓記錄等應保存[X]年。2.安全檢查記錄、事故調查處理記錄等應保存至事故處理完畢后[X]年。（四）其他記錄1.行政文件記錄、人力資源記錄等應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定的期限進行保存。2.財務記錄應按照國家財務制度的規(guī)定進行保存。八、記錄的銷毀（一）銷毀條件1.記錄保存期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.記錄因自然災害、意外事故等原因造成損壞或丟失，無法恢復的。3.記錄涉及的活動已結束，且相關法律法規(guī)和公司規(guī)定允許銷毀的。（二）銷毀程序1.各部門應定期對本部門保存的記錄進行清理，確定需要銷毀的記錄清單，并填寫《記錄銷毀申請表》，注明記錄名稱、編號、保存期限、銷毀原因等信息，經部門負責人審核后，報行政部。2.行政部對各部門提交的《記錄銷毀申請表》進行匯總審核，編制《記錄銷毀清單》，報公司分管領導批準。3.經批準后，行政部組織相關人員對需要銷毀的記錄進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數據刪除等方式，確保記錄無法恢復。4.記錄銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并填寫《記錄銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。5.記錄銷毀后，行政部應將《記錄銷毀申請表》、《記錄銷毀清單》、《記錄銷毀記錄》等相關資料歸檔保存，以備查閱。九、記錄管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部定期對各部門記錄管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括記錄的填寫、收集、整理、標識、存儲、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問相關人員等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核1.將記錄管理工作納入部門績效考核體系，對記錄管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。