酒店項目合同管理規定

酒店項目合同管理規定一、總則1.目的為加強酒店項目合同管理，規范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，有效防范合同風險，維護酒店合法權益，保障酒店項目的順利實施，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于酒店在經營管理過程中涉及的各類項目合同，包括但不限于工程建設合同、物資采購合同、服務合同、合作經營合同等。3.管理原則-合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規的規定。-平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。-公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害任何一方的合法權益。-誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務。二、合同管理職責分工1.總經理-全面負責酒店項目合同管理工作，對重大合同進行決策。-審批合同管理制度和流程。-協調解決合同管理過程中的重大問題。2.行政經理-組織制定和完善酒店項目合同管理制度和流程。-對合同的簽訂、履行、變更及終止等過程進行監督和管理。-組織合同評審工作，審核合同條款的合法性、合理性和完整性。-負責合同糾紛的處理和協調工作。3.法務部門（如有）-對合同進行法律審查，確保合同條款符合法律法規的規定，防范法律風險。-提供法律咨詢服務，參與重大合同的談判和起草工作。-協助處理合同糾紛，提供法律支持和指導。4.業務部門-負責本部門相關項目合同的發起、起草、談判和簽訂工作。-負責合同的履行和跟蹤，及時反饋合同履行過程中的問題。-配合行政經理和法務部門（如有）進行合同評審、糾紛處理等工作。5.財務部門-參與合同的評審工作，對合同的財務條款進行審核，包括付款方式、結算周期、稅務等方面。-負責合同款項的收付和核算工作，監控合同的財務執行情況。-協助處理合同糾紛，提供財務方面的證據和支持。三、合同的簽訂1.合同主體資格審查-業務部門在簽訂合同前，應對合同相對方的主體資格進行審查，包括但不限于營業執照、資質證書、法定代表人身份證明等文件。-審查合同相對方是否具有簽訂和履行合同的能力和資質，是否存在不良信用記錄。-對于重大合同或涉及特殊行業的合同，應要求合同相對方提供詳細的背景資料和業績證明。2.合同起草-合同起草應遵循本規定及相關法律法規的要求，明確雙方的權利和義務，條款應具體、明確、清晰，避免模糊不清或產生歧義。-業務部門應根據項目實際情況和需求，起草合同初稿。對于常用合同類型，可使用酒店制定的合同范本。-在起草合同過程中，應充分考慮各種可能出現的情況，并制定相應的應對措施，確保合同具有可操作性。3.合同評審-合同初稿完成后，業務部門應組織相關部門進行合同評審。評審內容包括合同條款的合法性、合理性、完整性、可行性等方面。-行政經理應組織法務部門（如有）、財務部門等對合同進行聯合評審，提出修改意見和建議。-業務部門應根據評審意見對合同進行修改完善，確保合同條款符合各方要求和法律法規的規定。4.合同談判-對于重大合同或復雜合同，業務部門應組織相關人員與合同相對方進行談判。談判過程中應保持良好的溝通和協商，爭取達成雙方都能接受的合同條款。-在談判過程中，應做好記錄，明確雙方的分歧和共識，為合同的簽訂提供參考。-談判結束后，業務部門應根據談判結果對合同進行進一步修改和完善。5.合同簽訂-合同經評審和談判確定最終文本后，由業務部門負責辦理合同簽訂手續。合同應由雙方法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋單位公章或合同專用章。-授權代表簽訂合同的，應提供法定代表人的授權委托書，授權委托書應明確授權范圍和有效期限。-合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本分發給行政經理、法務部門（如有）、財務部門等相關部門，以便各部門履行相應的職責。四、合同的履行1.合同執行計劃制定-合同簽訂后，業務部門應根據合同約定，制定詳細的合同執行計劃，明確各項工作的責任人、時間節點和質量要求。-合同執行計劃應報行政經理審核批準后實施。2.合同履行跟蹤-業務部門應定期對合同履行情況進行跟蹤和檢查，及時掌握合同執行進度和質量情況。-如發現合同履行過程中出現問題或偏差，應及時采取措施進行調整和糾正，并向行政經理報告。3.合同款項支付-財務部門應根據合同約定的付款方式和時間節點，及時辦理合同款項的支付手續。-在支付合同款項前，財務部門應審核相關憑證，確保付款符合合同約定和財務制度的要求。-業務部門應協助財務部門做好合同款項的催收工作，對于逾期未支付的款項，應及時采取措施進行催款。4.合同變更與解除-合同履行過程中，如因客觀原因需要變更或解除合同的，業務部門應及時提出申請，并說明變更或解除合同的原因和內容。-合同變更或解除申請應報行政經理審核批準，并經法務部門（如有）進行法律審查。-合同變更或解除應簽訂書面協議，明確變更或解除的內容、雙方的權利和義務等。五、合同的歸檔與保管1.合同歸檔-合同簽訂后，業務部門應及時將合同正本及相關資料整理歸檔，交酒店檔案室統一保管。-歸檔的合同資料應包括合同文本、評審意見、談判記錄、授權委托書、相關憑證等。2.合同保管-檔案室應建立合同檔案管理制度，對合同檔案進行分類、編號、登記和保管，確保合同檔案的完整性和安全性。-合同檔案應按照規定的期限進行保管，保管期限屆滿后，應按照檔案管理規定進行銷毀或處理。3.合同查閱與借閱-因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫查閱或借閱申請表，經行政經理批準后，到檔案室辦理相關手續。-查閱或借閱合同檔案時，應遵守檔案室的相關規定，不得擅自涂改、復制、損壞合同檔案。六、合同風險管理1.風險識別與評估-行政經理應組織相關部門定期對合同管理過程中的風險進行識別和評估，分析可能出現的風險因素和風險后果。-風險識別和評估應涵蓋合同簽訂、履行、變更及終止等各個環節，重點關注法律風險、財務風險、信用風險等。2.風險應對措施-根據風險識別和評估的結果，行政經理應組織制定相應的風險應對措施，降低風險發生的可能性和影響程度。-風險應對措施應包括風險規避、風險減輕、風險轉移、風險接受等方式，具體措施應根據風險的性質和特點進行選擇。3.風險監控與預警-業務部門和行政經理應加強對合同風險的監控，及時發現風險變化情況，并采取相應的措施進行調整。-建立合同風險預警機制，當出現可能影響合同履行的重大風險因素時，應及時發出預警信號，提醒相關部門采取應對措施。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則-合同糾紛發生后，應遵循合法、公正、及時、有效的原則進行處理，維護酒店的合法權益。-盡量通過協商、調解等方式解決糾紛，避免通過訴訟或仲裁等方式解決糾紛，以降低糾紛處理成本和對酒店經營的影響。2.糾紛處理流程-合同糾紛發生后，業務部門應及時向行政經理報告，并提供相關資料和情況說明。-行政經理應組織法務部門（如有）、財務部門等相關部門對糾紛進行分析和評估，制定糾紛處理方案。-如通過協商、調解等方式解決糾紛，業務部門應負責與合同相對方進行溝通和協商，爭取達成一致解決方案。-如協商、調解不成，需要通過訴訟或仲裁等方式解決糾紛的，法務部門（如有）應負責辦理相關法律事務，包括起草法律文書、參加庭審等。3.糾紛處理結果反饋-合同糾紛處理結束后，業務部門應及時將糾紛處理結果反饋給行政經理和相關部門。-行政經理應組織相關部門對糾紛處理過程進行總結和分析，總結經驗教訓，提出改進措施，避免類似糾紛再次發生。八、附則1.本規定由酒店行政經理負責解釋和修訂。2.本規