合同及變更管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同及變更管理，規范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更及終止應符合國家法律法規及政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.法務部門負責合同的法律審核，對合同條款的合法性、合規性、完整性進行審查，提出法律意見和建議。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和解決方案。負責合同文本的歸檔管理，建立合同臺賬，定期對合同履行情況進行檢查和統計分析。2.業務部門負責合同的洽談、起草、簽訂及履行工作，對合同的真實性、可行性、效益性負責。及時向法務部門提交合同文本及相關資料，配合法務部門進行合同審核。跟蹤合同履行情況，及時解決合同履行過程中出現的問題，如遇重大問題應及時向公司領導匯報。負責合同變更、解除等事項的提出和辦理，并將相關情況及時通知法務部門。3.財務部門參與合同的審核，對合同涉及的財務條款進行審查，提出財務意見和建議。負責合同款項的收付管理，按照合同約定及時辦理款項的支付和收取，對合同款項的安全性負責。定期與業務部門核對合同款項的收付情況，對合同執行情況進行財務分析。（二）公司領導職責1.負責審批重大合同及合同變更事項，對合同的簽訂、履行、變更及終止等重大事項進行決策。2.監督合同管理制度的執行情況，協調解決合同管理工作中出現的重大問題。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同洽談：業務部門根據公司業務需要，與合同對方進行洽談，明確合同標的、數量、質量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。2.合同起草：業務部門根據洽談結果起草合同文本，合同文本應使用公司統一的合同模板，確保合同條款完整、準確、清晰。如無統一模板，應參照相關法律法規及行業慣例起草。3.合同審核業務部門將起草好的合同文本及相關資料提交法務部門進行法律審核。法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。業務部門根據法務部門的審核意見對合同文本進行修改完善，如雙方對審核意見存在分歧，應及時溝通協商解決。合同文本修改完善后，業務部門將合同文本提交財務部門進行財務審核。財務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。業務部門根據財務部門的審核意見對合同文本進行再次修改完善，確保合同條款符合公司財務要求。4.合同審批業務部門將經過法律審核和財務審核的合同文本提交公司領導審批。公司領導應根據合同的性質、金額、風險等因素進行審批，審批通過后在合同文本上簽字蓋章。對于重大合同（合同金額超過[X]萬元或涉及公司重大利益的合同），應提交公司董事會或股東會審議通過后，方可簽訂。5.合同簽訂：合同經公司領導審批通過后，由業務部門負責與合同對方簽訂合同。簽訂合同應使用公司統一的印章，并按照規定的程序進行蓋章。合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本送法務部門、財務部門等相關部門存檔。（二）合同簽訂注意事項1.合同對方應具有合法的主體資格，具備相應的民事權利能力和民事行為能力。業務部門在簽訂合同前應對合同對方的主體資格、資質證書、經營范圍等進行審查，并留存相關證明材料。2.合同條款應明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的語言。對于合同中的重要條款，如質量標準、價款支付方式、違約責任等，應進行詳細約定。3.合同簽訂應采用書面形式，合同文本應一式多份，雙方各執一份，同時送法務部門、財務部門等相關部門存檔。合同文本應加蓋騎縫章，確保合同的完整性和真實性。4.合同簽訂過程中，如涉及到授權委托的，應簽訂授權委托書，明確授權范圍、期限等內容。授權委托書應加蓋公司印章，并由法定代表人簽字。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業務部門負責合同履行的跟蹤管理，定期對合同履行情況進行檢查和統計分析，及時掌握合同履行進度。2.業務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、履行情況、款項收付情況等信息。合同履行臺賬應定期更新，確保信息的準確性和及時性。3.如發現合同履行過程中出現問題，業務部門應及時與合同對方溝通協商解決，并將相關情況及時通知法務部門和財務部門。對于重大問題，應及時向公司領導匯報。（二）合同款項收付管理1.財務部門負責合同款項的收付管理，按照合同約定及時辦理款項的支付和收取。2.業務部門應在合同約定的付款期限前[X]個工作日向財務部門提交付款申請，付款申請應注明合同編號、付款金額、付款方式、收款方名稱等信息，并附相關證明材料。3.財務部門收到付款申請后，應按照公司財務管理制度的規定進行審核。審核通過后，財務部門應及時辦理款項支付手續。4.業務部門應在合同約定的收款期限內及時催收合同款項，確保款項按時足額收回。如遇款項逾期未收回的情況，業務部門應及時與合同對方溝通協商解決，并將相關情況及時通知財務部門。5.財務部門應定期與業務部門核對合同款項的收付情況，確保賬賬相符、賬實相符。如發現差異，應及時查明原因并進行處理。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，業務部門應及時與合同對方協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。2.合同變更協議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，應經過法律審核、財務審核和公司領導審批。3.業務部門應將合同變更協議及時送法務部門、財務部門等相關部門存檔，并按照變更后的合同內容履行義務。（四）合同終止管理1.合同履行完畢或提前終止的，業務部門應及時與合同對方辦理合同終止手續，并簽訂書面的合同終止協議。2.合同終止協議應明確合同終止的原因、時間、雙方的權利義務等內容。合同終止協議簽訂后，雙方應按照協議約定履行各自的義務。3.業務部門應將合同終止協議及時送法務部門、財務部門等相關部門存檔，并對合同履行情況進行總結分析。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.法務部門應定期對公司合同進行風險識別與評估，分析合同可能存在的法律風險、經營風險、財務風險等，并提出相應的風險防范措施。2.業務部門應配合法務部門進行合同風險識別與評估工作，提供相關業務信息和資料，協助法務部門準確識別合同風險。3.公司應建立合同風險預警機制，對可能出現的重大合同風險及時進行預警，以便采取有效的應對措施。（二）風險應對措施1.對于識別出的合同風險，法務部門應根據風險的性質、程度等因素，提出相應的風險應對措施，如修改合同條款、增加擔保條款、加強合同履行監督等。2.業務部門應按照法務部門提出的風險應對措施，及時對合同進行調整和完善，并在合同履行過程中嚴格執行風險應對措施，確保合同風險得到有效控制。3.財務部門應根據合同風險情況，合理安排資金，加強資金管理，防范財務風險。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本送法務部門、財務部門等相關部門存檔。2.法務部門負責收集合同簽訂過程中的相關資料，如合同審批表、法律審核意見、授權委托書等，并與合同副本一并存檔。3.財務部門負責收集合同款項收付過程中的相關資料，如付款申請、收款憑證、對賬單等，并與合同副本一并存檔。（二）檔案整理1.法務部門負責對合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間、合同編號等順序進行分類歸檔，確保檔案資料的整齊、規范。2.合同檔案應包括合同正本、副本、合同審批表、法律審核意見、授權委托書、付款申請、收款憑證、對賬單等相關資料。3.對于電子合同檔案，應進行備份存儲，并建立電子檔案索引，便于查詢和使用。（三）檔案保管1.公司應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照國家有關檔案管理的規定進行保管，保管期限應符合法律法規及公司相關制度的要求。3.未經公司領導批準，任何人不得擅自查閱、借閱合同檔案。確因工作需要查閱、借閱合同檔案的，應按照規定辦理查閱、借閱手續，并在規定的期限內歸還。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由法務部門提出檔案銷毀申請，經公司領導批準后，按照規