供應商供貨流程管理規定

供應商供貨流程管理規定一、目的為加強酒店對供應商供貨流程的規范化管理，確保所采購物資的質量、數量、交貨期等符合酒店運營需求，保障酒店正常運營，降低采購成本與風險，特制定本規定。二、適用范圍本規定適用于與酒店有物資供應關系的所有供應商，涵蓋酒店日常運營所需的各類物資，包括但不限于食品、飲品、客房用品、餐飲設備、清潔用品、辦公用品等物資的供應流程管理。三、供應商選擇與準入（一）供應商信息收集1.采購部門職責：采購部門負責通過多種渠道廣泛收集供應商信息，渠道包括但不限于網絡搜索、行業展會、供應商自薦、同行推薦等。收集的信息應包括供應商的基本信息（如公司名稱、法定代表人、聯系方式、注冊地址等）、經營范圍、生產能力、產品質量認證、過往業績、市場口碑等。2.信息整理與初步篩選：采購部門對收集到的供應商信息進行整理，建立供應商信息庫。根據酒店的采購需求和基本標準，對供應商進行初步篩選，排除明顯不符合要求的供應商，如經營范圍與酒店需求不匹配、無相關生產資質等。（二）供應商實地考察1.考察標準制定：對于初步篩選后符合基本要求的供應商，采購部門應聯合質量管理部門、使用部門等組成考察小組，制定詳細的實地考察標準。考察標準應包括生產環境、生產設備、質量管理體系、人員資質、倉儲條件等方面的評估指標。2.實地考察流程：考察小組提前與供應商溝通確定考察時間，在考察過程中，通過現場觀察、文件查閱、人員訪談等方式，全面了解供應商的實際情況。考察結束后，考察小組應撰寫實地考察報告，詳細記錄考察情況，并給出是否建議準入的結論。（三）供應商準入審批1.提交申請：采購部門根據實地考察結果，對于建議準入的供應商，填寫《供應商準入申請表》，附上供應商信息、實地考察報告等相關資料，提交至采購部門負責人審核。2.部門審核：采購部門負責人對《供應商準入申請表》及相關資料進行審核，重點關注供應商的資質、供應能力、價格水平等方面是否符合酒店要求。審核通過后，提交至分管副總經理審批。3.高層審批：分管副總經理對申請資料進行綜合評估，從酒店戰略、成本控制、質量保障等角度進行審批。審批通過后，該供應商正式獲得準入資格，采購部門將其納入合格供應商名錄，并在供應商信息庫中進行標注。四、采購需求與訂單管理（一）采購需求提報1.使用部門職責：酒店各使用部門根據實際運營需求，定期（一般為每月）提報物資采購需求計劃。采購需求計劃應詳細列出所需物資的名稱、規格型號、數量、質量標準、預計使用時間等信息。對于緊急采購需求，使用部門應及時填寫《緊急采購申請表》，說明緊急原因，并提交至采購部門。2.需求審核：采購部門收到使用部門提報的采購需求計劃或緊急采購申請表后，首先對需求的合理性進行審核，如是否存在超量采購、規格要求是否過高或過低等情況。審核通過后，將采購需求計劃或緊急采購申請表流轉至相關部門（如財務部門審核預算、質量管理部門審核質量標準等）進行會簽審核。（二）采購訂單下達1.訂單編制：采購部門根據審核通過的采購需求計劃或緊急采購申請表，結合合格供應商名錄，選擇合適的供應商進行采購訂單的編制。采購訂單應明確物資的名稱、規格型號、數量、單價、總價、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.訂單審核與確認：采購訂單編制完成后，先由采購部門內部進行審核，確保訂單內容準確無誤。審核通過后，將采購訂單提交至采購部門負責人審批。審批通過的采購訂單發送至供應商進行確認，供應商應在規定時間（一般為2個工作日）內回復確認訂單內容。如供應商對訂單內容有異議，采購部門應及時與供應商溝通協商，達成一致后重新修改訂單并再次發送確認。五、供應商供貨過程管理（一）交貨期跟蹤1.定期溝通：采購部門在采購訂單下達后，應與供應商保持定期溝通（一般每周至少溝通一次），了解物資的生產進度和發貨安排，確保供應商按照訂單約定的交貨時間準備貨物。2.預警機制：如果供應商反饋可能無法按時交貨，采購部門應立即啟動預警機制。根據延遲交貨的時間和對酒店運營的影響程度，采取相應措施，如要求供應商加快生產進度、調整交貨計劃、尋找替代供應商等，并及時將情況反饋給使用部門和相關領導。（二）貨物運輸管理1.運輸方式約定：采購訂單中應明確貨物的運輸方式（如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸等）和運輸費用的承擔方。對于易損、易變質的物資，應特別注明運輸過程中的防護要求和溫度、濕度等環境條件。2.運輸跟蹤：采購部門應要求供應商提供貨物的運輸單號或物流信息，以便實時跟蹤貨物的運輸狀態。如在運輸過程中發生貨物損壞、丟失等情況，采購部門應及時與供應商和物流公司溝通協調，明確責任歸屬，并根據實際情況要求供應商補貨、換貨或采取其他補救措施。（三）貨物驗收1.驗收準備：采購部門在預計貨物到達前，應提前通知質量管理部門、使用部門等相關人員做好驗收準備工作。驗收人員應熟悉采購訂單的要求、質量標準和驗收流程。2.到貨驗收：貨物到達酒店指定交貨地點后，驗收人員首先核對貨物的外包裝是否完好，數量、規格型號是否與采購訂單一致。然后按照質量標準對貨物進行檢驗，檢驗內容包括外觀、性能、質量證明文件等。對于需要進行抽檢或全檢的物資，應嚴格按照檢驗標準執行。3.驗收結果處理：如驗收合格，驗收人員應填寫《貨物驗收單》，簽字確認后流轉至采購部門、財務部門等相關部門。如驗收不合格，驗收人員應詳細記錄不合格情況，填寫《不合格品處理單》，采購部門根據不合格情況與供應商協商解決，如退貨、換貨、補貨、降價等，并跟蹤處理結果。六、供應商付款管理（一）付款申請1.提交資料：貨物驗收合格后，供應商應按照采購訂單約定的付款方式和時間，向酒店提交付款申請。付款申請應包括發票、貨物驗收單、采購訂單復印件等相關資料，確保資料的真實性、完整性和準確性。2.采購部門審核：采購部門收到供應商的付款申請后，首先對申請資料進行審核，核對發票的內容與采購訂單、貨物驗收單是否一致，付款金額是否正確等。審核通過后，將付款申請提交至財務部門。（二）財務審核1.財務初審：財務部門對采購部門提交的付款申請進行初審，重點審核發票的合規性（如發票類型、稅率、開票信息等）、付款金額是否符合財務規定、是否在預算范圍內等。如初審發現問題，財務部門應及時與采購部門或供應商溝通，要求補充或修改相關資料。2.財務終審：初審通過后，付款申請流轉至財務部門負責人進行終審。財務部門負責人從資金安排、財務風險等角度進行審核，審核通過后在付款申請上簽字確認。（三）付款審批與執行1.高層審批：經過財務終審的付款申請提交至分管副總經理和總經理進行審批。高層領導根據酒店的資金狀況、供應商合作情況等因素進行綜合審批。2.付款執行：審批通過后，財務部門按照審批意見和采購訂單約定的付款方式，及時安排付款。付款完成后，財務部門應將付款憑證復印件反饋給采購部門，以便采購部門與供應商進行核對。七、供應商評價與管理（一）定期評價1.評價周期與指標：采購部門應聯合質量管理部門、使用部門等相關部門，每季度對供應商進行一次綜合評價。評價指標包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面，具體指標和權重可根據酒店實際情況進行設定。2.數據收集與分析：各部門根據日常工作中的記錄和反饋，收集供應商在各評價指標方面的數據和信息。采購部門負責對收集到的數據進行整理和分析，形成供應商評價報告。（二）評價結果處理1.等級劃分：根據評價得分，將供應商劃分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。其中，優秀供應商得分在90分及以上，良好供應商得分在80-89分，合格供應商得分在60-79分，不合格供應商得分在60分以下。2.激勵與淘汰機制：對于優秀供應商，酒店在采購訂單分配、付款條件等方面給予一定的優惠政策，鼓勵其繼續保持良好表現；對于良好供應商，保持正常合作關系，提出改進建議，促進其進一步提升；對于合格供應商，采購部門應與其溝通，指出存在的問題，要求其限期整改，整改期間減少采購訂單量；對于不合格供應商，酒店應暫停或終止與其合作關系，將其從合格供應商名錄中刪除。（三）供應商關系維護1.溝通與交流：采購部門應定期與供應商進行溝通與交流，了解供應商的經營狀況、發展需求以及合作中存在的問題。通過座談會、實地走訪等方式，加強雙方的合作關系，共同尋求更好的合作模式和發展機會。2.合作改進：對于供應商提出的合理建議和需求，酒店應認真對待，積極響應。同時，酒店也應將自身的需求和期望及時傳達給供應商，促進雙方不斷改進合作流程和服務質量，實現互利共贏。八、檔案管理（一）檔案建立采購部門負責建立供應商檔案，對供應商從準入到合作結束的全過程資料進行歸檔管理。檔案內容包括供應商基本信息、實地考察報告、采購訂單、貨物驗收單、付款記錄、供應商評價報告等相關文件和資料。（二）檔案維護與更新1.及時更新：隨著供應商合作情況的變化，采購部門應及時對供應商檔案進行維護和更新，確保檔案信息的準確性和完整性。如供應商的聯系方式、經營范圍等基本信息發生變更，采購部門應及時記錄并更新檔案。2.分類管理：對供應商檔案進行分類管理，按照供應商的類別、合作時間等進行分類存儲，便于查詢和使用。同時，應建立電子檔案和紙質檔案雙套管理機制，確保檔案資料的安全性和可追溯性。（三）檔案查閱與借閱1.查閱規定：酒店內部員工因工作需要查閱供應商檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱原因和查閱內容，經采購部門負責人審批后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。查閱過程中，不得擅自摘抄、復制、修改檔案內容。2.借閱規定：如因特殊情況需要借閱供應商檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，經采購部門負責人和分管副總經理審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過3個工作日，借閱人應按時歸還檔案，確保檔案資料的完好無損。九、監督與處罰（一）內部監督1.審計部門職責：酒店審計部門負責對供應商供貨流程進行定期審計和不定期抽查，重點檢查采購流程的合規性、供應商選擇的公正性、付款的準確性等方面。審計部門應及時發現問題并提出整改建議，確保供應商供貨流程管理符合酒店規定和相關法律法規要求。2.投訴處理：酒店設立專門的供應商投訴渠道，接受供應商對酒店采購人員或相關部門的違規行為、不合理要求等方面的投訴。投訴受理部門應及時對投訴進行調查核實，如情況屬實，按照酒店相關規定對責任人進行嚴肅處理，并將處理結果反饋給供應商。（二）供應商違規處罰1.違規認定：如供應商在供貨過程中存在提供虛假資料、以次充好、擅自變更貨物規格或質量標準、延遲交貨、拒絕履行售后服務承諾等違規行為，經調查核實后，認定為供應商違規。2.處罰措施：對