合約部合同管理制度一、總則1.目的為加強公司合約部合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司合約部涉及的各類合同，包括但不限于工程合同、采購合同、租賃合同、服務合同等。3.基本原則依法合規原則：合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規和政策規定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協商一致，簽訂合同。公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同義務。二、合同簽訂流程1.合同立項業務部門根據工作需要提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的基本情況，包括合同名稱、對方當事人、合同標的、合同金額、履行期限等。合約部對合同立項申請進行審核，重點審查合同立項的必要性、可行性、合規性等。對于不符合要求的立項申請，合約部應提出修改意見或不予立項。2.合同起草合約部根據合同立項申請，指定專人負責合同起草工作。合同起草人員應深入了解業務情況，收集相關資料，按照公司合同模板或根據實際情況起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、合同標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款，確保合同條款清晰、準確、完整。3.合同審核合同起草完成后，由合約部負責人組織相關部門進行合同審核。審核部門包括法務部、財務部、業務部門等。法務部重點審查合同的合法性、合規性，防范法律風險；財務部審查合同的財務條款，包括付款方式、結算周期、稅務條款等，確保公司財務利益；業務部門從業務角度審查合同條款是否符合業務需求，是否存在潛在風險。各審核部門應在規定時間內完成審核，并提出書面審核意見。合同起草人員根據審核意見對合同文本進行修改完善，直至審核通過。4.合同審批審核通過的合同，按照公司審批流程提交審批。合同審批一般分為部門負責人審批、分管領導審批、總經理審批等環節。審批人員應認真審查合同內容，簽署審批意見。對于重大合同或涉及金額較大的合同，應提交公司辦公會或董事會審議。經審批同意的合同，方可加蓋公司公章或合同專用章。5.合同簽訂合同簽訂前，合約部應與對方當事人核對合同文本，確保雙方對合同條款無異議。合同簽訂時，應由公司法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。授權代表簽訂合同的，應出具法定代表人的授權委托書。合同簽訂后，合約部應及時將合同副本分發給相關部門，以便各部門履行職責。三、合同履行管理1.合同交底合同簽訂后，合約部應組織相關部門進行合同交底。合同交底的內容包括合同的主要條款、雙方的權利義務、履行期限、注意事項等。參與合同交底的部門應明確各自在合同履行中的職責，熟悉合同條款，確保合同順利履行。2.履行跟蹤業務部門負責合同的具體履行工作，應按照合同約定的時間、地點、方式等履行合同義務，并及時向合約部反饋合同履行情況。合約部應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。對于可能影響合同履行的重大事項，合約部應及時向公司領導匯報，并采取相應措施。3.變更管理合同履行過程中，如需要變更合同條款，業務部門應提出書面變更申請，說明變更的原因、內容等。合約部對變更申請進行審核，組織相關部門進行協商，達成一致意見后簽訂合同變更協議。合同變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。4.結算管理合同履行完畢后，業務部門應及時辦理結算手續。結算時，應提供合同執行情況報告、發票等相關資料。財務部按照合同約定的付款方式和結算周期進行審核，辦理付款手續。對于不符合合同約定的結算申請，財務部有權拒絕付款。四、合同風險管理1.風險識別合約部應定期對合同進行風險識別，分析合同履行過程中可能存在的風險，如法律風險、財務風險、市場風險、信用風險等。風險識別可采用問卷調查、案例分析、專家咨詢等方法，全面、準確地識別合同風險。2.風險評估合約部對識別出的合同風險進行評估，評估風險發生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，確定風險等級。根據風險評估結果，合約部制定相應的風險應對措施，優先處理高風險合同。3.風險應對對于法律風險，合約部應加強與法務部的溝通協作，確保合同條款符合法律法規要求，必要時聘請法律顧問提供專業法律意見。對于財務風險，財務部應加強合同財務條款的審核，合理安排資金，防范資金風險。對于市場風險，業務部門應加強市場調研，及時掌握市場動態，合理調整合同條款，降低市場風險。對于信用風險，合約部應在簽訂合同前對對方當事人的信用狀況進行調查評估，選擇信用良好的合作伙伴，必要時要求對方提供擔保或采取其他風險防范措施。五、合同檔案管理1.檔案收集合約部負責合同檔案的收集工作。合同簽訂后，合約部應及時將合同文本、合同審批文件、合同變更協議、結算資料等相關文件收集齊全，整理歸檔。檔案管理人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，確保檔案資料真實、有效。2.檔案整理檔案管理人員按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行分類整理。合同檔案可按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類，建立檔案目錄，便于查詢和管理。合同檔案應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行存儲。電子檔案應進行備份，確保檔案數據的安全。3.檔案保管合約部應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查，發現問題及時處理。對于重要合同檔案，應采取加密存儲、異地備份等措施，防止檔案丟失或損壞。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經合約部負責人批準后，方可查閱。查閱合同檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制合同檔案資料。查閱完畢后，查閱人員應及時歸還合同檔案。六、合同糾紛處理1.糾紛預防合約部應加強合同管理，規范合同簽訂、履行等行為，預防合同糾紛的發生。在合同履行過程中，合約部應及時與對方當事人溝通協調，妥善解決合同履行過程中出現的問題，避免矛盾激化。2.糾紛處理如發生合同糾紛，業務部門應及時向合約部報告，并提供相關證據材料。合約部應會同法務部等相關部門進行分析研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應根據糾紛的性質、程度等因素確定，可采取協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。在糾紛處理過程中，應注意維護公司合法權益，盡量降低糾紛對公司造成的損失。合同糾紛處理完畢后，合約部應及時總結經驗教訓，完善合同管理制度，避免類似糾紛再次發生。七、監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門定期對合約部合同管理情況進行監督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、風險防范、檔案管理等方面的情況。對于監督檢查中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，要求合約部限期整改。合約部應認真落實整改措施，確保合同管理工作規范有序。2.考核評價公司建立合同管理考核評價制度，對合約部及相關人員的合同管理工作進行考核評價。考核評價指標包括合同簽訂的規范性、合同履行的情況、風險防范的效果、檔案