會計檔案賬簿管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案賬簿管理，保證會計檔案的安全、完整和有效利用，根據《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案賬簿管理工作。（三）定義1.會計檔案：指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計賬簿：是以會計憑證為依據，對全部經濟業務進行全面、系統、連續、分類地記錄和核算的簿籍，包括總賬、明細賬、日記賬以及其他輔助性賬簿。（四）管理原則1.統一領導、分級管理原則。公司財務部門負責統一指導和監督全公司的會計檔案賬簿管理工作，各分公司、子公司財務部門負責本單位會計檔案賬簿的具體管理。2.依法合規原則。會計檔案賬簿管理應嚴格遵守國家有關法律法規和本制度規定。3.安全保密原則。確保會計檔案賬簿的安全，防止會計檔案信息泄露。4.便于利用原則。建立健全會計檔案賬簿管理制度，便于會計檔案的查閱、使用和保管。二、會計檔案賬簿的歸檔范圍（一）會計憑證1.原始憑證，包括發票、收據、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記經濟業務的賬簿。2.明細賬，對總賬所屬明細科目進行詳細核算的賬簿。3.日記賬，按照經濟業務發生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務會計報告1.月度、季度、年度財務報表，包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。2.財務情況說明書，對公司財務狀況、經營成果和現金流量等情況進行說明的書面文件。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調節表。2.銀行對賬單。3.納稅申報表。4.會計檔案移交清冊。5.會計檔案保管清冊。6.會計檔案銷毀清冊。7.其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案賬簿的整理與裝訂（一）會計憑證1.每月終了，會計人員應及時將本月的會計憑證進行整理。按照憑證編號順序，去掉憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整。2.整理好的會計憑證，應按照記賬憑證的編號順序，外加封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。3.會計憑證封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數等內容。（二）會計賬簿1.年度終了，各種賬簿在結轉下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統一整理。2.賬簿在裝訂前，應檢查賬頁是否齊全，序號排列是否連續。發現有缺號、跳行的，應按規定方法更正，并加蓋記賬人員、會計機構負責人（會計主管人員）名章。3.賬簿裝訂時，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬頁是否齊全，是否按順序排列。然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。4.活頁賬簿裝訂時，應將空白賬頁抽去，已使用的賬頁按順序編定頁碼，另加封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋騎縫章。5.會計賬簿封面應注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等內容。（三）財務會計報告1.月度、季度財務會計報告應按月、季分別整理，年度財務會計報告應在年度終了后及時整理。2.財務會計報告應按規定的格式和內容進行整理，加具封面，裝訂成冊。封面應注明單位名稱、年度、月份、季度、報表名稱等內容。3.財務會計報告的裝訂順序為：封面、編制說明、各種報表、補充資料、封底。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調節表、銀行對賬單應按月或按季整理，單獨裝訂成冊。2.納稅申報表應按月份或季度整理，與相關會計憑證一起裝訂。3.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應按規定格式填寫，單獨裝訂保存。四、會計檔案賬簿的保管（一）保管期限1.會計憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿的保管期限為30年，其中固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告的保管期限為：月度、季度財務會計報告為10年，年度財務會計報告為永久保存。4.其他會計資料的保管期限為：銀行存款余額調節表、銀行對賬單為10年；納稅申報表為10年；會計檔案移交清冊為30年；會計檔案保管清冊、銷毀清冊為永久保存。（二）保管地點1.公司應設立專門的會計檔案保管庫（室），配備必要的安全防護設施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案保管庫（室）應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合規定要求。3.會計檔案應分類存放，按照保管期限、類別等進行排列，便于查找和利用。（三）保管要求1.會計檔案應妥善保管，防止損壞、丟失、被盜等情況發生。2.會計檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和核對，發現問題及時處理。3.會計檔案保管庫（室）應實行專人專管制度，非檔案管理人員未經批準不得進入。4.會計檔案保管庫（室）應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保會計檔案的安全。五、會計檔案賬簿的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱會計檔案賬簿的，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門應指定專人負責接待查閱，并在查閱現場進行監督。查閱人員應在規定的時間和范圍內查閱，不得擅自將會計檔案帶出查閱地點。3.查閱會計檔案時，不得在會計檔案上涂畫、標記、拆散原卷冊，也不得抽換會計憑證、賬頁、報表等。如因特殊需要，確需復印、拍照等，應經財務部門負責人批準。（二）借閱1.公司外部單位因工作需要借閱會計檔案賬簿的，應持有單位介紹信，填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等，經公司財務部門負責人審核，報公司分管領導批準。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續。3.借閱會計檔案時，借閱人員應出具正式借條，注明借閱會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應歸還日期等。財務部門應按照借條內容進行登記，并由借閱人員簽字確認。4.借閱人員應妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播會計檔案內容。歸還時，應保證會計檔案的完整無損，如有損壞、丟失等情況，應承擔相應的賠償責任。六、會計檔案賬簿的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度規定不得銷毀的情形外，可以按照規定程序銷毀。2.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司財務部門會同檔案管理部門對擬銷毀的會計檔案進行全面清查和核對，編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細列明會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》經財務部門負責人、檔案管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀會計檔案時，應當由財務部門、檔案管理部門共同派員監銷。監銷人員在銷毀會計檔案前，應當按照《會計檔案銷毀清冊》所列內容進行清點核對；銷毀后，應當在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監銷情況報告公司分管領導。七、會計檔案賬簿管理的監督與檢查（一）監督檢查部門公司審計部門負責對會計檔案賬簿管理工作進行定期或不定期的監督檢查。（二）監督檢查內容1.會計檔案賬簿管理制度的執行情況。2.會計檔案賬簿的整理、裝訂、保管、查閱、借閱、銷毀等環節的工作是否規范。3.會計檔案賬簿的安全保管情況，包括保管設施、環境等是否符合要求。4.會計檔案賬簿管理人員的職責履行情況。（三）問題整改1.對于監督檢查中發現的問題，審計部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2