會計報銷單據(jù)管理制度一、總則1.目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范會計報銷行為，確保公司各項費用支出合理、合規(guī)、透明，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在執(zhí)行公務(wù)活動中發(fā)生的費用報銷。3.基本原則真實性原則：報銷單據(jù)必須真實、合法，反映實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。合理性原則：費用支出應(yīng)符合公司的經(jīng)營活動需要，具有合理性。合規(guī)性原則：報銷行為必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。及時性原則：員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。二、報銷單據(jù)的種類及要求（一）發(fā)票1.基本要求發(fā)票必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括發(fā)票抬頭（公司全稱）、日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額等，且字跡清晰，不得涂改。發(fā)票金額大小寫必須一致，不一致的發(fā)票無效。2.特殊情況處理對于確實無法取得正規(guī)發(fā)票的情況，需提供其他合法有效的憑證，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可報銷。發(fā)票丟失的，應(yīng)取得原開票單位加蓋公章的證明，并注明原來發(fā)票的號碼、金額和內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，才能代作原始憑證。（二）收據(jù)1.行政事業(yè)性收據(jù)由財政部門監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)，可作為報銷憑證，但僅限于特定的行政事業(yè)性收費項目。2.企業(yè)自制收據(jù)企業(yè)自制的收據(jù)，如收款收據(jù)、借款收據(jù)等，一般不得作為報銷憑證。但在某些特定情況下，如內(nèi)部往來款項結(jié)算、押金退還等，經(jīng)財務(wù)部門審核同意后，可作為報銷的輔助憑證。（三）報銷單1.填寫規(guī)范報銷人應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生的費用情況，按照報銷單上的項目逐一填寫，包括日期、部門、姓名、報銷事由、金額等。金額填寫應(yīng)準確無誤，大小寫一致，并在小寫金額前加“￥”符號。報銷事由應(yīng)詳細說明費用發(fā)生的原因和用途，以便財務(wù)審核。2.簽字要求報銷單必須由報銷人本人簽字確認，如因特殊原因無法簽字的，可由他人代簽，但需注明代簽原因。報銷單還需經(jīng)過部門負責人、財務(wù)審核人員、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等相關(guān)人員簽字審批，審批通過后方可報銷。（四）其他附件1.出差相關(guān)附件出差審批單：員工出差前應(yīng)填寫出差審批單，注明出差地點、時間、事由等，經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可出差。差旅費報銷明細表：詳細列出出差期間的交通、住宿、餐飲等費用明細。車票、機票、住宿發(fā)票等相關(guān)憑證：作為差旅費報銷的依據(jù)。2.業(yè)務(wù)招待費相關(guān)附件業(yè)務(wù)招待費審批單：注明招待時間、地點、招待對象、招待事由等，經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行招待。發(fā)票、消費清單等相關(guān)憑證：證明業(yè)務(wù)招待費的實際發(fā)生情況。3.辦公用品及設(shè)備購置相關(guān)附件采購申請單：提前填寫采購申請單，經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可購置。發(fā)票、購物清單、驗收單等相關(guān)憑證：證明辦公用品及設(shè)備的購置情況。三、報銷流程（一）費用發(fā)生員工在執(zhí)行公務(wù)活動中發(fā)生費用支出時，應(yīng)按照公司規(guī)定取得相應(yīng)的報銷單據(jù)，并妥善保管。（二）填寫報銷單1.報銷人根據(jù)費用發(fā)生情況，認真填寫報銷單，確保填寫內(nèi)容準確、完整。2.將報銷單據(jù)粘貼在報銷單背面，注意粘貼應(yīng)整齊、牢固，便于審核。（三）部門負責人審核1.報銷人將填寫好的報銷單提交給所在部門負責人。2.部門負責人對報銷事項的真實性、合理性進行審核，確認無誤后簽字批準。（四）財務(wù)審核1.報銷單經(jīng)部門負責人審核后，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)審核人員對報銷單據(jù)的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、報銷金額的準確性、報銷事由的合理性等。3.對于不符合要求的報銷單據(jù)，財務(wù)審核人員應(yīng)及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關(guān)信息。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.財務(wù)審核通過的報銷單，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的財務(wù)政策和相關(guān)規(guī)定，對報銷事項進行審批，確認無誤后簽字批準。（六）總經(jīng)理審批1.分管領(lǐng)導(dǎo)審批后的報銷單，提交給總經(jīng)理進行最終審批。2.總經(jīng)理對重大費用支出或涉及公司整體利益的報銷事項進行審批，審批通過后報銷單方可生效。（七）報銷支付1.經(jīng)總經(jīng)理審批通過的報銷單，由財務(wù)部門按照公司的財務(wù)制度和支付流程進行報銷支付。2.報銷支付方式可根據(jù)實際情況選擇現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等方式。四、報銷標準（一）差旅費1.交通費用飛機票：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和實際情況，經(jīng)批準后可乘坐飛機經(jīng)濟艙。火車票：一般乘坐火車硬座或硬臥，因特殊情況需要乘坐軟臥的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。長途汽車票：根據(jù)實際行程選擇合適的長途汽車，費用實報實銷。市內(nèi)交通費：出差期間因工作需要發(fā)生的市內(nèi)交通費用，可憑有效票據(jù)實報實銷，一般按照每人每天[X]元的標準執(zhí)行。2.住宿費用住宿標準根據(jù)出差地區(qū)的不同分為[具體標準，如一線城市[X]元/天，二線城市[X]元/天等]，員工應(yīng)根據(jù)標準選擇合適的住宿酒店。同性兩人一同出差的，應(yīng)合住一間標準間，住宿費按照標準報銷；如有特殊情況需要單獨住宿的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，超出標準部分自理。3.餐飲費用出差期間的餐飲費用按照每人每天[X]元的標準執(zhí)行，憑餐飲發(fā)票實報實銷。如因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待費用，應(yīng)按照業(yè)務(wù)招待費的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，單獨填寫業(yè)務(wù)招待費審批單，不得與差旅費中的餐飲費用混報。（二）業(yè)務(wù)招待費1.業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴格控制在公司規(guī)定的預(yù)算范圍內(nèi)，不得超支。2.招待標準應(yīng)根據(jù)招待對象的級別和業(yè)務(wù)需要合理確定，一般情況下，招待費用不得超過[具體比例或金額]。3.業(yè)務(wù)招待費報銷時，應(yīng)提供詳細的招待事由、招待對象等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）辦公用品及設(shè)備購置1.辦公用品的購置應(yīng)根據(jù)實際需求進行，避免浪費。2.辦公用品的購置標準按照公司制定的采購目錄執(zhí)行，超出標準的需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.設(shè)備購置應(yīng)提前填寫采購申請單，經(jīng)相關(guān)部門審核和領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照公司的采購流程進行采購。設(shè)備購置費用應(yīng)按照固定資產(chǎn)管理的相關(guān)規(guī)定進行核算和報銷。五、報銷時間規(guī)定1.員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，特殊情況需提前向財務(wù)部門說明原因。2.每月[具體日期]為報銷截止日期，超過截止日期提交的報銷單據(jù)，財務(wù)部門將不予受理，除非有不可抗力因素導(dǎo)致延誤。六、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的報銷行為，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并要求報銷人承擔相應(yīng)的責任。2.如發(fā)現(xiàn)員工故意虛報、多報費用，或提供虛假報銷單據(jù)的，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰，并追回已