人員退場信息管理制度一、總則（一）目的為規范公司人員退場信息管理，確保人員退場過程的有序性、準確性和信息安全性，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有員工、臨時工作人員及外包項目人員退場信息的管理。（三）原則1.準確性原則：確保人員退場信息的真實、準確、完整，避免信息錯誤或遺漏對公司造成不利影響。2.及時性原則：人員退場信息應及時收集、整理和更新，以便公司能夠及時做出相應決策和安排。3.保密性原則：嚴格保護人員退場信息中的敏感內容，防止信息泄露給無關人員。4.合規性原則：人員退場信息管理應符合國家法律法規及公司相關規定。二、人員退場類型及流程（一）正常離職1.申請：員工應提前[X]天向所在部門提交書面離職申請，說明離職原因、預計離職日期等信息。2.審批：部門負責人收到離職申請后，應與員工進行溝通，了解離職原因，并對其工作交接情況進行評估。如同意離職，在離職申請上簽署意見并提交至人力資源部門。人力資源部門審核離職申請，包括離職手續是否齊全、是否存在未結清的財務或工作事項等。審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批通過后，人力資源部門向員工發出《離職審批通知》。3.工作交接：員工接到《離職審批通知》后，應在規定時間內與接手人員進行工作交接。交接內容包括但不限于工作任務、文件資料、客戶信息、資產設備等，并填寫《工作交接清單》。交接雙方及監交人應在《工作交接清單》上簽字確認，確保交接工作的完整性和準確性。4.離職手續辦理：員工完成工作交接后，依次到人力資源部門、財務部門、行政部門等辦理離職手續。人力資源部門辦理離職手續包括解除勞動合同、出具離職證明、辦理社保公積金減員等；財務部門辦理工資結算、費用報銷等；行政部門辦理辦公設備歸還、門禁權限注銷等。各部門在辦理完相關手續后，應在《離職手續辦理記錄》上簽字確認。5.信息更新：人力資源部門在員工離職手續辦理完畢后，及時更新員工信息系統中的人員狀態為“離職”，并將離職人員信息存檔。（二）辭退1.通知：公司因員工違反公司規章制度、不能勝任工作等原因決定辭退員工時，由人力資源部門向員工發出《辭退通知》，說明辭退原因、辭退日期等信息。2.溝通：人力資源部門與員工進行溝通，解釋辭退原因，并聽取員工的意見。如員工對辭退決定有異議，可在規定時間內提出申訴。3.工作交接：辭退員工的工作交接流程與正常離職相同，應確保工作交接的順利進行。4.離職手續辦理：辭退員工按照正常離職手續辦理流程，辦理各項離職手續。5.信息更新：人力資源部門在辭退手續辦理完畢后，及時更新員工信息系統中的人員狀態為“離職”，并將辭退人員信息存檔。（三）退休1.申請：員工達到法定退休年齡前[X]個月，應向人力資源部門提交退休申請，提供相關證明材料。2.審核：人力資源部門審核退休申請及相關證明材料，確認員工符合退休條件后，報公司領導審批。3.審批：公司領導審批通過后，人力資源部門向員工發出《退休審批通知》。4.工作交接：退休員工的工作交接流程與正常離職相同，確保工作平穩過渡。5.離職手續辦理：退休員工辦理離職手續時，除正常離職手續外，還需辦理退休手續，如領取退休證、辦理養老金領取手續等。6.信息更新：人力資源部門在退休手續辦理完畢后，及時更新員工信息系統中的人員狀態為“退休”，并將退休人員信息存檔。（四）其他退場情況1.合同期滿退場：對于外包項目人員或臨時工作人員，合同期滿不再續簽的，由相關部門提前通知對方，并按照合同約定辦理退場手續。2.崗位調動退場：員工因崗位調動不再在原崗位工作的，應與原崗位進行工作交接，辦理相關手續后到新崗位報到。原崗位所在部門應及時更新人員信息。3.死亡退場：員工因死亡等原因退場的，由其家屬或相關部門及時通知公司人力資源部門。人力資源部門負責辦理相關手續，如終止勞動合同、處理社保公積金等，并將人員退場信息存檔。三、人員退場信息收集（一）基本信息1.員工姓名、性別、身份證號碼、聯系方式、入職日期、離職日期等。2.員工所在部門、崗位、職級等。（二）工作交接信息1.《工作交接清單》，包括交接的工作任務、文件資料、客戶信息、資產設備等詳細內容。2.工作交接過程中的問題及解決方案。（三）財務信息1.工資結算情況，包括應發工資、實發工資、代扣代繳款項等。2.費用報銷情況，已報銷未到賬金額、未報銷費用明細等。3.借款情況，借款金額、借款用途、還款情況等。（四）其他信息1.社保公積金繳納情況，包括參保狀態、繳費基數、截止日期等。2.培訓記錄，員工參加公司內部培訓及外部培訓的情況。3.獎懲記錄，員工在公司期間獲得的獎勵和處罰情況。四、人員退場信息整理與歸檔（一）信息整理1.人力資源部門負責對收集到的人員退場信息進行整理，確保信息的準確性和完整性。2.對信息進行分類匯總，如按照退場類型、部門、時間等進行分類，便于查詢和統計。（二）信息審核1.整理后的人員退場信息需經過相關部門負責人審核，確保信息真實可靠。2.審核內容包括工作交接是否完成、財務手續是否結清、社保公積金是否辦理妥當等。（三）信息歸檔1.審核通過的人員退場信息應及時進行歸檔，建立專門的人員退場信息檔案。2.檔案內容包括紙質文件和電子文檔，紙質文件應按照順序裝訂成冊，電子文檔應進行備份存儲。3.人員退場信息檔案應按照公司檔案管理制度進行管理，確保檔案的安全性和保密性。五、人員退場信息查詢與使用（一）查詢權限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查詢人員退場信息檔案，但應嚴格遵守保密規定，不得隨意泄露信息。2.其他部門因工作需要查詢人員退場信息的，應填寫《人員退場信息查詢申請表》，經部門負責人簽字、人力資源部門負責人審批后，方可查詢。3.涉及公司商業秘密或個人隱私的信息，未經授權不得查詢。（二）信息使用1.人員退場信息僅用于公司內部管理，如人力資源規劃、員工績效評估、財務核算等。2.未經員工本人書面同意，不得將人員退場信息提供給外部單位或個人。3.在使用人員退場信息時，應確保信息的合法性和合規性，不得用于任何違法違規目的。六、人員退場信息保密（一）保密責任1.公司所有員工均有義務對人員退場信息進行保密，不得泄露給無關人員。2.涉及人員退場信息管理的部門和工作人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。（二）保密措施1.對人員退場信息檔案進行加密存儲，限制訪問權限，確保信息安全。2.在信息傳遞過程中，應采用加密方式，如加密郵件、加密U盤等，防止信息泄露。3.定期對人員退場信息進行備份，防止數據丟失。4.對違反保密規定的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理。七、人員退場信息安全管理（一）網絡安全1.加強公司網絡安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等，防止外部網絡攻擊導致人員退場信息泄露。2.定期對公司網絡進行安全檢查和漏洞掃描，及時修復安全隱患。（二）數據安全1.對人員退場信息數據進行定期備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，防止數據丟失。2.建立數據恢復機制，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復。3.限制對人員退場信息數據的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和操作。（三）信息系統安全1.加強公司信息系統的安全管理，設置用戶權限、密碼策略等，防止未經授權的人員訪問信息系統。2.定期對信息系統進行安全評估和審計，及時發現和處理安全問題。3.對信息系統中的人員退場信息進行加密存儲，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。八、監督與檢查（一）監督部門公司人力資源部門負責對人員退場信息管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.人員退場信息收集的準確性、完整性和及時性。2.工作交接流程的執行情況，是否存在交接不清的問題。3.離職手續辦理的合規性，是否存在手續不全的情況。4.人員退場信息整理、歸檔、查詢與使用的規范性。5.人員退場信息保密和安全管理措施的落實情況。（三）檢查方式1.定期檢查：人力資源部門定期對人員退場信息管理情況進行檢查，形成檢查報告。2.不定期抽查：對重點部門或關鍵環節進行不定期抽查，及時發現和解決問題。3.專項檢查：針對人員退場信息管理中的突出問題或重要事項進行專項檢查。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，人力資源部門應及時發出整改通知，要求相關部門或人員限期整改。2.整改完成后，相關部門或人員應向人力資源部門