代理記賬資產管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司代理記賬業務中資產的管理，確保資產的安全、完整，提高資產使用效益，保障公司財務信息的真實性和準確性，為公司的穩定運營提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于公司內部涉及代理記賬業務的所有部門、崗位及相關人員，包括但不限于會計人員、外勤人員、檔案管理人員等。3.基本原則合法性原則：資產的購置、使用、處置等活動必須符合國家法律法規及相關政策的規定。安全性原則：采取有效措施確保資產的安全，防止資產被盜、毀損、丟失等情況的發生。效益性原則：合理配置資產，提高資產使用效率，實現資產的保值增值。權責一致原則：明確資產管理人員的職責和權限，做到責任與權利相匹配。二、資產分類及定義1.固定資產指為生產商品、提供勞務、出租或經營管理而持有的，使用壽命超過一個會計年度的有形資產。包括但不限于辦公設備（如電腦、打印機、復印機等）、辦公家具（如桌椅、文件柜等）、運輸工具等。2.無形資產指企業擁有或者控制的沒有實物形態的可辨認非貨幣性資產。主要包括代理記賬軟件、商標權、著作權等。3.流動資產指預計在一個正常營業周期中變現、出售或耗用，或者主要為交易目的而持有，或者預計在資產負債表日起一年內（含一年）變現的資產，以及自資產負債表日起一年內交換其他資產或清償負債的能力不受限制的現金或現金等價物。包括貨幣資金、應收賬款、存貨等。三、資產管理職責1.資產管理部門財務部負責制定和完善公司資產管理制度，并監督制度的執行情況。組織資產的核算工作，定期編制資產報表，反映資產的增減變動及結存情況。參與資產的購置、處置等決策，提供財務分析和建議。負責資產清查工作的組織和實施，對清查結果進行賬務處理和分析總結。行政部門負責固定資產、辦公用品等實物資產的采購、驗收、登記、保管、調配等日常管理工作。建立實物資產臺賬，定期對實物資產進行清查盤點，確保賬實相符。制定辦公設備、家具等資產的維修、保養計劃，組織實施維修保養工作，延長資產使用壽命。負責資產的報廢、處置等手續的辦理，按規定進行資產處置收入的管理。2.使用部門及人員負責本部門資產的日常使用和保管，確保資產的安全和正常運行。配合資產管理部門做好資產清查、盤點等工作，及時反饋資產使用過程中的問題和需求。不得擅自將資產轉借、出租、出售或挪作他用，如需變動資產用途，應按規定辦理相關手續。四、資產購置與驗收1.購置計劃各部門根據工作需要，提前編制資產購置計劃，詳細說明購置資產的名稱、規格、型號、數量、用途、預計金額等信息，并提交至行政部門。行政部門對各部門提交的購置計劃進行匯總審核，結合公司實際情況和預算安排，提出調整建議，報公司領導審批。經審批后的購置計劃作為資產采購的依據，無特殊情況不得隨意變更。2.采購流程行政部門根據審批后的購置計劃，按照公司采購管理制度的規定，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中應簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括資產的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。對于固定資產采購，應要求供應商提供資產的詳細資料，如產品說明書、合格證、保修卡等。3.驗收程序資產到貨后，行政部門應及時組織相關人員進行驗收。驗收人員應根據采購合同、發票及相關資料，對資產的數量、規格、型號、質量等進行仔細核對。對于固定資產，應進行安裝調試，確保其正常運行后再辦理驗收手續。驗收合格后，驗收人員應在驗收報告上簽字確認。驗收過程中如發現資產存在質量問題或與合同約定不符的情況，應及時與供應商溝通協商解決，直至驗收合格為止。五、資產的日常管理1.固定資產管理登記入賬財務部根據驗收報告、發票等原始憑證，及時進行賬務處理，將固定資產登記入賬，建立固定資產卡片，詳細記錄固定資產的名稱、規格、型號、購置日期、使用部門、原值、折舊等信息。標識管理行政部門對固定資產進行統一編號，并在資產顯著位置粘貼標識牌，注明資產編號、名稱、規格、型號、使用部門等信息，便于識別和管理。存放與保管根據固定資產的性質和使用要求，合理安排存放地點，確保資產安全。對于貴重設備、精密儀器等，應指定專人負責保管，并采取必要的安全防護措施。使用與維護使用部門應按照操作規程正確使用固定資產，定期進行維護保養，確保資產正常運行。如發現資產出現故障或損壞，應及時通知行政部門安排維修。行政部門應建立固定資產維修檔案，記錄維修情況。盤點清查行政部門應定期組織固定資產盤點清查工作，每年至少進行一次全面盤點。盤點人員應認真核對固定資產的數量、狀態、使用情況等，確保賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因，按規定進行處理，并編制盤點報告。2.無形資產（代理記賬軟件）管理軟件采購財務部根據公司業務需求，選擇合適的代理記賬軟件，并負責簽訂采購合同。采購過程中應明確軟件的功能模塊、使用期限、售后服務等條款。軟件安裝與注冊由專業技術人員負責代理記賬軟件的安裝、調試及注冊工作，確保軟件正常運行。安裝完成后，應及時將軟件相關信息錄入公司無形資產臺賬。使用與權限管理根據公司內部崗位設置和職責分工，為不同人員設置相應的軟件使用權限，確保數據安全和業務操作的規范性。嚴禁未經授權人員使用軟件。軟件升級與維護關注軟件供應商發布的軟件升級信息，及時進行軟件升級，以保證軟件功能的完整性和穩定性。同時，定期對軟件進行維護，備份重要數據，防止數據丟失。軟件評估與更新定期對代理記賬軟件的使用效果進行評估，根據評估結果和公司業務發展需要，及時提出軟件更新或更換的建議，報公司領導審批。3.流動資產（貨幣資金、應收賬款、存貨等）管理貨幣資金管理嚴格執行國家有關貨幣資金管理的規定，確保貨幣資金的安全。公司貨幣資金包括現金、銀行存款等。現金管理應遵守庫存現金限額規定，超過限額的現金應及時存入銀行。現金收支應做到日清月結，定期盤點，確保賬實相符。銀行存款管理應加強銀行賬戶的管理，定期核對銀行對賬單，編制銀行存款余額調節表，及時發現和處理未達賬項。嚴禁出租、出借銀行賬戶。應收賬款管理建立健全應收賬款管理制度，明確應收賬款的管理職責和流程。銷售部門負責應收賬款的催收工作，財務部門負責對應收賬款進行核算和監控。銷售部門在與客戶簽訂業務合同或協議時，應明確付款方式、付款期限等條款，并跟蹤客戶付款情況。對于逾期未收回的應收賬款，應及時采取措施進行催收，如發函催款、上門催收等。財務部門應定期對應收賬款進行賬齡分析，對可能形成壞賬的應收賬款及時計提壞賬準備，并向管理層報告。存貨管理公司存貨主要包括空白記賬憑證、賬本、報表等會計用品。行政部門負責存貨的采購、驗收、保管和發放工作。建立存貨臺賬，詳細記錄存貨的出入庫情況，定期進行盤點清查，確保賬實相符。合理控制存貨庫存水平，避免積壓或缺貨。對于積壓存貨，應及時采取降價促銷、與供應商協商退貨等措施進行處理。六、資產的處置1.處置范圍已達到使用年限且無法繼續使用的資產。因技術進步、產品更新換代等原因，已被淘汰或不再適用的資產。因自然災害、意外事故等原因導致毀損、報廢的資產。閑置、不需用的資產。其他符合處置條件的資產。2.處置方式報廢：對于已無使用價值、無法修復或修復成本過高的資產，經技術鑒定和審批后進行報廢處理。報廢資產應按照規定程序進行清理，殘值收入應及時入賬。出售：對于仍有使用價值的閑置資產或不需用資產，經評估后可對外出售。出售資產應遵循公開、公平、公正的原則，通過招標、拍賣等方式進行，確保資產價值最大化。出售收入應及時足額入賬。捐贈：對于符合公司捐贈政策的資產，可對外捐贈。捐贈資產應辦理相關手續，確保捐贈行為的合法性和合規性。3.處置程序提出申請：資產使用部門或管理部門根據資產實際情況，填寫資產處置申請表，詳細說明資產處置原因、處置方式、預計處置收入等信息，并提交至行政部門。評估鑒定：行政部門組織相關人員對申請處置的資產進行評估鑒定，確定資產的實際狀況和價值。對于需要專業評估機構評估的資產，應委托具有資質的評估機構進行評估。審批：行政部門將資產處置申請表及評估鑒定報告提交公司領導審批。審批通過后，方可進行資產處置操作。處置實施：根據審批意見，行政部門負責組織實施資產處置工作。對于報廢資產，應及時進行清理；對于出售資產，應按照規定程序進行交易；對于捐贈資產，應辦理相關捐贈手續。賬務處理：財務部根據資產處置結果，及時進行賬務處理，調整資產賬面價值，記錄處置收入或損失。七、資產清查1.清查范圍包括公司所有固定資產、無形資產、流動資產等。2.清查周期固定資產每年至少進行一次全面清查。無形資產根據實際情況定期進行清查，確保其使用狀態和價值的準確性。流動資產每月進行一次賬實核對，每季度進行一次全面清查。3.清查方法實地盤點法：對固定資產、存貨等實物資產進行實地盤點，核對資產的數量、規格、型號、狀態等信息，確保賬實相符。賬目核對法：對貨幣資金、應收賬款、無形資產等進行賬目核對，檢查賬目記錄的準確性和完整性，與相關憑證、報表等進行核對。函證法：對應收賬款等債權進行函證，核實債權的真實性和準確性。4.清查結果處理清查過程中如發現賬實不符，應及時查明原因，區分不同情況進行處理。對于盤盈的資產，應及時入賬，并查明原因，按規定進行處理。對于盤虧的資產，應查明責任，屬于正常損耗或不可抗力因素造成的，按規定進行核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任，并要求其賠償損失。資產清查結束后，應編制資產清查報告，詳細說明清查情況、清查結果及處理建議等，并提交公司領導審閱。八、監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門定期對資產管理情況進行監督檢查，檢查內容包括資產管理制度的執行情況、資產的購置、使用、處置等環節的合規性、資產的賬實相符情況等。對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。2.考核評價建立資產管理考核評價機制，對各部門及相關人員的資產管理工作進行考核評價。考核指