結構工程師文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司結構工程師文件的規范化管理，確保文件的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及結構工程師工作的文件管理，包括但不限于設計圖紙、計算書、技術文件、項目文檔等。（三）基本原則1.統一管理原則：所有結構工程師文件由公司指定的部門或專人進行統一管理，確保文件管理的一致性和規范性。2.分級分類原則：根據文件的重要性、使用頻率和保密級別進行分級分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞，確保公司核心技術和商業機密的安全。4.及時更新原則：隨著項目進展和技術變化，及時對文件進行更新和維護，保證文件的時效性和準確性。二、文件管理職責（一）文件管理部門職責1.負責制定和完善公司結構工程師文件管理制度，并組織實施。2.負責結構工程師文件的收集、整理、歸檔、保管和借閱等工作。3.定期對文件進行清查和盤點，確保文件的完整性和準確性。4.對文件管理工作進行監督和檢查，及時發現和解決存在的問題。5.負責向公司內部相關部門提供文件查閱和借閱服務，并做好記錄。（二）結構工程師職責1.負責按照公司文件管理制度的要求，及時、準確地編制和提交各類結構工程師文件。2.在文件編制過程中，嚴格遵守相關的技術規范和標準，確保文件的質量。3.對自己編制的文件進行妥善保管，防止文件丟失或損壞。4.在項目完成后，按照規定將文件整理齊全并移交文件管理部門歸檔。5.根據工作需要，按照規定辦理文件的查閱和借閱手續。（三）其他部門職責1.協助文件管理部門進行文件的收集和整理工作。2.在使用結構工程師文件時，嚴格遵守文件管理制度，不得擅自修改、復制或傳播文件。3.發現文件存在問題或需要更新時，及時向文件管理部門反饋。三、文件分類與編號（一）文件分類1.設計圖紙類：包括建筑結構設計圖紙、基礎設計圖紙、結構詳圖等。2.計算書類：結構計算書、力學分析計算書等。3.技術文件類：施工技術方案、技術交底、技術總結等。4.項目文檔類：項目立項文件、可行性研究報告、項目進度報告、竣工驗收報告等。5.其他文件類：與結構工程師工作相關的其他文件，如會議紀要、往來信函等。（二）文件編號1.文件編號采用統一的編碼規則，確保文件編號的唯一性和系統性。2.編號格式為：[部門代碼][年份][文件類別代碼][序號]。部門代碼：根據公司內部部門劃分，用兩位字母表示。年份：用四位數字表示文件編制的年份。文件類別代碼：根據文件分類，用兩位字母表示。序號：用四位數字表示文件在該類別中的順序號。3.例如：JS2023DT0001，表示結構設計部門在2023年編制的第1份設計圖紙文件。四、文件的形成與收集（一）文件形成1.結構工程師應根據項目要求和工作流程，及時、準確地編制各類文件。2.文件編制過程中，應嚴格按照相關的技術規范、標準和公司內部規定進行，確保文件內容完整、數據準確、格式規范。3.文件編制完成后，應進行自審和互審，確保文件質量。（二）文件收集1.文件管理部門負責定期收集結構工程師編制的各類文件。2.結構工程師應在文件編制完成后的規定時間內，將文件提交給文件管理部門。3.文件管理部門在收集文件時，應認真核對文件的完整性和準確性，對不符合要求的文件及時返回編制部門進行修改。五、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.文件管理部門收到文件后，應按照文件分類和編號規則對文件進行整理。2.對文件進行分類存放，同一類文件應按照編號順序排列。3.對每份文件進行核對，確保文件內容與編號一致，文件格式符合要求。4.對文件中的附件、附圖等進行整理，確保其與主文件配套齊全。（二）文件歸檔1.文件整理完成后，應及時進行歸檔。2.歸檔文件應按照年度、類別、編號順序進行存放，便于查找和管理。3.建立文件歸檔目錄，詳細記錄每份文件的編號、名稱、編制日期、歸檔日期等信息。4.對歸檔文件進行備份，備份方式可采用電子存儲或紙質打印，確保文件的安全性和可追溯性。六、文件的保管（一）保管方式1.文件保管分為紙質文件保管和電子文件保管。2.紙質文件應存放在專門的文件柜中，按照分類和編號順序排列，便于查找。3.電子文件應存儲在服務器或硬盤等存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數據丟失。（二）保管環境1.文件保管場所應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等良好的環境條件。2.對重要文件和機密文件應采取特殊的保管措施，如設置專門的保險柜或保密柜。（三）保管期限1.結構工程師文件的保管期限根據文件的性質和重要程度確定。2.一般文件的保管期限為[X]年，重要文件和機密文件的保管期限根據相關規定執行。3.保管期限屆滿后，經相關部門批準，可按照規定進行銷毀。七、文件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱結構工程師文件時，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請表》經所在部門負責人簽字批準后，提交給文件管理部門。3.文件管理部門根據申請內容，在規定的查閱場所提供文件查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人、文件名稱、編號等信息。4.查閱人員應在規定的時間內歸還文件，不得擅自將文件帶出查閱場所。如需復印文件，應經文件管理部門同意，并按照規定辦理復印手續。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱結構工程師文件時，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經所在部門負責人和文件管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續。3.文件管理部門根據申請內容，將文件借給借閱人員，并做好借閱記錄。借閱記錄應包括借閱日期、借閱人、文件名稱、編號、預計歸還日期等信息。4.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得擅自修改、復制或傳播文件。如需延長借閱期限，應提前向文件管理部門申請。5.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還文件，如有特殊情況需要延期歸還，應提前向文件管理部門說明理由，并辦理延期手續。八、文件的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司核心技術和商業機密的結構工程師文件，應嚴格保密。2.文件管理部門和相關工作人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.對保密文件的查閱和借閱應進行嚴格的審批，限制知悉范圍。4.在文件傳遞和存儲過程中，應采取加密等安全措施，防止文件泄露。（二）安全管理1.加強文件保管場所的安全管理，設置必要的安全防護設施，如門禁系統、監控設備等。2.定期對文件保管場所進行安全檢查，確保文件的安全存放。3.對電子文件應采取必要的安全防護措施，如安裝殺毒軟件、防火墻等，防止病毒入侵和數據丟失。4.加強對文件管理工作人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導致文件安全事故的發生。九、文件的修改與廢止（一）文件修改1.當文件內容需要修改時，由文件編制部門提出修改申請，填寫《文件修改申請表》，注明修改的原因、內容等信息。2.《文件修改申請表》經所在部門負責人簽字批準后，提交給文件管理部門。3.文件管理部門根據申請內容，對原文件進行修改，并重新編號和整理歸檔。4.修改后的文件應及時通知相關部門和人員，確保文件的一致性和時效性。（二）文件廢止1.當文件不再適用或已被新文件替代時，由文件編制部門或相關部門提出廢止申請，填寫《文件廢止申請表》，注明