項目部商務部門管理制度一、總則（一）目的為加強項目部商務部門的管理，規范商務工作流程，提高商務工作效率和質量，確保項目商務目標的實現，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于項目部商務部門全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：商務活動必須遵守國家法律法規和相關政策。2.誠信原則：秉持誠實守信的原則開展商務往來，維護公司良好形象。3.效益原則：以提高項目經濟效益為核心，合理控制成本，爭取最大利益。4.協作原則：與項目部各部門密切協作，共同推進項目順利進行。二、組織架構與職責（一）組織架構商務部門設部門經理一名，副經理若干名，根據工作需要下設商務專員崗位，具體人員配置根據項目規模和實際情況確定。（二）職責1.部門經理職責全面負責商務部門的日常管理工作，制定部門工作計劃并組織實施。領導和指導商務專員開展商務工作，協調解決工作中的問題。負責與業主、監理、設計單位等相關方的商務溝通與協調，維護良好合作關系。組織商務談判，簽訂商務合同，確保合同條款符合公司利益。審核商務文件、報表等，對項目商務工作進行監督和檢查。參與項目成本核算與控制，提出商務方面的建議和措施。負責部門團隊建設，組織員工培訓與考核，提高團隊整體素質。2.副經理職責協助部門經理開展工作，負責分管范圍內的商務工作。組織商務文件的起草、審核和歸檔工作。跟蹤項目商務進展情況，及時發現并解決問題。參與商務談判，提供專業支持和建議。協助進行項目成本分析與控制，提出優化方案。完成部門經理交辦的其他工作任務。3.商務專員職責負責商務文件的編制、整理和報送工作，確保文件準確、及時。協助進行商務談判，收集談判相關資料，記錄談判過程。負責合同的起草、審核、簽訂和執行跟蹤，及時處理合同變更等事宜。參與項目成本核算，提供商務數據支持。負責與供應商、分包商等進行商務溝通與協調，處理商務往來信函。協助辦理項目商務結算工作，審核結算資料，確保結算準確無誤。完成上級領導交辦的其他臨時性工作任務。三、商務工作流程（一）項目前期商務工作1.參與項目投標工作，負責商務標文件的編制，包括報價說明、商務條款偏離表、資格證明文件等，確保投標文件符合招標文件要求。2.收集、分析項目相關的市場信息、競爭對手情況等，為投標報價提供參考依據。3.協助項目經理進行投標項目的商務談判，了解業主需求和關注點，爭取有利的商務條件。4.中標后，負責與業主簽訂合同，明確雙方權利義務，確保合同條款清晰、合理、合法。合同簽訂前，需提交部門經理審核，重大合同需報公司領導審批。（二）項目實施過程商務工作1.合同執行跟蹤建立合同臺賬，詳細記錄合同簽訂、執行、變更等情況。定期對合同執行情況進行檢查，及時發現并解決合同執行過程中出現的問題，如付款延遲、交付延誤等。負責與業主、監理等相關方溝通協調，確保項目按照合同約定順利推進。2.成本控制與核算參與項目成本預算編制，提供商務成本數據支持，協助制定成本控制目標。每月對項目成本進行核算，分析成本偏差原因，提出改進措施和建議。審核項目費用報銷，確保費用支出符合合同約定和公司財務制度。3.商務文件管理負責商務文件的收發、登記、歸檔工作，確保文件資料的完整性和準確性。按照公司檔案管理規定，定期對商務文件進行整理、分類和保管，便于查閱和使用。及時更新商務文件清單，確保文件的時效性。4.商務溝通與協調與項目部各部門保持密切溝通，及時了解項目進展情況，協調解決商務相關問題。負責與供應商、分包商等進行商務溝通與協調，簽訂采購合同和分包合同，明確雙方權利義務，確保合同執行順利。處理商務往來信函、郵件等，及時回復并跟蹤處理結果。（三）項目后期商務工作1.結算工作組織項目商務結算，收集、整理結算資料，包括合同文件、變更簽證、結算清單等。對結算資料進行審核，確保資料真實、準確、完整。與業主進行結算談判，爭取最大結算金額。結算完成后，提交結算報告，經部門經理審核后報公司領導審批。2.項目商務總結對項目商務工作進行全面總結，分析項目商務工作中的經驗教訓，提出改進建議。整理項目商務資料，形成項目商務檔案，為后續項目提供參考。四、商務文件管理（一）文件分類商務文件分為合同文件、報價文件、商務函件、結算文件、成本文件等。（二）文件編號為便于文件管理和查詢，對各類商務文件進行統一編號。編號規則如下：項目名稱縮寫+年份+流水號例如：[項目名稱縮寫]2023001（三）文件起草與審核1.商務文件由相關責任人按照工作要求起草，確保文件內容準確、完整、清晰。2.文件起草完成后，需提交部門經理審核。部門經理應認真審核文件內容，提出修改意見，確保文件符合公司利益和相關規定。3.重大商務文件需報公司領導審批，審批通過后方可正式發布或執行。（四）文件發布與存檔1.審核通過的商務文件，按照規定的格式和渠道進行發布。發布范圍根據文件性質和工作需要確定。2.文件發布后，及時將文件原件及相關附件進行存檔。存檔文件應按照類別和編號順序進行整理，便于查閱和檢索。（五）文件借閱與使用1.因工作需要借閱商務文件的，需填寫《文件借閱申請表》，經部門經理批準后方可借閱。2.借閱人應妥善保管文件，不得擅自復印、轉借或泄露文件內容。借閱期限屆滿后，應及時歸還文件。3.使用商務文件時，應確保文件的完整性和保密性，不得隨意修改或損壞文件。五、商務談判管理（一）談判準備1.在進行商務談判前，商務人員應收集與談判相關的信息，包括項目背景、業主需求、市場價格、競爭對手情況等，為談判提供充分依據。2.制定談判策略和方案，明確談判目標、底線和重點關注問題。談判策略和方案需經部門經理審核同意。3.組織談判團隊，明確團隊成員職責分工，確保談判工作有序進行。（二）談判過程1.談判過程中，商務人員應保持冷靜、理智，充分展示公司實力和優勢，爭取有利的談判條件。2.認真傾聽對方意見和訴求，及時記錄談判要點，分析對方談判策略和意圖。3.根據談判進展情況，適時調整談判策略和方案，確保談判朝著有利于公司的方向發展。4.談判過程中涉及的重要事項和決策，需及時向部門經理匯報，必要時報公司領導審批。（三）談判結果1.談判結束后，商務人員應及時整理談判記錄，形成談判紀要。談判紀要應明確談判雙方達成的共識、未決事項及下一步工作計劃。2.根據談判結果，起草商務合同或協議，確保合同條款符合談判約定。合同簽訂前，需提交部門經理審核，重大合同需報公司領導審批。3.對談判結果進行跟蹤和評估，總結談判經驗教訓，為今后的談判工作提供參考。六、合同管理（一）合同簽訂1.商務專員負責合同的起草工作，合同內容應明確雙方權利義務、工作范圍、價格條款、付款方式、違約責任等關鍵條款。2.合同初稿完成后，提交部門經理審核。部門經理應重點審核合同條款的合法性、合理性、完整性以及對公司利益的保護程度。3.審核通過后的合同，報公司領導審批。公司領導審批同意后，由授權代表與對方簽訂合同。4.合同簽訂后，商務專員應及時將合同原件及相關附件進行歸檔，并建立合同臺賬，詳細記錄合同簽訂、執行、變更等情況。（二）合同執行1.商務專員負責跟蹤合同執行情況，定期檢查合同履行進度，及時發現并解決合同執行過程中出現的問題。2.如遇合同變更，商務專員應及時與對方協商，簽訂合同變更協議，并按照合同簽訂流程進行審核和審批。3.負責與業主、供應商、分包商等相關方溝通協調，確保合同執行過程中的信息暢通。（三）合同結算1.項目結束后，商務專員負責組織合同結算工作。結算前，應收集、整理合同執行過程中的相關資料，包括合同文件、變更簽證、驗收報告、付款憑證等。2.對結算資料進行審核，確保資料真實、準確、完整。審核無誤后，編制結算報告，提交部門經理審核。3.部門經理審核通過后，與對方進行結算談判，爭取最大結算金額。結算完成后，辦理結算手續，確保款項及時到賬。（四）合同糾紛處理1.如在合同執行過程中發生糾紛，商務專員應及時收集相關證據，分析糾紛原因，提出處理建議。2.糾紛處理應遵循合法、合理、公平的原則，盡量通過協商解決。協商不成的，可根據合同約定或相關法律法規，通過仲裁或訴訟等方式解決。3.在糾紛處理過程中，應及時向部門經理和公司領導匯報進展情況，積極采取措施維護公司合法權益。七、成本管理（一）成本預算編制1.商務部門應參與項目成本預算編制工作，提供商務成本數據支持。商務成本主要包括合同價款、變更費用、結算費用等。2.根據項目特點和要求，結合市場價格信息，對商務成本進行詳細測算和分析，確保成本預算合理、準確。3.成本預算編制完成后，提交部門經理審核。部門經理應審核成本預算的合理性和完整性，確保成本預算符合項目目標和公司要求。（二）成本控制1.在項目實施過程中，商務部門應嚴格控制成本支出，確保各項費用支出符合合同約定和公司財務制度。2.審核項目費用報銷，對不合理的費用支出提出異議，不予報銷。3.定期對項目成本進行核算和分析，及時發現成本偏差原因，采取有效措施進行調整和控制。4.協助項目部其他部門進行成本控制，提供商務方面的建議和支持，共同推進項目成本目標的實現。（三）成本分析與考核1.每月對項目成本進行分析，形成成本分析報告。成本分析報告應包括成本完成情況、成本偏差原因分析、改進措施建議等內容。2.根據成本分析結果，對項目商務成本控制情況進行考核。考核指標包括成本節約率、成本偏差率等。3.對成本控制工作表現優秀的員工給予獎勵，對成本控制不力的員工進行批評教育或相應處罰。八、商務人員培訓與考核（一）培訓計劃1.部門經理應根據商務人員的崗位需求和職業發展規劃，制定年度培訓計劃。培訓計劃應包括培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等。2.培訓內容主要包括商務法律法規、商務談判技巧、合同管理、成本管理、文件管理等方面的知識和技能。3.培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習、案例分析等多種形式，以提高培訓效果。（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織實施培訓工作，確保培訓質量和效果。培訓過程中，應注重培訓互動，鼓勵員工積極參與討論和交流。2.培訓結束后，對培訓效果進行評估。評估方式可采用考試、撰寫培訓心得、實際工作應用等多種形式，了解員工對培訓內容的掌握程度和應用能力。3.根據培訓評估結果，對培訓計劃進行調整和完善，不斷提高培訓工作的針對性和實效性。（三）考核制度1.建立商務人員考核制度，對商務人員的工作業績、工作能力、工作態度等進行全面考核。2.考核周期為季度考核和年度考核相結合。季度考核主要對商務人員本季度的工作表現