企業外包項目管理制度一、總則（一）目的為了規范企業外包項目的管理，提高外包項目的質量和效率，降低外包風險，保障企業的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業所有外包項目的管理，包括但不限于軟件開發、系統集成、人力資源外包、財務外包、物流外包等。（三）基本原則1.合法合規原則：外包項目的實施必須遵守國家法律法規和企業的相關規定。2.質量第一原則：確保外包項目的質量符合企業的要求和標準。3.成本效益原則：在保證項目質量的前提下，合理控制外包成本，提高項目的經濟效益。4.風險可控原則：對外包項目的風險進行識別、評估和控制，確保項目順利實施。5.合作共贏原則：與外包商建立良好的合作關系，實現互利共贏。二、外包項目的立項與審批（一）立項申請1.需求部門根據業務需要，填寫《外包項目立項申請表》，詳細說明項目的背景、目標、內容、要求、預算、時間進度等。2.《外包項目立項申請表》需經需求部門負責人簽字確認后，提交至企業的項目管理部門。（二）項目評估1.項目管理部門收到立項申請后，組織相關部門和專家對項目進行評估。評估內容包括項目的必要性、可行性、技術方案、質量要求、成本預算、時間進度、風險等。2.根據評估結果，項目管理部門出具《外包項目評估報告》，提出是否立項的建議。（三）立項審批1.《外包項目評估報告》經項目管理部門負責人簽字后，提交至企業的分管領導審批。2.分管領導根據評估報告和企業的實際情況，做出是否立項的決定。如同意立項，需在《外包項目立項申請表》上簽字批準。（四）項目備案1.立項審批通過后，項目管理部門將《外包項目立項申請表》、《外包項目評估報告》等相關資料進行備案。2.項目管理部門負責建立外包項目臺賬，對項目的基本信息、進展情況、驗收情況等進行記錄和管理。三、外包商的選擇與管理（一）外包商的選擇1.建立外包商庫：企業的項目管理部門負責建立外包商庫，對外包商的基本信息、資質情況、業績表現、信譽評價等進行收集和整理。2.發布招標信息：根據外包項目的需求，項目管理部門在企業內部網站或外包商庫中發布招標信息，邀請符合條件的外包商參與投標。3.組織評標：項目管理部門組織相關部門和專家對投標的外包商進行評標。評標內容包括外包商的報價、技術方案、質量保證措施、服務承諾、項目經驗等。4.確定外包商：根據評標結果，項目管理部門提出中標外包商的建議，報企業的分管領導審批。分管領導批準后，與中標外包商簽訂《外包項目合同》。（二）外包商的管理1.建立外包商檔案：項目管理部門負責建立外包商檔案，對外包商的基本信息、合同執行情況、服務質量、業績表現等進行記錄和管理。2.定期評估：項目管理部門定期對外包商的服務質量進行評估，評估內容包括項目進度、質量、成本、安全等。評估結果作為外包商續用、獎懲的依據。3.獎懲措施：對于服務質量好、業績突出的外包商，給予表彰和獎勵；對于服務質量差、違反合同約定的外包商，給予警告、罰款、終止合同等處罰。四、外包項目合同的簽訂與執行（一）合同簽訂1.項目管理部門根據立項審批結果，與中標外包商簽訂《外包項目合同》。合同內容應包括項目的名稱、內容、要求、價格、付款方式、時間進度、質量保證、驗收標準、違約責任等。2.《外包項目合同》需經企業的法務部門審核后，由企業的法定代表人或授權代表簽字蓋章。（二）合同執行1.項目管理部門負責監督外包項目合同的執行情況，定期對外包商的工作進展進行檢查和評估。2.外包商應按照合同約定的時間進度、質量要求、服務標準等履行合同義務。如遇特殊情況需要變更合同內容，應提前書面通知企業，并經企業同意后簽訂補充協議。3.企業的相關部門應積極配合外包商的工作，為外包商提供必要的支持和協助。五、外包項目的過程監控與質量控制（一）過程監控1.項目管理部門建立外包項目監控機制，定期對外包項目的進展情況進行檢查和評估。檢查內容包括項目進度、質量、成本、安全等。2.外包商應定期向項目管理部門提交項目進展報告，匯報項目的工作進展、存在的問題及解決方案等。3.項目管理部門根據外包商的報告和檢查情況，及時發現問題并采取措施加以解決。對于重大問題，應及時向上級領導匯報。（二）質量控制1.項目管理部門制定外包項目質量控制標準和流程，明確質量要求和驗收標準。2.外包商應建立質量管理體系，加強對項目質量的控制和管理。在項目實施過程中，應嚴格按照質量控制標準和流程進行操作，確保項目質量符合要求。3.企業的質量部門負責對外包項目的質量進行抽查和檢驗。如發現質量問題，應及時要求外包商整改，直至達到質量要求為止。六、外包項目的驗收與結算（一）驗收申請1.外包項目完成后，外包商應向項目管理部門提交《外包項目驗收申請表》，申請項目驗收。2.《外包項目驗收申請表》應包括項目的名稱、內容、完成情況、質量情況、驗收標準等。（二）驗收組織1.項目管理部門收到驗收申請后，組織相關部門和專家組成驗收小組，對外包項目進行驗收。2.驗收小組應按照驗收標準和流程，對項目的質量、功能、性能、文檔等進行全面檢查和評估。（三）驗收報告1.驗收小組根據驗收情況，出具《外包項目驗收報告》。驗收報告應包括項目的基本情況、驗收依據、驗收標準、驗收結果、存在問題及整改建議等。2.《外包項目驗收報告》經驗收小組組長簽字后，提交至項目管理部門。（四）結算支付1.項目管理部門根據驗收報告和合同約定，辦理外包項目的結算手續。結算金額應扣除因外包商原因造成的質量問題、延誤工期等違約金。2.企業的財務部門根據項目管理部門提交的結算手續，按照合同約定的付款方式對外包商進行支付。七、外包項目的風險管理（一）風險識別1.項目管理部門組織相關部門和專家，對外包項目的風險進行識別。風險識別應包括技術風險、質量風險、進度風險、成本風險、安全風險、法律風險等。2.對于識別出的風險，應進行詳細的分析和評估，確定風險的可能性和影響程度。（二）風險應對1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。風險應對措施應包括風險規避、風險減輕、風險轉移、風險接受等。2.對于重大風險，應制定專項風險應對方案，并明確責任人和時間進度。（三）風險監控1.項目管理部門建立外包項目風險監控機制，定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估。2.如發現風險發生變化或風險應對措施無效，應及時調整風險應對措施，確保風險得到有效控制。八、外包項目的文檔管理（一）文檔分類1.外包項目文檔包括項目立項文檔、合同文檔、需求文檔、設計文檔、測試文檔、驗收文檔等。2.項目管理部門應根據文檔的性質和用途，對外包項目文檔進行分類管理。（二）文檔編制1.外包商應按照企業的要求和標準，編制項目文檔。文檔應內容完整、格式規范、邏輯清晰。2.企業的相關部門應積極配合外包商的文檔編制工作，提供必要的支持和協助。（三）文檔審核1.項目管理部門負責對外包商編制的項目文檔進行審核。審核內容包括文檔的完整性、準確性、規范性等。2.對于審核中發現的問題，應及時要求外包商進行整改，直至達到審核要求為止。（四）文檔歸檔1.項目管理部門負責對外包項目文檔進行歸檔管理。歸檔的文檔應包括紙質文檔和電子文檔。2.文檔歸檔應按照企業的檔案管理制度