業務檔案流轉管理制度一、總則（一）目的為了加強公司業務檔案的規范化管理，確保業務檔案在流轉過程中的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業務活動中形成的各類檔案資料的流轉管理，包括但不限于合同、文件、報告、報表等。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司業務檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則業務檔案應如實反映業務活動的實際情況，保證檔案內容的真實性和準確性。3.及時歸檔原則業務活動結束后，相關人員應及時將檔案資料整理歸檔，確保檔案的時效性。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規，確保業務檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、業務檔案的分類與編號（一）分類1.合同類：包括各類業務合同、協議等。2.文件類：公司下發的各類文件、通知、通報等。3.報告類：業務部門提交的工作報告、項目報告、分析報告等。4.報表類：各類業務報表、統計報表等。5.其他類：不屬于以上分類的其他業務檔案資料。（二）編號1.業務檔案編號采用“年份+部門代碼+檔案類別代碼+順序號”的方式編制。2.年份：取檔案形成年份的后兩位數字。3.部門代碼：根據公司組織架構，為各部門分配兩位代碼，如行政部為“01”，財務部為“02”等。4.檔案類別代碼：按照上述分類，分別為合同類“HT”、文件類“WJ”、報告類“BG”、報表類“BB”、其他類“QT”。5.順序號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，行政部2023年形成的第一份合同檔案編號為“2301HT001”。三、業務檔案的形成與收集（一）形成1.業務活動開展過程中，各部門應明確專人負責檔案資料的形成工作，確保檔案資料的及時、準確、完整。2.檔案資料應使用鋼筆、中性筆等耐久性書寫工具書寫，字跡應清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.電子文件應采用通用格式保存，并確保文件的可讀性和完整性。（二）收集1.業務活動結束后，業務經辦人應及時將相關檔案資料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案資料應包括業務活動過程中產生的原始文件、復印件、電子文檔等。3.對于重要的業務檔案資料，應進行備份，確保檔案的安全性。四、業務檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理人員收到業務經辦人提交的檔案資料后，應按照分類和編號規則進行整理。2.對檔案資料進行分類排序，同一類別的檔案應按照時間順序排列。3.去除檔案資料中的金屬物、訂書釘等，確保檔案的整潔。4.對于破損或褪色的檔案資料，應進行修復或復制。（二）歸檔1.整理后的檔案資料應及時歸檔，放入相應的檔案盒或檔案柜中。2.在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、年份、部門等信息，便于查找。3.建立檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，并將檔案目錄錄入電子檔案管理系統。五、業務檔案的借閱與歸還（一）借閱申請1.因工作需要借閱業務檔案的，借閱人應填寫《業務檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的編號、名稱、借閱原因、借閱期限等信息。2.《業務檔案借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。（二）審批1.檔案管理部門收到《業務檔案借閱申請表》后，應根據檔案的保密級別和借閱用途進行審批。2.對于涉及公司機密的業務檔案，需經公司分管領導批準后方可借閱。3.檔案管理部門應在收到申請表后的[X]個工作日內完成審批，并將審批結果通知借閱人。（三）借閱1.借閱人憑審批通過的《業務檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續，領取檔案。2.檔案管理人員應向借閱人當面清點檔案資料的數量、完整性等，并在《業務檔案借閱登記表》上登記借閱信息。3.借閱人應對借閱的檔案資料妥善保管，不得擅自涂改、轉借、復印、拍照等。（四）歸還1.借閱人應在規定的借閱期限內歸還檔案資料，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。2.歸還檔案時，借閱人應將檔案資料整理整齊，交檔案管理人員當面清點。3.檔案管理人員確認檔案資料無誤后，在《業務檔案借閱登記表》上登記歸還信息，并將檔案資料歸還原位。六、業務檔案的保管與維護（一）保管期限1.業務檔案的保管期限根據國家有關規定和公司實際情況確定，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會議記錄、年度財務報告等重要文件。3.長期保管的檔案期限一般為[X]年，主要包括各類業務合同、重要項目報告等。4.短期保管的檔案期限一般為[X]年，主要包括一般性的業務報表、文件等。（二）保管環境1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房內應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案的安全。（三）維護1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理。2.對于破損、褪色的檔案資料，應及時進行修復或復制。3.定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。七、業務檔案的銷毀（一）銷毀申請1.業務檔案保管期滿后，檔案管理部門應定期對檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《業務檔案銷毀申請表》。2.《業務檔案銷毀申請表》應注明銷毀檔案的編號、名稱、保管期限、銷毀原因等信息。（二）審批1.《業務檔案銷毀申請表》經檔案管理部門負責人審核后，提交公司分管領導審批。2.對于涉及公司機密的業務檔案，需經公司主要領導批準后方可銷毀。（三）銷毀1.經批準銷毀的業務檔案，檔案管理部門應指定專人負責銷毀工作。2.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程中，應安排專人監督，并在《業務檔案銷毀登記表》上記錄銷毀信息。八、業務檔案的信息化管理（一）電子檔案管理系統建設1.公司應建立完善的電子檔案管理系統，實現業務檔案的電子化存儲、檢索、借閱等功能。2.電子檔案管理系統應具備權限管理、數據備份、安全審計等功能，確保電子檔案的安全。（二）電子檔案的錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質檔案資料錄入電子檔案管理系統，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。2.定期對電子檔案進行維護，更新檔案信息，確保電子檔案的準確性和完整性。（三）電子檔案的利用1.員工可通過電子檔案管理系統查詢、借閱業務檔案，提高工作效率。2.檔案管理人員應加強對電子檔案利用情況的監控，防止電子檔案信息的泄露。九、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對業務檔案流轉管理情況進行監督檢查，檢查內容包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、借閱、保管、銷毀等環節。2.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.將業務檔案流轉管理工作納入部門和個人的績效考核體系，對工作表現突出的部門和個人給予