專業檔案集中管理制度總則目的為加強公司專業檔案的集中管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門形成的專業檔案，包括但不限于技術檔案、業務檔案、財務檔案、行政檔案等。基本原則1.集中管理原則：公司專業檔案實行集中統一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管和利用。2.分類管理原則：根據檔案的形成領域和性質，進行科學分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，嚴格遵守保密規定。4.高效利用原則：充分發揮檔案的作用，為公司的決策、業務開展和歷史研究提供及時、有效的支持。檔案管理部門職責檔案管理部門設置公司設立檔案管理中心，負責專業檔案的集中管理工作。檔案管理中心應配備專業的檔案管理人員，負責檔案的具體操作和日常管理。檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度：根據國家有關檔案管理的法律法規和公司實際情況，制定和完善專業檔案集中管理制度、流程和標準。2.檔案收集與整理：負責接收、收集公司各部門形成的專業檔案，按照分類標準進行整理、編目和裝訂。3.檔案保管：提供安全、適宜的檔案保管環境，確保檔案的實體安全，定期對檔案進行檢查、清點和維護。4.檔案利用服務：建立檔案檢索系統，為公司內部各部門提供檔案查閱、借閱服務，根據需要編制檔案資料，為公司決策提供參考。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規定程序進行銷毀。6.檔案信息化建設：推進檔案管理信息化工作，建立電子檔案管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索和利用。7.培訓與指導：對公司各部門檔案管理人員進行業務培訓和指導，提高檔案管理整體水平。檔案收集收集范圍1.技術檔案：包括產品研發資料、工藝文件、技術標準、檢驗檢測報告、設備檔案等。2.業務檔案：如銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料、市場調研報告等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.行政檔案：公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、人事檔案、資質證書等。收集要求1.及時收集：各部門應在檔案形成后及時整理并移交檔案管理部門，確保檔案的完整性和時效性。2.齊全完整：移交的檔案應內容完整，手續完備，相關簽字、蓋章齊全。3.規范整理：按照檔案管理部門規定的分類標準和整理方法進行初步整理，便于后續集中管理。收集流程1.各部門檔案管理人員定期將整理好的檔案清單報送檔案管理部門。2.檔案管理部門根據清單對檔案進行核對，確認無誤后辦理接收手續。3.對于重要或緊急檔案，檔案管理部門可提前介入，指導部門及時收集和整理。檔案整理分類標準1.技術檔案：按照產品類別、研發階段、工藝類型等進行分類。2.業務檔案：根據業務性質、合同類型、項目階段等分類。3.財務檔案：按照會計年度、檔案類別等分類。4.行政檔案：依據文件類型、時間順序、主題等分類。整理方法1.裝訂：對紙張大小不一、破損或散裝的文件進行修整、折疊和裝訂，確保整齊牢固。2.編頁：給每份檔案材料編寫頁碼，便于查閱和統計。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，建立電子和紙質目錄索引。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案編號、題名等信息。整理流程1.檔案管理部門接收檔案后，按照分類標準進行詳細分類。2.對每份檔案進行裝訂、編頁等整理操作。3.編制檔案目錄，錄入電子檔案管理系統。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，上架存放。檔案保管保管環境1.檔案管理中心應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%。3.配備必要的消防器材、溫濕度調節設備、防蟲藥品等設施設備。檔案上架1.按照檔案分類順序，將檔案盒整齊排列上架，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標明各類檔案在庫房中的具體位置。檔案盤點1.定期對檔案進行盤點，每年至少進行一次全面盤點。2.盤點內容包括檔案數量、保管狀況、存放位置等，確保賬實相符。3.對盤點中發現的問題及時記錄并采取措施進行處理。檔案維護1.定期對檔案進行檢查，發現檔案有破損、褪色等情況，及時進行修復或復制。2.對電子檔案進行定期備份，防止數據丟失。3.根據檔案保管期限和實際情況，對檔案進行重新整理和調整存放位置。檔案利用利用權限1.公司內部各部門因工作需要可查閱、借閱本部門形成的檔案。2.涉及多個部門的檔案，需經相關部門負責人簽字同意后方可查閱、借閱。3.重要檔案的查閱、借閱需經公司主管領導批準。利用流程1.查閱流程查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息。將申請表提交所在部門負責人審核簽字。申請表交檔案管理部門，檔案管理人員根據申請提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。2.借閱流程借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數量、期限、用途等。申請表依次經所在部門負責人、檔案管理部門負責人、公司主管領導審批簽字。檔案管理部門根據審批結果辦理檔案借閱手續，向借閱人發放檔案，并登記借閱時間、歸還時間等信息。利用要求1.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時，應保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損。3.借閱檔案應按時歸還，如需延期，應提前辦理續借手續。4.檔案利用完畢后，檔案管理人員應及時對檔案進行檢查和整理，確保檔案完好無損。檔案鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門專家和公司主管領導組成，負責檔案鑒定工作的組織和決策。鑒定標準1.根據國家有關檔案保管期限的規定和公司實際情況，確定檔案的保管期限。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案進行鑒定，包括檔案內容是否已失去參考作用、是否重復等。鑒定流程1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.將清單提交檔案鑒定工作小組，工作小組對檔案進行逐一鑒定。3.根據鑒定結果，確定需要銷毀的檔案清單。銷毀流程1.檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，附上擬銷毀檔案清單，報公司主管領導批準。2.批準后，檔案管理部門會同相關部門對銷毀檔案進行清點核對。3.采用焚燒、粉碎等符合環保和保密要求的方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量、銷毀方式等信息，由檔案管理部門保存。檔案信息化管理信息化系統建設1.建立電子檔案管理系統，實現檔案的數字化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.電子檔案管理系統應具備檔案分類管理、權限控制、數據備份、日志記錄等功能。數字化處理1.對紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理、數據掛接和存儲，建立電子檔案數據庫。電子檔案利用1.公司內部各部門可通過電子檔案管理系統查閱、借閱電子檔案，操作流程與紙質檔案利用相同。2.檔案管理人員應定期對電子檔案進行維護和更新，確保系統正常運行和數據安全。監督與考核監督檢查1.公司定期對各部門檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、保管、利用等環節。2.對發現的問題及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。考核機制1.建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入部門績效考核體系。2.考核指標包括檔案管理