會議項目清單管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議項目的管理，提高會議效率，確保會議各項任務得到有效落實，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議項目，包括但不限于部門例會、項目啟動會、項目進度會、跨部門溝通會、年度總結會等。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，精簡會議流程，避免冗長、無效的討論，確保會議能夠及時、有效地解決問題。2.責任明確原則：明確會議各參與方的職責，確保每個任務都有專人負責，避免職責不清導致的工作延誤。3.溝通順暢原則：建立良好的溝通機制，確保會議信息能夠準確、及時地傳達給相關人員，避免信息不暢造成的誤解和工作失誤。4.記錄完整原則：對會議內容進行全面、準確的記錄，以便后續(xù)查閱和跟進，確保會議決策和任務安排得到有效執(zhí)行。二、會議項目清單管理流程（一）會議籌備階段1.會議發(fā)起會議發(fā)起部門或個人需填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等信息。《會議申請表》應提前提交給會議組織者（一般為部門負責人或指定人員），以便進行會議籌備安排。2.會議組織者審核會議組織者收到《會議申請表》后，對會議的必要性、議程合理性、參會人員范圍等進行審核。如發(fā)現問題，及時與會議發(fā)起者溝通，要求其進行修改或補充相關信息。審核通過后，會議組織者確定會議的具體籌備計劃，并指定專人負責各項籌備工作。3.會議通知根據審核通過的《會議申請表》，會議組織者負責發(fā)送會議通知。會議通知應提前[X]個工作日發(fā)送給參會人員，通知內容包括會議主題、時間、地點、議程、需準備的資料等。對于重要會議，可采用多種通知方式，如郵件、即時通訊工具、短信等，確保參會人員能夠及時收到通知。4.資料準備根據會議議程，相關部門或人員負責準備會議所需的資料，如匯報材料、項目文檔、數據報表等。資料應確保內容準確、完整，并在會議前提交給會議組織者進行審核。會議組織者對資料進行整理和分類，確保會議現場資料擺放整齊、有序，便于參會人員查閱。（二）會議進行階段1.會議簽到會議開始前，會議組織者安排專人負責會議簽到工作。參會人員應按時到達會議現場，簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、職務、簽到時間等信息。對于未按時簽到的人員，會議組織者應及時與其聯(lián)系，了解原因，并做好記錄。2.會議主持會議主持人由會議組織者指定，一般為部門負責人或具有豐富經驗的人員。會議主持人應提前熟悉會議議程和相關資料，確保會議按照預定的流程進行。在會議過程中，主持人應引導參會人員積極發(fā)言，控制會議節(jié)奏，避免出現跑題、爭吵等情況，確保會議高效、有序進行。3.會議記錄會議組織者應安排專人負責會議記錄工作。會議記錄應準確、完整地記錄會議討論的內容、決策結果、任務安排等信息。記錄方式可采用手寫記錄或電子記錄，記錄完成后應及時整理成會議紀要，并在會議結束后[X]個工作日內發(fā)送給參會人員和相關部門。4.會議討論與決策參會人員應圍繞會議主題積極發(fā)言，提出意見和建議。對于會議討論的問題，應進行充分的分析和論證，確保決策的科學性和合理性。會議決策應明確決策事項、責任人、完成時間等信息，并形成決議記錄在會議紀要中。5.會議紀要審核與發(fā)布會議紀要初稿完成后，會議組織者應提交給會議主持人進行審核。會議主持人對會議紀要的內容進行審核，確保紀要準確反映會議討論的內容和決策結果。審核通過后的會議紀要由會議組織者負責發(fā)布，發(fā)布范圍根據會議性質和要求確定，一般包括參會人員、相關部門和領導等。（三）會議跟進階段1.任務分解與責任落實根據會議決議，會議組織者對任務進行分解，明確各項任務的責任人、完成時間和具體要求。將任務清單以書面形式或電子表格形式發(fā)送給相關責任人，并與責任人進行溝通，確保其清楚了解任務內容和要求。2.任務執(zhí)行與監(jiān)控責任人按照任務清單的要求按時完成任務，并及時向會議組織者反饋任務進展情況。會議組織者定期對任務執(zhí)行情況進行監(jiān)控，了解任務的完成進度，及時發(fā)現問題并協(xié)調解決。對于任務執(zhí)行過程中出現的困難和問題，責任人應及時向會議組織者匯報，會議組織者可組織相關人員進行討論，共同研究解決方案。3.任務驗收與總結任務完成后，責任人應提交任務完成報告，由會議組織者組織相關人員進行驗收。驗收通過后，會議組織者對會議項目進行總結，分析會議的效果和存在的問題，提出改進措施和建議，為今后的會議管理提供參考。三、會議項目清單管理職責分工（一）會議發(fā)起者職責1.提出會議需求，填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等信息。2.提前準備會議所需的資料，并確保資料內容準確、完整。3.按時參加會議，積極參與會議討論，提出建設性意見和建議。4.按照會議決議，負責落實相關任務，并及時向會議組織者反饋任務進展情況。（二）會議組織者職責1.審核《會議申請表》，確定會議的必要性、議程合理性、參會人員范圍等。2.制定會議籌備計劃，安排專人負責會議通知、資料準備、會議簽到、會議記錄等籌備工作。3.主持會議，引導參會人員積極發(fā)言，控制會議節(jié)奏，確保會議高效、有序進行。4.組織對會議紀要進行審核和發(fā)布，確保會議紀要準確反映會議討論的內容和決策結果。5.對會議項目進行跟進，監(jiān)控任務執(zhí)行情況，協(xié)調解決任務執(zhí)行過程中出現的問題。6.對會議項目進行總結，分析會議效果和存在的問題，提出改進措施和建議。（三）參會人員職責1.按時參加會議，不得無故缺席。2.認真閱讀會議通知和相關資料，了解會議主題和議程。3.在會議過程中積極發(fā)言，提出意見和建議，參與會議討論和決策。4.按照會議決議，負責落實相關任務，并及時向會議組織者反饋任務進展情況。（四）會議記錄員職責1.準確、完整地記錄會議討論的內容、決策結果、任務安排等信息。2.及時整理會議記錄，形成會議紀要，并在會議結束后[X]個工作日內發(fā)送給參會人員和相關部門。3.對會議紀要進行妥善保管，以便后續(xù)查閱和跟進。四、會議項目清單管理的相關要求（一）會議時間要求1.會議組織者應根據會議的重要性和緊急程度合理安排會議時間，避免會議時間過長或過短。2.會議應嚴格按照預定的時間開始和結束，參會人員應提前到達會議現場，避免因個人原因導致會議延誤。3.如需調整會議時間，會議組織者應提前通知參會人員，并說明調整的原因和新的會議時間。（二）會議地點要求1.會議組織者應根據會議的規(guī)模和性質選擇合適的會議地點，確保會議環(huán)境舒適、安靜，能夠滿足會議的需求。2.會議地點應提前預訂，并進行必要的布置和準備工作，如調試音響設備、擺放桌椅、準備茶水等。3.會議期間，應保持會議地點的整潔和衛(wèi)生，會議結束后及時清理會場。（三）會議資料要求1.會議資料應內容準確、完整，數據真實可靠，能夠支持會議討論和決策。2.資料應按照會議議程進行分類整理，便于參會人員查閱和使用。3.會議資料應提前提交給會議組織者進行審核，審核通過后方可在會議上使用。（四）會議紀律要求1.參會人員應遵守會議紀律，按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。2.會議期間應將手機調至靜音或關機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。3.參會人員應尊重他人的發(fā)言，不得打斷他人講話，不得在會議上爭吵或進行其他不文明行為。4.會議組織者應維護會議秩序，對違反會議紀律的行為進行及時制止和處理。五、會議項目清單管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司行政部門負責對會議項目清單管理情況進行定期檢查和不定期抽查。2.檢查內容包括會議申請表的填寫、會議通知的發(fā)送、會議資料的準備、會議記錄的準確性、任務執(zhí)行情況等。3.對于檢查中發(fā)現的問題，行政部門應及時向相關部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.將會議項目清單管理納入公司績效考核體系，對會議發(fā)起者、組織者、參會人員、會議記錄員等