鄉少年宮檔案管理制度一、總則（一）目的1.加強鄉少年宮檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，為鄉少年宮各項工作提供有力的支持和保障。2.規范檔案的收集、整理、保管、利用等工作流程，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）適用范圍本制度適用于鄉少年宮各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統一管理原則：鄉少年宮檔案由專門的檔案管理部門或專人進行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則：檔案應真實反映鄉少年宮的工作情況和歷史面貌，不得偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則：全面收集和整理與鄉少年宮工作相關的各類檔案，確保檔案資料的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及機密、敏感的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便工作人員查閱和使用檔案。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門成立鄉少年宮檔案管理辦公室，負責統籌協調檔案管理工作。檔案管理辦公室可設在綜合辦公室或指定專門的部門負責。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善鄉少年宮檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全檔案管理信息系統，實現檔案的數字化管理和檢索利用。4.負責檔案的保管和安全防護工作，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全。5.按照規定的范圍和程序，為鄉少年宮各部門及工作人員提供檔案查閱、借閱服務。6.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進行清理和銷毀。7.加強與上級檔案管理部門及其他相關單位的溝通與協作，做好檔案移交、接收等工作。8.負責對鄉少年宮各部門檔案管理工作進行指導和監督，組織檔案管理業務培訓。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類鄉少年宮檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括鄉少年宮的各項規章制度、工作計劃、總結、報告、會議記錄、大事記、統計報表等。2.人事檔案類：工作人員的個人檔案，包括履歷、學歷、職稱、考核、獎懲、工資福利等材料。3.教學管理類：教學計劃、教學大綱、教案、教材、教學研究成果、學生成績等。4.學生活動類：學生參加各類活動的方案、通知、記錄、照片、視頻等資料。5.財務檔案類：財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.安全管理類：安全管理制度、應急預案、安全檢查記錄、事故處理報告等。7.設施設備類：少年宮的設施設備采購合同、驗收報告、維護記錄、固定資產清單等。8.對外交流類：與其他單位或組織的合作協議、交流活動資料等。（二）編號規則1.行政管理類檔案編號：采用“XZGL年份流水號”的形式。其中，“XZGL”表示行政管理類檔案，年份為檔案形成的年份，流水號為該年度內此類檔案的順序號。2.人事檔案類檔案編號：按照人事檔案管理的相關規定執行。3.教學管理類檔案編號：采用“JXGL年份學科代碼流水號”的形式。“JXGL”表示教學管理類檔案，年份為檔案形成的年份，學科代碼按照國家或學校規定的學科分類代碼填寫，流水號為該學科類檔案在本年度內的順序號。4.學生活動類檔案編號：采用“XSHD年份活動類別流水號”的形式。“XSHD”表示學生活動類檔案，年份為檔案形成的年份，活動類別根據學生活動的具體類型進行分類編號（如文藝活動、體育活動、社會實踐活動等），流水號為該活動類別檔案在本年度內的順序號。5.財務檔案類檔案編號：按照財務檔案管理的相關規定執行。6.安全管理類檔案編號：采用“AQGL年份安全類別流水號”的形式。“AQGL”表示安全管理類檔案，年份為檔案形成的年份，安全類別根據安全管理的具體內容進行分類編號（如消防安全、食品安全、設施安全等），流水號為該安全類別檔案在本年度內的順序號。7.設施設備類檔案編號：采用“SSSB年份設備名稱流水號”的形式。“SSSB”表示設施設備類檔案，年份為檔案形成的年份，設備名稱填寫設施設備的具體名稱，流水號為該設備類檔案在本年度內的順序號。8.對外交流類檔案編號：采用“DWJL年份交流項目流水號”的形式。“DWJL”表示對外交流類檔案，年份為檔案形成的年份，交流項目填寫與外部單位或組織交流活動的具體項目名稱，流水號為該交流項目檔案在本年度內的順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應明確專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.在各項工作活動結束后，相關部門和人員應及時將形成的檔案材料移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，對未按時移交或移交不完整的部門進行催辦。4.對于重要活動、重大事件等形成的檔案，檔案管理部門應提前介入，及時指導相關部門做好材料的收集和整理工作。（二）整理1.檔案管理部門對收集到的檔案材料進行集中整理，按照檔案分類和編號規則進行分類。2.對每份檔案材料進行逐一核對，確保材料的真實性、完整性和準確性。對于不完整或不符合要求的材料，及時與相關部門和人員溝通補充或修正。3.去除檔案材料中的金屬物、訂書釘等，對紙張較大的材料進行折疊或裁剪，使其規格統一。4.對檔案材料進行編目，編寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。檔案目錄應一式多份，分別留存檔案管理部門和提供查閱利用的部門。5.將整理好的檔案材料進行裝訂，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固。6.按照檔案上架排列順序，將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案編號、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房內應配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、復印機、裝訂機等，方便檔案管理人員進行日常工作。（二）檔案保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。對重要檔案和常用檔案應同時保存紙質和電子兩種版本，確保檔案信息的安全和可查。2.紙質檔案應按照檔案分類和編號順序上架存放，便于查找和管理。檔案架應排列整齊，標明檔案類別和編號范圍。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。電子檔案應按照檔案分類進行文件夾管理，文件夾命名應與紙質檔案的編號和題名相對應，便于檢索和調用。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數量準確、存放位置正確。（三）檔案保管期限1.根據國家有關檔案保管期限的規定，結合鄉少年宮的實際情況，確定各類檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：鄉少年宮的重要規章制度、機構沿革、大事記、重要會議記錄、財務決算、人事任免文件、重大活動資料等。3.長期保管的檔案保管期限一般為16年至50年，主要包括：一般規章制度、工作計劃、總結、教學檔案、學生活動檔案、財務預算、會計憑證等。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，主要包括：一般性文件、臨時性通知、短期統計報表等。5.檔案保管期限的劃分和調整應根據實際情況進行，由檔案管理部門提出建議，報鄉少年宮領導批準后執行。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。檔案銷毀清冊應一式多份，分別留存檔案管理部門、財務部門和鄉少年宮領導。4.經鄉少年宮領導批準后，檔案管理部門按照規定的程序進行檔案銷毀。檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。檔案銷毀過程中，應指定專人負責監銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）查閱1.鄉少年宮工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、題名、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，符合查閱規定的，安排專人陪同查閱，并在檔案查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。3.查閱檔案時，查閱人員應在指定的檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。查閱過程中，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.如需復印檔案材料，查閱人員應向檔案管理人員提出申請，經批準后，由檔案管理人員負責復印，并登記復印內容和份數。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，報鄉少年宮領導審批。2.檔案管理部門根據審批意見，辦理檔案借閱手續，向借閱人員發放《檔案借閱證》，并在檔案借閱登記本上詳細記錄借閱檔案的編號、題名、日期、借閱期限、借閱人等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，借閱人員應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延期。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自復制、傳播檔案內容。如檔案發生損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。5.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，歸還時，檔案管理人員應對檔案進行檢查，確認檔案完整無損后，辦理歸還手續，并注銷《檔案借閱證》。七、檔案管理的信息化建設（一）建立檔案管理信息系統1.利用現代信息技術，建立鄉少年宮檔案管理信息系統，實現檔案的數字化管理和自動化檢索。2.檔案管理信息系統應具備檔案錄入、存儲、查詢、統計、借閱管理、權限設置等功能，方便檔案管理人員進行日常工作和提供檔案利用服務。（二）檔案數字化處理1.對重要檔案和利用率較高的檔案進行數字化掃描，將紙質檔案轉化為電子檔案，建立電子檔案數據庫。2.檔案數字化掃描應按照相關標準和規范進行，確保掃描圖像清晰、完整、準確，便于存儲和檢索。3.對數字化檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄數據庫，實現電子檔案的快速檢索和利用。（三）信息安全管理1.加強檔案管理信息系統的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、數據加密等技術手段，防止網絡攻擊和數據泄露。2.建立健全檔案管理信息系統的用戶權限管理制度，根據工作人員的職責和工作需要，設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全。3.定期對檔案管理信息系統進行維護和升級，及時修復系統漏洞，保證系統的正常運行。4.對檔案管理信息系統中的數據進行定期備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。八、監督與考核（一）監督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.對監督檢查中發現的問題，檔案管理部門應及時向相關部門發出整改通知書，要求限期整改。整改完成后，相關部門應將整改情況書面報告檔案管理部門。3.鄉少年宮領導定期對檔案管理工作進行抽查，了解檔案管理工作的整體情況，對檔案管