企業檔案日常管理制度一、總則（一）目的為加強企業檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在企業發展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規范。（三）基本原則1.集中統一管理原則：企業檔案實行集中統一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映企業各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集企業在生產經營、行政管理等活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規，對涉及企業機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和方針政策，制定企業檔案管理制度并組織實施。2.負責企業各類檔案的集中統一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理信息系統，實現檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報經批準后實施。6.負責向企業內部各部門提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。7.對企業各部門的檔案管理工作進行指導、監督和檢查，定期組織檔案業務培訓。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部門的業務指導。3.按照檔案管理制度的要求，及時將整理好的檔案移交綜合管理部門集中保管。4.在工作中積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：企業設立、變更、注銷的相關文件；企業章程、規章制度；會議文件、紀要；工作計劃、總結；人事任免文件；各類證書、榮譽等。2.經營管理類：市場調研報告、營銷策劃方案；合同協議、訂單；財務報表、審計報告；生產計劃、工藝流程；質量檢驗報告等。3.人力資源類：員工招聘、培訓、考核、薪酬福利等相關資料；勞動合同、人事檔案等。4.基本建設類：項目立項、可行性研究報告；工程設計圖紙、施工方案；工程預決算文件；竣工驗收報告等。5.設備儀器類：設備采購合同、說明書、操作規程；設備安裝調試、維修保養記錄；儀器校準證書等。6.科研技術類：科研項目立項文件、研究報告；技術創新成果、專利證書；產品研發資料等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在工作中形成的各類文件資料。2.收集的檔案應保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應及時修復或補充。3.對于電子文件，應確保其格式規范、內容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、內容等因素進行分類，一般分為一級類目、二級類目和三級類目等。例如：行政管理類可分為企業管理、行政管理、黨群工作等二級類目，企業管理二級類目下可再分為企業設立、變更等三級類目。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統性和穩定性原則，可采用數字與字母相結合的方式。3.裝訂：對紙張規格不一致、破損的檔案進行整理裝訂，確保整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，以便快速檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和電子檔案應進行備份存儲，備份介質應異地存放，確保檔案的安全性。3.定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理，如檔案發霉、蟲蛀等情況，應采取相應的防治措施。（三）保管期限1.企業檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映企業主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如企業章程、營業執照、重大合同協議等。3.長期保管：凡是反映企業一般工作活動，在較長時間內對企業工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。4.短期保管：凡是反映企業局部工作活動，在較短時間內對企業有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。五、檔案的利用（一）查閱權限1.企業內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.涉及企業機密的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規定，經企業主管領導批準后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人持經批準的《檔案查閱申請表》到綜合管理部門辦理查閱登記手續。2.檔案管理人員根據查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、污損檔案，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意。（三）借閱權限1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經所在部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，方可借閱。2.重要檔案的借閱需經企業主管領導批準。（四）借閱程序1.借閱人持經批準的《檔案借閱申請表》到綜合管理部門辦理借閱手續，領取檔案。2.檔案管理人員應對借閱檔案進行登記，注明借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應按時歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數量和完整性，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門兼職檔案員及相關業務人員。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和現實利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可提出銷毀意見。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行清查，逐卷逐件地審查檔案的內容和保存價值。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細說明檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息。3.將《檔案銷毀鑒定表》報企業主管領導審批。（四）銷毀程序1.經批準銷毀的檔案，由綜合管理部門負責組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀，防止失密。3.銷毀完畢后，監銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立企業檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數據錄入與維護1.對紙質檔案進行數字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案分類編號順序錄入檔案管理信息系統。2.定期對檔案管理信息系統中的數據進行更新和維護，確保數據的準確性和完整性。（三）系統安全管理1.加強檔案管理信息系統的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和數據泄露。2.定期對系統進行備份，備份數據應異地存放，確保數據的安全性。3.安裝殺毒軟件和防火墻，及時更新系統補丁，防范網絡病毒和惡意攻擊。八、監督與檢查（一）監督檢查部門綜合管理部門負責對企業各部門的檔案管理工作進行定期監督檢查。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合要求。3.檔案管理人員的業務水平和工作責任心。（三）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據工作需要，對部分部門的檔案管理工作進行不定期抽查。