嚴(yán)格保密文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保公司文件的安全性和保密性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時(shí)員工、實(shí)習(xí)生及外包人員等。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要文件，必須采取嚴(yán)格的保密措施，防止文件內(nèi)容泄露。2.分級管理原則：根據(jù)文件的重要性和敏感性，對文件進(jìn)行分級管理，明確不同級別文件的管理要求和審批流程。3.合理使用原則：員工應(yīng)在工作職責(zé)范圍內(nèi)合理使用公司文件，不得擅自將文件用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。4.規(guī)范操作原則：文件的起草、審批、印發(fā)、傳閱、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、文件分類與分級（一）文件分類1.行政文件：包括公司的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、通知、通報(bào)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)活動的各類文件，如市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目方案等。3.財(cái)務(wù)文件：公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告、資金往來記錄等。4.技術(shù)文件：公司擁有的技術(shù)資料、專利文件、研發(fā)成果、工藝圖紙等。5.人事文件：員工檔案、考勤記錄、薪酬福利文件、績效考核資料等。（二）文件分級根據(jù)文件的重要性和敏感性，將文件分為以下三級：1.絕密級文件：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術(shù)突破、關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失。絕密級文件應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，只有經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的特定人員才能接觸。2.機(jī)密級文件：包含重要的業(yè)務(wù)信息、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)狀況等，泄露后可能對公司的正常運(yùn)營和發(fā)展產(chǎn)生較大影響。機(jī)密級文件的知悉范圍應(yīng)限制在相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人及必要的工作人員。3.秘密級文件：一般的業(yè)務(wù)文件、行政文件等，其泄露可能對公司造成一定的不利影響。秘密級文件的知悉范圍為公司內(nèi)部相關(guān)人員。三、文件管理職責(zé)（一）文件管理部門職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)公司行政文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔和銷毀等工作。制定和完善行政文件管理制度，規(guī)范行政文件管理流程。定期對公司行政文件進(jìn)行清理和整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)文件的起草、審核、整理和保管工作。嚴(yán)格按照公司文件管理規(guī)定，對涉及公司商業(yè)秘密和業(yè)務(wù)機(jī)密的文件進(jìn)行保密管理。根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時(shí)向行政部門提交文件歸檔申請，確保業(yè)務(wù)文件的及時(shí)歸檔。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)文件的編制、審核、保管和保密工作。嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)文件管理制度，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，定期對財(cái)務(wù)文件進(jìn)行歸檔和銷毀。4.技術(shù)部門負(fù)責(zé)公司技術(shù)文件的制定、審核、更新和保管工作。加強(qiáng)對技術(shù)文件的保密管理，防止技術(shù)資料泄露。及時(shí)將技術(shù)文件的變更情況通知相關(guān)部門，確保技術(shù)文件的有效性。（二）文件管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)文件的接收、登記、編號、傳閱、保管等日常工作。2.嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，不得擅自將文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.定期對文件進(jìn)行整理和歸檔，確保文件的分類存放和便于查找。4.按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)辦理文件的借閱、歸還和銷毀手續(xù)。5.協(xié)助文件管理部門做好文件管理的其他相關(guān)工作。（三）文件使用人員職責(zé)1.在工作職責(zé)范圍內(nèi)合理使用公司文件，不得擅自復(fù)制、傳播或用于非工作目的。2.妥善保管所使用的文件，不得遺失或損壞。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向文件管理人員報(bào)告。3.嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，不得將文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。在文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件管理人員。4.對于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的文件，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行特殊處理，確保文件的安全性。四、文件起草與審批（一）文件起草1.文件起草應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司政策要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.起草部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，明確文件的主題、目的、范圍、主要內(nèi)容和執(zhí)行要求等。3.文件草稿應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語言通順、格式規(guī)范。審核通過后，方可提交審批。（二）文件審批1.行政文件一般性行政文件由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司重要政策、制度、重大決策等文件，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，由總經(jīng)理簽發(fā)。2.業(yè)務(wù)文件業(yè)務(wù)部門起草的業(yè)務(wù)文件，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及多個(gè)部門的業(yè)務(wù)文件，需經(jīng)相關(guān)部門會簽后，再報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件，需經(jīng)公司項(xiàng)目管理委員會審議通過后，由總經(jīng)理簽發(fā)。3.財(cái)務(wù)文件財(cái)務(wù)部門起草的財(cái)務(wù)文件，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司預(yù)算、重大財(cái)務(wù)決策等文件，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，由總經(jīng)理簽發(fā)。4.技術(shù)文件技術(shù)部門起草的技術(shù)文件，由技術(shù)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)審批。重要技術(shù)文件需經(jīng)過技術(shù)專家評審后，再報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。五、文件印發(fā)與傳閱（一）文件印發(fā)1.文件審批通過后，由文件起草部門將文件電子稿和紙質(zhì)稿一并提交給行政部門。2.行政部門負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行排版、編號、印刷、裝訂等工作，確保文件的格式規(guī)范、質(zhì)量合格。3.文件印發(fā)數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要嚴(yán)格控制，避免浪費(fèi)。印發(fā)后的文件應(yīng)及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門和人員。（二）文件傳閱1.文件管理人員收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并按照文件審批意見確定傳閱范圍。2.文件傳閱應(yīng)遵循“先急后緩、先主后次”的原則，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員手中。3.傳閱文件時(shí)，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間，確保文件傳遞的可追溯性。4.文件傳閱過程中，如遇傳閱人外出等情況，應(yīng)及時(shí)將文件退還文件管理人員，以便重新安排傳閱。六、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.各部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照文件分類和編號要求進(jìn)行整理。2.每年年底，各部門應(yīng)將本年度的歸檔文件清單提交給行政部門，由行政部門統(tǒng)一進(jìn)行審核和匯總。3.行政部門負(fù)責(zé)對公司各類文件進(jìn)行集中歸檔，建立完善的文件檔案庫。文件檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件的安全保管。（二）文件保管1.文件管理人員應(yīng)定期對文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件損壞、丟失或霉變等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.對重要文件和涉及公司商業(yè)秘密的文件，應(yīng)采取加密存儲、異地備份等措施，確保文件的安全性。3.文件保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。超過保管期限的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。七、文件借閱與歸還（一）文件借閱1.因工作需要借閱公司文件的，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.絕密級文件一般不予借閱，確因工作需要借閱的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。機(jī)密級文件的借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，秘密級文件的借閱由部門負(fù)責(zé)人審批。3.文件管理人員根據(jù)審批意見，對借閱申請進(jìn)行審核。審核通過后，方可將文件借給借閱人，并在《文件借閱登記簿》上進(jìn)行登記。（二）文件歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還文件時(shí)，文件管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)向借閱人查明原因，并報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。3.文件歸還后，文件管理人員應(yīng)在《文件借閱登記簿》上注明歸還時(shí)間，并將借閱申請和歸還記錄進(jìn)行歸檔保存。八、文件保密與安全措施（一）文件保密措施1.加強(qiáng)員工保密教育，提高員工的保密意識。定期組織保密培訓(xùn)，使員工了解公司文件保密制度的相關(guān)規(guī)定和要求。2.對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的文件，應(yīng)采取加密存儲、設(shè)置訪問權(quán)限、使用水印等技術(shù)手段進(jìn)行保密處理。3.嚴(yán)格限制文件的知悉范圍，根據(jù)工作需要確定文件的傳閱和借閱范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸公司機(jī)密文件。4.在文件的起草、審核、印發(fā)、傳閱、保管等過程中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露文件內(nèi)容。（二）文件安全措施1.建立健全文件安全管理制度，加強(qiáng)對文件管理場所和設(shè)備的安全管理。文件管理場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防盜門、防火門、監(jiān)控設(shè)備等。2.對文件存儲設(shè)備進(jìn)行定期備份，確保文件數(shù)據(jù)的安全性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在異地，以防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染，確保文件傳輸和存儲的安全。4.對文件管理過程中的各類操作記錄進(jìn)行詳細(xì)登記和保存，以便在出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)追溯和查明原因。九、文件銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的文件。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)已不再具有使用價(jià)值的文件。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變動等原因不再需要的文件。（二）銷毀程序1.各部門應(yīng)定期對本部門需銷毀的文件進(jìn)行清理，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.行政部門對各部門提交的《文件銷毀申請表》進(jìn)行匯總審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意銷毀的文件，由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀文件時(shí)，應(yīng)確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。4.文件銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《文件銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，存檔保存期限不少于[X]年。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門定期對各部門的文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件管理制度的執(zhí)行情況、文件管理流程的規(guī)范性、文件的保密和安全措施落實(shí)情況等。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，行政部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價(jià)1.將文件管理工作納入公司績效考核