鄉鎮文字資料管理制度一、總則（一）目的為加強鄉鎮文字資料的規范化管理，提高工作效率，確保文字資料的準確性、完整性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉鎮各部門、各崗位在工作中形成的各類文字資料，包括但不限于文件、報告、通知、會議紀要、工作計劃、工作總結、統計報表、檔案資料等。（三）基本原則1.統一管理原則：鄉鎮設立專門的文字資料管理部門或崗位，對各類文字資料進行集中統一管理。2.規范標準原則：明確文字資料的撰寫、格式、編號、歸檔等標準，確保資料的規范性和一致性。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止文字資料的丟失、泄露和損壞。4.高效利用原則：建立便捷的資料查詢和利用機制，提高資料的使用效率，為鄉鎮工作提供有力支持。二、文字資料的撰寫與審核（一）撰寫要求1.內容準確：文字資料應真實反映工作實際情況，數據準確、事實清楚。2.語言規范：使用規范的漢字、標點符號和計量單位，語言表達簡潔明了、邏輯嚴謹。3.格式統一：按照規定的格式要求進行撰寫，包括字體、字號、行距、頁邊距等。4.主題明確：圍繞主題展開論述，突出重點，避免冗長和繁瑣。（二）審核流程1.初稿完成后，撰寫人應進行自我審核，檢查內容是否準確、語言是否通順、格式是否規范等。2.將初稿提交給部門負責人進行初審，部門負責人應重點審核資料的內容是否符合工作要求、邏輯是否清晰、數據是否準確等，并提出修改意見。3.經部門負責人初審通過后，將資料提交給相關領導進行終審。領導應從整體工作角度出發，對資料的質量、價值和可行性進行全面審核，并做出最終審批決定。4.對于重要的文字資料，還應組織相關人員進行會審，廣泛征求意見，確保資料的科學性和合理性。三、文字資料的格式與編號（一）格式要求1.頁面設置：一般采用A4紙，縱向排版，頁邊距上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。2.字體字號：標題一般用二號宋體加粗，正文一般用三號仿宋體，一級標題用四號黑體，二級標題用四號楷體加粗，三級標題用四號仿宋體加粗。3.行距：一般為1.5倍行距。4.編號：按照一定的規則對文字資料進行編號，以便于管理和查詢。編號應包含年份、部門代碼、資料類別代碼、順序號等信息。例如：20XXXXXXXXX，其中20XX表示年份，XX表示部門代碼，XX表示資料類別代碼，XXX表示順序號。（二）編號規則1.年份：采用公元紀年，用四位數字表示，如2023。2.部門代碼：根據鄉鎮各部門的職能和工作范圍，制定相應的代碼。例如，黨政辦公室代碼為01，經濟發展辦公室代碼為02等。3.資料類別代碼：根據文字資料的類型，制定相應的代碼。例如，文件代碼為01，報告代碼為02，通知代碼為03等。4.順序號：按照資料形成的先后順序，從001開始依次編號。四、文字資料的分類與歸檔（一）分類標準1.按部門分類：根據鄉鎮各部門的職能和工作范圍，將文字資料分為黨政辦公室、經濟發展辦公室、社會事務辦公室、農業農村辦公室、綜合行政執法辦公室等類別。2.按資料類型分類：根據文字資料的性質和用途，將其分為文件、報告、通知、會議紀要、工作計劃、工作總結、統計報表、檔案資料等類別。3.按時間分類：根據文字資料形成的時間順序，將其分為年度資料、季度資料、月度資料等類別。（二）歸檔要求1.及時歸檔：文字資料形成后，撰寫人應及時將其整理好，按照分類標準進行分類，并移交至專門的文字資料管理部門或崗位進行歸檔。2.齊全完整：歸檔的文字資料應齊全完整，包括正文、附件、簽批文件等。3.裝訂規范：歸檔的文字資料應按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目清晰：建立詳細的檔案目錄，注明資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查詢和管理。五、文字資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質存儲：對于重要的文字資料，應同時保存紙質文件，以便于查閱和利用。紙質文件應存放在專門的檔案柜中，按照分類順序進行排列。2.電子存儲：利用電子文檔管理系統，對文字資料進行電子存儲。電子文檔應按照分類標準進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于快速查詢和檢索。3.備份存儲：為防止數據丟失，應對重要的文字資料進行定期備份。備份存儲可以采用外部硬盤、光盤、云存儲等方式。（二）保管期限1.永久保管：對于具有重要歷史價值、法律意義或長期查考利用價值的文字資料，應永久保管。2.定期保管：對于一般的文字資料，根據其重要程度和使用頻率，確定保管期限。保管期限一般分為30年、10年等。3.保管期限屆滿后，經鑒定確無保存價值的文字資料，可按照規定的程序進行銷毀。（三）保管環境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，確保文字資料的安全。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發現和處理問題，確保檔案的質量。六、文字資料的查閱與借閱（一）查閱規定1.因工作需要查閱文字資料的人員，應填寫《文字資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，并提交所在部門負責人審批。2.經部門負責人審批同意后，查閱人員持審批后的申請表到文字資料管理部門或崗位進行查閱。查閱人員應在指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱地點。3.查閱人員應愛護文字資料，不得在資料上涂改、標記、污損等。查閱結束后，應及時將資料歸還，并在《文字資料查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規定1.因工作需要借閱文字資料的人員，應填寫《文字資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，并提交所在部門負責人審批。2.經部門負責人審批同意后，借閱人員持審批后的申請表到文字資料管理部門或崗位辦理借閱手續。借閱人員應繳納一定的押金，并簽訂《文字資料借閱協議》，明確雙方的權利和義務。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員應在規定的期限內歸還資料，如逾期未還，應按照協議規定承擔相應的責任。4.借閱人員應妥善保管借閱的文字資料，不得轉借他人或用于非工作目的。如發現資料丟失、損壞等情況，應及時向文字資料管理部門或崗位報告，并按照協議規定進行賠償。七、文字資料的保密與銷毀（一）保密規定1.涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的文字資料，應嚴格按照保密法律法規的要求進行管理，采取必要的保密措施，防止資料泄露。2.對接觸和處理保密文字資料的人員，應進行保密教育和培訓，明確保密責任和義務，簽訂保密協議。3.在保密文字資料的存儲、傳輸、使用等過程中，應采取加密、訪問控制、審計等技術手段，確保資料的安全性。（二）銷毀規定1.對于保管期限屆滿或已失去保存價值的文字資料，應按照規定的程序進行銷毀。銷毀前，應進行鑒定，確保資料確無保存價值。2.銷毀文字資料應填寫《文字資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，并提交所在部門負責人審批。3.經部門負責人審批同意后，由文字資料管理部門或崗位組織實施銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.對于涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的文字資料，應采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行銷毀，確保資料無法恢復。八、監督與考核（一）監督檢查1.鄉鎮成立文字資料管理監督小組，定期對各部門的文字資料管理工作進行監督檢查。監督檢查的內容包括資料的撰寫質量、格式規范、編號管理、分類歸檔、存儲保管、查閱借閱、保密銷毀等方面。2.監督小組應及時發現和糾正文字資料管理工作中存在的問題，并提出改進意見和建議。對違反本制度的行為，應責令限期整改，并視情節輕重給予相應的處罰。（二）考核評價1.將文字資料管理工作納入鄉鎮各部門的績效考核體系，對各部門的文字資料管理工作進行考核評價。考核評價的內容包括資料管理工作的組織實施、制度執行情況、工作質量和效率等方面。2.根據考核評價結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對工作不力的部門和個人進行批評教育，并責令限期整改。對因工作失