中介合同使用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司中介合同的使用管理，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及中介合同簽訂、履行、變更、終止等事宜的部門和人員。3.基本原則依法合規(guī)原則：中介合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。風險防范原則：注重對合同風險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。權責明確原則：明確合同簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等各環(huán)節(jié)的職責和權限，避免職責不清導致的管理混亂。二、中介合同的定義與分類1.定義中介合同是指公司與中介機構或個人簽訂的，約定由中介方為公司提供特定服務，公司支付相應報酬的協(xié)議。2.分類房地產中介合同：涉及房地產買賣、租賃、評估、代理等中介服務。人力資源中介合同：包括人才招聘、勞務派遣、人力資源咨詢等服務。商業(yè)中介合同：如商業(yè)信息咨詢、市場推廣代理、商務談判中介等。其他中介合同：根據(jù)公司業(yè)務需要簽訂的其他類型中介服務合同。三、中介合同的簽訂流程1.合同需求提出各部門根據(jù)工作需要，填寫《中介服務需求申請表》，詳細說明中介服務的內容、要求、預計服務期限、預算費用等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司業(yè)務分管領導審批。2.中介機構選擇審批通過后，由需求部門負責按照公司規(guī)定的程序選擇合適的中介機構。選擇方式可包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等，具體方式根據(jù)項目性質和金額大小確定。需求部門應收集至少三家符合條件的中介機構資料，進行綜合評估，選擇最優(yōu)者作為合作對象。評估內容可包括中介機構的資質、信譽、業(yè)績、服務能力、報價等方面。3.合同起草與審核需求部門與選定的中介機構進行合同條款協(xié)商，起草中介合同初稿。合同初稿應明確雙方的權利義務、服務內容、服務標準、費用支付方式、保密條款、違約責任等核心條款。合同初稿完成后，提交至公司法務部門進行法律審核。法務部門應重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險，對合同內容提出修改意見。需求部門根據(jù)法務部門意見對合同進行修改完善，再次提交至業(yè)務分管領導審核。業(yè)務分管領導審核通過后，報公司總經(jīng)理審批。4.合同簽訂經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，由公司法定代表人或其授權代表與中介機構簽訂中介合同。簽訂合同時，應確保合同文本清晰、準確、完整，雙方簽字蓋章齊全，合同一式多份，分別由公司相關部門留存。四、中介合同的履行管理1.服務跟蹤與監(jiān)督合同簽訂后，需求部門負責對中介機構的服務過程進行跟蹤和監(jiān)督，確保中介機構按照合同約定履行服務義務。需求部門應定期與中介機構溝通，了解服務進展情況，及時解決服務過程中出現(xiàn)的問題。對于重大中介服務項目，需求部門應建立服務臺賬，詳細記錄服務內容、服務時間、服務成果、費用支付等情況。2.服務成果驗收中介機構完成服務后，需求部門應按照合同約定的服務標準和要求對服務成果進行驗收。驗收方式可包括書面報告審查、實地考察、客戶反饋等。需求部門應組織相關人員進行驗收，并填寫《中介服務成果驗收表》。如服務成果不符合合同要求，需求部門應要求中介機構限期整改，直至達到驗收標準。整改期間產生的費用由中介機構承擔。3.費用支付管理財務部門根據(jù)合同約定和服務成果驗收情況，審核中介機構提交的費用支付申請。費用支付申請應包括付款金額、付款依據(jù)、發(fā)票開具要求等信息，并附相關證明材料，如服務成果驗收表、發(fā)票等。財務部門審核無誤后，報公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過后，按照公司財務制度進行付款。五、中介合同的變更與終止1.合同變更在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內容、原因、生效時間等，并作為原合同的補充文件。合同變更涉及費用調整的，應按照公司財務制度進行審批和調整。2.合同終止中介合同期滿或雙方按照合同約定履行完畢各自義務后，合同自動終止。在合同履行過程中，如出現(xiàn)下列情形之一，公司有權提前終止合同：中介機構嚴重違反合同約定，經(jīng)公司書面通知后仍不改正的；中介機構提供的服務存在重大質量問題，給公司造成重大損失的；中介機構出現(xiàn)破產、解散、吊銷營業(yè)執(zhí)照等情形，無法繼續(xù)履行合同的。合同終止后，雙方應按照合同約定進行結算和清理，辦理相關交接手續(xù)。六、中介合同的檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，需求部門應及時將合同文本及相關資料收集整理，移交至公司檔案管理部門。相關資料包括合同審批表、中介機構資質證明、服務需求申請表、服務成果驗收表、費用支付憑證、發(fā)票等。2.檔案整理與歸檔檔案管理部門按照公司檔案管理規(guī)定對收集到的合同資料進行整理和歸檔。合同檔案應按照項目類別、時間順序進行分類存放，便于查閱和管理。建立合同檔案索引，注明合同名稱、編號、簽訂時間、涉及金額等關鍵信息，方便快速查找。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱中介合同檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱檔案時，應在檔案管理部門指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定支付復印費用。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理借閱手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、丟失。七、中介合同的風險防范1.法律風險防范加強對中介合同的法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免因合同違法而導致的法律風險。定期組織公司員工進行法律法規(guī)培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力，在簽訂和履行中介合同時能夠依法依規(guī)操作。關注法律法規(guī)的變化，及時調整中介合同的簽訂和履行策略，確保公司始終處于合法合規(guī)的經(jīng)營狀態(tài)。2.信用風險防范在選擇中介機構時，要對其信用狀況進行充分調查和評估，優(yōu)先選擇信譽良好、經(jīng)營規(guī)范的中介機構合作。建立中介機構信用檔案，記錄其在與公司合作過程中的表現(xiàn)，如服務質量、合同履行情況、費用支付情況等，作為今后合作的參考依據(jù)。在合同中明確中介機構的違約責任，對其不誠信行為進行約束，如因中介機構原因給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任。3.操作風險防范規(guī)范中介合同的簽訂流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和權限，避免因流程混亂而導致的操作風險。加強對合同履行過程的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保合同順利履行。定期對中介合同的使用管理情況進行檢查和評估，總結經(jīng)驗教訓，不斷完善管理制度和流程，提高管理水平。八、中介合同糾紛處理1.糾紛預防在簽訂中介合同時，應盡量明確合同條款，避免模糊不清或歧義性表述，減少糾紛發(fā)生的可能性。加強與中介機構的溝通與協(xié)調，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化導致糾紛。建立健全合同糾紛預警機制，對可能引發(fā)糾紛的因素進行提前預警，采取相應措施加以防范。2.糾紛處理流程如發(fā)生中介合同糾紛，相關部門應及時向公司報告，并提供詳細情況說明。公司成立糾紛處理小組，由法務部門牽頭，相關業(yè)務部門配合，共同研究制定糾紛解決方案。糾紛處理小組應通過協(xié)商、調解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛，維護公司