專門檔案會計管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司專門檔案會計管理工作，確保會計檔案的完整、準確、安全和有效利用，為公司財務管理和決策提供可靠依據。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的專門檔案會計管理工作。3.職責分工財務部門：負責會計檔案的整理、歸檔、保管和銷毀等工作，并指定專人負責檔案管理。檔案管理部門：協助財務部門做好會計檔案的整理、歸檔和保管工作，并提供必要的檔案管理設施和條件。審計部門：對會計檔案的管理情況進行監督檢查，確保會計檔案的真實性、合法性和完整性。二、會計檔案的范圍1.會計憑證包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片等。3.財務會計報告包括月度、季度、年度財務報表及附注等。4.其他會計資料包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。三、會計檔案的整理與歸檔1.整理要求會計憑證應按記賬憑證編號順序排列，原始憑證應附在相應記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數。會計賬簿應按總賬、明細賬、日記賬等分類整理，每本賬簿應單獨編號，并在賬簿扉頁上注明賬簿名稱、啟用日期、記賬人員和會計主管人員姓名等。財務會計報告應按年度分類整理，包括月度、季度、年度財務報表及附注等，并在每份報告上注明報告日期。其他會計資料應按類別整理，如銀行存款余額調節表、銀行對賬單等應分別裝訂成冊，并在封面上注明資料名稱、所屬期間等。2.歸檔流程每月終了，財務部門應將當月的會計憑證、會計賬簿等資料整理完畢，交由專人負責歸檔。檔案管理人員應認真核對歸檔資料的準確性和完整性，無誤后按照檔案管理要求進行分類、編號和裝訂。裝訂后的會計檔案應裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、所屬年度、月份、冊數等信息。檔案管理人員應將歸檔后的會計檔案及時放入檔案庫，并建立檔案臺賬，記錄檔案的名稱、編號、存放位置、歸檔日期等信息。四、會計檔案的保管1.保管期限會計憑證、會計賬簿的保管期限為30年。財務會計報告的保管期限為年度財務報表永久保管，月度、季度財務報表保管期限為10年。其他會計資料的保管期限按照國家有關規定執行。2.保管要求會計檔案應存放在安全、干燥、通風良好的檔案庫內，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和清點，確保檔案的完好無損。如發現檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行處理。會計檔案應按照類別、年度、月份等順序排列存放，并建立索引目錄，便于查找和利用。嚴禁任何人擅自銷毀會計檔案。如因工作需要查閱、復制會計檔案，應按照規定辦理審批手續，并在檔案管理人員的監督下進行。五、會計檔案的查閱與復制1.查閱規定公司內部人員因工作需要查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。外部單位因審計、稅務檢查等工作需要查閱公司會計檔案，應出具相關單位的介紹信，并經公司分管領導批準后，由財務部門安排專人陪同查閱。查閱會計檔案時，不得在檔案上涂畫、標記、拆封和抽換，不得擅自將檔案帶出檔案庫。如需復印檔案資料，應按照規定辦理審批手續，并在檔案管理人員的監督下進行。2.復制要求復制會計檔案應使用復印機、掃描儀等設備進行，并確保復制件與原件一致。復制后的會計檔案應加蓋“復印件與原件一致”章，并由檔案管理人員和查閱人員簽字確認。復制后的會計檔案應按照檔案管理要求進行整理和歸檔，并存放在指定的檔案柜內。六、會計檔案的移交1.移交原則會計檔案的移交應遵循安全、完整、有序的原則，確保檔案在移交過程中不受損壞和丟失。2.移交流程公司因機構調整、撤銷等原因需要移交會計檔案時，原財務部門應提前做好檔案整理和清點工作，并編制《會計檔案移交清冊》。《會計檔案移交清冊》應詳細注明檔案名稱、編號、冊數、起止日期、保管期限等信息，并經移交部門和接收部門負責人簽字確認。移交會計檔案時，應由專人負責辦理交接手續，并在《會計檔案移交清冊》上注明移交日期、移交人、接收人等信息。交接雙方應認真核對檔案的數量和內容，無誤后簽字確認。接收部門應按照檔案管理要求對接收的會計檔案進行整理和歸檔，并建立檔案臺賬，記錄檔案的存放位置、保管期限等信息。七、會計檔案的銷毀1.銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，應按照國家有關規定進行鑒定和審批。經鑒定確無保存價值的會計檔案，方可按照規定程序進行銷毀。2.銷毀流程財務部門應定期對保管期滿的會計檔案進行清理和鑒定，編制《會計檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、冊數、起止日期、保管期限、銷毀原因等信息，并經財務部門負責人和公司分管領導簽字同意后，報檔案管理部門審核。檔案管理部門對《會計檔案銷毀清冊》進行審核，確認無誤后報公司總經理審批。經批準后，由檔案管理部門會同財務部門共同組織銷毀。銷毀會計檔案時，應指定專人負責監銷。監銷人應認真核對銷毀檔案的名稱、編號、冊數等信息，確保銷毀工作符合規定要求。銷毀完畢后，監銷人應在《會計檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司總經理。3.特殊情況處理保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。八、監督檢查1.內部監督公司審計部門應定期對會計檔案的管理情況進行檢查，重點檢查檔案的整理、歸檔、保管、查閱、復制、移交、銷毀等環節是否符合規定要求。對于檢查中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。整改情況應及時報告公司總經理。2.外部監督公司應積極配合財政、審計、稅務等部門的監督檢查工作，如實提供會計檔案資料，不得拒絕、