自來水公司采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范自來水公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、規范性、合理性，提高采購效率，保證所采購物資和服務的質量，控制采購成本，防范采購風險，滿足公司生產經營和工程建設的需求。2.適用范圍本制度適用于自來水公司及其下屬各部門、子公司涉及的所有物資采購、工程采購以及服務采購等活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。合規性原則：嚴格按照公司內部規定的流程和標準進行采購操作。效益性原則：在保證質量的前提下，通過合理采購，降低采購成本，提高經濟效益。公正性原則：采購過程應公開、公平、公正，確保所有供應商享有平等的參與機會。廉潔性原則：采購人員應廉潔自律，嚴禁任何形式的商業賄賂行為。二、采購組織與職責1.采購決策機構公司設立采購領導小組，由公司領導班子成員及相關部門負責人組成。采購領導小組負責審議重大采購項目的采購策略、預算安排、供應商選擇等重大事項，對采購工作進行決策和指導。2.采購執行部門物資采購部門：負責公司日常生產經營所需各類物資的采購工作，包括管材管件、機電設備、辦公用品、勞保用品等。工程采購部門：承擔公司各類工程建設項目所需物資和服務的采購工作，如工程項目的原材料采購、施工隊伍招標等。服務采購部門：負責公司非物資類服務的采購，如技術咨詢服務、運輸服務、維修保養服務等。各采購執行部門應明確采購崗位職責，配備專業的采購人員，并對采購人員進行定期培訓和考核，確保其具備良好的業務素質和職業道德。3.相關部門職責需求部門：提出物資、工程或服務的采購需求，明確規格、數量、質量要求、交貨時間等，并對需求的合理性和準確性負責。在采購過程中配合采購部門進行技術交流、驗收等工作。財務部門：負責審核采購預算、支付采購款項，對采購成本進行核算和控制，參與采購合同的審核，監督采購資金的使用情況。質量部門：參與重要物資采購的質量標準制定和供應商質量評估，負責對采購物資進行質量檢驗和驗收，確保所采購物資符合相關質量要求。審計部門：對采購活動進行審計監督，審查采購流程的合規性、采購合同的合法性以及采購資金的使用效益等，對發現的問題提出整改意見并監督落實。三、采購預算管理1.預算編制各需求部門應于每年年末根據公司下一年度的生產經營計劃、工程建設計劃等，結合現有物資庫存情況，編制本部門的采購預算草案，明確采購項目、數量、預計金額等內容。采購執行部門對需求部門提交的采購預算草案進行匯總和審核，結合市場價格波動情況、供應商報價等因素，對預算草案進行調整和完善，形成公司年度采購預算方案。年度采購預算方案經公司財務部門審核、采購領導小組審議后，報公司決策層批準。2.預算執行采購執行部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得擅自突破預算。因特殊原因需要調整采購預算的，應按照規定的程序報經批準。財務部門應加強對采購預算執行情況的監控，定期對采購支出與預算進行對比分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。3.預算調整在采購預算執行過程中，如遇下列情況之一，可申請調整采購預算：因市場價格波動較大，導致原預算采購金額明顯偏離實際采購成本的。因公司生產經營計劃、工程建設計劃等發生重大變化，需要增加或減少采購項目、數量的。其他不可預見的因素，導致原采購預算無法滿足實際需求的。采購預算調整申請由采購執行部門提出，經需求部門確認、財務部門審核后，報采購領導小組審批。四、采購流程1.采購申請需求部門根據實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間、用途等內容，并簽字蓋章后提交給采購執行部門。2.采購審批采購執行部門收到《采購申請表》后，對采購申請的必要性、合理性、合規性進行審核。對于金額較小的常規采購項目，由采購執行部門負責人審批；對于金額較大、涉及重要物資或工程項目的采購項目，應報采購領導小組審批。3.供應商選擇與管理供應商開發：采購執行部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對于新的采購項目，應根據采購需求，從供應商數據庫中篩選潛在供應商，或者通過市場調研、行業推薦、招標邀請等方式開發新的供應商。供應商評估：采購執行部門組織相關部門對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。根據評估結果，確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。供應商選擇：采購執行部門根據采購項目的特點和需求，從合格供應商名單中選擇若干家供應商進行詢價或招標。對于單一來源采購項目，應按照規定的程序進行審批后，選擇唯一的供應商。供應商管理：采購執行部門應定期對供應商進行評價和考核，考核內容包括交貨及時性、產品質量、售后服務等方面。對于考核不合格的供應商，應及時采取整改措施或終止合作關系。4.采購談判與合同簽訂采購談判：采購執行部門與選定的供應商就采購價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款進行談判，爭取有利的采購條件。談判過程中應做好記錄，形成談判紀要。合同簽訂：采購談判達成一致后，采購執行部門應按照公司合同管理規定，起草采購合同，并提交相關部門審核。審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保采購活動的順利進行。5.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購執行部門應根據合同條款，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、交貨時間、交貨地點等內容，并要求供應商簽字確認。6.采購驗收驗收準備：在采購物資或服務到貨前，采購執行部門應通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作，明確驗收標準和方法。驗收實施：采購物資或服務到貨后，采購執行部門組織需求部門和質量部門按照驗收標準進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、質量、外觀等方面。對于重要物資或工程項目，應邀請專業機構或專家進行驗收。驗收記錄與報告：驗收過程中應做好記錄，形成驗收報告。驗收報告應包括驗收項目、驗收標準、驗收結果、驗收人員簽字等內容。對于驗收不合格的物資或服務，采購執行部門應及時與供應商溝通協商，要求其采取整改措施或退換貨。7.采購付款付款申請：采購物資或服務驗收合格后，采購執行部門應根據采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，附上相關憑證，提交財務部門審核。付款審核：財務部門對《付款申請表》及相關憑證進行審核，重點審核采購合同的執行情況、驗收報告的真實性、發票的合規性等。審核通過后，報公司領導審批。付款執行：公司領導審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項給供應商。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購執行部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、質量風險、供應商違約風險、法律風險等，并評估風險發生的可能性和影響程度。2.風險應對措施針對識別出的風險因素，采購執行部門應制定相應的風險應對措施，如加強市場調研和價格分析，合理選擇供應商，簽訂詳細的采購合同，加強合同執行監督，建立質量檢驗和驗收制度，加強法律合規培訓等，降低采購風險發生的可能性和影響程度。3.風險監控與預警建立采購風險監控機制，對采購活動進行實時監控。采購執行部門應定期向公司領導和相關部門匯報采購風險情況，及時發現和處理風險預警信號，采取有效的風險控制措施，確保采購活動的順利進行。六、采購信息化管理1.建立采購信息管理系統公司應建立采購信息管理系統，實現采購流程的信息化管理。采購信息管理系統應涵蓋采購申請、審批、供應商管理、采購訂單下達、驗收、付款等各個環節，提高采購工作的效率和透明度。2.數據維護與管理采購執行部門應指定專人負責采購信息管理系統的數據維護和管理工作，確保系統數據的及時、準確、完整。定期對系統數據進行備份，防止數據丟失。3.信息共享與協同采購信息管理系統應與公司內部的其他信息系統進行集成，實現信息共享和協同工作。需求部門、財務部門、質量部門等相關部門可以通過系統實時查詢采購信息，及時了解采購進度和相關情況，提高工作協同效率。七、采購監督與審計1.內部監督公司審計部門應定期對采購活動進行內部審計，審查采購流程的合規性、采購合同的合法性、采購資金的使用效益等方面。重點關注采購決策的科學性、供應商選擇的公正性、采購價格的合理性、驗