企業辦公設備管理制度一、總則1.目的為了加強公司辦公設備的管理，規范辦公設備的采購、使用、維護、報廢等流程，提高辦公設備的使用效率，降低辦公成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司內所有辦公設備，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。3.管理原則遵循“統一管理、分級負責、合理配置、高效使用、定期維護、及時更新”的原則，確保辦公設備的正常運行，滿足公司業務發展的需要。二、管理職責1.行政部門負責制定和完善辦公設備管理制度，并監督執行。負責辦公設備的采購、驗收、登記、調配、報廢等管理工作。定期組織對辦公設備進行清查盤點，確保賬實相符。負責聯系專業維修人員對辦公設備進行維修保養，建立維修檔案。2.使用部門負責本部門辦公設備的日常使用和保管，確保設備的安全和正常運行。配合行政部門做好辦公設備的采購需求申報、驗收、維修等工作。負責對本部門員工進行辦公設備使用培訓，提高員工的操作技能和維護意識。3.財務部門負責審核辦公設備采購預算及費用報銷，確保費用支出的合理性和合規性。負責對辦公設備的固定資產進行核算和管理。三、辦公設備采購1.采購申請各部門根據工作需要，填寫《辦公設備采購申請表》，詳細注明設備名稱、規格型號、數量、用途、預計金額等信息，并提交至行政部門。行政部門對各部門提交的采購申請進行匯總審核，結合公司實際情況和預算安排，提出采購建議，報公司領導審批。2.采購流程經公司領導審批同意后，行政部門按照公司采購相關規定，通過招標、詢價、比價等方式選擇供應商進行采購。采購合同簽訂前，行政部門應仔細審核合同條款，確保合同內容符合公司要求和法律法規規定。合同簽訂后，應及時將合同副本交財務部門備案。采購過程中，行政部門應跟蹤采購進度，確保設備按時、按質、按量到貨。3.驗收辦公設備到貨后，行政部門應組織使用部門、采購人員等相關人員進行驗收。驗收內容包括設備的數量、規格型號、外觀質量、技術性能等。驗收合格后，由驗收人員在《辦公設備驗收單》上簽字確認。如發現設備存在質量問題或與合同約定不符，應及時與供應商聯系，要求其限期更換或處理。驗收合格的辦公設備，行政部門應及時辦理入庫手續，并進行登記造冊，建立固定資產臺賬。四、辦公設備使用與保管1.使用登記辦公設備發放后，使用部門應指定專人負責設備的使用登記工作，記錄設備的領用時間、使用人、使用情況等信息。使用人員應在使用設備前檢查設備是否正常，如有問題應及時向行政部門報告。使用過程中應嚴格按照操作規程進行操作，不得擅自更改設備設置或拆卸設備部件。2.保管責任使用部門負責本部門辦公設備的日常保管工作，確保設備擺放整齊、干凈整潔，避免設備受到損壞或丟失。使用人員應妥善保管辦公設備及相關資料，下班時應關閉設備電源，整理好設備周邊環境。如因保管不善導致設備損壞或丟失，使用人員應承擔相應責任。3.借用與歸還因工作需要借用辦公設備的，借用人員應填寫《辦公設備借用申請表》，經本部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借用手續。借用期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借用期限的，應提前向行政部門申請。借用人員應按時歸還借用設備，歸還時應確保設備完好無損。行政部門應對借用設備進行檢查，如發現設備損壞或丟失，借用人員應照價賠償。五、辦公設備維護與維修1.日常維護使用人員應定期對辦公設備進行清潔、保養，確保設備正常運行。如發現設備出現故障或異常情況，應及時向行政部門報告。行政部門應定期組織對辦公設備進行巡檢，檢查設備的使用情況、維護記錄等，及時發現和解決問題。2.維修申請辦公設備出現故障需要維修時，使用人員應填寫《辦公設備維修申請表》，詳細說明設備故障情況及維修要求，提交至行政部門。行政部門接到維修申請后，應及時安排專業維修人員進行維修。如遇特殊情況無法及時維修的，應向使用部門說明原因，并盡快協調解決。3.維修記錄維修人員應對每次維修情況進行詳細記錄，包括維修時間、故障原因、維修內容、更換部件等信息。維修記錄應妥善保存，以備查詢。行政部門應定期對辦公設備的維修記錄進行整理分析，總結設備故障規律，采取相應的預防措施，減少設備故障的發生。六、辦公設備報廢1.報廢條件辦公設備符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且設備性能嚴重下降，無法滿足工作需要的；因技術進步或其他原因，現有設備已被淘汰，且無使用價值的；設備因損壞嚴重，無法修復或修復成本過高，不具備維修價值的；因自然災害、意外事故等原因導致設備損壞，無法正常使用的。2.報廢申請使用部門認為辦公設備符合報廢條件的，應填寫《辦公設備報廢申請表》，詳細說明設備名稱、規格型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交至行政部門。行政部門對使用部門提交的報廢申請進行審核，必要時可組織相關人員進行鑒定。審核通過后，報公司領導審批。3.報廢處理經公司領導審批同意報廢的辦公設備，行政部門應按照公司資產管理相關規定進行處理。對于有殘值的設備，應進行變賣或回收處理，變賣或回收款項應及時上繳公司財務。辦公設備報廢后，行政部門應及時在固定資產臺賬中進行核銷，并更新相關記錄。七、辦公設備盤點1.盤點周期行政部門應定期組織對辦公設備進行清查盤點，每年至少進行[X]次全面盤點。如遇公司內部機構調整、人員變動等情況，應及時進行專項盤點。2.盤點內容辦公設備盤點內容包括設備的數量、規格型號、使用狀態、存放地點等信息。盤點過程中，應核對設備臺賬與實物是否相符，如有差異應查明原因，并及時進行調整。3.盤點報告盤點結束后，行政部門應編制《辦公設備盤點報告》，詳細說明盤點情況、存在問題及處理建議等。盤點報告經行政部門負責人審核后，報公司領導審閱。八、違規處理1.凡違反本制度規定，有下列行為之一的，公司將視情節輕重給予相應的處罰：未經批準擅自采購辦公設備的；擅自挪用、轉借辦公設備的；因保管不善導致辦公設備損壞或丟失，未按規定賠償的；擅自拆卸、改裝辦公設備，影響設備正常使用的；