團風縣檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強團風縣檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，提高檔案管理水平，根據國家有關檔案管理的法律法規，結合本縣實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于團風縣各級黨政機關、企事業單位、社會團體以及其他組織的檔案管理。（三）基本原則1.統一領導、分級管理原則。團風縣檔案管理工作在縣委、縣政府的統一領導下，實行分級負責、歸口管理。2.集中統一管理原則。各單位應設立專門的檔案管理機構或配備專職檔案管理人員，對本單位的檔案實行集中統一管理。3.維護檔案的完整與安全原則。采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的真實性、完整性和系統性。4.便于利用原則。檔案管理應充分考慮利用需求，優化檔案整理和保管方式，提高檔案利用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置1.團風縣檔案局是全縣檔案工作的行政管理部門，負責對全縣檔案工作進行統籌規劃、組織協調、監督指導。2.各單位應根據工作需要，設立檔案管理機構或配備專職檔案管理人員，負責本單位的檔案管理工作。檔案管理機構應保持相對穩定，人員配備應滿足工作需要。（二）檔案局職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定本縣檔案工作的規章制度和業務標準。2.組織、指導、監督、檢查全縣各單位的檔案工作，依法查處檔案違法行為。3.負責接收、征集、整理、保管和提供利用本縣重要檔案資料，推進檔案信息化建設。4.組織開展檔案宣傳、教育、培訓和學術研究活動，提高全縣檔案人員的業務素質。（三）單位檔案管理機構職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和本單位的檔案管理制度，建立健全本單位檔案管理工作機制。2.負責收集、整理、保管本單位的各類檔案資料，確保檔案的完整與安全。3.對本單位形成的文件材料進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，編制檢索工具，方便檔案查詢利用。4.按照規定向團風縣檔案局移交應進館的檔案，并做好檔案統計工作。5.積極開展檔案利用工作，為單位各項工作提供檔案信息支持，做好檔案借閱、查閱登記等服務工作。6.負責本單位檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.對所屬單位的檔案工作進行指導、監督和檢查，組織開展檔案業務培訓和交流活動。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的材料，均應納入檔案收集范圍。2.具體包括：上級機關下發的與本單位有關的文件、指示、通知等。本單位形成的各類公文，如請示、報告、批復、決定、會議紀要等。本單位的工作計劃、總結、統計報表、財務賬目等。本單位組織召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。本單位開展業務活動形成的合同、協議、項目文件、技術資料等。本單位的人事檔案、工資檔案、獎懲檔案等。本單位的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對收集到的文件材料，應進行初步審核，剔除重復、無用的材料，保證材料的質量。3.收集過程中，應注意文件材料的形成時間、來源、內容等信息的準確性，做好記錄工作。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關檔案整理的標準和規范。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別。常見的分類方法有年度分類法、組織機構分類法、問題分類法等。各單位可根據實際情況選擇合適的分類方法。例如，采用年度分類法時，可將檔案按年度進行劃分，每個年度內再按組織機構或問題進行細分；采用組織機構分類法時，可按本單位內部的組織機構設置進行分類，每個組織機構下再按年度或問題進行排列。2.編號對整理好的檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應具有唯一性和系統性。編號方法可根據分類情況確定，如采用“年度組織機構代碼保管期限順序號”的編號方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對紙張規格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，然后按照一定的順序進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保管。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、除濕機等。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在較長時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在較短時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.各單位應根據檔案的實際情況，準確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理過程中進行標注。（三）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放于檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同類別的檔案應分開存放，并有明顯的標識。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應安全可靠，并定期進行檢查和維護。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設施設備的安全管理。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。3.嚴格執行檔案借閱、查閱登記制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.加強對檔案庫房的安全保衛工作，配備必要的安全防范設施，如監控設備、門禁系統等。5.制定檔案應急預案，定期組織演練，確保在突發情況下能夠迅速、有效地保護檔案安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規原則。檔案利用應遵守國家有關法律法規和本單位的檔案管理制度。2.服務大局原則。檔案利用應圍繞本單位中心工作，為各項業務活動提供支持和服務。3.方便利用原則。簡化檔案利用手續，提高檔案利用效率，方便檔案利用者獲取檔案信息。（二）利用范圍1.本單位內部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經本單位批準后查閱、借閱相關檔案。3.司法機關、行政執法部門因辦案需要查閱、借閱檔案。（三）利用手續1.本單位內部人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案內容、目的、期限等，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.外單位查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信，注明查閱、借閱的檔案內容、目的、期限等，經本單位分管領導簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.司法機關、行政執法部門查閱、借閱檔案，應出具相關法律文書和工作證件，經本單位分管領導簽字同意后，交檔案管理部門審批。4.檔案管理部門對查閱、借閱申請進行審核，批準后，查閱、借閱人員應按照規定的時間、地點和方式查閱、借閱檔案。（四）利用方式1.查閱檔案一般應在檔案管理部門指定的場所進行，檔案管理人員應在場提供服務，確保檔案安全和完整。2.借閱檔案應嚴格按照規定的期限歸還，如需延期，應辦理續借手續。3.檔案利用者不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.因工作需要復印、復制檔案的，應經檔案管理部門同意，并按照規定進行登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.各單位應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，相關業務部門人員參加。3.鑒定小組應根據檔案的保管期限、內容、價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對經過鑒定確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經單位分管領導審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監銷，監銷人員應在銷毀現場進行監督，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告單位分管領導。5.對電子檔案的銷毀，應采用安全可靠的方式進行，確保電子數據徹底刪除，無法恢復。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.逐步實現檔案管理的信息化、數字化，提高檔案管理效率和服務水平。2.建立完善的檔案信息資源庫，實現檔案信息的共享和利用。（二）建設內容1.檔案數字化加工對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數據掛接等數字化加工，形成電子檔案。數字化加工應符合國家有關標準和規范，確保電子檔案的質量。2.檔案管理系統建設建立檔案管理系統，實現檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。檔案管理系統應具備檔案錄入、查詢、統計、借閱管理、權限控制等功能。3.檔案信息資源庫建設將數字化加工后的電子檔案和檔案管理系統中的數據進行整合，建立檔案信息資源庫。檔案信息資源庫應具備數據存儲、備份、檢索、共享等功能，方便檔案利用者查詢和獲取檔案信息。