國企收發文管理制度一、總則（一）目的為規范公司收發文管理工作，提高公文處理效率和質量，確保公司政令暢通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位。（三）基本原則1.準確及時原則。收發文處理要做到準確無誤、及時高效，確保公文內容傳達及時、辦理迅速。2.安全保密原則。嚴格遵守國家保密法律法規，加強公文流轉過程中的安全保密措施，防止公文丟失、泄密。3.規范統一原則。收發文管理要嚴格按照規定的程序和格式進行，確保公文處理的規范化、標準化。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設立專門的收文郵箱，用于接收外部來文。各部門指定專人負責定期查收郵箱郵件。2.上級主管部門、政府部門等通過機要交換、專人送達等方式直接送達公司的文件，由公司辦公室負責簽收。（二）收文登記1.收文人員收到文件后，應立即進行登記。登記內容包括來文日期、來文單位、文號、標題、密級、份數、附件等。2.收文登記應使用統一的收文登記簿，確保登記信息準確、完整。（三）文件傳閱1.辦公室根據文件內容和性質，提出擬辦意見，呈送公司領導閱批。2.公司領導閱批后，辦公室按照領導批示意見，將文件傳閱給相關部門或人員。傳閱文件應使用傳閱單，注明傳閱時間、傳閱人等信息。3.傳閱人員應在規定時間內將文件閱畢，并簽署姓名和日期。如對文件內容有意見或建議，應在傳閱單上注明。（四）文件承辦1.承辦部門收到傳閱文件后，應按照領導批示意見及時辦理。辦理結果應在規定時間內反饋給辦公室。2.對于需要回復的文件，承辦部門應在規定時間內擬好復文，經部門負責人審核后，報公司領導審批。3.辦公室負責跟蹤文件承辦情況，對逾期未辦理的事項進行催辦。（五）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件原件及相關資料整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、裝訂整齊。2.辦公室定期對歸檔文件進行整理、編目，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全保管和有效利用。三、發文管理（一）發文流程1.擬稿（1）公司各部門根據工作需要，負責起草各類公文。擬稿人應嚴格按照公文格式和要求進行起草，確保公文內容準確、條理清晰、語言規范。（2）擬稿人應在公文初稿上注明擬稿部門、擬稿人、日期等信息，并附上相關附件。2.審核（1）部門負責人對本部門起草的公文進行審核，重點審核公文內容是否符合公司政策法規、工作實際，格式是否規范，語言是否準確等。（2）涉及多個部門的公文，由主辦部門牽頭，會同相關部門進行會簽審核。會簽部門應認真提出意見和建議，確保公文質量。3.簽發（1）公文經審核無誤后，由擬稿部門負責人將公文送公司領導簽發。（2）公司領導根據公文內容和職責分工，對公文進行簽發。重要公文需經公司主要領導簽發。4.編號辦公室對已簽發的公文進行編號登記。公文編號應按照一定的規則進行編制，確保公文編號的唯一性和連續性。5.排版辦公室根據公文格式要求，對公文進行排版。排版應做到頁面整潔、字體規范、格式統一。6.校對排版后的公文由擬稿人或專人進行校對。校對人員應認真核對公文內容、格式、排版等，確保公文準確無誤。7.印制校對無誤的公文，由辦公室安排專人進行印制。印制公文應使用符合質量要求的紙張和印刷設備，確保公文印制質量。8.蓋章公文印制完成后，由辦公室負責加蓋公司印章。蓋章應清晰、端正，確保印章與公文內容一致。9.分發辦公室按照公文發送范圍，將公文分發給相關部門或單位。分發公文應做好登記，注明分發日期、收件單位、份數等信息。（二）發文格式1.公文一般由發文機關標識、發文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。2.發文機關標識應使用公司全稱或規范化簡稱，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為25mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。3.發文字號由發文機關代字、年份、序號組成。年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發文字號在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。4.標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。5.主送機關編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。6.正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。7.附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。8.成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），并在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。9.附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。10.附件附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。11.主題詞公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。12.抄送機關如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于版記上方，居左頂格，抄送機關置于主送機關下一行，居左頂格。13.印發機關和印發日期印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。（三）發文注意事項1.嚴格控制發文數量，可發可不發的公文堅決不發。2.公文內容應簡潔明了，突出重點，避免冗長繁瑣。3.涉及多個部門的工作事項，應加強溝通協調，確保公文內容準確一致。4.公文發送范圍應根據工作需要嚴格確定，避免擴大發送范圍。四、文件保密管理（一）保密措施1.對涉及公司機密的文件，應嚴格按照保密規定進行管理。密級文件應標明密級，采取專人保管、專柜存放等措施。2.在文件傳閱、辦理過程中，應嚴格控制知悉范圍，嚴禁無關人員接觸機密文件。3.復印、打印機密文件應經批準，并采取相應的保密措施。復印件、打印件應按原件密級進行管理。（二）保密責任1.公司全體員工應嚴格遵守保密制度，對所接觸到的公司機密文件負有保密責任。2.因工作需要借閱機密文件的，應辦理借閱手續，并在規定時間內歸還。借閱人應妥善保管文件，不得轉借他人或泄露文件內容。3.對違反保密制度，造成文件泄密的，將依法依規追究相關人員的責任。五、文件保管與銷毀（一）文件保管1.公司設立專門的文件檔案室，用于存放各類文件檔案。檔案室應配備必要的保管設備，確保文件檔案的安全保管。2.歸檔文件應按照分類編號順序進行存放，便于查找和利用。3.定期對文件檔案進行清查盤點，確保文件檔案的完整性和準確性。（二）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，應按照規定進行銷毀。銷毀文件應填寫銷毀清單，經批準后進行。2.文件銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進行，確保文件內容無法恢復。3.銷毀文件時，應有專人負責監督，確保銷毀過程符合規定要求。六、電子文件管理（一）電子文件的形成與收集1.公司各部門在工作中形成的電子文件，應按照規定及時進行收集、整理。2.電子文件的內容應真實、完整，格式應符合規范要求。（二）電子文件的存儲與管理1.設立電子文件存儲服務器，對電子文件進行集中存儲。存儲服務器應定期進行備份，確保數據安全。2.建立電子文件目錄數據庫，對電子文件進行分類編目，便于查找和利用。3.對